Guia de adoção da nuvem
Obtenha os recursos necessários para criar e executar um plano bem-sucedido de adoção e gestão de mudanças
Guia da Atlassian para adoção e gestão de mudanças
Neste guia, vamos abordar as melhores práticas e dicas sobre como implantar com sucesso a nuvem da Atlassian em toda a sua empresa, em grande escala, para que você possa promover mudanças duradouras na forma como as equipes trabalham e colaboram. O guia explica como definir sua visão, montar a equipe principal, definir métricas de sucesso, garantir patrocínio executivo, promover uma comunidade de usuários avançados, criar uma estratégia de comunicação e criar treinamento e suporte eficazes.
Por que a gestão de mudanças é importante para sua empresa
Os clientes confiam na Atlassian para impulsionar processos empresariais de missão crítica. À medida que continuam adotando a transformação digital e formas Ágeis de trabalhar, muitos estão migrando conjuntos de ferramentas para o Atlassian Cloud para poder reduzir os custos gerais, realocar os custos de infraestrutura, acelerar a produtividade e estarem tranquilos quanto a segurança e conformidade integradas.
Para obter o retorno total sobre o investimento, não basta adquirir a assinatura — as equipes devem usar de fato o Atlassian Cloud para potencializar o trabalho diário. O êxito depende da adoção, e a adoção requer orientar as pessoas durante a alteração.
Para aproveitar ao máximo o novo investimento em nuvem, as equipes devem criar uma rotina consistente de como utilizam os aplicativos para alinhar e trabalhar em conjunto. O Atlassian Cloud proporciona essa estrutura, oferecendo às equipes práticas recomendadas repetíveis para colaborar, compartilhar conhecimento e executar tarefas em grande escala. Ao longo do tempo, essas rotinas se transformam em hábitos que fortalecem o trabalho em equipe e geram um efeito duradouro nos negócios.
É por isso que criar um plano eficaz de gerenciamento de alteração é essencial. Desde a adesão pelas partes interessadas até o treinamento de usuários, um plano bem elaborado ajuda as equipes a adotar novas ferramentas, migrar com êxito e obter valor de longo prazo do Atlassian Cloud. Confira.
Mudanças duradouras exigem trabalho
A gente entende — todos se cansam de alterações em algum momento. Seja uma nova ferramenta ou um processo que a gente precisa seguir, parece que algo está sempre mudando. É importante levar isso em consideração ao criar um plano para implementar qualquer nova alteração em qualquer equipe, não apenas para alterações na tecnologia ou no software. Para minimizar o atrito causado pela alteração, é útil ter todos os componentes se movendo na mesma direção. Por isso, as pessoas, os processos e as ferramentas precisam trabalhar em harmonia para tornar a alteração efetiva e garantir que ela dure.
Em última análise, a adesão duradoura depende de como a alteração é vivenciada no dia a dia. Quando os usuários experimentam benefícios tangíveis, como resultados mais rápidos, redução do trabalho manual e novas possibilidades disponíveis, eles têm muito mais chances de abraçar a mudança. Dê o seu melhor para criar um ambiente em que os usuários de fato queiram aproveitar as ferramentas de nuvem, pois elas facilitam o trabalho e oferecem resultados mais sólidos.
Benefícios de um programa bem-sucedido de adoção e gestão de mudanças
O programa estratégico de adesão a e gerenciamento de alteração oferece três resultados fundamentais:
1. Aumento da produtividade
O gerenciamento adequado de alteração com treinamento e suporte direcionados torna os usuários produtivos desde o primeiro dia. Em vez de procurar credenciais para login ou documentação, as equipes se concentram nos objetivos dos negócios que geram resultados.
2. Reduza a TI paralela
Ao usar estratégias para implantar os Apps da Atlassian, com certeza as equipes vão entender quando e como usar cada aplicativo para as necessidades específicas. Quando os requisitos de tecnologia são atendidos por meio de canais adequados de treinamento e feedback, as equipes não vão buscar alternativas não autorizadas que possam criar riscos técnicos, de faturamento e de segurança.
DICA: use a descoberta automática do produto (disponível com o Atlassian Guard ou o Cloud Enterprise) para identificar instâncias não autorizadas em sua organização e consolidar sob o gerenciamento de TI oficial.
