Korzystanie z Loom w celu poprawy zaangażowania interesariuszy
Kluczowe wnioski
- Aktywne zaangażowanie interesariuszy pomaga zapewnić prawidłowy przebieg projektów, gwarantując, że odpowiednie osoby są na bieżąco informowane, angażują się w działania i są gotowe do dzielenia się opiniami.
- Typowe wyzwania związane z zaangażowaniem interesariuszy to opóźnienia w przekazywaniu opinii, niejasne oczekiwania oraz zbyt duża liczba spotkań na temat postępu prac.
- Filmy asynchroniczne ułatwiają przekazywanie komunikatów interesariuszom bez konieczności organizowania kolejnego spotkania na żywo.
- Loom upraszcza przekazywanie komunikatów interesariuszom, umożliwiając nagrywanie, edytowanie i udostępnianie nagrań za pomocą jednego narzędzia.
Niezależnie od tego, czy podejmujesz ważne decyzje dotyczące firmy, czy realizujesz duży projekt, informowanie interesariuszy ma kluczowe znaczenie. Odpowiedni interesariusze mogą zapewnić kontekst, informacje zwrotne i zatwierdzenia, które pomagają zespołom zachować spójność z szerszymi celami biznesowymi.
Zaangażowanie interesariuszy może stanowić wyzwanie, gdy opinie są przekazywane z opóźnieniem, komunikaty są rozproszone, a każda decyzja prowadzi do kolejnego spotkania.
Rozbudowana komunikacja za pomocą filmów Loom to doskonały sposób, aby uniknąć tych problemów. Dowiedz się, jak korzystać z Loom, aby przekazywać interesariuszom bardziej przejrzyste komunikaty, zbierać opinie w trybie asynchronicznym i zapewnić płynny przebieg pracy.
Poprawa zaangażowania interesariuszy dzięki Loom
Poprawa zaangażowania interesariuszy zaczyna się od udostępniania odpowiednich informacji w odpowiednim formacie i czasie. Loom umożliwia to dzięki asynchronicznym nagraniom, które interesariusze mogą oglądać i ponownie odtwarzać oraz na które mogą reagować w dogodnym dla siebie czasie.
Krok 1. Ustalenie, którzy interesariusze potrzebują jakiego rodzaju komunikatów
Zanim nagrasz film, aby przekazać informacje interesariuszom, ustal, którzy z nich potrzebują jakiego rodzaju komunikatów. Nie każdy interesariusz wymaga takiego samego poziomu szczegółowości, dlatego zespoły powinny zdecydować, kto musi mieć pełny wgląd, kto musi dokonać przeglądu lub coś zatwierdzić, a kto potrzebuje jedynie sporadycznych komunikatów.
Oto kilka wskazówek dotyczących określania i grupowania interesariuszy:
- Pogrupuj interesariuszy według wpływu, zaangażowania lub roli w procesie decyzyjnym.
- Dostosuj format komunikatów do rzeczywistych potrzeb interesariuszy.
-
Unikaj przekazywania wszystkim interesariuszom tych samych informacji.
Krok 2. Sprecyzowanie celu wiadomości przed jej nagraniem
Przed nagraniem zastanów się, jaki cel ma spełniać komunikat dla interesariuszy. Czy chcesz przekazać im informacje, poprosić o opinię, wyjaśnić podjętą decyzję, czy też zwrócić się o zatwierdzenie?
Zadaj sobie proste pytania, aby sprecyzować cel swojej wiadomości, na przykład:
- Co chcesz, aby odbiorcy wiedzieli?
- Co chcesz, aby zrobili po obejrzeniu?
- Jakiego kontekstu potrzebują, aby zrozumieć wiadomość?
- Kogo dotyczy ta informacja?
Jak ten komunikat wpływa na realizację projektu?
Krok 3. Nagranie krótkiego filmu Loom, który dostarczy dodatkowego kontekstu
Skorzystaj z Loom, aby nagrać krótki film, który przedstawi interesariuszom niezbędny kontekst. Podczas omawiania uzasadnienia wyświetlaj na ekranie odpowiednie dokumenty, slajdy, pulpity, projekty lub strony projektu.
Oto kilka wskazówek, które pomogą przygotować bardziej atrakcyjny film Loom:
- Skup się w filmie na jednym komunikacie lub temacie.
- Wyjaśnij, co się zmieniło, dlaczego ma to znaczenie i na co powinni zwrócić uwagę interesariusze.
- Wykorzystaj film, aby nadać ton wypowiedzi oraz przedstawić uzasadnienie i kontekst, które trudno przekazać za pomocą samego tekstu.
Możesz skorzystać z wbudowanego edytora Loom, aby wyciąć z filmu zbędne lub powtarzające się fragmenty i zwiększyć przejrzystość.
Krok 4. Udostępnienie filmu Loom asynchronicznie we właściwych kanałach
Po zakończeniu nagrywania i edycji filmu Loom udostępnij go tam, gdzie interesariusze już pracują i komunikują się. Celem jest zapewnienie, aby komunikat dla interesariuszy był łatwy do znalezienia i ponownego obejrzenia.
W zależności od tego, gdzie interesariusze już współpracują, filmy Loom można udostępniać w narzędziach, takich jak Confluence, Jira, Slack, Teams, lub za pośrednictwem poczty elektronicznej.
Krok 5. Zachęcenie interesariuszy do pozostawiania opinii bezpośrednio w filmie
Po udostępnieniu filmu najważniejszym interesariuszom zachęć ich do przekazania opinii za pośrednictwem Loom. Interesariusze mogą dodawać komentarze bezpośrednio w filmie, co ułatwia przeglądanie opinii bez konieczności przeszukiwania osobnych wątków.
Oprócz komentarzy interesariusze mogą również korzystać z odpowiedzi wideo i reakcji, aby przekazywać swoje opinie. Wszystkie te opinie są zapisywane w filmie Loom, co ułatwia komunikację z interesariuszami w sprawie komunikatów.
Krok 6. Przekształcanie opinii w decyzje, czynności i komunikaty uzupełniające
Gdy tylko pojawią się uwagi od interesariuszy, zespoły powinny je wykorzystać do ustalenia kolejnych kroków. Dzięki temu zaangażowanie interesariuszy będzie powiązane z postępami prac, nie sprowadzając się tylko do biernego obserwowania.
Oto kilka wskazówek, jak przekształcić opinie w decyzje i czynności:
- Podsumuj podjęte decyzje.
- Zarejestruj czynności do wykonania.
- Nagraj krótki film Loom z uzupełnieniem, jeśli nastąpiły istotne zmiany komunikatu.
Możesz także skorzystać z Loom AI, aby wygenerować podsumowania, czynności do wykonania oraz dzienniki podejmowania decyzji, dzięki czemu kontekst będzie dostępny do wyszukiwania.
Krok 7. Utworzenie biblioteki komunikacji z interesariuszami
Biblioteka wideo to jedna z najbardziej przydatnych funkcji Loom, która umożliwia utworzenie biblioteki komunikacji z interesariuszami, z której można wielokrotnie korzystać. Dzięki temu przyszli odbiorcy będą mogli zapoznać się z podjętymi decyzjami, uzasadnieniem i kontekstem projektu, aby zrozumieć, jak te decyzje wpłynęły na jego przebieg.
Filmy można porządkować według projektów, zespołów lub inicjatyw, dzięki czemu kluczowe komunikaty dla interesariuszy będą łatwiejsze do odnalezienia w przyszłości.