Na czym polega zarządzanie projektami?
Finalizuj więcej projektów (przy mniejszym obciążeniu)
Przeglądaj tematy
Zarządzanie projektami wykorzystuje umiejętności, narzędzia i techniki do planowania, wykonywania, monitorowania i kończenia projektów w określonych ramach czasowych. Zarządzanie projektami sprawia, że praca zespołu jest zgodna z celami SMART i spełnia kryteria sukcesu w ramach podanych ograniczeń.
W tym artykule omówimy różne metodologie zarządzania projektami, etapy zarządzania projektami oraz podstawowe umiejętności, których potrzebuje każdy kierownik projektu, aby wyróżnić się w swojej roli. Czytaj dalej, aby poznać podstawy zarządzania projektami i dlaczego jest kluczowe dla wszystkich firm.
Project management approaches
There’s no single strategy for completing a successful project—just like there’s more than one way to cook an egg. That’s where project management approaches come in. These are broad ways to organize and manage projects, and they fall into three main categories:
- Predictive approaches involve detailed planning at the start and follow a fixed sequence of steps. It works best when project requirements are clear and unlikely to change.
- Adaptive approaches are flexible and allow teams to adjust plans as the project progresses. It’s ideal when requirements may change or aren’t fully known from the beginning.
- Hybrid approaches combine elements of both predictive and adaptive methods. Teams might use predictive planning for some phases and switch to adaptive methods for others, balancing structure with flexibility.
Rodzaje zarządzania projektami
Czy znasz powiedzenie, że „jajko można ugotować na wiele sposobów”? Nie ma jednej strategii na wzorowe ukończenie projektu. Tu właśnie przydaje się metodologia zarządzania projektem. Jest to zbiór reguł, zasad i procesów zarządzania projektami.
Ta koncepcja być może brzmi nieco formalnie, ale zapewniamy, że jest tu również miejsce na innowacje. Co ważne, wiele zespołów i firm nie polega wyłącznie na jednej metodzie, tylko łączy elementy wielu z nich. Niezależnie od tego, jakie podejście wybierzesz, powinno sprzyjać ugruntowaniu kultury przejrzystości.
1. Zwinne zarządzanie projektami
Myślisz, że pierwszym krokiem procesu zarządzania projektem jest planowanie? Niezupełnie. Zanim będzie można opracować szczegółową strategię projektu, trzeba zyskać poparcie interesariuszy. Na tym etapie można użyć karty projektu, która pozwala nakreślić cel biznesowy projektu na potrzeby zatwierdzenia. Zamiast tego zalecamy wykorzystanie plakatu projektu jako bardziej przystępnego formatu, który można szybciej i łatwiej odczytać. Na tym etapie należy odpowiedzieć na następujące pytania:
- Jakie jest uzasadnienie biznesowe projektu? Nasz szablon planu strategicznego może pomóc w udzieleniu odpowiedzi na to pytanie!
- Czy projekt jest możliwy do zrealizowania?
- Czy powinniśmy go realizować?
Mówiąc prościej, na tym etapie należy ustalić, czy projekt jest w ogóle wart realizacji, zanim zainwestuje się w niego zbyt dużo pracy.
Doskonałym sposobem na przeprowadzenie tej dyskusji jest diagnoza pre-mortem, czyli ćwiczenie myślowe, w którym wyobrażasz sobie, co może pójść nie tak i jak można temu zapobiec.
Zarządzanie projektami zgodnie z metodologią Agile jest podejściem iteracyjnym i znacznie bardziej elastycznym niż zarządzanie kaskadowe. To najlepsza praktyka DevOps polegająca na rozbiciu projektu na elementy, realizowane w krótkich seriach zwanych sprintami. Po każdym sprincie zespół ocenia wykonaną pracę i wprowadza niezbędne zmiany, aby mieć pewność, że cel projektu zostanie osiągnięty.
2. Kaskadowy model zarządzania projektami
Tradycyjne, sekwencyjne zarządzanie projektami jest określane jako model kaskadowy. Przewiduje podział projektu na poszczególne etapy. Gdy kończy się jeden etap, zaczyna się kolejny. Nigdy nie występują równocześnie.
3. Scrum
Zrób sobie kawę i przygotuj kabel zasilający — czas wystartować. Na tym etapie Ty i Twój zespół bierzecie się do roboty i realizujecie plan projektu punkt po punkcie. Na etapie realizacji musisz:
- przydzielać niezbędne zasoby,
- kontrolować, czy wszyscy wykonują przydzielone zadania,
- prowadzić spotkania na temat postępu prac,
- skonfigurować systemy monitorowania.
Na tym etapie odbywa się większość prac. To tu zaczniesz dostrzegać, jak projekt nabiera rzeczywistych kształtów. Widzisz? Warto było planować.
Zarządzanie projektami Scrum to jedna z najpopularniejszych metodyk Agile stosowanych przez kierowników projektów. Podobnie jak Agile, Scrum koncentruje się na ciągłym doskonaleniu. Możesz wykorzystać ramy postępowania, takie jak Scrum, aby przestawić się na sposób myślenia zgodny z Agile oraz wdrożyć zasady Agile w codziennej komunikacji i pracy. Tablice Scrum w Jirze ułatwiają iteracyjne, przyrostowe dostarczanie, pomagając zespołom w zarządzaniu pracą od jednego do następnego sprintu.
4. Zarządzanie projektami zgodnie z metodologią Lean
5. Kanban
Kanban to sposób wdrożenia metody zarządzania projektami według zasad Lean. Zadania w projekcie są prezentowane w formie wizualnej na tablicy Kanban, umożliwiając członkom zespołu śledzenie stanu każdego elementu prac przez cały czas. Tablica Kanban w Jirze usprawnia ten proces poprzez promowanie ciągłego dostarczania oraz pomaganie zespołom definiować przepływy pracy oraz zarządzać wąskimi gardłami.
