Put the System of Work into Practice
Discover what Atlassian's Teamwork Lab has learned about how successful technology-driven organizations make teamwork work.
Enable all teams to drive impact, together
Our Lab-tested, team-approved Practices are the core behaviors that, together, establish a System of Work.
Allinea il lavoro agli obiettivi
Plan and track work, together
Unleash collective knowledge
Realizza il pieno potenziale dei colleghi del team IA
Allinea il lavoro agli obiettivi
Teams with clear goals are 20% more productive.
When goals are visible and reflect business priorities, they become a powerful tool to align teams and drive meaningful progress. A great goal makes teamwork easier for everyone.
Pratiche
- Set clear and ambitious goals
- Make goals visible
- Use goals to align work to priorities
Set clear and ambitious goals
Set only 3-5 goals per team annually
This forces you to deprioritize less important work and focus on what matters most. Each goal should state what you want to achieve and how you’ll measure if you’ve succeeded, and be ambitious enough to stretch everyone just beyond their comfort zones.
Set shared goals
When teams share a common goal, they’re more likely to collaborate effectively – and build the best solution.
Review goals quarterly (and evolve them if needed)
To be useful, goals need to reflect the most important work happening. If you find during a quarterly review that a goal no longer aligns to your top strategic priorities, update it.
Make goals visible
Document goals in a centralized platform
When everyone can see each other’s goals – and which projects and teams are driving them – silos and redundant work decrease.
Talk about where goals will get you
Paint an exciting vision for the future and outline how the goals you’ve set will help everyone get there. Connecting work to the bigger picture makes teams more motivated and engaged.
Share regular progress updates
Document monthly progress for goals and weekly progress for projects. Updates should be sent to key stakeholders, who can help teams get the support they need to keep moving forward.
Use goals to align work to priorities
Align all projects to goals
Nest projects under relevant goals to show what is needed to achieve that goal.
Rank goals in order of priority
Set up a monthly ritual to check that teams are still focused on the most important work. Re-prioritize goals only if absolutely necessary.
Plan and track work, together
Clear processes make teams 4.6x more likely to be productive.
When teams are clear on how the work will get done and why they’re doing it, they move faster and make better decisions. Team goals translate into meaningful work when processes are put in place that identify everyone’s top priorities.
Pratiche
- Create an understanding of the plan and purpose
- Get clear on what needs to be done
- Learn and adapt plans for impact
Create an understanding of the plan and purpose
Write a clear brief at the start of every project
A useful brief outlines the problem you’re solving, your primary audience, the impact you want to drive, and everyone’s responsibilities. Keep things as simple as possible and ensure everyone has access to the brief.
Map stakeholders and collaborators
At the start of a project, identify who will be involved and how they can be most impactful. Set up the right communication channels and cadence to keep all parties informed and up-to-date.
Set working agreements
Create a clear understanding of how everyone will work and communicate during the project. Shared rituals and expectations help teams move faster and collaborate more effectively.
Get clear on what needs to be done
Break down work into clear tasks with clear owners
Assign an owner to each task – someone who will drive the work forward until that task is complete. Define what “done” looks like so that everyone knows when the job is finished.
Map task-level dependencies
Mark tasks that are connected. For example, “Send company-wide announcement” can't start until “Get approval from internal communications” is done. This makes it clear what work needs to happen when.
Keep project progress visible
Document progress on tasks and update their status in real time, and share weekly updates that include potential risks and key accomplishments with stakeholders.
Learn and adapt plans for impact
Build reflection points into every project
Plan for key reflection points throughout your project cycle, like pre-mortems, midpoint check-ins, and post-mortems. Reflection rituals help teams mitigate risks, avoid repeat issues, and improve and automate their processes.
Create processes to unblock work fast
Set up channels where teams can quickly get leadership support when needed. Offer guidance on when to escalate issues to leadership.
Set timebound milestones
Outline clear deadlines for project phases and review progress as a team every two weeks. Regular alignment on short-term plans helps teams stay focused on delivery and keep team members learning as they go.
Unleash collective knowledge
Self-serve knowledge helps teams work faster and smarter.
When teams can easily learn from each other, they waste less time searching for context and are better able to solve the right problems, together.
Pratiche
- Share information async
- Prioritize quality over quantity
- Usa l'IA per portare alla luce nuove conoscenze
Share information async
Share monthly updates on top priorities
Communicate how current priorities connect to company goals and why they matter. Create an ongoing dialogue with teams to help them understand context, raise concerns, and continuously align their work to the company’s strategic direction.
Replace more meetings with high-quality content
Too many meetings are used to share information or talk about doing work, which eats up time and leaves no accessible record. Encourage teams to replace these types of meetings with high-quality written materials and videos.
Lead every meeting with a page
When meetings do happen, start with a page that lays out context, meeting goals, and key discussion points—then document any decisions made during the meeting. Your page then becomes part of your company’s shared knowledge system.
Prioritize content quality over quantity
Be clear and concise
Concentrati su quello che il pubblico deve sapere e sul perché è importante, senza complicare troppo le cose. Messaggi chiari e diretti raggiungono i destinatari e incoraggiano ad agire.
Coinvolgi più collaboratori prima di condividere le pagine su larga scala
Fai in modo che diversi collaboratori rivedano le pagine e aggiungano contenuti prima di condividerle al di fuori del team. Questo favorisce l'allineamento riducendo al contempo il sovraccarico di contenuti.
