Analiza kompromisów w projekcie
Każdy projekt wiąże się z wypracowywaniem kompromisów dotyczących na przykład kosztów czy zakresu. Zdefiniuj je i nadaj im priorytety, aby mądrze lokować zasoby i realizować ważne cele.
Przygotowanie
10 min
Czas trwania
50 min
Osoby
3–5
5–SEKUNDOWE PODSUMOWANIE
- Omów kompromisy w projekcie, takie jak koszty, zakres, jakość, czas i ryzyko.
- Przejrzyj informacje, które mogą zmienić to, jak Twój zespół podejmuje decyzje w sprawie kompromisów.
- Oceń, które kompromisy należy wprowadzić jako pierwsze, a które jako ostatnie.
POTRZEBNE ELEMENTY
- Sala konferencyjna lub wideokonferencje z możliwością udostępniania ekranu.
- Narzędzie do współpracy cyfrowej (zobacz szablony)
- Opcjonalnie: tablica, markery, karteczki samoprzylepne i zegar.
Zasoby do gry
Jak analizować kompromisy w projekcie
Ustal priorytety kompromisów, aby mądrze lokować zasoby i realizować najważniejsze cele.
Czym jest kompromis w projekcie?
Kompromisy w projekcie to decyzje, które wymagają poświęcenia jednego aspektu projektu w celu osiągnięcia innego, takiego jak koszt, zakres, jakość, czas lub ryzyko.
Dlaczego warto przeprowadzić grę Analiza kompromisów w projekcie?
Każdy projekt wiąże się z pewnymi kompromisami.
Czy można by zrealizować projekt szybciej? Tak, ale być może trzeba będzie wydać więcej pieniędzy lub zaryzykować przeciążeniem członków zespołu lub obniżeniem jakości.
Czy można by obniżyć koszty? Tak, ale wtedy produkt końcowy może nie spełniać w pełni potrzeb użytkowników lub realizacja projektu może zająć więcej czasu.
Przeprowadzenie gry Analiza kompromisów w projekcie pomaga zespołom przeanalizować te kompromisy, podejmować strategiczne decyzje i zachować koordynację przez cały czas realizacji projektu.
Kiedy należy analizować kompromisy w projekcie?
Przeprowadzenie tej gry na początku projektu pozwala utorować drogę do sukcesu i może być pomocne w szybszym pokonywaniu przeszkód w przypadku konieczności dokonania kompromisów.
Wróć do tej gry, jeśli Twój zespół odkryje nowe informacje i/lub jeśli priorytety ulegną zmianie.
Korzyści z analizy kompromisów w projekcie
Badania opisane w książce Project Management: A Benefit Realisation Approach pokazują, że wczesne zdefiniowanie parametrów projektu i kompromisów przynosi zespołom szereg różnych korzyści.
- Lepsze dostosowanie do celów strategicznych
Jasno określając pożądane korzyści, zakres projektu i związane z nim parametry, zespół projektowy może skoncentrować swoje wysiłki na działaniach, które bezpośrednio przyczyniają się do osiągnięcia tych strategicznych celów. Zapobiega to pełzaniu zakresu i pomaga realizować projekt zgodnie z harmonogramem. - Bardziej świadome podejmowanie decyzji
Gdy zespoły projektowe ustalają z góry parametry, takie jak budżet, harmonogram i standardy jakości, łatwiej ocenić różne opcje i pójść na kompromis, który zwiększa prawdopodobieństwo osiągnięcia korzyści. Pozwala to uniknąć kosztownego powtarzania pracy lub późniejszych zmian w projekcie. - Poprawa zaangażowania i akceptacji wśród interesariuszy
Angażując interesariuszy na początkowych etapach definiowania parametrów projektu i badania potencjalnych kompromisów, zespoły projektowe mogą uzyskać cenne analizy, rozwiązać problemy i wypracować konsensus. Sprzyja to wspólnemu zrozumieniu celów projektu i zwiększa prawdopodobieństwo wsparcia ze strony interesariuszy w całym projekcie. - Bardziej efektywne zarządzanie ryzykiem
Dzięki wczesnej identyfikacji potencjalnych zagrożeń i ograniczeń zespoły projektowe mogą tworzyć strategie ograniczania ryzyka i plany awaryjne. Zrozumienie kompromisów związanych z różnymi reakcjami na ryzyko pomaga zespołom podejmować bardziej świadome decyzje dotyczące zarządzania tymi rodzajami ryzyka.
