Close
Deze pagina in jouw taal bekijken?
Alle talen
Kies je taal

Toolkit voor Cloud-implementatie

E-mailsjablonen om snel aan de slag te gaan met een communicatieplan en om teams op de hoogte te houden tijdens een uitrol van de cloud

Inhoudsopgave

Sjablonen voor e-mail en banners voor aankondigingen voor de introductie van Atlassian Cloud-apps

Het succes van je cloudmigratie hangt af van de vraag of je teams op de hoogte zijn van en de nieuwe cloudproducten daadwerkelijk gaan gebruiken. Op dit moment van je migratie ben je je waarschijnlijk bewust van het belang van doordachte communicatie als onderdeel van je plan voor verandermanagement. Teams moeten de boodschap meerdere keren en op verschillende manieren horen voordat ze iets kunnen wijzigen. Door je teams de tijd te geven die ze nodig hebben om vertrouwd te raken met de nieuwe verandering, staan ze ervoor open en zijn ze er klaar voor als deze wordt doorgevoerd. Als het bericht afkomstig is van iemand die ze vertrouwen, is de kans groter dat ze luisteren.

Om je te helpen je teams sneller aan de slag te krijgen in de cloud, hebben we een aantal aanpasbare sjablonen voor e-mails en aankondigingsbanners aangemaakt die je kunt gebruiken om je teams te informeren over je lancering in de cloud.

Wat zijn aankondigingsbanners?

Aankondigingsbanners zijn meldingen die de aandacht trekken die bovenaan de gebruikersinterfaces van Atlassian-apps staan en die gebruikers op een prominente en toegankelijke manier van essentiële informatie voorzien. De aankondigingsbanners kunnen worden geconfigureerd door beheerders of personen met de juiste beheerdersrechten in Atlassian-apps zoals Jira en Confluence.

Wanneer moet je deze sjablonen gebruiken

Deze sjablonen voor e-mail- en aankondigingsbanners zijn ontworpen om de bekendheid en ingebruikname van de nieuwe cloud-ervaring te vergroten.

Deze sjablonen gebruiken

  • Bepaal welke kanalen je voor elke communicatie gaat gebruiken. Deze sjablonen zijn bedoeld als e-mails en aankondigingsbanners in apps, maar als je ervoor kiest om Slack, MS Teams of een ander platform te gebruiken, moet je de tekst dienovereenkomstig bijwerken.
  • Bepaal naar welke gebruikers elke communicatie gaat. Sommige berichten zijn bijvoorbeeld mogelijk alleen relevant voor beheerders of je implementatieteam, terwijl andere naar alle gebruikers moeten gaan. Gebruik je gezond verstand op basis van wie de informatie nodig heeft en wanneer.
  • Kopieer het onderstaande sjabloon en plak het in een nieuw e-mailbericht, een aankondigingsbanner of een communicatietool naar keuze.
  • Pas de [ tekst van de tijdelijke aanduiding ] aan. Je ziet verschillende gebieden om de app-naam aan te passen (Jira Cloud, Confluence Cloud, Jira Service Management Cloud, enz.). Afhankelijk van welke app(s) je op de markt brengt, moet je de tekst bijwerken.
  • Voeg extra context toe om je gebruikers te helpen begrijpen hoe en waarom je organisatie Atlassian Cloud gebruikt.
  • Verwijder alle inhoud die niet relevant is voor je gebruikers.
  • Als je e-mailsjablonen gebruikt, stuur de e-mails dan naar je gebruikers en nodig ze uit om de nieuwe apps te proberen en feedback te geven door de e-mail te beantwoorden.

TIP: overweeg om deze sjablonen verder aan te passen voor specifieke functies of afdelingen die mogelijk op een ander niveau op de hoogte zijn van de verandering. Als je Confluence Cloud bijvoorbeeld voor het eerst uitrolt naar het financiële team, hebben ze een ander bericht nodig dan wanneer je Jira Cloud uitrolt naar ontwikkelteams.

