Jak usprawnić komunikację wewnętrzną za pomocą nagrań wideo w Loom

5 kroków do poprawy komunikacji wewnętrznej i ograniczenia wąskich gardeł

Oto pięć kroków, które pomogą usprawnić komunikację wewnętrzną i zapewnić płynny przebieg pracy bez zbędnych opóźnień.

Krok 1. Identyfikacja wąskich gardeł w komunikacji

Zanim zaczniesz nagrywać, zatrzymaj się na chwilę i zastanów się, gdzie Twój zespół traci czas. Przyjrzyj się typom wiadomości, które powodują najwięcej utrudnień. Są to te, które wymagają wielokrotnej wymiany informacji, są niezrozumiałe lub wymagają organizowania zbędnych spotkań.

Typowe obszary, w których dochodzi do zakłóceń komunikacji wewnętrznej, to między innymi:

• Komunikaty o stanie prac i spotkania kontrolne: cykliczne spotkania, których jedynym celem jest przekazanie informacji o postępach, często można zastąpić nagranym komunikatem, który każdy obejrzy w dogodnym dla siebie czasie.
• Wyjaśnienia procesów: pisemne instrukcje dotyczące wieloetapowych przepływów pracy często bywają długie i zawiłe, podczas gdy przedstawienie ich w sposób wizualny pozwala natychmiast wszystko wyjaśnić.
• Informacje zwrotne i recenzje: spisywanie szczegółowych uwag dotyczących projektu, dokumentu lub planu projektu zajmuje dużo czasu i często nie oddaje się wszystkich niuansów, które można uchwycić w ciągu kilku minut w nagraniu zawartości ekranu.

Gdy już wiadomo, gdzie występują spowolnienia, należy zdecydować, które komunikaty lepiej sprawdzą się w formie wideo. Nie wszystko wymaga nagrywania. Przykładowo proste pytania, na które można odpowiedzieć „tak” lub „nie”, nadal powinny być zadawane na czacie. Natomiast wszystko, co wymaga pokazania czegoś lub przeprowadzenia kogoś krok po kroku, jest dobrą okazją do użycia nagrania wideo.

Krok 2. Korzystanie z Loom do nagrywania krótkich, konkretnych filmów

Najlepsze filmy Loom są zwięzłe, poświęcone jednemu tematowi i od razu przechodzą do sedna. Powinny trwać od dwóch do pięciu minut. Taki czas jest wystarczający, aby omówić temat wyczerpująco, a jednocześnie na tyle krótki, że widzowie obejrzą film w całości.

Rejestrator zawartości ekranu Loom znacznie to ułatwia. Można udostępnić zawartość ekranu, obraz z kamery lub oba źródła jednocześnie, co pozwala omówić arkusz kalkulacyjny, zaprezentować funkcję albo przeprowadzić przez proces, podczas gdy zespół widzi dokładnie to samo, co Ty.

Oto kilka wskazówek, o których warto pamiętać podczas nagrywania:

• Zacznij od celu: w ciągu pierwszych 10 sekund poinformuj widzów, czego dotyczy film i dlaczego jest to ważne, aby mogli zdecydować, czy jest to dla nich w danej chwili istotne.
• Wykorzystaj udostępnianie zawartości ekranu, aby zapewnić kontekst: prezentowanie ekranu podczas wyjaśniania czegoś ogranicza nieporozumienia i eliminuje wielokrotną wymianę wiadomości, która często jest konieczna w przypadku instrukcji tekstowych.
• Zakończ jasnym wskazaniem kolejnego kroku: Powiedz widzom, czego od nich oczekujesz, aby nic nie zostało pominięte. Niezależnie od tego, czy chodzi o odpowiedź, zadanie, czy po prostu potwierdzenie.
  

Krok 3. Przechowywanie filmów Loom we współdzielonej przestrzeni roboczej w celu zapewnienia łatwego dostępu

Im łatwiej użytkownikom znaleźć film, tym chętniej z niego skorzystają, zamiast organizować spotkanie lub prowadzić długą wymianę e-maili. Gdy zaczniesz tworzyć bibliotekę nagrań, niezbędny będzie system pozwalający na ich uporządkowanie. Celem jest taka organizacja komunikacji wewnętrznej, aby członkowie zespołu mogli znaleźć potrzebne informacje bez konieczności przeszukiwania starych wątków lub proszenia kogoś o ponowne przesłanie łącza.