1. Przygotowanie gry
Szac. czas: 10 MIN
Zacznij od cyfrowego dokumentu do współpracy, takiego jak tablica Trello lub strona Confluence. Jeśli Twój zespół spotyka się osobiście, możesz również użyć tablicy lub dużego arkusza papieru. (Pozwoli to później przenieść notatki do dokumentu cyfrowego w celach informacyjnych).
Następnie w dokumencie cyfrowym lub na fizycznej tablicy stwórz listę kompromisów w projekcie, którą zespół będzie mógł uzupełniać. Zapisuj jeden kompromis na karteczkę samoprzylepną lub kartę. Do najczęstszych kompromisów projektowych należą na przykład koszty, czas i zakres.
Następnie utwórz kolumny w dokumencie lub na tablicy oznaczone od 1 do 5. Kolumna „1” będzie reprezentować najbardziej elastyczne kompromisy (te, które nastąpią jako pierwsze), a kolumna „5” będzie reprezentować najmniej elastyczne (te, które nastąpią jako ostatnie).
2. Ustalenie zasad
Szac. czas: 5 MIN
Zapewnienie zgodności wśród wszystkich uczestników już na samym początku ułatwi płynne przeprowadzenie spotkania. Na początku sesji powiedz zespołowi:
- Celem tej sesji jest osiągnięcie porozumienia co do priorytetów projektu, abyśmy byli zgodni w razie konieczności pójścia na ustępstwa.
U podłoża naszych rekomendacji powinny leżeć własne doświadczenia z poprzednich projektów.
Jeśli jacyś członkowie zespołu nie przeprowadzali wcześniej analizy kompromisów, wyjaśnij im najpierw kolejne kroki, aby zrozumieli proces.
3. Dodanie do listy
Szac. czas: 10 min
Daj zespołowi 5–10 minut na dodanie kompromisów na tablicy lub w arkuszu. Zachęć ich do zapisywania wszystkiego, co przyjdzie im na myśl, tworząc bezpieczną przestrzeń dla wszelkich pomysłów.
PORADA: potwierdź wymianę
Kompromisy wymagają rezygnacji z jednej rzeczy, aby uzyskać więcej drugiej. Poświęcanie większej ilości czasu, pieniędzy i/lub wysiłku na jedną rzecz często odbywa się kosztem innej. Należy być szczerym ze sobą i innymi w sprawie tych korzyści i poświęceń.
4. Ocena elastyczności
Szac. czas: 10 min
Poproś każdego członka zespołu o dodanie do każdego kompromisu karty lub karteczki samoprzylepnej w skali od 1 do 5. Pamiętaj: karty lub karteczki z liczbą „1” to kompromisy o największej elastyczności, a te z liczbą „5” — o najmniejszej.
Elastyczny kompromis można negocjować, aby zespół mógł skupić się na wyższych priorytetach. Przykładowo:
-
Jeśli projekt nie ma wyznaczonego terminu realizacji, czas oznacza się liczbą „1”. Inne elementy mają wyższy priorytet, nawet jeśli wymagają wydłużenia osi czasu.
-
Jeśli obowiązuje rygorystyczny budżet, koszt ma priorytet „5”. Koszt nie może wzrosnąć, nawet jeśli oznacza to wydłużenie czasu realizacji lub ograniczenie zakresu.
Upewnij się, że członkowie zespołu wpisali swoje imiona na kartach lub karteczkach samoprzylepnych, aby wszyscy wiedzieli, jak poszczególne osoby postrzegają kompromisy.
Nie chodzi tutaj o wywoływanie kogoś do tablicy, lecz o wspieranie otwartej dyskusji na temat przyczyn, dla których dany kompromis otrzymał taką ocenę. Przykładowo ktoś może mieć informacje uzasadniające ograniczenie elastyczności kosztów. (I może podzielić się tymi informacjami w następnym kroku).
WSKAZÓWKA: WGRYŹ SIĘ GŁĘBIEJ
Jeśli wszystko ma najwyższy lub najniższy priorytet, ta gra nie pomoże zespołowi w podejmowaniu decyzji.
