Handleiding voor Cloud-implementatie
De benodigde resources om een goed plan voor implementatie en verandermanagement te bouwen en uit te voeren
De handleiding van Atlassian voor gebruik en verandermanagement
In deze handleiding bespreken we best practices en tips om de Atlassian Cloud succesvol uit te rollen in je hele organisatie, op grote schaal, zodat je blijvende verandering kunt bewerkstelligen in de manier waarop teams werken en samenwerken. De handleiding behandelt hoe je je visie bepaalt, je kernteam samenstelt, successtatistieken definieert, sponsoring van leidinggevenden veiligstelt, een community van ervaren gebruikers bevordert, een communicatiestrategie ontwerpt en effectieve training en support ontwikkelt.
Waarom verandermanagement belangrijk is voor jouw organisatie
Onze klanten vertrouwen op Atlassian als basis voor bedrijfskritieke processen. Naarmate ze digitale transformatie en agile manieren van werken omarmen, stappen veel klanten met hun toolsets over naar Atlassian Cloud om overheadkosten te verminderen, kosten voor infrastructuur opnieuw toe te wijzen, productiviteit te verhogen en gemoedsrust te krijgen met de ingebouwde beveiliging en naleving.
Om het volledige rendement te realiseren, is het niet voldoende om een abonnement te kopen. Je teams moeten actief gebruikmaken van Atlassian Cloud om hun dagelijkse werk mogelijk te maken. Succes hangt af van implementatie, en implementatie vereist het begeleiden van mensen bij verandering.
Om het meeste uit je nieuwe cloudinvestering te halen, moeten je teams een consistente routine bouwen voor de manier waarop ze apps gebruiken om op elkaar af te stemmen en samen te werken. Atlassian Cloud biedt dat kader, dat teams herhaalbare best practices biedt om samen te werken, kennis te delen en op grote schaal uit te voeren. Na verloop van tijd veranderen deze routines in gewoontes die teamwork versterken en een blijvende zakelijke impact hebben.
Daarom is het essentieel om een effectief verandermanagementplan op te stellen. Van de inbreng van belanghebbenden tot gebruikerstraining, een goed ontworpen plan helpt teams nieuwe tools te omarmen, succesvol te migreren en op lange termijn waarde uit Atlassian Cloud te halen. Laten we erin duiken.
Blijvende verandering vergt werk
We begrijpen het. We zijn allemaal tot op zekere hoogte vermoeid door veranderingen. Of het nu gaat om een nieuwe tool of nieuw proces dat we moeten volgen, het voelt alsof er altijd iets verandert. Het is belangrijk om hier rekening mee te houden bij het opstellen van een plan om elke nieuwe wijziging door te voeren bij elk team, niet alleen voor veranderingen in technologie of software. Om de wrijving als gevolg van veranderingen tot een minimum te beperken, helpt het als alle onderdelen in dezelfde richting bewegen. Dat betekent dat de mensen, de processen en de tools allemaal in harmonie moeten samenwerken om verandering effectief te maken en ervoor te zorgen dat deze blijvend is.
Uiteindelijk hangt duurzame implementatie af van hoe verandering van dag tot dag wordt gevoeld. Wanneer gebruikers tastbare voordelen ervaren, zoals snellere resultaten, minder handmatig werk en nieuwe mogelijkheden, is de kans veel groter dat ze de verschuiving omarmen. Probeer een omgeving aan te maken waarin je gebruikers echt gebruik willen maken van cloudtools, omdat ze het werk eenvoudiger maken en betere resultaten opleveren.
Voordelen van een succesvol programma voor adoptie- en verandermanagement
Een strategisch programma voor implementatie en verandermanagement levert drie cruciale resultaten op:
1. Verhoog productiviteit
Goed verandermanagement met gerichte training en support zorgt ervoor dat gebruikers vanaf dag één operationeel zijn. In plaats van te zoeken naar toegangsgegevens of documentatie, blijven teams gefocust op zakelijke doelstellingen die leiden tot resultaten.
