Kompletny przewodnik po zarządzaniu interesariuszami
Aumarie Benipayo
Kiedy wprowadzasz nowy produkt, wdrażasz zmiany czy kierujesz inicjatywą strategiczną, właściwe zaangażowanie interesariuszy może zadecydować o sukcesie lub porażce Twojego przedsięwzięcia. Opanowanie zarządzania interesariuszami umożliwia poruszanie się po złożonych środowiskach interesariuszy, koordynowanie interesów i sprawne realizowanie projektów dzięki akceptacji i wsparciu wszystkich zaangażowanych stron.
Rozumiejąc potrzeby, interesy i oczekiwania interesariuszy, możesz budować silne relacje, wspierać współpracę i zmniejszać ryzyko. Dzięki efektywnemu zarządzaniu interesariuszami Twoje projekty będą spełniać założone cele i zyskają pozytywny odbiór wśród osób, którym zależy na ich sukcesie.
W tym kompleksowym przewodniku definiujemy zarządzanie interesariuszami, omawiamy jego najważniejsze komponenty, analizujemy najlepsze praktyki i przyglądamy się różnym technikom skutecznego zarządzania interesariuszami.
Kim są interesariusze?
W biznesie interesariusze to osoby, grupy lub firmy, których interesy są powiązane z wynikami danego projektu lub decyzji. Interesariuszy można podzielić na wewnętrznych i zewnętrznych.
Interesariusze wewnętrzni to osoby lub grupy, w tym pracownicy, menedżerowie i kierownictwo wykonawcze, które są bezpośrednio zainteresowane działalnością firmy, decyzjami i wydajnością.
Interesariusze zewnętrzni to osoby lub grupy spoza firmy, np. klienci, dostawcy, inwestorzy, agencje rządowe i społeczności lokalne. Działalność firmy może na nich wpłynąć lub mogą być zainteresowani jej sukcesem.
Czym jest zarządzanie interesariuszami?
Zarządzanie interesariuszami polega na rozpoznawaniu, analizowaniu i angażowaniu osób lub grup zainteresowanych projektem oraz na zarządzaniu ich potrzebami i oczekiwaniami. Wymaga przewidywania, kto powinien wiedzieć o różnych komponentach i uczestniczyć w nich na różnych etapach projektu.
Plan zarządzania interesariuszami projektu ułatwia skuteczną komunikację, uwzględnia obawy, zapewnia spójne stanowisko interesariuszy w sprawie celów projektu, a ostatecznie przyczynia się do sprawnego zarządzania projektami i sukcesu biznesowego.
Znaczenie zarządzania interesariuszami
Zarządzanie interesariuszami wpływa na sukces projektu lub firmy. Oto kilka powodów, dla których zarządzanie interesariuszami jest ważne:
Większy sukces projektu
Skuteczne zarządzanie interesariuszami pozwala skoordynować cele projektu z oczekiwaniami interesariuszy. Wczesne i regularne angażowanie interesariuszy zapewnia zrozumienie i uwzględnienie ich potrzeb na etapie planowania i podczas realizacji projektu. Taka spójność prowadzi do lepszych wyników projektu, ponieważ interesariusze są bardziej skłonni do wspierania projektu, który uwzględnia ich obawy i zapewnia wartość.
Lepsze zarządzanie ryzykiem
Zarządzanie interesariuszami pomaga rozpoznać potencjalne zagrożenia i problemy na wczesnym etapie cyklu życia projektu. Zaangażowanie interesariuszy pozwala menedżerom projektów przewidywać i ograniczać zagrożenia, zanim przerodzą się w poważne problemy. Interesariusze mogą również dostarczyć informacje o potencjalnych wyzwaniach.
Lepsza komunikacja
Zarządzanie interesariuszami ułatwia otwartą i przejrzystą komunikację między zespołem projektowym a interesariuszami. Regularna komunikacja sprawia, że interesariusze są na bieżąco z postępami projektu, zmianami i decyzjami. Przejrzystość buduje zaufanie, sprzyja współpracy projektowej i zapewnia, że wszyscy mają dostęp do aktualnych informacji. Skuteczna komunikacja pozwala również interesariuszom przekazywać opinie i wkład.