Utwórz strukturę, która będzie odpowiadać potrzebom zespołu. Może to oznaczać utworzenie oddzielnych folderów dla poszczególnych działów, tak aby każda grupa miała własną przestrzeń na swoje nagrania. Można również uporządkować materiały według tematów, grupując filmy w kategorie, takie jak onboarding, komunikaty dotyczące produktów czy dokumentacja procesów, dzięki czemu będzie można przeglądać treści według tego, czego się szuka, a nie według tego, kto je nagrał.

Najważniejsze lub najczęściej wyświetlane filmy warto przypiąć we współdzielonym kanale w aplikacji Slack lub w narzędziu do zarządzania projektami, aby zawsze były łatwo dostępne.

Krok 4. Integracja filmów z istniejącymi narzędziami w celu ograniczenia przełączania kontekstu

Twój zespół korzysta już na co dzień z zestawu narzędzi do komunikacji wewnętrznej. Zamiast zmuszać użytkowników do przechodzenia na inną platformę za każdym razem, gdy chcą obejrzeć film, dostarczaj im je bezpośrednio.

Loom można zintegrować z narzędziami, takimi jak Slack, Jira i Confluence, dzięki czemu nagrania można osadzać dokładnie tam, gdzie Twój zespół już pracuje. Programista może obejrzeć omówienie błędu bezpośrednio w zgłoszeniu Jiry, a menedżer może zapoznać się z prezentacją wideo bez opuszczania Confluence.

Gdy film jest dostępny bezpośrednio w narzędziu, w którym odbywa się praca nad danym projektem, użytkownicy nie muszą przełączać się między aplikacjami, aby uzyskać pełny obraz sytuacji. Wizualne wyjaśnienie jest widoczne tuż obok szczegółów projektu, co przekłada się na mniej pytań uzupełniających i szybsze podejmowanie decyzji. Wszystko — zadania, kontekst i wyjaśnienia wideo — znajduje się w jednym miejscu, więc nic nie umyka uwadze.

Krok 5. Zachęcanie do komunikacji asynchronicznej w celu zapewnienia efektywnej współpracy

Jedną z największych zalet stosowania aplikacji Loom w komunikacji wewnętrznej jest to, że obsługuje ona komunikację asynchroniczną. Nie wszyscy muszą być dostępni w tym samym czasie, aby przepływ informacji przebiegał płynnie. Gdy nagrasz aktualizację wideo, zamiast organizować spotkanie na żywo, pracownicy mogą ją obejrzeć w dogodnym dla siebie terminie.

Przydaje się to zespołom rozproszonym, które pracują w różnych strefach czasowych. Zamiast szukać terminu spotkania dogodnego dla wszystkich, można wprowadzić pracę asynchroniczną z wykorzystaniem Loom i mieć pewność, że cały zespół będzie na bieżąco, niezależnie od tego, gdzie i kiedy pracuje.

Aby zapewnić wysoką wydajność współpracy asynchronicznej, zachęć zespół do korzystania z funkcji komentarzy i reakcji w Loom. Widzowie mogą zostawiać komentarze z sygnaturą czasową do konkretnych fragmentów filmu, co pozwala na prowadzenie ukierunkowanej dyskusji bez konieczności organizowania osobnego spotkania.

Jakie są przykłady komunikacji wewnętrznej, którą można nagrywać za pomocą Loom?

Loom sprawdza się wszędzie tam, gdzie łatwiej coś pokazać, niż opisać. Oto kilka najczęstszych typów nagrań tworzonych przez zespoły:

• Komunikaty dotyczące projektu: dziel się informacjami o postępach, blokerach i kolejnych krokach w formie krótkiego nagrania, które interesariusze mogą obejrzeć w dogodnym dla siebie czasie.
• Instrukcje onboardingowe: zapoznaj nowych pracowników z narzędziami, procesami i normami obowiązującymi w zespole, korzystając z filmów szkoleniowych, do których będą mogli wracać w miarę oswajania się z nową pracą.
• Przewodniki po procesach: pokaż dokładnie, krok po kroku, jak ukończyć przepływ pracy, złożyć wniosek lub korzystać z oprogramowania.
• Podsumowania spotkań: zbierz decyzje i czynności do wykonania ustalone podczas spotkania, aby osoby nieobecne miały pełny kontekst.
• Ogłoszenia zespołowe: dziel się wiadomościami firmowymi, informacjami o zmianach w politykach lub ważnymi osiągnięciami zespołu w formie, która jest bardziej osobista niż masowy e-mail.
• Demonstracje narzędzi: nagrywaj krótkie objaśnienia dotyczące nowych funkcji lub aktualizacji oprogramowania, aby zespół wiedział, jak z nich korzystać, bez konieczności organizowania szkoleń.