Sjablonen voor e-mails en aankondigingsbanners

Aankondiging van Atlassian Cloud

Deze eerste vijf e-mailsjablonen moeten vóór je migratie worden verzonden om ervoor te zorgen dat teams die Data Center-producten gebruiken op de hoogte zijn van en goed voorbereid zijn op de komende veranderingen.

E-mailadres

onderwerp:

We zijn van plan te migreren naar Atlassian Cloud! [ App-naam/-namen indien van toepassing ]

inhoud:

[ voeg indien beschikbaar een afbeelding van de organisatiebanner toe ]

Hallo,
In [ jaar ] migreren we [ Productnaam/-namen ] van Data Center naar Atlassian Cloud.

Waarom Atlassian Cloud?

We maken de overstap naar de cloud om:

  • Werk samen te brengen op een verbonden cloudplatform waar teams, tools en gegevens op één plek samenleven
  • Gebruik te maken van intelligente ervaringen zoals Rovo die het wisselen van context verminderen en workflows versnellen
  • De beheerdersoverhead te verlagen voor het beheer van de infrastructuur on-premise
  • Toegang te krijgen tot nieuwe cloudfuncties, verbeterde beveiliging en flexibele schaalbaarheid

Hieronder lees je meer over de Atlassian Cloud-migratie en waar je meer informatie vindt.

Wanneer is de migratie?

De migratie zal in [ kwartaal, jaar ] voltooid zijn. Een tijdlijn met hoofdlijnen en mijlpalen in de aanloop naar de migratie is hier beschikbaar [URL]

Voor wie heeft deze verandering gevolgen?

Alle gebruikers van [ app-naam/-namen ], inclusief eigenaren, beheerders en samenwerkingspartners zullen migreren naar Atlassian Cloud.

Waar kan ik meer informatie verkrijgen?

Onze migratiehub [ URL ] bevat veelgestelde vragen, laatste aankondigingen, routine-updates en onze migratietijdlijn. In de komende weken en maanden wordt aanvullende informatie gedeeld om je te helpen je voor te bereiden op de migratie. Als je vragen hebt, kun je contact met ons opnemen via [ Slack-kanaal ] of op dit [ e-mailadres ]

Bedankt,

[ Naam ]

Planning voor Atlassian Cloud

E-mailadres

onderwerp:

Planning voor Atlassian Cloud: wat wordt er gemigreerd, belangrijkste nieuwe functies en trainingsbronnen

inhoud:

[ voeg indien beschikbaar een afbeelding van de organisatiebanner toe ]

Hallo,
We delen informatie over wat er naar Atlassian Cloud wordt gemigreerd, geven een eerste inkijkje in Rovo en vertellen hoe je meer trainingen kunt volgen.

Wat wordt gemigreerd: dit is een levend document [ URL ] met een uitgebreide lijst van wat wel en niet wordt gemigreerd voor [ app-naam/-namen ]. Dit document wordt gedurende de voorbereidings- en testfasen bijgewerkt.

Office Hours: heb je vragen over wat er wordt gemigreerd? Neem deel aan een van onze komende Office Hours-sessies [ URL ]. Kun je niet aanwezig zijn? We zullen ervoor zorgen dat de vragen worden toegevoegd aan onze veelgestelde vragen [ URL ].

Belangrijkste nieuwe functie: Rovo! Stel je teams in staat slimmer te werken met Rovo door AI te integreren in je teams! Meer lees je in de Introductie-hub van Rovo.

Vergelijkingshandleidingen

Wil je meer training? We hebben wat trainingsmateriaal verzameld op [ hier link naar trainingsmateriaal; het aangepaste trainingsmateriaal van je organisatie of bronnen uit de samengestelde Atlassian-lijst ] zodat je je snel op je gemak kunt voelen.

