Старт проекта
Даже небольшое планирование существенно повышает шансы на успех. Проведите с проектной командой собрание по запуску, чтобы согласовать цель инициативы и способы ее совместного достижения.
Время на подготовку
30 мин
Время проведения
90 мин
Участники
3–14
ПЯТИСЕКУНДНАЯ СВОДКА
- Определите состав проектной команды и роли участников.
- Определите концепцию проекта, его миссию и тесты миссии.
- Согласуйте с командой цель проекта и способы ее совместного достижения.
ЧТО ВАМ ПОНАДОБИТСЯ
- Видеоконференция с возможностью демонстрации экрана или место для собраний
- Цифровой инструмент для совместной работы (см. шаблоны)
- На усмотрение: магнитно-маркерная доска, маркеры, таймер и записки
Ресурсы для сценария
Как спланировать запуск проекта
На старте проекта соберите команду, чтобы договориться о том, как должен выглядеть успех, и начать создавать план для его достижения.
Что такое запуск проекта?
Собрание по запуску проекта — это первая встреча с проектной командой и заказчиком (если он есть). На этом собрании определяются цель, роли, обязанности и показатели успеха в рамках проекта.
Зачем проводить сценарий «Запуск проекта»?
Начинать проект без собрания по запуску — это все равно, что отправляться в путешествие без карты или указателей. Скорее всего, вы потратите много времени, денег и энергии, чтобы добраться до места назначения (если все же доберетесь до него). Сценарий «Запуск проекта» позволяет установить курс на беспрепятственную совместную работу и успех.
Когда следует проводить собрание по запуску проекта?
Обычно запуск проекта проводят после того, как утверждено техническое задание или постер проекта и все готовы приступить к работе.
Преимущества собраний по запуску проекта
Собрание по запуску — это возможность сосредоточить внимание своей команды на таких вопросах проекта, как «кто», «что», «где», «когда», «зачем» и «как».
Исследования показывают, что обсуждение и согласование ряда аспектов в начале проекта дают неоспоримые преимущества.
- Уточнение ролей
Четкое понимание ролей и обязанностей делает эффективнее коммуникацию и координацию, укрепляет доверие между участниками команды и повышает их удовлетворенность. Все это приводит к более высоким конечным результатам. - Создание атмосферы психологической безопасности для эффективной работы
Команды, в которых принято поощрять сотрудничество и открытый диалог, работают лучше. - Концепция
Когда сотрудники понимают концепцию (или почему их работа важна и как она влияет на других), их производительность труда, настойчивость и продуктивность возрастают. - Четкие критерии успеха, или тесты миссии
Расплывчатые требования приводят к дорогостоящим доработкам. Определение критериев успеха и исправление ошибок на ранних этапах часто позволяют избежать путаницы и затрат в будущем.
1. Определите участников проекта
Ожидаемое время: 10 мин
Перед проведением сценария определите куратора проекта, руководителя проекта, фасилитатора, основную команду и заинтересованных лиц. (У одного участника команды может быть несколько ролей.)
- Куратор проекта — это высшее заинтересованное лицо, которое может больше всех выиграть или потерять от реализации проекта.
- Руководитель проекта разрабатывает концепцию того, что и зачем поставляет команда.
- Фасилитатор отвечает за проведение успешного и целенаправленного собрания по запуску.
- Основная команда непосредственно работает над проектом.
- Заинтересованные лица — это любые люди, у которых есть аналитические данные, информация, обратная связь или личная заинтересованность в результатах проекта.
совет: АДАПТИРУЙТЕСЬ ПОД КОМАНДУ
Сценарий «Запуск проекта» гибкий и легко адаптируемый. Используйте другие сценарии в разделе «Варианты» ниже в качестве вдохновения для персонализации повестки дня своей команды.
Не всем обязательно присутствовать на всех этапах старта проекта. Возможны любые варианты в дополнение к основной команде.
2. Определите, к чему вы стремитесь
Ожидаемое время: 20 МИНУТ
Пригласите куратора, руководителя и фасилитатора вместе составить для проекта концепцию, миссию и тесты миссии в общем документе, например на странице или доске Confluence либо доске Trello. Остальным участникам команды предоставьте 5 минут на самостоятельное ознакомление с постером проекта.
Команда пересмотрит указанные пункты на собрании по запуску.
- Концепция: ваше «зачем» или то, какое влияние окажет завешенный командой проект. Для чего вы занимаетесь этим проектом?
- Миссия: ваше «что» и «как». Что вы пытаетесь воплотить? Как вы воплощаете свою концепцию в жизнь?
- Тесты миссии: ваше «когда». Когда можно говорить о том, что проект достиг успеха? Эти тесты показывают успешность реализации миссии и задают понятные всем критерии готовности работы.
3. Дайте слово спонсору
Ожидаемое время: 5 мин
Попросите куратора проекта открыть сеанс, поприветствовать участников и кратко рассказать о проекте и его связи с организацией. Если куратор не может присоединиться к сеансу, вы можете попросить его заранее записать короткое видео, например в Loom, и поделиться им с группой.
4. Подготовка почвы
Ожидаемое время: 5 мин
В начале собрания по запуску проекта вкратце расскажите о повестке дня и договоритесь по некоторым моментам, чтобы беседа прошла продуктивно.