Skuteczne rozwiązywanie konfliktów
Zarządzanie interesariuszami pomaga dostrzegać i rozwiązywać konflikty między interesariuszami o konkurencyjnych interesach lub priorytetach. Angażowanie interesariuszy w otwarty dialog i negocjacje może pomóc wypracować rozwiązania korzystne dla wszystkich stron. Kierownicy projektów mogą wykorzystać analizę interesariuszy, aby zrozumieć dynamikę relacji i wpływ różnych interesariuszy.
Zrównoważone i długotrwałe relacje
Efektywne zarządzanie interesariuszami buduje solidne i długotrwałe relacje między firmą a jej interesariuszami. Regularne kontakty z interesariuszami, reagowanie na ich obawy i dostarczanie korzyści sprzyja zaufaniu i lojalności. Dobre relacje mogą być zalążkiem przyszłych możliwości, współpracy i wsparcia inicjatyw firmy.
Jak zarządzać interesariuszami
Zarządzanie interesariuszami polega na określeniu, ocenie i zaangażowaniu osób lub grup zainteresowanych projektem.
Określanie interesariuszy
Przeprowadź analizę interesariuszy oraz określ role i obowiązki na wczesnym etapie przygotowania do uruchomienia projektu z udziałem innych osób. Ten proces obejmuje sesje burzy mózgów i ocenę, na kogo bezpośrednio wpłyną wyniki projektu. Zadaj następujące pytania:
- Czyje przepływy pracy zmieni projekt?
- Czyje zatwierdzenie jest niezbędne do realizacji projektu?
- Czyj produkt końcowy się zmieni?
Możesz użyć tych technik, aby wskazać odpowiednich interesariuszy swojego projektu:
- Sesje burzy mózgów: Zbierz zespół projektowy i ekspertów, aby przeprowadzić burzę mózgów na temat potencjalnych interesariuszy.
- Macierz RACI: Wykres RACI wyjaśnia role i obowiązki, określając, kto jest odpowiedzialny, z kim należy się skonsultować i kogo poinformować o każdym zadaniu lub decyzji w projekcie.
- Tabela wpływów i interesów: Oceń i nadaj priorytet interesariuszom na podstawie ich poziomu wpływu i zainteresowania projektem. To może pomóc określić strategie zaangażowania.
- Macierz analizy interesariuszy: Sklasyfikuj interesariuszy według ich wpływu i interesów za pomocą macierzy.
- Ankiety i wywiady: Zbierz szczegółowe informacje o potrzebach, obawach i oczekiwaniach interesariuszy poprzez ankiety i wywiady.
Analizowanie interesariuszy
Zdefiniowanie ról daje interesariuszom jasność co do umiejętności, informacji i czasu, których potrzebują, aby wnieść wkład w projekt. Minimalizuje również wrażenie „pustej przestrzeni” w przebiegu projektu. Użyj dokumentacji, aby jasno określić role, i miej je zawsze na uwadze podczas realizacji projektu.
Atlassian umieszcza tabelę 2x4 na górze każdego dokumentu związanego z projektem w Confluence, aby wszyscy wiedzieli, gdzie jest ich miejsce. Atlassian używa ram postępowania DACI do przypisywania następujących ról:
- Osoba kierująca zarządza interesariuszami i zapewnia terminowe podejmowanie decyzji.
- Osoba zatwierdzająca ma ostatnie słowo przy podejmowaniu decyzji.
- Osoby uczestniczące wnoszą opinie eksperckie lub bezpośrednio angażują się w projekt.
- Poinformowani interesariusze otrzymują powiadomienia o decyzjach.
Metody analizy interesariuszy obejmują:
- Siatki wpływów/oddziaływania: Nanieś interesariuszy na siatkę na podstawie ich poziomu wpływu i oddziaływania projektu na nich, co pomaga ustalać priorytety interesariuszy i określać strategie zaangażowania.