3. Economize tempo e dinheiro
Migração abrangente com uma implementação cuidadosa reduz os tíquetes de suporte pós-migração e evita reformulações caras. Equipes que não se adaptam às alterações em geral exigem reimplementações caras.
Barreiras comuns para uma adoção bem-sucedida
Apesar dos benefícios acima, é raro a alteração acontecer com naturalidade. Os obstáculos mais frequentes incluem:
- Inércia e resistência a novos processos
- Objetivos desalinhados entre as equipes de negócios e de TI
- Fraco patrocínio da liderança dos principais tomadores de decisão
- Confusão na linha do tempo quanto às fases de lançamento
- Proposta de valor pouco clara para usuários finais
- Sobrecarga de ferramentas sem orientações para uso
Um plano de gerenciamento de alteração garante que as equipes entendam o que está mudando, como, por que e quando, além de propiciar o conhecimento e os recursos necessários para o êxito. O restante deste guia descreve etapas comprovadas para se preparar para alterações e impulsionar a adesão em longo prazo.
DICA: baixe o template de plano de gerenciamento de alteração para organizar a transformação digital e aplicar as estratégias abordadas neste guia. O template do plano de gerenciamento de alteração orienta você no planejamento e na execução da migração na nuvem, mantendo todas as partes interessadas informadas e engajadas.
Etapa 4: defina o escopo da implementação
Sua estratégia de implementação define o ritmo da adoção. Seja em fases ou de uma só vez, escolha a abordagem que melhor se adapta ao tamanho, cultura e metas da sua organização. Um escopo claro garante que as equipes saibam o que esperar e aumenta a confiança na mudança.
Implementação big bang
Apresente o Atlassian Cloud a toda a sua organização de uma só vez, usando uma abordagem lift-and-shift. Ela funciona bem para transformações digitais em toda a empresa ou mandatos orientados pela liderança, criando alinhamento e impulso imediatos.
Implementação em fases
Implemente por departamento ou grupo piloto, aplicando as lições aprendidas a cada nova fase. Essa abordagem permite suporte direcionado, reduz riscos e cria histórias de sucesso inicial que geram entusiasmo.
Priorização de departamentos
Se você escolher uma implementação gradual, comece com departamentos que colaborem juntos. No geral, esses usuários usam as mesmas ferramentas e podem trabalhar juntos para normalizar os novos processos. Isso vai ajudar você a priorizar casos de uso mais tarde (como detalhado na Etapa 5). Para enfrentar menos resistência no início, considere também equipes ou departamentos receptivos às alterações.
Seja qual for a abordagem escolhida, leve em consideração a fórmula de alteração:
- Quem vai ser afetado? (Pessoas)
- Como elas vão ser afetadas? O que vai mudar? (Processo)
- Quais ferramentas vão ser usadas? (Ferramentas)
DICA: se você estiver migrando mais de 1.000 usuários, entre em contato com os parceiros da Atlassian para validar sua abordagem. A orientação personalizada garante uma implementação tranquila, escalável e otimizada para o sucesso.
Run steps 5-8 in parallel
Steps 5–8 work best when run in parallel, rather than sequentially, because these activities inform each other. For example, your Champions will help you understand what users need and which use cases matter most, which in turn will shape your communications and training plans. Running these steps at the same time creates tighter feedback loops and ensures every team gets the right comms, training, and support needed at the outset of your Atlassian Cloud launch.
Etapa 6: identifique os principais casos de uso
A adoção é bem-sucedida quando as equipes veem problemas reais resolvidos. Concentre sua implementação nos casos de uso mais importantes para cada departamento, para que os usuários conectem de imediato os aplicativos da Atlassian ao trabalho diário.
Descubra desafios
Para fazer isso, é preciso identificar os desafios atuais e como você pode usar os aplicativos da Atlassian para resolver eles. Trabalhe com SMEs de negócios para identificar dificuldades em todas as equipes. Pergunte onde os processos ficam lentos, as transferências são interrompidas ou o trabalho é perdido. Esses desafios são seus melhores pontos de entrada para a adoção.
Defina casos de uso
Depois de definir o escopo da implementação e priorizar quais departamentos vão fazer a implementação primeiro, você pode escolher os casos de uso por departamento. Mais uma vez, é necessário trabalhar com os SMEs de negócios para identificar os casos de uso corretos, pois eles podem parecer diferentes na nuvem ou serem novos.