2. Schaduw-IT verminderen
Door Atlassian-apps strategisch te implementeren, weten teams wanneer en hoe ze elke app kunnen gebruiken voor hun specifieke behoeften. Als aan de technologische vereisten wordt voldaan via de juiste trainings- en feedbackkanalen, zullen teams niet op zoek gaan naar ongeoorloofde alternatieven die technische, facturerings- en veiligheidsrisico's met zich meebrengen.
TIP: gebruik automatische productontdekking (beschikbaar bij Atlassian Guard of Cloud Enterprise) om ongeautoriseerde installaties binnen je organisatie te identificeren en deze te consolideren onder officieel IT-beheer.
3. Bespaar tijd en geld
Een uitgebreid migratieplan met een doordachte implementatie vermindert het aantal supporttickets na de migratie en voorkomt dure herkansingen. Teams die zich niet aanpassen aan veranderingen moeten vaak dure herimplementaties uitvoeren.
Veelvoorkomende belemmeringen voor succesvolle adoptie
Ondanks de bovenstaande voordelen gebeurt verandering zelden organisch. De meest voorkomende blokkades zijn onder andere:
- Inertie en weerstand tegen nieuwe processen
- Verkeerd afgestemde doelstellingen tussen bedrijfs- en IT-teams
- Zwakke ondersteuning van belangrijke besluitvormers
- Verwarring in de tijdlijn over de uitrolfasen
- Onduidelijke waardepropositie voor eindgebruikers
- Overbelasting van tools zonder gebruiksrichtlijnen
De introductie van een verandermanagementplan zorgt ervoor dat teams begrijpen wat er verandert, hoe, waarom en wanneer, en biedt bovendien de kennis en middelen die nodig zijn voor succes. De rest van deze handleiding beschrijft bewezen stappen om je voor te bereiden op verandering en om implementatie op lange termijn te stimuleren.
TIP: download onze sjabloon voor een verandermanagementplan om je digitale transformatie te organiseren en de strategieën toe te passen die in deze handleiding worden behandeld. De sjabloon voor een verandermanagementplan helpt je bij het plannen en uitvoeren van je cloudmigratie, terwijl alle belanghebbenden op de hoogte en betrokken blijven.
Stap 4: Bepaal de scope van de implementatie
Je uitrolstrategie zet de toon voor ingebruikname. Of je nu gefaseerd of in één keer start, kies de aanpak die het beste past bij de grootte, cultuur en doelen van je organisatie. Een duidelijke scope zorgt ervoor dat teams weten wat ze kunnen verwachten en wekt vertrouwen in de verandering.
Eén grote implementatie
Introduceer Atlassian Cloud in één keer in je hele organisatie met behulp van een 'lift en shift'-aanpak. Deze aanpak werkt goed voor bedrijfsbrede digitale transformaties of door leiderschap aangestuurde mandaten, waardoor onmiddellijke afstemming en momentum worden gecreëerd.
Implementatie met fasen
Implementeer per afdeling of pilotgroep, waarbij de geleerde lessen worden toegepast op elke nieuwe fase. Deze aanpak maakt gerichte support mogelijk, vermindert risico's en zorgt voor vroege succesverhalen die enthousiasme stimuleren.
Afdelingen prioriteren
Als je kiest voor geleidelijke implementatie, begin dan met afdelingen die nauw samenwerken. Deze gebruikers gebruiken over het algemeen dezelfde tools en kunnen samenwerken om de nieuwe processen te normaliseren. Hierdoor kun je later ook gemakkelijker use cases prioriteren (beschreven in stap 5). Daarnaast kun je overwegen om te implementeren voor teams of afdelingen die bekend staan als open voor veranderingen, zodat je aan het begin minder weerstand tegen verandering ervaart.
