Guia de adoção da nuvem
Obtenha os recursos necessários para criar e executar um plano bem-sucedido de adoção e gestão de mudanças
Guia da Atlassian para adoção e gestão de mudanças
Neste guia, vamos abordar as melhores práticas e dicas sobre como implantar com sucesso a nuvem da Atlassian em toda a sua empresa, em grande escala, para que você possa promover mudanças duradouras na forma como as equipes trabalham e colaboram. O guia explica como definir sua visão, montar a equipe principal, definir métricas de sucesso, garantir patrocínio executivo, promover uma comunidade de usuários avançados, criar uma estratégia de comunicação e criar treinamento e suporte eficazes.
Por que a gestão de mudanças é importante para sua empresa
Os clientes confiam na Atlassian para impulsionar processos empresariais de missão crítica. À medida que continuam adotando a transformação digital e formas Ágeis de trabalhar, muitos estão migrando conjuntos de ferramentas para o Atlassian Cloud para poder reduzir os custos gerais, realocar os custos de infraestrutura, acelerar a produtividade e estarem tranquilos quanto a segurança e conformidade integradas.
Para reconhecer o retorno total do investimento, você precisa que suas equipes usem o Atlassian Cloud para impulsionar seu trabalho diário. O êxito depende da adoção, e a adoção requer orientar as pessoas durante a alteração.
Para aproveitar ao máximo o novo investimento em nuvem, as equipes devem criar uma rotina consistente de como utilizam os aplicativos para alinhar e trabalhar em conjunto. O Atlassian Cloud proporciona essa estrutura, oferecendo às equipes práticas recomendadas repetíveis para colaborar, compartilhar conhecimento e executar tarefas em grande escala. Ao longo do tempo, essas rotinas se transformam em hábitos que fortalecem o trabalho em equipe e geram um efeito duradouro nos negócios.
É por isso que criar um plano eficaz de gerenciamento de alteração é essencial. Desde a adesão pelas partes interessadas até o treinamento de usuários, um plano bem elaborado ajuda as equipes a adotar novas ferramentas, migrar com êxito e obter valor de longo prazo do Atlassian Cloud. Confira.
Mudanças duradouras exigem trabalho
A gente entende — todos se cansam de alterações em algum momento. Seja uma nova ferramenta ou um processo que a gente precisa seguir, parece que algo está sempre mudando. É importante levar isso em consideração ao criar um plano para implementar qualquer nova alteração em qualquer equipe, não apenas para alterações na tecnologia ou no software. Para minimizar o atrito causado pela alteração, é útil ter todos os componentes se movendo na mesma direção. Por isso, as pessoas, os processos e as ferramentas precisam trabalhar em harmonia para tornar a alteração efetiva e garantir que ela dure.
Em última análise, a adesão duradoura depende de como a alteração é vivenciada no dia a dia. Quando os usuários experimentam benefícios tangíveis, como resultados mais rápidos, redução do trabalho manual e novas possibilidades disponíveis, eles têm muito mais chances de abraçar a mudança. Dê o seu melhor para criar um ambiente em que os usuários de fato queiram aproveitar as ferramentas de nuvem, pois elas facilitam o trabalho e oferecem resultados mais sólidos.
Benefícios de um programa bem-sucedido de adoção e gestão de mudanças
O programa estratégico de adesão a e gerenciamento de alteração oferece três resultados fundamentais:
1. Aumento da produtividade
O gerenciamento adequado de alteração com treinamento e suporte direcionados torna os usuários produtivos desde o primeiro dia. Em vez de procurar credenciais para login ou documentação, as equipes se concentram nos objetivos dos negócios que geram resultados.
2. Reduza a TI paralela
Ao usar estratégias para implantar os Apps da Atlassian, com certeza as equipes vão entender quando e como usar cada aplicativo para as necessidades específicas. Quando os requisitos de tecnologia são atendidos por meio de canais adequados de treinamento e feedback, as equipes não vão buscar alternativas não autorizadas que possam criar riscos técnicos, de faturamento e de segurança.