Aqui está um exemplo de como você pode identificar quais casos de uso você gostaria de incluir em cada departamento (ou em toda a organização):
How often should you communicate?
Repetition is key. It’s not realistic to expect a single announcement to reach everyone, so plan for multiple communications through different channels. Allow teams time to get comfortable with the change so they’re ready when rollout happens.
Who will the sender(s) be?
People are more likely to act on messages from leaders they trust. Enlist your Executive Sponsor (Step 3) and Champions (Step 5) to deliver updates. Their involvement boosts visibility and credibility.
Which channel(s) should you use?
Because you’ll be sending multiple communications, you’ll want to use a mix of channels to maximize reach:
- Email and/or Loom from Executive Sponsor
- Corporate intranet or newsletters
- Slack, Teams, Zoom background, desktop screensaver
- Town halls or team meetings
- Physical signage or swag (posters, laptop stickers)
- Introduction gadget on the default Jira dashboard
- Announcements and/or banners on the Data Center Confluence home page, Jira home page, or in the Jira Service Management help center and portal.
When and what are you communicating?
While there is no perfect recipe for communications to users, we have created a framework you can leverage. This is just a recommendation, as the timing of each phase will be specific to your migration planning. You’ll likely have additional comms sent to subgroups, for example, when you are recruiting Champions or preparing your help desk team for an influx in support tickets around launch. We have templates for each of the emails outlined below that you can customize for your organization.
Você pode encontrar mais casos de uso do que consegue lidar de uma só vez, então comece aos poucos e priorize por quais vai começar. Priorize de acordo com o impacto nos negócios e a prontidão da equipe e, em seguida, faça o teste piloto com um grupo disposto a participar. As primeiras vitórias criam estudos de caso internos e impulsionam uma implementação mais ampla.
Etapa 7: crie o plano de treinamento e suporte
O treinamento garante que as equipes se sintam confiantes no Atlassian Cloud desde o primeiro dia. Um plano bem elaborado fornece aos usuários o conhecimento necessário e cria canais de suporte contínuos que sustentam a adoção ao longo do tempo.
Crie treinamentos para todos os alunos
Ofereça recursos em diversos formatos para atender a diferentes estilos de aprendizagem, como guias escritos, vídeos e demonstrações interativas. Priorize as tarefas que os usuários realizam com mais frequência, como criar tickets do Jira ou editar páginas do Confluence, para que o treinamento seja relevante de imediato.
Crie checklists de integração
Forneça uma checklist simples para usuários iniciantes, abrangendo tarefas universais (por exemplo, definir fusos horários) e configurações exclusivas da sua organização. Uma orientação clara reduz a confusão e acelera o conforto ao usar as novas ferramentas de nuvem.
Você também pode direcionar os usuários para nossos cursos de aprendizado sob demanda para destacar as diferenças entre autogerenciado e nuvem, facilitando uma rápida transição em nuvem para o Jira, o Confluence e o Jira Service Management.
Capacite a TI e os entusiastas
Treine sua rede de administradores de TI e entusiastas junto aos usuários finais. Isso garante que sua equipe de suporte esteja preparada para resolver problemas com rapidez, enquanto os entusiastas podem responder a perguntas e compartilhar as práticas recomendadas com as equipes.
Forneça suporte contínuo
Crie canais no Slack ou no Teams, nos quais os usuários possam fazer perguntas e obter respostas rápidas. Incentive os entusiastas a monitorarem esses espaços, ajudando a expandir o suporte além da TI.
DICA: use este guia e as perguntas frequentes como base de treinamento para aplicativos em nuvem. Ele inclui alterações importantes a serem abordadas antes do lançamento e responde às perguntas frequentes de novos usuários.
Design training for all learners
Offer resources in multiple formats to match different learning styles, such as written guides, videos, and interactive demos. Focus on the tasks users perform most often, like creating Jira issues or editing Confluence pages, so training feels immediately relevant.
Create onboarding checklists
Provide a simple checklist for first-time users, covering both universal tasks (e.g., setting time zones) and configurations unique to your organization. Clear guidance reduces confusion and accelerates comfort with new cloud tools.