Bedankt,

[ Naam ]

Uitnodiging voor testen van acceptatie door gebruikers (UAT)

E-mailadres

onderwerp:

Atlassian Cloud - Uitnodiging voor UAT

inhoud:

[ voeg indien beschikbaar een afbeelding van de organisatiebanner toe ]

Hallo,

Je wordt uitgenodigd om deel te nemen aan onze aankomende UAT voor Atlassian Cloud. UAT is bedoeld voor een selecte groep gebruikers, waaronder [ voeg hier namen van gebruikersgroepen toe ]. Details over verwachtingen en testscenario's zijn te vinden op de UAT-hub [URL]. Kijk begin volgende week uit naar een e-mail met de bevestigde datums, een UAT-handleiding, testcases en uitnodigingen voor optionele Office Hours.

Als je vragen hebt, neem dan contact met ons op via [ Slack-kanaal ] of dien hier een supportaanvraag in [ URL ]

Bedankt,

[ Naam ]

Tests voor gebruikersacceptatie (UAT) zijn klaar om te testen

E-mailadres

onderwerp:

Atlassian Cloud UAT is nu in sessie!

inhoud:

[ voeg indien beschikbaar een afbeelding van de organisatiebanner toe ]

Hallo,

Onze nieuwe Atlassian Cloud UAT-omgeving is klaar om te worden getest!

Wat mag ik verwachten?

  • De UAT-fase loopt vanaf [ voer datums in ]
  • De volgende functionaliteit op productniveau is niet beschikbaar in de UAT-installatie:
    • E-mail- en Slack-meldingen worden uitgeschakeld
    • Inkomende e-mail wordt uitgeschakeld
    • API's die nog niet zijn gemigreerd, moeten toegankelijk zijn via deze link [ URL ]
    • De volledige lijst van functies die niet beschikbaar zijn, is te vinden op deze pagina [ URL ]

Hoe kan ik testen?

Zie onze pagina met UAT-testinstructies in Atlassian Cloud [ URL ] voor gedetailleerde informatie.

Waar kan ik support aanvragen?

Neem deel aan onze Atlassian Cloud UAT Office Hours! Het schema vind je hier [ URL ].

Vragen? Neem contact met ons op via [ Slack-kanaal ] of dien hier een supportaanvraag in [ URL ].

Uitrol van Atlassian Cloud-producten

E-mailadres

onderwerp:

We introduceren [ app-naam/-namen ] Cloud

inhoud:

[ voeg indien beschikbaar een afbeelding van de organisatiebanner toe ]

Hallo,
Zoals je weet, zijn we bezig met de migratie van [ app-naam/-namen ] naar de cloud. Dankzij deze verandering kunnen jij en je teams efficiënter werken, profiteren van een moderne gebruikersinterface en sneller toegang krijgen tot nieuwe functies.

De migratie verloopt volgens schema en je cloud-apps zouden op [ datum ] om [ tijdstip ] live moeten gaan. Na de migratie zie je enkele veranderingen, en we willen er zeker van zijn dat je hierop voorbereid bent.

  • Tijdens de migratie op [ datum ] om [ tijdstip ], met een verwachte duur van [ uur ], zijn de volgende toepassing(en) niet beschikbaar:
    • [ lijst met Data Center-URL's ].
    • Plan je werk buiten deze periode.
  • Bij de lancering heb je toegang tot je apps via de volgende URL(s): [ https://yourdomain.atlassian.net/ ]
  • Na de migratie merk je misschien wat verschillen in functie, terminologie en interface. Bekijk [ deze ] beknopte handleiding(en) voor een voorbeeld van deze wijzigingen [ voeg hieronder alleen relevante links toe ]:
  • We hebben wat trainingsmateriaal verzameld op [ hier link naar trainingsmateriaal; het aangepaste trainingsmateriaal van je organisatie of bronnen uit de samengestelde lijst van Atlassian ] zodat je je snel op je gemak kunt voelen.

