Gebruik Loom om de betrokkenheid van belanghebbenden te verbeteren
Belangrijke leerpunten
- Sterke betrokkenheid van belanghebbenden helpt projecten op koers te houden door ervoor te zorgen dat de juiste mensen op de hoogte blijven, betrokken blijven en klaar zijn om input te leveren.
- Veelvoorkomende uitdagingen bij het betrekken van belanghebbenden zijn vertraagde feedback, onduidelijke verwachtingen en te veel statusvergaderingen.
- Met asynchrone video’s kunt je eenvoudig updates met belanghebbenden delen zonder dat je daarvoor een nieuwe live vergadering hoeft te plannen.
- Loom vereenvoudigt het informeren van belanghebbenden, doordat je met één tool opnames kunt maken, bewerken en delen.
Of je nu belangrijke beslissingen neemt over je bedrijf of aan een groot project werkt, het is essentieel om belanghebbenden op de hoogte te houden. De juiste belanghebbenden kunnen context, feedback en goedkeuringen geven die teams helpen afgestemd te blijven op de bredere bedrijfsdoelen.
Het betrekken van belanghebbenden kan een uitdaging zijn wanneer feedback is vertraagd, updates verspreid zijn of elke beslissing weer uitmondt in een nieuwe vergadering.
Rijke communicatie met Loom-video's is een geweldige manier om die valkuilen te omzeilen. Leer hoe je Loom gebruikt om duidelijkere updates voor belanghebbenden te delen, asynchroon feedback te verzamelen en werk in beweging te houden.
Hoe je de betrokkenheid van belanghebbenden verbetert met Loom
Het verbeteren van de betrokkenheid van belanghebbenden begint met het delen van de juiste informatie, in de juiste indeling, op het juiste moment. Loom ondersteunt dit met asynchrone opnamen die belanghebbenden kunnen bekijken, raadplegen en van een reactie voorzien wanneer het hun uitkomt.
Stap 1. Bepaal welke belanghebbenden welk type update nodig hebben
Voordat je een video opneemt om belanghebbenden bij te praten, bepaal je welke belanghebbenden welk type update vereisen. Niet elke belanghebbende heeft dezelfde mate van details nodig, dus moeten teams bepalen wie inzicht nodig heeft, wie iets moet beoordelen of goedkeuren, en wie gewoon af en toe een update nodig heeft.
Hier zijn enkele tips om belanghebbenden te identificeren en te groeperen:
- Groepeer belanghebbenden op invloed, betrokkenheid of rol bij de besluitvorming
- Stem het format van de update af op wat belanghebbenden echt nodig hebben
-
Voorkom dat alle belanghebbenden met dezelfde informatie worden overladen
Stap 2. Verduidelijk het doel van je boodschap voordat je gaat opnemen
Bepaal voordat je gaat opnemen wat de update voor belanghebbenden moet bereiken. Probeer je de belanghebbende te informeren, feedback te vragen, een beslissing uit te leggen of om goedkeuring te vragen?
Stel jezelf eenvoudige vragen om het doel van je boodschap te verduidelijken, zoals:
- Wat wil je de kijker vertellen?
- Wat wil je dat ze doen na het kijken?
- Welke context hebben ze nodig om de boodschap te begrijpen?
- Voor wie heeft deze informatie gevolgen?
Hoe wordt deze update meegenomen in het project?
Stap 3. Neem een beknopte Loom-video op die meer context toevoegt
Gebruik Loom om een beknopte video op te nemen die belanghebbenden de context geeft die ze nodig hebben. Toon relevante documenten, dia's, dashboards, ontwerpen of projectpagina's op het scherm terwijl je de redenering doorloopt.
Hier zijn een paar tips om je te helpen een effectievere Loom-video te maken:
- Houd de video gericht op één update of onderwerp
- Leg uit wat is veranderd, waarom dat belangrijk is en waarop belanghebbenden moeten letten
- Gebruik video om de toon, redenering en context toe te voegen die moeilijk via tekst zijn over te brengen
Je kunt de ingebouwde editor van Loom gebruiken om onnodige of herhalende delen uit je video te knippen en zo de duidelijkheid te verbeteren.
Stap 4. Deel de Loom asynchroon in de juiste kanalen
Wanneer je klaar bent met het opnemen en bewerken van je Loom-video, deel je die waar belanghebbenden al werken en communiceren. Het doel is om het voor belanghebbenden gemakkelijk te maken de video te vinden en opnieuw te kijken.
Je kunt Loom-video's delen in tools zoals Confluence, Jira, Slack, Teams of per e-mail, afhankelijk van waar belanghebbenden al samenwerken.
Stap 5. Moedig belanghebbenden aan om feedback rechtstreeks bij de video achter te laten
Nadat je de video met belangrijke belanghebbenden hebt gedeeld, moedig je ze aan om feedback te geven via Loom. Belanghebbenden kunnen rechtstreeks bij de video reacties achterlaten, zodat je feedback gemakkelijker kunt bekijken zonder aparte threads te hoeven doorzoeken.
Naast opmerkingen kunnen belanghebbenden ook (video)reacties gebruiken om feedback te geven. Al deze feedback is gecentraliseerd in Loom, waardoor je gemakkelijk met belanghebbenden kunt communiceren over updates.
Stap 6. Zet feedback om in beslissingen, acties en vervolgupdates
Wanneer input van belanghebbenden binnenkomt, moeten teams die gebruiken om de volgende stappen te verduidelijken. Hierdoor blijft de betrokkenheid van belanghebbenden gekoppeld aan voortgang en is het méér dan passief meekijken.
Hier zijn enkele tips om feedback om te zetten in beslissingen en acties:
- Vat samen wat is besloten
- Leg actiepunten vast
- Neem een korte vervolgvideo op in Loom als de update aanzienlijk is gewijzigd
Je kunt ook Loom AI gebruiken om samenvattingen, actiepunten en beslissingslogs te genereren, zodat de context zoekbaar blijft.
Stap 7. Genereer een herbruikbare bibliotheek voor communicatie met belanghebbenden
De videobibliotheek is een van de handigste Loom-functies, waarmee je een herbruikbare bibliotheek voor communicatie met belanghebbenden kunt samenstellen. Hierdoor kunnen toekomstige kijkers beslissingen en hun onderbouwing en projectcontext opnieuw bekijken, om inzicht te krijgen in welke impact die beslissingen op het project hadden.
Je kunt video's ordenen op project, team of initiatief, zodat belangrijke updates voor belanghebbenden later gemakkelijker te vinden zijn.