Gebruik Loom om duidelijke teamupdates te delen en op één lijn te blijven

Wat zijn teamupdates?

Teamupdates zijn terugkerende communicaties die het teamleiderschap gebruikt om de voortgang, prioriteiten en belangrijke beslissingen te delen tussen teams. Deze updates zijn essentieel na grote wijzigingen, veranderingen in de verdeling en planning.

Consistente updates zijn cruciaal als het gaat om het behoud van afstemming tussen teams en leidinggevenden. Regelmatige updates zorgen ervoor dat teams op dezelfde golflengte zitten, zodat elk team zich inzet om een gemeenschappelijk doel te bereiken.

Zo deel je teamupdates met Loom

Loom is een eenvoudige manier om teamupdates te delen via korte, contextuele videoberichten. Dankzij deze asynchrone communicatie kunnen verspreide teams updates op hun eigen tijd ontvangen, wat de behoefte aan frequente vergaderingen vermindert en afstemming tussen teams aanmoedigt.

Loom heeft een gestructureerde workflow voor het maken van effectieve video-updates die teams op één lijn houden, dus je kunt Loom eenvoudig gebruiken voor teamafstemming.

Stap 1. Definieer het doel van de update

Als je effectieve teamupdates wilt opnemen met Loom, moet je als eerste het doel van de update definiëren. Geef je een teamupdate voor statusrapportage, communicatie betreft beslissingen of zichtbaarheid van de voortgang?

Het is ook belangrijk om ervoor te zorgen dat de boodschap van de update gericht is op belangrijke resultaten, zodat elke teamupdate uitvoerbaar is.

Stap 2. Bereid belangrijke gespreksonderwerpen voor

Voordat je een teamupdate opneemt met Loom, schets je de belangrijkste mijlpalen, risico's en vervolgstappen. Deze gaan fungeren als je belangrijkste gespreksonderwerpen tijdens de update en helpen je om het doel van de update duidelijk over te brengen.

Voorbereiding is een belangrijk aspect van effectieve teamupdates omdat je hiermee onnodige details vermindert. Door je gespreksonderwerpen te benoemen, heb je de kans om uit te zoeken hoe je een duidelijke teamupdate kunt geven zonder overbodigheden, zodat je een los script hebt om te volgen tijdens het opnemen.

Stap 3. Neem je update op met Loom

De volgende stap is gebruikmaken van de schermrecorder van Loom om je teamupdate op te nemen. Begin met inloggen op je account en download en installeer vervolgens de Loom-app.

Open de Loom-app en klik op Opnemen. Hiermee open je een ander venster waarin je kunt kiezen of je alleen je scherm of je hele bureaublad wilt opnemen.

Selecteer je microfoon en klik vervolgens op Opname starten om je teamupdate op te nemen. Wanneer je klaar bent met opnemen, klik je op Opname stoppen en wordt het bestand geüpload naar je Loom-account.

Gebruik schermopname om dashboards, roadmaps of documenten te tonen terwijl je vertelt. Je kunt ook Loom gebruiken om een voice-over op te nemen nadat je de schermopname hebt vastgelegd, wat nog meer duidelijkheid kan bieden.

Visuele context helpt teams een beter begrip te krijgen van teamupdates.

Stap 4. Deel de update met relevante belanghebbenden

Wanneer je klaar bent met opnemen, maakt Loom automatisch een link aan die je kunt gebruiken om je teamupdate te delen met relevante belanghebbenden. Je kunt deze link delen via de communicatie- en samenwerkingstools die je al gebruikt, zoals Jira, Confluence of Slack. Je kunt de link ook per e-mail versturen.

Asynchrone communicatie met Loom is een belangrijk onderdeel van verbonden en afgestemd blijven tussen teams. Belanghebbenden kunnen teamupdates bekijken op hun eigen tijd, dus je hoeft je geen zorgen te maken over het coördineren van virtuele vergaderingen tussen verschillende tijdzones.

Stap 5. Moedig feedback en interactie aan

Nadat je teamupdates hebt gedeeld met relevante belanghebbenden, nodig je ze uit om rechtstreeks bij de video een opmerking te plaatsen en feedback te geven. Belanghebbenden kunnen opmerkingen achterlaten of reacties gebruiken om rechtstreeks feedback te geven via Loom.

Belanghebbenden kunnen via Loom feedback met tijdstempel geven, zodat je precies weet naar welk moment in de video wordt verwezen. Ze kunnen een opmerking achterlaten met een specifiek tijdstempel waarop je kunt klikken om naar die tijd in de video te navigeren.

Stap 6. Sla updates op voor toekomstig gebruik

Een van de beste aspecten van het gebruik van Loom voor teamupdates is de videobibliotheek, waarmee je teamupdates kunt opslaan voor toekomstig gebruik. Wanneer je klaar bent met het opnemen van een video met Loom, wordt deze automatisch toegevoegd aan je Loom-bibliotheek. Je kunt Loom-video's ook opslaan in andere gedeelde ruimtes, zoals een cloudopslagplatform.

Vastgelegde updates creëren institutionele kennis waar je op elk moment naar kunt verwijzen. Met Loom kun je ook video's in je bibliotheek organiseren, zodat je teamupdates kunt scheiden van andere Loom-video's.

Zo deel je teamupdates met Loom

Er zijn verschillende soorten teamupdates die je kunt delen met Loom, elk met een ander doel en die helpen om communicatie te verbeteren binnen teams.

Projectstatusupdates

Projectstatusupdates bieden een update van de huidige voortgang van een project en zorgen ervoor dat teams een beter begrip hebben van wat ze vervolgens moeten doen. Als je projectstatusupdates maakt met Loom hoef je geen frequente vergaderingen te houden om teams bij te werken over projecten, dus je hoeft je geen zorgen te maken over het coördineren van vergaderingen tussen verschillende tijdzones.

Leiderschapsupdates

Met leiderschapsupdates kunnen leiders prioriteiten en strategische richting aan teams communiceren. In deze updates zien teams ook wanneer er een organisatieverandering of herstructurering plaatsvindt, zodat iedereen op de hoogte blijft zonder vermoeidheid door vergaderingen.

Leiders kunnen dankzij Loom eenvoudig updates geven met visuele context, wat teams kan helpen zowel de strategische beslissingen als de redenering erachter te begrijpen.

Updates voor multifunctionele coördinatie

Asynchrone video is een belangrijk onderdeel van multifunctionele afstemming en helpt teams beter te communiceren en samen te werken. Dit is belangrijk voor verspreide multifunctionele teams waarbij communicatie sowieso al een uitdaging is.

Het overnemen van asynchroon werk met Loom helpt multifunctionele teams ook om projectvertragingen te verminderen. Een ontwerpteam kan bijvoorbeeld een voorgesteld UI-ontwerp ter beoordeling indienen en andere belanghebbenden kunnen het ontwerp op hun eigen tijd goedkeuren.

Sprint- of mijlpaalupdates

Regelmatige projectupdates zijn altijd belangrijk, maar ze zijn nog belangrijker wanneer je belangrijke leveringsmijlpalen bereikt. Het verzenden van teamupdates telkens wanneer je een sprint of mijlpaal bereikt, maakt je huidige voortgang beter zichtbaar en zorgt ervoor dat iedereen op één lijn blijft met de projecttijdlijnen.