You can also direct users to our on-demand Learning courses to highlight differences between Data Center and Cloud, making for a quick cloud transition to Jira, Confluence, and Jira Service Management.
Empower IT and Champions
Train your network of IT admins and Champions alongside end users. This ensures your support team is prepared to resolve issues quickly, while Champions can answer questions and share best practices within their teams.
Provide ongoing support
Set up Slack or Teams channels where users can ask questions and get quick answers. Encourage Champions to monitor these spaces, helping scale support beyond IT.
TIP: Use this guide and your own custom FAQ document as a cloud app training foundation. The guide outlines important changes to cover before launch and can be used to probe questions asked by new users. Then, use your own FAQ as a living document to capture and address the frequently asked questions throughout the life of the app.
Step 8: User acceptance testing
Adoption succeeds when teams see real problems solved. Focus your rollout on use cases that matter most to each department, so users immediately connect Atlassian apps to their daily work.
Uncover challenges
To do this, you need to identify current challenges and determine how you can use Atlassian apps to help solve them. Work with business SMEs to identify pain points across teams. Ask where processes slow down, handoffs break, or work gets lost. These challenges are your best entry points for adoption.
Define use cases
Once you’ve scoped your rollout and prioritized which departments will implement first, you can then choose use cases by department. Again, work with your business SMEs to identify the right use cases, as they may look different in cloud or be entirely new.
Here’s an example of how you could identify which use cases you’d like to land in each department (or across the entire organization):
Department | Current Challenges | Use Cases |
|---|---|---|
| Marketing | Current Challenges
| Use Cases
|
| HR | Current Challenges
| Use Cases
|
| Legal | Current Challenges
| Use Cases
|
| Operations | Current Challenges
| Use Cases
|
You may uncover more use cases than you can handle at once, so start small and prioritize which ones to tackle first. Prioritize by business impact and team readiness, then pilot with a willing group. Early wins create internal case studies and momentum for broader rollout.
TIP: Don’t just replicate old workflows in the cloud. Use your migration as an opportunity to simplify, modernize, and explore new capabilities built into Atlassian Cloud.
Confirm readiness
Before expanding adoption, confirm that your rollout will support teams on day one. Defining a Minimum Viable Product (MVP) and running User Acceptance Testing (UAT) ensures your migration delivers stability and business continuity.
MVP outlines the essential functionality teams need to succeed immediately after launch. This should cover 70–80% of daily tasks, focusing on business-critical workflows and features. Once the MVP is defined and agreed upon, it will be used in UAT to determine what tests are performed.
UAT validates the MVP with real users before migration. UAT confirms that workflows, integrations, and key features perform as expected, giving teams confidence and surfacing improvements early.
TIP: UAT pilot users should include Champions, power users, admins, and at least one rep from each key department. These users should provide comprehensive feedback, reduces surprises, and set a positive tone for adoption across the organization.
Como identificar entusiastas
Ótimo, você está interessado em construir uma comunidade de entusiastas! Mas como identificar as pessoas certas para o trabalho? Comece procurando pessoas que já estejam demonstrando um forte engajamento. Logs de auditoria podem ajudar você a identificar usuários experientes que com frequência entram, criam itens no Jira ou editam páginas do Confluence. A partir daí, foque em outros colegas motivados, mesmo que eles não sejam especialistas técnicos.
Você pode visualizar os logs de auditoria acessando Configurações > Sistema > Auditoria
DICA: consulte a documentação de suporte para saber mais sobre as atividades de auditoria no Jira Cloud e no Confluence Cloud.
Organizações com vários apps da Atlassian podem fazer pesquisas semelhantes usando logs de auditoria em toda a organização, que exibem dados de todos os produtos de nuvem em uma única visualização. Pela organização em admin.atlassian.com, acesse Segurança > Monitoramento > Log de auditoria para pesquisar as principais ações do aplicativo, como:
Entrou na conta
Novo site criado
Página do Confluence excluída
OBSERVAÇÃO: para acessar os logs de auditoria de toda a organização, você precisa de uma assinatura ativa do Atlassian Guard Standard, que está incluída em todos os planos Enterprise ou pode ser comprada sozinha. O rastreamento de atividades criadas pelo usuário com logs de auditoria de toda a organização está disponível apenas nos planos Enterprise.
DICA: se você tem um plano Premium ou superior, use os Dados de análise do Confluence para destacar seus colaboradores mais ativos.