Welke aanpak je ook kiest, zorg ervoor dat je rekening houdt met de volgende veranderingsformule:
- Voor wie heeft deze verandering gevolgen? (Mensen)
- Welke gevolgen heeft deze verandering voor hen? Wat gaat er veranderen? (Proces)
- Welke hulpmiddelen worden er gebruikt? (Hulpmiddelen)
TIP: als je meer dan 1000 gebruikers migreert, neem dan contact op met Atlassian-experts om je aanpak te valideren. Begeleiding op maat zorgt ervoor dat je implementatie soepel, schaalbaar en geoptimaliseerd is voor succes.
Run steps 5-8 in parallel
Steps 5–8 work best when run in parallel, rather than sequentially, because these activities inform each other. For example, your Champions will help you understand what users need and which use cases matter most, which in turn will shape your communications and training plans. Running these steps at the same time creates tighter feedback loops and ensures every team gets the right comms, training, and support needed at the outset of your Atlassian Cloud launch.
Stap 6: Stel belangrijke usecases vast
Ingebruikname slaagt als teams zien dat echte problemen worden opgelost. Richt je uitrol op use cases die voor elke afdeling het belangrijkst zijn, zodat gebruikers Atlassian-apps onmiddellijk koppelen aan hun dagelijkse werk.
Ontdek uitdagingen
Om dit te doen, moet je de huidige uitdagingen identificeren en bepalen hoe je Atlassian-apps kunt gebruiken om ze op te lossen. Werk samen met zakelijke SME's om pijnpunten tussen teams te identificeren. Vraag waar processen langzamer gaan, overdrachten mislukken of werk verloren gaat. Deze uitdagingen zijn je beste startpunten voor ingebruikname.
Definieer use cases
Als je een scope hebt vastgesteld voor je implementatie en de afdelingen die als eerst gaan implementeren hebt geprioriteerd, kun je vervolgens use cases selecteren per afdeling. Werk samen met de SME's van je bedrijf om de juiste use cases te identificeren, aangezien ze er in de cloud anders uit kunnen zien of helemaal nieuw kunnen zijn.
Dit is een voorbeeld van hoe je de usecases kunt vaststellen die je wilt gebruiken voor elke afdeling (of binnen de hele organisatie):
How often should you communicate?
Repetition is key. It’s not realistic to expect a single announcement to reach everyone, so plan for multiple communications through different channels. Allow teams time to get comfortable with the change so they’re ready when rollout happens.
Who will the sender(s) be?
People are more likely to act on messages from leaders they trust. Enlist your Executive Sponsor (Step 3) and Champions (Step 5) to deliver updates. Their involvement boosts visibility and credibility.
Which channel(s) should you use?
Because you’ll be sending multiple communications, you’ll want to use a mix of channels to maximize reach:
- Email and/or Loom from Executive Sponsor
- Corporate intranet or newsletters
- Slack, Teams, Zoom background, desktop screensaver
- Town halls or team meetings
- Physical signage or swag (posters, laptop stickers)
- Introduction gadget on the default Jira dashboard
- Announcements and/or banners on the Data Center Confluence home page, Jira home page, or in the Jira Service Management help center and portal.
When and what are you communicating?
While there is no perfect recipe for communications to users, we have created a framework you can leverage. This is just a recommendation, as the timing of each phase will be specific to your migration planning. You’ll likely have additional comms sent to subgroups, for example, when you are recruiting Champions or preparing your help desk team for an influx in support tickets around launch. We have templates for each of the emails outlined below that you can customize for your organization.
Je kunt meer use cases tegenkomen dan je in één keer aankunt, dus begin klein en prioriteer met welke je moet beginnen. Stel prioriteiten op basis van de impact van het bedrijf en de paraatheid van het team, en voer vervolgens een pilot uit met een bereidwillige groep. Vroege overwinningen zorgen voor interne casestudy's en momentum voor een bredere uitrol.