Bekijk: [ URL ] voor een gedetailleerd projectplan en aanvullende informatie.

Voor vragen tijdens de migratieperiode kun je contact opnemen met [ e-mailadres ].

Om problemen na de migratie te melden, [ instructies ].

Bedankt,
[ Naam ]

Aankondigingsbanner (voor Server- of Data Center-exemplaren)

Op [ datum ] om [ tijdstip ] migreren we onze gegevens van [ productnaam/-namen ] naar Cloud. Gedurende deze tijd is/zijn de huidige applicatie(s) niet beschikbaar zijn. Wacht even met alle toevoegingen en wijzigingen, totdat we aangeven dat het migratieproject is voltooid. Nadat de migratie is voltooid, sturen we je inloginformatie en -gegevens om je te helpen aan de slag te gaan met Cloud. Ga voor meer informatie over dit project naar [Video-aankondiging, Slack-kanaal, Confluence-pagina, enz.].

Atlassian Cloud-migratie is voltooid: BEDANKT!

E-mailadres

onderwerp:

Bedankt voor je ondersteuning voor de Atlassian Cloud-migratie!

inhoud:

Hallo,

Met genoegen kondigen we aan dat de migratie naar Atlassian Cloud is voltooid! [ App-naam/-namen ] zijn vanaf vandaag,[ datum ], beschikbaar in de cloud.

Dank aan iedereen die betrokken was bij dit project, in het bijzonder ons leiderschapsteam.Jullie begeleiding en ondersteuning waren essentieel voor ons succes.

[ Voeg een of twee zinnen toe voor elke groep die betrokken is bij de migratie - zie de volgende paragraaf voor een voorbeeld ]

We willen ook het [ naam migratieteam ] bedanken voor hun harde werk en toewijding. Ze speelden een belangrijke rol om ervoor te zorgen dat de on-premise-installaties operationeel bleven, waarbij oude installaties werden hersteld en de omleidingen voor dag 1 werden afgehandeld.

We zijn ervan overtuigd dat deze migratie een waardevolle asset zal zijn voor onze teams. We kunnen hierdoor efficiënter werken, effectiever samenwerken en sneller toegang krijgen tot nieuwe functies.

Nogmaals dank aan iedereen die betrokken was. We kijken ernaar uit om de komende maanden en jaren de voordelen van deze migratie te zien.

Met vriendelijke groet,

[ Naam ]

Begin Atlassian Cloud te gebruiken

E-mailadres

onderwerp:

Begin met het gebruik van [ app-naam ] Cloud!

inhoud:

[ voeg indien beschikbaar een afbeelding van de organisatiebanner toe ]

Hallo,

De migratie van [ app-naam/-namen ] is voltooid! Je kunt aan de slag door naar de nieuwe cloudtoepassing(en) te gaan op: [ URL('s) ].

Werk je bladwijzers bij met deze locatie(s) en log in met [ inloggegevens ].
Je kunt enkele verschillen in functies, terminologie en gebruikersinterface verwachten. Bekijk [ deze ] beknopte handleiding(en) voor een voorbeeld van deze wijzigingen [ voeg hieronder alleen relevante links toe ]:

1. Snelstarthandleiding voor Confluence Cloud
2. Snelstarthandleiding voor Jira Software Cloud
3. Snelstarthandleiding voor Jira Service Management Cloud

Je oude [ productnaam ] blijft tot [ datum/tijd ] beschikbaar… op basis van alleen-lezen en wordt daarna afgesloten en gearchiveerd. [bewerk waar nodig]

Aanvullende informatie en trainingsmateriaal zijn beschikbaar op: [ link naar trainingsmateriaal hier; ofwel het aangepaste trainingsmateriaal van je organisatie, ofwel bronnen uit de samengestelde lijst van Atlassian ]

Om een probleem te melden of support aan te vragen, [ instructies ].

Voor algemene vragen over migratie kun je contact opnemen met [ e-mailadres ].