- Совместная работа: давайте объединим усилия, чтобы проект увенчался успехом.
- Практичность: наша задача — уверенный прогресс, а не идеал. Соберите только необходимое количество информации для достижения взаимопонимания, затем не забывайте уточнять ее по ходу дела.
- Возможности: давайте не будем зацикливаться на том, что уже произошло, и будем объективно подходить к тому, что может произойти.
5. Растопите лед
Ожидаемое время: 10 мин
Начните с короткого разогрева, чтобы все настроились и сосредоточились на теме.
Если участники группы пока незнакомы друг с другом, попросите каждого представиться, рассказать о своей роли в проекте и ответить на один вопрос для разогрева. (Для вдохновения ознакомьтесь с игрой Разогрев).
Если же участники уже знакомы между собой, можно сразу приступить к разогреву.
6. Уточните концепцию, миссию и ее тесты
Ожидаемое время: 60 минут
Это самый важный аспект вступительного собрания по проекту: сплочение команды вокруг общей цели, которая будет вдохновлять и направлять участников.
Начните с рассказа о первоначальной концепции, миссии и ее тестах, подготовленных заранее. Затем разбейте участников на три группы: по концепции, миссии и тестам.
Дайте каждой группе 20 минут на то, чтобы обсудить и уточнить первоначальные формулировки. Снова соберите все группы вместе, чтобы они представили свои уточненные варианты, и обсудите их.
Измените формулировки так, как договорились в результате обсуждения, а затем проголосуйте, чтобы официально принять их для проекта. Эти элементы можно (и нужно) дорабатывать по ходу проекта при получении новой информации.
СОВЕТ: ИСПОЛЬЗУЙТЕ РИМСКОЕ ГОЛОСОВАНИЕ
Чтобы быстро оценить согласие и (или) опасения команды, попробуйте провести римское голосование:
Палец вверх = согласие
Палец в сторону = согласие с большинством
Палец вниз = есть опасения
7. Закончите собрание по запуску и обновите постер проекта
Ожидаемое время: 5 мин
Предоставьте слово руководителю проекта, чтобы тот в завершение собрания поблагодарил группу за участие, поделился обратной связью или соображениями и еще раз резюмировал дальнейшие действия. В списке задач назначьте участника команды, ответственного за отражение уточненных концепции, миссии и ее тестов в постере проекта.
Подсказка: сделал дело — гуляй смело
Постоянная работа без отдыха действует на команду отупляюще. Вскоре после старта проекта организуйте какое-нибудь веселое мероприятие, например виртуальные игры или пикник.
Последующие действия
Дополните планы
В ходе вступительного собрания (если хватит времени) или на отдельной встрече можно воспользоваться другими сценариями, чтобы еще точнее сформулировать планы по проекту.
- Определите цели и ключевые результаты.
- По принципу DACI примите решение о том, кто будет работать над проектом, нести ответственность, а также кого нужно консультировать и информировать по этому проекту.
- Наметьте предполагаемую хронологию проекта, его задачи и контрольные точки, чтобы общими усилиями расставить приоритеты.
Определите дальнейшие действия
Составьте план действий или бэклог задач, взяв в помощники инструмент типа Trello, шаблон Jira для управления проектом или шаблон плана проекта в Confluence.
Обновляйте планы
По мере продвижения проекта пересматривайте эти планы и постер проекта, чтобы документировать прогресс и вносить необходимые коррективы.
Варианты
Речь в лифте
Чтобы собрание было недолгим, постарайтесь ограничиться в шаблоне вопросами о графике работы, идеальной среде, предпочтительных способах общения и особенностях обучения, не углубляясь в детали.
Ретроспектива
После разогрева проведите короткую игру «Ретроспектива», чтобы обсудить уроки прошлых проектов и подумать о том, как их можно применить сейчас.
Рабочие соглашения
С помощью сценария «Рабочие соглашения» выработайте комплекс взаимных договоренностей о том, как участники команды будут сообща стремиться эффективно и успешно достичь поставленных целей.
Роли и обязанности
Договорившись о цели проекта, определите конкретные роли в нем. Проведите сценарий Роли и обязанности, чтобы участники команды ясно понимали вклад каждого в успех проекта. Эта игра также поможет выявить пробелы в навыках и функциях, которые можно будет устранить в самом начале.
Остались вопросы?
Поговорите с другими пользователями сборника Atlassian Team Playbook, получите поддержку или оставьте отзыв.
Вам могут также понравиться следующие сценарии
Планирование проекта
Сеть команд
Определяйте и оптимизируйте отношения между командами в начале проекта.
Совместная работа
Роли и обязанности
Проясняйте обязанности каждого участника и определяйте дефициты навыков и квалификации.
Продуктивность
Рабочие соглашения
Установите единые нормы, которые помогут команде сплотиться и эффективно работать над достижением общих целей.
Подведение итогов
Анализ пяти «почему»
Найдите корень проблемы и изучите возможные решения.
Оставайтесь в курсе
Подпишитесь на новостную рассылку с последними сценариями и советами для работы и жизни.
Команда разработчиков приложения распределяет роли и определяет стратегии по проекту с помощью Confluence.
Команда дизайнеров упаковки проводит мозговой штурм по миссии их проекта.
Команда по созданию фильмов использует Trello и Zoom для запуска своего кинопроекта.