DICA: use a descoberta automática do produto (disponível com o Atlassian Guard ou o Cloud Enterprise) para identificar instâncias não autorizadas em sua organização e consolidar sob o gerenciamento de TI oficial.
3. Economize tempo e dinheiro
Migração abrangente com uma implementação cuidadosa reduz os tíquetes de suporte pós-migração e evita reformulações caras. Equipes que não se adaptam às alterações em geral exigem reimplementações caras.
Barreiras comuns para uma adoção bem-sucedida
Apesar dos benefícios acima, é raro a alteração acontecer com naturalidade. Os obstáculos mais frequentes incluem:
- Inércia e resistência a novos processos
- Objetivos desalinhados entre as equipes de negócios e de TI
- Fraco patrocínio da liderança dos principais tomadores de decisão
- Confusão na linha do tempo quanto às fases de lançamento
- Proposta de valor pouco clara para usuários finais
- Sobrecarga de ferramentas sem orientações para uso
Um plano de gerenciamento de alteração garante que as equipes entendam o que está mudando, como, por que e quando, além de propiciar o conhecimento e os recursos necessários para o êxito. O restante deste guia descreve etapas comprovadas para se preparar para alterações e impulsionar a adesão em longo prazo.
DICA: baixe o template de plano de gerenciamento de alteração para organizar a transformação digital e aplicar as estratégias abordadas neste guia. O template do plano de gerenciamento de alteração orienta você no planejamento e na execução da migração na nuvem, mantendo todas as partes interessadas informadas e engajadas.
Etapa 4: defina o escopo da implementação
Sua estratégia de implementação define o ritmo da adoção. Seja em fases ou de uma só vez, escolha a abordagem que melhor se adapta ao tamanho, cultura e metas da sua organização. Um escopo claro garante que as equipes saibam o que esperar e aumenta a confiança na alteração. Crie um plano de projeto de alto nível para compartilhar os marcos essenciais com visibilidade e comunicar o escopo em uma estrutura de linha do tempo.
Implementação big bang
Apresente o Atlassian Cloud a toda a sua organização de uma só vez, usando uma abordagem lift-and-shift. Ela funciona bem para transformações digitais em toda a empresa ou mandatos orientados pela liderança, criando alinhamento e impulso imediatos.
Implementação em fases
Implemente por departamento ou grupo piloto, aplicando as lições aprendidas a cada nova fase. Essa abordagem permite suporte direcionado, reduz riscos e cria histórias de sucesso inicial que geram entusiasmo.
Priorização de departamentos
Se você escolher uma implementação gradual, comece com departamentos que colaborem juntos. No geral, esses usuários usam as mesmas ferramentas e podem trabalhar juntos para normalizar os novos processos. Esse processo vai ajudar você a priorizar casos de uso mais tarde (conforme explicado na Etapa 8). Para enfrentar menos resistência no início, considere também equipes ou departamentos receptivos às alterações.
Seja qual for a abordagem escolhida, leve em consideração a fórmula de alteração:
- Quem vai ser afetado? (Pessoas)
- Como elas vão ser afetadas? O que vai mudar? (Processo)
- Quais ferramentas vão ser usadas? (Ferramentas)
DICA: está migrando mais de 1.000 usuários? Entre em contato com sua equipe de contas sobre o programa FastShift para aproveitar o suporte dedicado da equipe de especialistas, incluindo Serviços de Consultoria e Parceiros de Soluções, para ajudar a acelerar sua transição. Se você tiver alguma dúvida sobre sua abordagem de migração, entre em contato com o Suporte.
Execute as etapas 5 a 8 em paralelo
As etapas 5 a 8 funcionam melhor quando executadas em paralelo, em vez de uma de cada vez, pois essas atividades se complementam. Por exemplo, os entusiastas vão ajudar você a entender o que os usuários precisam e quais casos de uso são mais importantes, o que, por sua vez, vai moldar seus planos de comunicação e treinamento. Executar essas etapas ao mesmo tempo cria ciclos de feedback mais rigorosos e garante que todas as equipes recebam as comunicações, o treinamento e o suporte necessários no início do lançamento do Atlassian Cloud.