Bedankt,
[ Naam ]

Aankondigingsbanner (voor cloud-installaties)

De cloudmigratie van [ app-naam/-namen ] is voltooid. [ Deze ] nieuwe cloudapplicatie(s) [ bevindt/bevinden zich ] op: [ URL(s) ]. Maak een bladwijzer van [ deze ] locatie(s) en log in met [ inloggegevens ]. Aanvullende informatie en trainingsmateriaal is beschikbaar op [ Confluence-pagina, Slack-kanaal, enz. ]. Deze applicatie is beschikbaar voor ongeveer [ duur ], maar er kan geen nieuwe informatie worden toegevoegd en er kunnen geen wijzigingen worden aangebracht. Om een probleem te melden of support aan te vragen, [ instructies ].

Handige tips voor Atlassian Cloud

E-mailadres

onderwerp:

Handige tips voor [ app-naam ] Cloud

inhoud:

[ voeg indien beschikbaar een afbeelding van de organisatiebanner toe ]

Hallo,

We hopen dat je met veel plezier gebruik hebt gemaakt van [ app-naam ] Cloud en dat je probleemloos aan de slag kon.

Nu je een paar weken de tijd hebt gehad om je aan te passen, wilden we een aantal van de populairste tips, trucs en nieuwe functies vanuit de hele organisatie delen:

  • Download de nieuwe mobiele apps zodat je onderweg kunt werken!
  • Schrijf je in voor de Atlassian Cloud Blog waar wekelijks app-veranderingen worden aangekondigd, zodat je op de hoogte blijft van de laatste nieuwe functies
  • [ voeg alle belangrijke acties toe die je wilt dat je gebruikers op dit moment uitvoeren ]

Aanvullende informatie en trainingsmateriaal zijn beschikbaar op: [ link naar trainingsmateriaal hier - ofwel het aangepaste trainingsmateriaal van je organisatie, ofwel bronnen uit de samengestelde lijst van Atlassian ]

Om een probleem te melden of support aan te vragen, [ instructies ].

Bedankt,
[ Naam ]

Aankondigingsbanner (voor cloud-installaties)

We hopen dat je [ app-naam/-namen ] Cloud met plezier gebruikt. Om je ervaring met [ app-naam/-namen ] Cloud nog fijner te maken, raden we je aan om onze resources en instructies te bekijken op [Confluence-pagina, bedrijfsdraaiboek, enz.] om de tool(s) optimaal te gebruiken.

Verzoek om feedback over Atlassian Cloud

E-mailadres

onderwerp:

Wat vind je van [ app-naam ] Cloud?

inhoud:

Hallo,

Ik hoop dat je de kans hebt gehad om [ app-naam ] Cloud te proberen. Als je vandaag [ app-naam ] Cloud gebruikt, dan weet je al dat de cloudversie kan worden gebruikt voor alles wat je vroeger deed en meer, meestal met minder klikken en een betere samenwerking met je teamgenoten.

Aangezien je [ app-naam ] Cloud al 30 dagen gebruikt, horen we graag van je. Neem even de tijd om onze feedbackenquête in te vullen [ link toevoegen ] om je mening en input te delen over hoe deze nieuwe producten voor jou werken. [ bewerk waar nodig, afhankelijk van het gekozen mechanisme voor het verzamelen van feedback ]

[ Voorbeeldvragen die je in een enquête zou kunnen opnemen, zijn: ]
1. Welke apps en app-tools gebruik je dagelijks?
2. Op een schaal van 1 tot 10, hoe prettig vind je het om [ app-naam ] Cloud te gebruiken
3. Wat zijn je belangrijkste use cases voor het gebruik van [ app-naam ] Cloud?
4. Wat werkt op het moment goed voor je team?
5. Ben jij verantwoordelijk om je team te trainen over het gebruik van [ app-naam ] Cloud?
6. Ben je geïnteresseerd in meer trainingsmateriaal en hulpmiddelen? Voor welke apps/functies?