Narzędzia stosowane w zarządzaniu projektami
Wybór odpowiedniego oprogramowania do zarządzania projektami może być trudny. Aby zespół w pełni wykorzystał narzędzie do zarządzania projektami, zalecamy poszukiwanie rozwiązania, które oferuje następujące możliwości:
- Tworzenie współdzielonego kalendarza w celu monitorowania kamieni milowych projektu i terminów
- Udostępnianie plików i dokumentów w celu zapewnienia do nich łatwego dostępu i usprawnienia współpracy
- Tworzenie list zadań i przypisywanie zadań członkom zespołu
- Śledzenie postępów projektu i generowanie raportów
- Ułatwianie i usprawnianie komunikacji między członkami zespołu a interesariuszami
- Szacowanie czasu trwania projektu i budżetu
- Umożliwianie członkom zespołu komentowania zadań i przekazywania opinii
- Generowanie automatycznych przypomnień i powiadomień
- Konfigurowanie szablonów projektów w celu usprawnienia tworzenia projektu
- Zarządzanie zasobami i obciążeniem pracą
- Monitorowanie problemów i zagrożeń
- Zarządzanie wnioskami o zmiany
- Tworzenie szczegółowych raportów
- Monitorowanie wyników projektu
Kierownicy projektów polegają na wielu narzędziach do planowania, realizowania i monitorowania projektów. Niektóre popularne narzędzia do zarządzania projektami to:
- Wykresy Gantta: wizualne osie czasu pokazujące zadania w projekcie, czasy trwania oraz zależności. Pomagają kierownikom planować działania i śledzić postępy w czasie.
- Struktura podziału pracy (WBS): hierarchiczne odzwierciedlenia zadań projektowych, które dzielą duże projekty na mniejsze części.
- Osie czasowe projektu: chronologiczne odzwierciedlenia kamieni milowych i terminów projektu.
- Pulpity: konfigurowalne interfejsy, które wyświetlają kluczowe wskaźniki projektu, komunikaty o stanie prac i wskaźniki wydajności.
- Tablice: zespoły Agile wykorzystują tablice Scrum do zarządzania sprintami i backlogami produktów, a tablice Kanban do zarządzania przepływem pracy i ograniczania prac w toku.
Dzięki Jirze możesz używać wszystkich tych narzędzi i nie tylko do śledzenia problemów, historyjek użytkowników i zadań za pomocą konfigurowalnych przepływów pracy.
Szablony do zarządzania projektami
Szablony zarządzania projektami to skróty, które oszczędzają czas, zapewniają spójność procesów i sprawiają, że nie musisz wymyślać koła na nowo przy każdym kolejnym projekcie. Ponadto zapewniają Twojemu zespołowi znajomą strukturę, więc współpraca jest płynniejsza. Oto najlepsze szablony dla każdego etapu zarządzania projektem:
Inicjacja
Rozpocznij swój projekt bez problemów, korzystając z tych szablonów.
- Analiza konkurencji: poznaj swoich konkurentów.
- Analiza SWOT: zidentyfikuj mocne i słabe strony, możliwości oraz zagrożenia.
- Burze mózgów: uwolnij kreatywność swojego zespołu podczas sesji burzy mózgów.
Planowanie
Przygotuj grunt pod sukces dzięki tym szablonom planowania projektów:
- Plan projektu: utwórz plan działań dla całego projektu.
- Rozpoczęcie projektu: rozpocznij projekt we właściwy, zorganizowany sposób.
Wykonanie
Dbaj o postępy prac nad swoim projektem dzięki następującym szablonom faz wykonania:
- Tablica Kanban: wizualizuj swój przepływ pracy i zarządzaj zadaniami.
- Śledzenie zadań: kontroluj, kto co robi i kiedy.
- Tablica Scrum: zespoły Agile używają tego szablonu do zarządzania sprintami.
- Struktura podziału pracy: podziel złożone projekty na zadania łatwiejsze do zarządzania.
- Wykres Gantta: wizualnie odwzoruj oś czasu projektu.
- Plan działań w projekcie: określ swoją długoterminową strategię projektu.
- Notatki ze spotkań: dbaj o to, aby spotkania zespołu były produktywne i dobrze udokumentowane.
Monitorowanie
Korzystaj z szablonu statusu projektu, aby informować interesariuszy na bieżąco dzięki regularnym aktualizacjom oraz doprowadzić projekt do końca
Zamknięcie
Skutecznie zakończ swój projekt za pomocą poniższych szablonów:
- Retrospektywa: przeanalizuj, co poszło dobrze, a co można poprawić.
- Analiza „5 × dlaczego”: odkryj przyczyny napotkanych problemów.
Jira oferuje te szablony i inne funkcje, pomagając zespołom zwiększyć produktywność i usprawnić procesy zarządzania projektami. Chcesz odkryć więcej? Sprawdź pełną gamę bezpłatnych szablonów do zarządzania projektami firmy Atlassian.
Usprawnienie zarządzania projektem dzięki Jirze
Zarządzanie projektami pomaga zespołom zachować porządek, dotrzymać terminów i dostarczać wysokiej jakości wyniki. Jira to potężne narzędzie do zarządzania projektami, które usprawnia procesy. Dzięki konfigurowalnym przepływom pracy, funkcjom współpracy w czasie rzeczywistym i wszechstronnym widokom tablic zespoły mogą łatwo śledzić zadania, zarządzać zasobami i generować wnikliwe raporty.