Stap 7: Stel je trainings- en supportplan op
Training zorgt ervoor dat teams vanaf dag één vertrouwen hebben in Atlassian Cloud. Een doordacht plan voorziet gebruikers van de kennis die ze nodig hebben en creëert doorlopende supportkanalen die de ingebruikname in de loop van de tijd ondersteunen.
Ontwerp training voor alle leerlingen
Bied resources aan in meerdere indelingen die passen bij verschillende leerstijlen, zoals schriftelijke handleidingen, video's en interactieve demo's. Concentreer je op de taken die gebruikers het vaakst uitvoeren, zoals het maken van Jira-issues of het bewerken van Confluence-pagina's, zodat training meteen relevant aanvoelt.
Maak checklists voor onboarding
Zorg voor een eenvoudige checklist voor nieuwe gebruikers, met zowel universele taken (bijvoorbeeld het instellen van tijdzones) als configuraties die uniek zijn voor je organisatie. Duidelijke begeleiding zorgt voor minder verwarring en versnelt het comfort met nieuwe cloudtools.
Je kunt gebruikers ook doorverwijzen naar onze on-demand leercursussen om de verschillen tussen zelfbeheerd en cloud te benadrukken, wat zorgt voor een snelle cloudtransitie naar Jira, Confluence en Jira Service Management.
Versterk IT en Champions
Train je netwerk van IT-beheerders en Champions samen met eindgebruikers. Dit zorgt ervoor dat je supportteam klaar is om issues snel op te lossen, terwijl Champions vragen kunnen beantwoorden en best practices kunnen delen binnen hun teams.
Zorg voor doorlopende support
Stel Slack- of Teams-kanalen in waar gebruikers vragen kunnen stellen en snel antwoorden kunnen krijgen. Moedig Champions aan om deze spaces in de gaten te houden en help zo de support op te schalen voorbij IT.
TIP: gebruik deze handleiding en veelgestelde vragen als basis voor training in een cloudapp. Deze bevat belangrijke veranderingen die voorafgaand aan de lancering behandeld moeten worden en beantwoordt veelgestelde vragen van gebruikers.
Design training for all learners
Offer resources in multiple formats to match different learning styles, such as written guides, videos, and interactive demos. Focus on the tasks users perform most often, like creating Jira issues or editing Confluence pages, so training feels immediately relevant.
Create onboarding checklists
Provide a simple checklist for first-time users, covering both universal tasks (e.g., setting time zones) and configurations unique to your organization. Clear guidance reduces confusion and accelerates comfort with new cloud tools.
You can also direct users to our on-demand Learning courses to highlight differences between Data Center and Cloud, making for a quick cloud transition to Jira, Confluence, and Jira Service Management.
Empower IT and Champions
Train your network of IT admins and Champions alongside end users. This ensures your support team is prepared to resolve issues quickly, while Champions can answer questions and share best practices within their teams.
Provide ongoing support
Set up Slack or Teams channels where users can ask questions and get quick answers. Encourage Champions to monitor these spaces, helping scale support beyond IT.
TIP: Use this guide and your own custom FAQ document as a cloud app training foundation. The guide outlines important changes to cover before launch and can be used to probe questions asked by new users. Then, use your own FAQ as a living document to capture and address the frequently asked questions throughout the life of the app.
Step 8: User acceptance testing
Adoption succeeds when teams see real problems solved. Focus your rollout on use cases that matter most to each department, so users immediately connect Atlassian apps to their daily work.
Uncover challenges
To do this, you need to identify current challenges and determine how you can use Atlassian apps to help solve them. Work with business SMEs to identify pain points across teams. Ask where processes slow down, handoffs break, or work gets lost. These challenges are your best entry points for adoption.
Define use cases
Once you’ve scoped your rollout and prioritized which departments will implement first, you can then choose use cases by department. Again, work with your business SMEs to identify the right use cases, as they may look different in cloud or be entirely new.