Bedankt voor je deelname,
[ Naam ]

Aankondigingsbanner (voor cloud-installaties)

Jouw feedback is belangrijk. Aangezien je [ app-naam/-namen ] Cloud al 30 dagen gebruikt, horen we graag van je. Neem even de tijd om onze enquête in te vullen via [ URL ] om je mening en input te delen over wat je van deze nieuwe producten vindt.

Aankondiging van updates voor app-functies van Atlassian

E-mailadres

onderwerp:

[ App-naam ] Cloud is zojuist verbeterd! Bekijk de nieuwe functies

inhoud:

Hallo,

Geweldig nieuws! We hebben hard gewerkt om [ app-naam ] Cloud te verbeteren zodat jij het meeste uit jezelf kunt halen en we zijn verheugd om enkele nieuwe functies met je te delen die nu beschikbaar zijn:

  • [ Functie 1 ]: met deze functie kun je [ leg uit wat de voordelen van de functie voor de gebruiker zijn ].
  • [ Functie 2 ]: met deze functie kun je [ leg uit wat de voordelen van de functie voor de gebruiker zijn ].
  • [ Functie 3 ]: met deze nieuwe functie kun je [ leg uit wat de voordelen van de functie voor de gebruiker zijn ].

Deze functies zijn ontworpen om je ervaring in de app te verbeteren en we geloven dat je met deze updates nog meer kunt halen uit [ app-naam ]. Bekijk onze gebruikershandleiding om meer te weten te komen over hoe je ze gebruikt. [ voeg een link in naar de gebruikershandleiding/het productdraaiboek van het bedrijf, de Confluence-pagina of de wiki met meer informatie over hoe gebruikers nieuwe functies kunnen gebruiken om hun workflow te verbeteren ].

Als je vragen of zorgen hebt over deze updates, aarzel dan niet om contact op te nemen met ons ondersteuningsteam [ voeg Slack- of een ander kanaal in om contact op te nemen met het ondersteuningsteam ]. We staan altijd klaar om je te helpen!

Als je op de hoogte wilt blijven van toekomstige functies, schrijf je dan in voor de Atlassian Cloud-roadmap.

Met vriendelijke groet,
[ Naam ]

Aankondigingsbanner (voor cloud-installaties)

We hebben [ app-naam/-namen ] Cloud verbeterd, zodat jij het meeste uit jezelf kunt halen! Bekijk de nieuwe functies die nu beschikbaar zijn: [ link toevoegen ]. Als je vragen hebt over deze updates, aarzel dan niet om contact op te nemen met ons supportteam [ link/instructies toevoegen ].

Communicatie is een voortdurend proces

De e-mailsjablonen hieronder zijn ontworpen voor een bepaald moment: de introductie van je Atlassian-apps. Als je gebruikers eenmaal actief zijn, hebben ze minder communicatie nodig. Dat gezegd hebbende, is het ook niet aan te raden om helemaal niets te laten horen. We raden aan om de laatste sjabloon te gebruiken om maandelijkse of driemaandelijkse nieuwsbrieven te verzenden waarin nieuwe functies, succesverhalen en use cases voor Atlassian-apps onder de aandacht worden gebracht. Als je al een IT-nieuwsbrief verstuurt met updates voor al je tools, is het een simpele oplossing om Atlassian-specifieke wijzigingen in je bestaande nieuwsbrief in te voegen.

TIP: schrijf je in voor de Atlassian Cloud-roadmap om op de hoogte te blijven van nieuwe cloudfuncties die geleverd en binnenkort beschikbaar zijn, zodat je aanvullende UAT kunt plannen en je gebruikers kunt voorbereiden.

Ga terug

De handleiding van Atlassian voor gebruik en verandermanagement

De gids lezen
Hierna

Beknopte producthandleidingen

Hulpbron bekijken