- Model ważności: Oceń interesariuszy na podstawie ich wpływu, zasadności i pilności. Pomaga to określić kluczowych interesariuszy, którzy wymagają największej uwagi i zaangażowania.
- Mapowanie interesariuszy: Opracuj wizualną mapę interesariuszy, ich relacji i wpływu na projekt. Mapowanie interesariuszy pomaga określić kluczowych graczy, potencjalnych sojuszników i ewentualne przeszkody. Tutaj świetnie sprawdzi się Schemat blokowy.
- Analiza SWOT interesariuszy: Przeprowadź analizę SWOT (mocne strony, słabe strony, możliwości i zagrożenia) w przypadku każdego interesariusza lub grupy interesariuszy, aby lepiej zrozumieć, jak skutecznie się z nimi komunikować i reagować na ich obawy.
Angażowanie interesariuszy
Aby właściwie zaangażować interesariuszy, musisz opracować plan komunikacji:
1. Zadbaj o dobry start
Określ oczekiwania co do komunikacji podczas spotkania rozpoczynającego projekt, aby uzyskać poparcie, określić częstotliwość spotkań kontrolnych i zarysować proces podejmowania decyzji. Zadbaj, aby spotkanie było skoncentrowane na wymianie opinii, ograniczając do minimum część prezentacyjną. Użyj harmonogramu projektu, aby zarysować i przeanalizować swój projekt.
2. Scentralizuj udostępnianie informacji
Udostępnianie interesariuszom wszystkich istotnych informacji świadczy o zaufaniu oraz eliminuje niepotrzebne pytania i spotkania. Umożliwia im również szybkie podejmowanie decyzji i sprawniejsze rozwiązywanie problemów.
Confluence oferuje łatwy dostęp do informacji w głównym centrum dokumentacji. Te przestrzenie przedstawiają przegląd projektu, cele, zakres projekt, kamienie milowe, role i obowiązki członków zespołu, ostatnio zaktualizowane strony i istotne łącza.
3. Określ strategię komunikacji
Ustal plan komunikacji z interesariuszami, w przeciwnym razie będziesz kontaktować się z nimi „kiedy Ci się przypomni” — a tego właśnie należy unikać. Ustalanie dat, określanie metod i dokumentowanie spotkań są niezbędnymi elementami skutecznego zarządzania interesariuszami.
Spełnianie oczekiwań interesariuszy
Aby skutecznie zarządzać interesariuszami, od samego początku ustal realistyczne oczekiwania. Przedstaw zakres projektu, cele, elementy dostarczane, limity, ograniczenia i potencjalne zagrożenia.
Aby pokonać opór wobec zmian, najpierw zorientuj się, którzy interesariusze mają obawy. Aktywnie rozwiązuj ich problemy, komunikując korzyści i konieczność zmiany. Skup się na tym, jak to wpisuje się reprezentowane przez nich interesy. Angażuj sceptycznych interesariuszy w podejmowanie decyzji. To sprzyja poczuciu odpowiedzialności i uzyskiwaniu akceptacji. Zapewnij szkolenie, wsparcie i zasoby, aby pomóc im dostosować się do zmiany.
Przez cały projekt odpowiednio monitoruj i aktualizuj oczekiwania. Regularnie informuj o postępach, kamieniach milowych i wszelkich odchyleniach od pierwotnego planu. Aktywnie słuchaj opinii interesariuszy i szybko reaguj na ich obawy. W razie potrzeby dostosowuj oczekiwania, w miarę jak projekt ewoluuje lub zmieniają się okoliczności.
Wprowadzając znaczące zmiany zakresu lub elementów dostarczanych, poproś interesariuszy o opinię i zgodę. Konsekwentne zaangażowanie pozwala utrzymać koordynację i ogranicza nieporozumienia.
Najlepsze praktyki zarządzania interesariuszami
Najlepsze praktyki zarządzania interesariuszami obejmują wczesne określanie interesariuszy, angażowanie ich w decyzje, śledzenie interakcji i szybkie rozwiązywanie konfliktów.
Wczesne określanie interesariuszy
Określ interesariuszy już na samym początku, aby wziąć pod uwagę ich potrzeby podczas fazy planowania. Użyj analizy interesariuszy, mapowania i macierzy RACI, aby zrozumieć ich interesy, obawy i potencjalny wpływ.