1. Alteração = Pessoas + Processo + Ferramentas
A alteração bem-sucedida sempre começa com as pessoas. Muitas iniciativas têm dificuldades porque se concentram apenas em processos ou tecnologia. Considere como cada função, equipe ou departamento vai ser afetado e responda com clareza à pergunta "o que eu ganho com isso?" Quando os funcionários veem como a alteração facilita seu trabalho, é mais provável que ela seja aceita.
2. Adoção é uma jornada contínua
Lançar comunicações de alteração é só o começo. A adoção real leva tempo conforme as pessoas reconhecem, aceitam e se adaptam. Reforce sua mensagem com atualizações consistentes e não esqueça que a tecnologia também evolui. Mantenha os usuários informados sobre novas funções e melhorias para que a adoção continue a crescer.
DICA: se você já tem um boletim informativo, uma intranet ou um canal no Slack/Teams, considere compartilhar dicas e truques mensais, destaques de novas funções e oportunidades de treinamento.
3. Atenda os usuários onde eles estiverem
Mostre às equipes como os novos aplicativos se encaixam em seus fluxos de trabalho existentes. Seja claro sobre o que o novo processo ou ferramenta vai substituir e conecte a adoção direto no trabalho diário. Empatia é fundamental: quando os usuários veem continuidade em vez de interrupção, a alteração parece gerenciável.
DICA: demonstre como os apps da Atlassian, como o Jira, se integram a ferramentas como o Slack. As integrações facilitam as alterações de status e mostram aos usuários como o Cloud aprimora, em vez de interromper, seu trabalho. Saiba mais sobre a integração aqui.
4. Os superiores definem o tom
Ao planejar a implantação, inscrever executivos e líderes seniores para endossar a mudança pode fazer com que esta tenha uma maior aceitação na empresa. Além dos patrocinadores executivos formais, considere ter um conjunto adicional de líderes seniores endossando ainda mais a mudança. Pode ser tão simples quanto encaminhar o anúncio aos departamentos para mostrar que eles estão de acordo e apoiam. Também recomendamos organizar uma sessão de treinamento específica para líderes seniores, para que eles possam saber como as equipes vão ser afetadas.
A adesão da liderança acelera a adoção. Junto com seu patrocinador executivo, envolva outros líderes seniores para endossar a alteração. Até mesmo gestos simples, como encaminhar anúncios de lançamento ou participar de uma sessão de treinamento, mostram às equipes que essa iniciativa é importante. Também é recomendável agendar um treinamento dedicado para líderes para ajudar a entender as ferramentas e a perspectiva do usuário.
5. Crie a comunidade de Campeões desde cedo
Engaje seus entusiastas o quanto antes. O entusiasmo e a credibilidade deles ajudam a acelerar a adoção nos departamentos antes da implantação mais ampla. Um programa piloto para entusiastas permite que eles testem as ferramentas primeiro, integrem seus colegas e deem um feedback valioso que fortalece seu lançamento mais amplo.
6. Faça com que seja divertido
Se apropriado, torne o processo de adoção dinâmico com atividades leves que promovem impulso e engajamento.
- Competições amistosas entre departamentos sobre o uso de ferramentas
- Incentivo para o caso de uso mais criativo
- Destaque de funções e casos de uso em um boletim informativo mensal
7. Mostrar é melhor que falar
As demonstrações são sempre mais eficazes do que instruções sozinhas. Crie seu plano de treinamento mostrando aos usuários como as ferramentas funcionam em cenários reais.
- Agende sessões de almoços de aprendizado em que as equipes possam testar aplicativos na prática
- Ofereça treinamento específico para cada departamento alinhado a casos de uso reais (de preferência, liderado por entusiastas)
- Grave essas sessões para reutilizar ao integrar novos funcionários
8. Mantenha um ciclo de feedback aberto
Seu lançamento é mais forte quando os usuários se sentem ouvidos. Defina como o feedback vai ser coletado e tratado, seja por meio dos canais dos entusiastas, do Slack ou do Teams, de pesquisas ou da sua central de atendimento. Um bom ciclo de feedback ajuda você a resolver as preocupações com rapidez, reunir as práticas recomendadas e acompanhar os resultados comerciais que a adoção está gerando.