Jeśli wszystko ma ocenę „5” (najmniej elastyczne), zapytaj zespół: „który kompromis przynosi największe korzyści naszym użytkownikom/klientom” i/lub który z nich najpełniej odzwierciedla wartości firmy”?
Jeśli wszystko ma ocenę „1” (najbardziej elastyczne), zapytaj: „na które z tych kompromisów zdecydowalibyśmy się najpierw”? Następnie odpowiednio dostosuj oceny.
5. Przeprowadzenie dyskusji
Szac. czas: 15 min
Gdy wszyscy zapiszą swoje początkowe oceny, sprawdź, gdzie znajdują się te kompromisy na skali 1–5. Omów jasne przypadki, gdy kilku członków zespołu tak samo oceniło jakiś kompromis.
Następnie przejdź do kompromisów, którym przypisano rozbieżne oceny. Omów uzasadnienie ocen przyznanych przez poszczególnych członków zespołu i zanotuj wszelkie przydatne opinie.
6. Aktualizacja
Szac. czas: 10 min
Podczas omawiania kompromisów i osiągania porozumienia co do elastyczności każdego z nich odzwierciedlaj zmienione rankingi, przenosząc karty lub karteczki samoprzylepne na odpowiednią listę.
Kolejne czynności
Dokument
Jeśli Twój zespół spotkał się osobiście i używał fizycznej tablicy lub arkusza papieru, udokumentuj swoje notatki i rankingi w dokumencie cyfrowym, takim jak strona Confluence. W ten sposób zespół i interesariusze mogą zobaczyć i ponownie przejrzeć te kompromisy, jeśli w przyszłości pojawią się pytania.
Wróć
Wróć do tej gry, jeśli Twój zespół odkryje nowe informacje i/lub jeśli priorytety ulegną zmianie.
Różnice
Uwzględnienie liderów
Jeśli liderzy podejmują ostateczne decyzje w sprawie kompromisów w projekcie, uruchom grę z liderami projektu lub interesariuszami biznesowymi, a nie (tylko) z zespołem, który wykonuje pracę.
Jeśli ostateczne decyzje podejmuje Twój zespół, i tak możesz osobno zagrać z kierownictwem i zespołem wdrożeniowym, a następnie porównać wyniki, aby odkryć potencjalne obszary niezgodności.
Po kolei
Zamiast omawiać wszystkie kompromisy naraz, wprowadzaj je pojedynczo, aby wszyscy mogli skupić się na tym samym elemencie. Omów każdy ranking, zanim przejdziesz do następnego. Pouczające może być zobaczenie, czy i jak zmieniają się rankingi wraz z dodawaniem każdego nowego kompromisu.
Omawianie tablicy
Zamiast analizować kompromisy i oceny po kolei, zacznij od zablokowanych elementów i omów, jak je odblokować. Następnie przeanalizuj każdy z pozostałych elementów i przedyskutuj, jak je wypełnić.
Ciągle masz pytania?
Rozpocznij rozmowę z innymi użytkownikami Porad strategicznych dla zespołów Atlassian, uzyskaj wsparcie lub przekaż informacje zwrotne.
Inne gry, które mogą Ci się spodobać
Wyznaczanie celów
OKRy
Określ cele do osiągnięcia i śledź postępy za pomocą mierzalnych kluczowych wyników.
Podejmowanie decyzji
Ramy podejmowania decyzji DACI
Przypisuj jasne role, aby zapewnić skuteczną współpracę i odpowiedzialność podczas procesu decyzyjnego.
Podejmowanie decyzji
Kompromisy
Definiowanie zmiennych projektu i ustalanie priorytetów.
Planowanie projektu
Plakat projektu
Skoncentruj się na myśleniu, dziel się pomysłami i aktualizacjami, a także zdefiniuj sukces.
Zawsze aktualne informacje
Po zapisaniu się do naszego newslettera będziesz otrzymywać aktualne porady dotyczące gier i życia zawodowego.
Zespół IT przeprowadza grę Analiza kompromisów w projekcie, aby przygotować się do projektu.
Zespół projektowy wykorzystuje Trello do analizy kompromisów w nadchodzącym projekcie.