Angażuj interesariuszy w podejmowanie decyzji
Zaangażowanie interesariuszy sprzyja poczuciu odpowiedzialności, zwiększając prawdopodobieństwo sukcesu. Komunikuj się z nimi regularnie, zabiegaj o opinię i włączaj różne perspektywy do decyzji.
To podejście oparte na współpracy pozwala skoordynować oczekiwania z celami i eliminuje obawy. Tablice Kanban i wykresy Gantta pomagają wizualizować zadania i oś czasu projektu, ułatwiając interesariuszom zrozumienie przebiegu projektu i efektywne wnoszenie wkładu. Narzędzia te mogą zwiększyć produktywność dzięki wyraźnemu przedstawieniu postępów projektu i wąskich gardeł.
Śledzenie interakcji z interesariuszami
Prowadź szczegółowe rejestry wszystkich interakcji z interesariuszami, co obejmuje spotkania, e-maile i połączenia, aby reagować na wszystkie obawy i zobowiązania. Używaj rejestrów interesariuszy, dzienników komunikacji lub narzędzi do zarządzania projektami. Regularnie przeglądaj i aktualizuj informacje o interesariuszach, aby odzwierciedlały wszelkie zmiany.
Jak najszybciej rozwiązuj konflikty
Konflikty między interesariuszami o konkurencyjnych interesach są częste. Rozwiązuj je niezwłocznie, zanim ich eskalacja wpłynie na postęp prac.
Rozwiązywanie konfliktów pozwala utrzymać pozytywne relacje. Zachęcaj do otwartej komunikacji, aby zrozumieć główne przyczyny konfliktów. Szukaj rozwiązań korzystnych dla wszystkich stron poprzez negocjacje i kompromisy. Jeżeli to konieczne, w mediację powinny być zaangażowane niezależne strony trzecie.
Podnieś poziom komunikacji z interesariuszami dzięki Confluence
Informowanie interesariuszy i uzgadnianie z nimi jednolitego stanowiska może okazać się trudne, zwłaszcza podczas pracy w różnych zespołach lub lokalizacjach. Zarządzanie interesariuszami pozwala poszczególnym osobom i zespołom pracować na najwyższym poziomie bez zbędnych komplikacji.
Początkowy wysiłek w zapewnienie interesariuszom jasności daje kierownikowi projektu solidne podstawy do dalszych działań. Jednak bez scentralizowanej platformy komunikacyjnej możesz napotkać problemy, takie jak nieudane aktualizacje, brak przejrzystości, nieporozumienia w komunikacji, trudności w śledzeniu opinii lub decyzji i nieefektywne kanały komunikacji.
Użyj Confluence, aby podnieść poziom komunikacji z interesariuszami. Narzędzie to ma kilka kluczowych funkcji i zalet:
- Główne centrum: Twórz przestrzenie/strony dla każdego projektu, aby udostępniać aktualizacje, dokumenty i dyskusje wszystkim interesariuszom.
- Współpraca w czasie rzeczywistym: Pozwól interesariuszom komentować, przekazywać opinie i współpracować nad dokumentami, co sprzyja przejrzystości i koordynacji między zespołami.
- Szablon planu komunikacji: Użyj bezpłatnego szablonu planu komunikacji Confluence, aby zdefiniować swoją strategię, w tym interesariuszy, metody, częstotliwość i treść.
- Powiadomienia i wzmianki @: Informuj interesariuszy przez wzmianki @ na odpowiednich stronach lub w odpowiednich komentarzach oraz włączając powiadomienia.
- Integracje: Bezproblemowo przeprowadzaj integracje z narzędziami takimi jak Jira i Trello, aby uzyskać scentralizowany dostęp do informacji o projekcie.
Dzięki bezpłatnemu szablonowi planu komunikacji z interesariuszami w Confluence możesz usprawnić komunikację z interesariuszami, poprawić przejrzystość i zapewnić koordynację działań w całym cyklu życia projektu.