Adotta un'organizzazione trasparente: rendi accessibile a tutti il lavoro nelle fasi iniziali, ma indicane lo stato
Specifica se il contenuto è un lavoro in corso o già ufficialmente approvato. Usa tag e spazi distinti per mostrare se il contenuto è in fase di riflessione iniziale, è pronto per il feedback o rappresenta una guida ufficiale. Questo consente a tutti di imparare dal lavoro degli altri e di usarlo come base di sviluppo, sapendo su cosa possono fare affidamento.
Usa l'IA per portare alla luce nuove conoscenze
Pubblica online tutti i contenuti per consentirne l'accesso all'IA
Crea un punto di riferimento per le informazioni su obiettivi, progetti e team. Quando sono ricercabili e aggiornate, le conoscenze diventano un efficace strumento per allineamento, decisioni più efficienti e innovazione.
Crea rituali per l'aggiornamento della documentazione
Sviluppa abitudini semplici e collabora con gli agenti IA per assicurarti che la documentazione sia sempre aggiornata. Quando i team aggiornano regolarmente le conoscenze, l'IA può individuare le informazioni giuste al momento giusto e le persone possono avere fiducia nei risultati.
Prima cerca, poi domanda
Quando cerchi informazioni, non cedere all'impulso di contattare i colleghi. Piuttosto, collabora con l'IA per cercare innanzitutto la documentazione esistente.
Realizza il pieno potenziale dei colleghi del team IA
I team di successo integrano l'IA al loro interno.
Non si tratta solo di automatizzare i task. I team che traggono maggiori vantaggi dall'IA incoraggiano la sperimentazione e sviluppano con gli agenti per raggiungere nuovi livelli di innovazione ed efficienza.
Pratiche
- Usa l'IA per accelerare l'apprendimento
- Diventa builder
- Inserisci l'IA nel tuo team
Usa l'IA per accelerare l'apprendimento
Introduci contesto in ogni flusso di lavoro
Lavora con gli agenti IA per trasformare rapidamente i dati sparsi in informazioni utili a ogni passaggio del flusso di lavoro, così da prendere decisioni più efficienti e veloci.
Sfrutta l'IA per accelerare la ricerca
Consenti ai team di ottenere rapidamente informazioni e conoscenze specialistiche. L'IA sintetizza e analizza in modo efficiente grandi set di dati, così da semplificare la ricerca e rendere più veloce e accessibile l'apprendimento. Questo approccio favorisce una cultura incentrata su curiosità, creatività e innovazione.
Usa l'apprendimento della community per accelerare l'impatto
Il modo migliore in cui i membri dei team imparano a lavorare con l'IA non è attraverso la formazione tradizionale, bensì mediante il confronto reciproco. Promuovi un'adozione che consenta un impatto concreto organizzando giornate dimostrative, canali Slack e gruppi della community in cui le persone possano mostrare casi d'uso concreti, condividere informazioni e aiutare gli altri a scoprire nuovi modi per ottenere valore dall'IA.
Diventa builder
Crea e testa i colleghi del team IA
Consenti ai team di creare e migliorare continuamente agenti IA che supportino i loro task quotidiani. Quando viene personalizzata in base alle esigenze specifiche di un team e un singolo individuo, l'IA contribuisce attivamente allo svolgimento del lavoro.
Prendi confidenza con la sperimentazione
Promuovi una cultura che supporti la sperimentazione, per dare ai team la possibilità di scoprire modi innovativi di integrare l'IA nei flussi di lavoro.
Rafforza la fiducia attraverso la trasparenza
L'incertezza rallenta la sperimentazione. Strumenti trasparenti, policy chiare e canali di comunicazione aperti consentono ai team di imparare e fare esperimenti con l'IA in modo sicuro e fiducioso.
Integra l'IA nel team
Trasforma gli agenti IA in collaboratori di riferimento
Considera gli agenti IA come partner creativi e tecnici per fare brainstorming, iterare e perfezionare le idee. Usali come assistenti per automatizzare i task di routine e liberare così tempo da dedicare al lavoro strategico. Sfrutta gli agenti come consulenti esperti per ampliare le conoscenze, migliorare il processo decisionale e garantire che il tuo team possa innovare e lavorare in modo efficiente.
Collabora con l'IA per accelerare i cicli di innovazione
Trasforma più velocemente le idee in risultati tangibili. L'IA aiuta i team a passare rapidamente dal brainstorming a bozze, presentazioni o prototipi con una struttura, per creare cicli di feedback istantanei che garantiscano l'allineamento. Visualizzando i risultati generati dall'IA in pochi secondi o minuti, i team possono affinare le idee fin dalle prime fasi, in modo da ridurre incomprensioni e sprechi di energie.
Definisci ruoli chiari per i colleghi del team IA
I team migliori si allineano sugli obiettivi da raggiungere e su come svolgere il lavoro. I team che includono persone e IA non sono diversi. Il team deciderà congiuntamente quali task verranno gestiti dall'IA e come l'IA collaborerà con il resto del team.
La scienza del lavoro di squadra efficace
Il Teamwork Lab di Atlassian è un gruppo di scienziati dedicato allo sviluppo di best practice per i team moderni. I risultati che ricavano indirizzano la progettazione delle pratiche e delle app di Atlassian e aiutano le organizzazioni ad applicare il System of Work Atlassian.
Raggiungi più rapidamente il successo con il Team Playbook
Il Team Playbook di Atlassian è una raccolta di esercizi tattici progettati per aiutarti ad applicare le pratiche del nostro System of Work. È dimostrato che le Strategie aiutano i team a lavorare in modo più efficace e a risolvere più velocemente le difficoltà.
Riunioni
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Comunicazione
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