Here’s an example of how you could identify which use cases you’d like to land in each department (or across the entire organization):
Department | Current Challenges | Use Cases |
|---|---|---|
| Marketing | Current Challenges
| Use Cases
|
| HR | Current Challenges
| Use Cases
|
| Legal | Current Challenges
| Use Cases
|
| Operations | Current Challenges
| Use Cases
|
You may uncover more use cases than you can handle at once, so start small and prioritize which ones to tackle first. Prioritize by business impact and team readiness, then pilot with a willing group. Early wins create internal case studies and momentum for broader rollout.
TIP: Don’t just replicate old workflows in the cloud. Use your migration as an opportunity to simplify, modernize, and explore new capabilities built into Atlassian Cloud.
Confirm readiness
Before expanding adoption, confirm that your rollout will support teams on day one. Defining a Minimum Viable Product (MVP) and running User Acceptance Testing (UAT) ensures your migration delivers stability and business continuity.
MVP outlines the essential functionality teams need to succeed immediately after launch. This should cover 70–80% of daily tasks, focusing on business-critical workflows and features. Once the MVP is defined and agreed upon, it will be used in UAT to determine what tests are performed.
UAT validates the MVP with real users before migration. UAT confirms that workflows, integrations, and key features perform as expected, giving teams confidence and surfacing improvements early.
TIP: UAT pilot users should include Champions, power users, admins, and at least one rep from each key department. These users should provide comprehensive feedback, reduces surprises, and set a positive tone for adoption across the organization.
Champions identificeren
Geweldig, je hebt interesse om een Champions-community samen te stellen! Maar hoe identificeer je de juiste mensen voor deze taak? Begin met het zoeken naar mensen die al een sterke betrokkenheid tonen. Met auditlogboeken kun je power users herkennen die vaak inloggen, Jira-issues aanmaken of Confluence-pagina's bewerken. Breid van daaruit uit naar andere gemotiveerde collega's, zelfs als ze geen technische experts zijn.
Je kunt auditlogboeken bekijken door naar Instellingen > Systeem > Auditte gaan
TIP: bekijk onze ondersteuningsdocumentatie voor meer informatie over auditactiviteiten in Jira Cloud en in Confluence Cloud.
Organisaties met meerdere Atlassian-apps kunnen soortgelijke zoekopdrachten uitvoeren met behulp van auditlogs voor de hele organisatie, waarin gegevens van alle cloudproducten in één weergave worden weergegeven. Ga vanaf jouw organisatie op admin.atlassian.com naar Beveiliging > Monitoring > Auditlog om te zoeken naar belangrijke acties in de app, zoals:
Ingelogd op account
Een nieuwe site aanmaken
Een Confluence-pagina is verwijderd
OPMERKING: om toegang te krijgen tot auditlogs voor de hele organisatie, heb je een actief abonnement op Atlassian Guard Standard nodig, dat bij alle Enterprise-abonnementen is inbegrepen of apart kan worden gekocht. Het bijhouden van door gebruikers aangemaakte activiteiten met auditlogs voor de hele organisatie is exclusief beschikbaar bij Enterprise-abonnementen.
TIP: als je een Premium-abonnement of hoger hebt, gebruik dan Confluence-analyses om je meest actieve bijdragers onder de aandacht te brengen.
1. Verandering = Mensen + Proces + Hulpmiddelen
Succesvolle verandering begint altijd bij mensen. Veel initiatieven hebben het moeilijk omdat ze zich alleen richten op het proces of de technologie. Bedenk hoe elke rol, elk team of elke afdeling zal worden beïnvloed en geef duidelijk antwoord op de vraag 'Wat heb ik eraan?'. Als medewerkers zien hoe de verandering hun werk gemakkelijker maakt, is de kans groter dat ze het omarmen.
2. Implementatie is een voortdurend proces
Beginnen met communiceren over veranderingen is slechts het begin. Echte implementatie kost tijd, omdat mensen de verandering eerst moeten erkennen, accepteren en zich dan moeten aanpassen. Versterk je boodschap met consistente updates en vergeet niet dat technologie ook verder ontwikkelt. Houd gebruikers op de hoogte van nieuwe functies en verbeteringen, zodat de implementatie blijft groeien.