Etapa 6: gerar seu plano de comunicação
Você tem em ação um plano que foi examinado pela equipe de implementação. Agora, como você vai implementar a alteração às equipes e promover um sentimento positivo em relação a ela? Crie um plano de comunicação de alto nível para compartilhar com visibilidade os marcos essenciais e as cadências de comunicação.
Com que frequência você deve se comunicar?
A repetição é fundamental. Não é realista esperar que um único anúncio chegue a todos, então planeje várias comunicações por meio de canais diferentes. Dê tempo às equipes para se sentirem confortáveis com a mudança para que estejam prontas quando o lançamento acontecer.
Quem vão ser os remetentes?
É mais provável que as pessoas ajam conforme as mensagens de líderes em quem confiam. Convoque seu patrocinador executivo (Etapa 3) e os entusiastas (Etapa 5) para entregarem atualizações. O envolvimento deles aumenta a visibilidade e a credibilidade.
Quais canais você deve usar?
Como você vai enviar várias comunicações, use uma combinação de canais para maximizar o alcance:
- E-mail e/ou mensagem do Loom do patrocinador executivo
- Intranet ou newsletters da empresa
- Slack, Teams, plano de fundo do Zoom e protetor de tela de desktop
- Reuniões gerais ou de equipe
- Sinalização física ou brindes (pôsteres, adesivos para laptop)
- Gadget de introdução no painel padrão do Jira
- Anúncios e/ou banners na página inicial do Data Center Confluence, página inicial do Jira ou na central de ajuda e portal do Jira Service Management.
Quando e o que você está comunicando?
Embora não exista uma receita perfeita para a comunicação com os usuários, a gente criou uma estrutura que você pode aproveitar. Esta é apenas uma recomendação, pois o cronograma de cada fase vai ser específico para o seu planejamento de migração. É provável que você receba comunicações adicionais para subgrupos, por exemplo, quando estiver recrutando entusiastas ou preparando a equipe de central de ajuda para um fluxo de tickets de suporte no lançamento. A gente tem templates para cada um dos e-mails descritos abaixo que você pode personalizar para a organização.
Sejam quais forem os canais usados para se comunicar, reserve um tempo para personalizar suas comunicações para que cada equipe veja como o Atlassian Cloud se conecta aos desafios e casos de uso exclusivos (conforme identificado na Etapa 8). Por exemplo, a equipe de marketing vai querer aprender como o Jira pode monitorar o desempenho da campanha, enquanto o setor jurídico pode se concentrar nos fluxos de trabalho de revisão de contratos no Jira Service Management. Não deixe de destacar as oportunidades de treinamento ao vivo e outros recursos disponíveis.
Etapa 7: crie o plano de treinamento e suporte
O treinamento garante que as equipes se sintam confiantes no Atlassian Cloud desde o primeiro dia. Um plano bem elaborado oferece aos usuários o conhecimento necessário e estabelece canais de suporte contínuo que sustentam a adoção ao longo do tempo.
Crie um hub de aprendizado
Dê aos seus usuários acesso a um hub de aprendizado centralizado, que funciona como um ponto único de contato e uma fonte confiável de todas as informações necessárias para garantir uma transição bem-sucedida para o Atlassian Cloud. O hub deve ter recursos como uma mensagem de boas-vindas, links para recursos de aprendizado, linhas de tempo de aprendizado, folhas de dicas e perguntas frequentes. Você pode usar os templates do hub de migração do Jira, Confluence e Jira Service Management para ter ideias sobre como compartilhar informações importantes.
DICA: aproveite as funções no aplicativo, como a Integração do Jira personalizada, para mostrar seu hub!