TIP: als je al een nieuwsbrief, intranet of Slack-/Teams-kanaal hebt, overweeg dan om maandelijks tips en trucs, nieuwe uitgelichte functies en trainingsmogelijkheden te delen.
3. Ontmoet gebruikers waar ze zijn
Laat teams zien hoe nieuwe apps passen in hun bestaande workflows. Wees duidelijk over wat het nieuwe proces of de nieuwe tool zal vervangen en verbind implementatie rechtstreeks met het dagelijkse werk. Inleving is essentieel: als gebruikers continuïteit zien in plaats van verstoring, voelt de verandering beheersbaar aan.
TIP: laat zien hoe Atlassian-apps zoals Jira kunnen worden geïntegreerd met tools zoals Slack. Integraties maken overgangen soepeler en laten gebruikers zien hoe Cloud hun werk verbetert in plaats van verstoort. Meer informatie over integraties vind je hier.
4. Management geeft het goede voorbeeld
Bij het plannen van je implementatie kan het helpen om senior leidinggevenden en leiders in te schakelen om de verandering te ondersteunen, zodat de verandering breder door de organisatie wordt geaccepteerd. Overweeg om, naast je officiële hoofdsponsor(en), nog een groep senior leiders de verandering verder te laten onderschrijven. Het kan zo simpel zijn als de aankondiging doorsturen naar hun afdelingen om te laten zien dat ze het eens zijn en je steunen. We raden ook aan om speciaal voor hogere leiders een trainingssessie te organiseren, zodat ze kunnen leren welke invloed hun teams zullen hebben.
De steun van leidinggevenden versnelt de implementatie. Betrek naast je Executive Sponsor ook andere senior leidinggevenden om de verandering te onderschrijven. Zelfs eenvoudige gebaren, zoals het doorsturen van aankondigingen over de implementatie of het bijwonen van een trainingssessie, laten hun teams zien dat dit initiatief belangrijk is. We raden ook aan om een speciale training voor leidinggevenden te organiseren om hen te helpen zowel de tools als het perspectief van de gebruiker te begrijpen.
5. Bouw in een vroeg stadium je Champions-community op
Betrek je Champions zo vroeg mogelijk. Hun enthousiasme en geloofwaardigheid helpen om de implementatie binnen afdelingen te versnellen vóór de bredere implementatie. Een pilotprogramma voor Champions stelt hen in staat om eerst tools te testen, hun collega's te onboarden en waardevolle feedback te geven die je bredere lancering versterkt.
6. Maak het leuk
Als het gepast is, kun je het implementatieproces speels maken door middel van luchtige activiteiten die voortgang en betrokkenheid stimuleren.
- Vriendschappelijke competities tussen afdelingen over het gebruik van tools
- Een oproep voor de meest creatieve use case
- Succesvolle functies en use cases in een maandelijkse nieuwsbrief
7. Laten zien is beter dan vertellen
Demonstraties zijn altijd effectiever dan alleen instructies. Laat in je trainingsplan aan gebruikers zien hoe tools werken in echte situaties.
- Organiseer lunch- en leersessies waar teams de apps zelf kunnen uitproberen
- Bied afdelingsspecifieke training aan die is afgestemd op echte use cases (idealiter geleid door Champions)
- Neem deze sessies op om ze opnieuw te gebruiken voor de onboarding van nieuwe medewerkers
8. Houd de feedbackloop open
Je implementatie is het sterkst wanneer gebruikers zich gehoord voelen. Bepaal hoe feedback zal worden verzameld en opgevolgd, bijvoorbeeld via Champions, Slack- of Teams-kanalen, enquêtes of je servicedesk. Een goede feedbackloop helpt je om problemen snel aan te pakken, best practices vast te leggen en bij te houden welke bedrijfsresultaten de implementatie oplevert.