Crie treinamentos para todos os alunos
Ofereça recursos em diversos formatos para atender a diferentes estilos de aprendizagem, como guias escritos, vídeos e demonstrações interativas. Priorize as tarefas que os usuários realizam com mais frequência, como criar tickets do Jira ou editar páginas do Confluence, para que o treinamento seja relevante de imediato.
Crie checklists de integração
Forneça uma checklist simples para usuários iniciantes, abrangendo tarefas universais (por exemplo, definir fusos horários) e configurações exclusivas da sua organização. Uma orientação clara reduz a confusão e acelera o conforto ao usar as novas ferramentas de nuvem.
Você também pode direcionar os usuários para os cursos de aprendizado sob demanda para destacar as diferenças entre Data Center e Nuvem, facilitando uma rápida transição em nuvem para o Jira, o Confluence e o Jira Service Management.
Capacite a TI e os entusiastas
Treine sua rede de administradores de TI e entusiastas junto aos usuários finais. Isso garante que sua equipe de suporte esteja preparada para resolver problemas com rapidez, enquanto os entusiastas podem responder a perguntas e compartilhar as práticas recomendadas com as equipes.
Forneça suporte contínuo
Crie canais no Slack ou no Teams, nos quais os usuários possam fazer perguntas e obter respostas rápidas. Incentive os entusiastas a monitorarem esses espaços, ajudando a expandir o suporte além da TI.
DICA: use este guia e seu próprio documento de perguntas frequentes personalizado como base de treinamento de aplicativos em nuvem. O guia descreve alterações importantes a serem abordadas antes do lançamento e pode ser usado para investigar perguntas feitas por novos usuários. Em seguida, use sua própria seção de perguntas frequentes como um documento dinâmico para registrar e responder às perguntas mais comuns ao longo da vida útil do aplicativo.
Etapa 8: testes de aceitação do usuário
A adoção é bem-sucedida quando as equipes veem problemas reais resolvidos. Concentre sua implementação nos casos de uso mais importantes para cada departamento, para que os usuários conectem de imediato os aplicativos da Atlassian ao trabalho diário.
Descubra desafios
Para fazer isso, é preciso identificar os desafios atuais e como você pode usar os aplicativos da Atlassian para resolver eles. Trabalhe com SMEs de negócios para identificar dificuldades em todas as equipes. Pergunte onde os processos ficam lentos, as transferências são interrompidas ou o trabalho é perdido. Esses desafios são seus melhores pontos de entrada para a adoção.
Defina casos de uso
Depois de definir o escopo da implementação e priorizar quais departamentos vão fazer a implementação primeiro, você pode escolher os casos de uso por departamento. Mais uma vez, é necessário trabalhar com os SMEs de negócios para identificar os casos de uso corretos, pois eles podem parecer diferentes na nuvem ou serem novos.
Aqui está um exemplo de como você pode identificar quais casos de uso você gostaria de incluir em cada departamento (ou em toda a organização):
Departamento | Desafios atuais | Casos de uso |
|---|---|---|
| Marketing | Desafios atuais
| Casos de uso
|
| RH | Desafios atuais
| Casos de uso
|
| Jurídico | Desafios atuais
| Casos de uso
|
| Operações | Desafios atuais
| Casos de uso
|
Você pode descobrir mais casos de uso do que consegue lidar de uma só vez, então comece aos poucos e priorize por quais vai começar. Priorize conforme o impacto nos negócios e a prontidão da equipe e, em seguida, faça o teste piloto com um grupo disposto a participar. As primeiras vitórias criam estudos de caso internos e impulsionam uma implementação mais ampla.
DICA: não se limite a replicar fluxos de trabalho antigos na nuvem. Use sua migração como uma oportunidade para simplificar, modernizar e explorar novas capacidades incorporadas ao Atlassian Cloud.
Confirme a prontidão
Antes de expandir a adoção, confirme se sua implementação vai ser capaz de apoiar as equipes no primeiro dia. Definir um Produto Mínimo Viável (MVP) e executar o Teste de aceitação do usuário (UAT) garantem que a migração ofereça estabilidade e continuidade dos negócios.
MVP descreve a funcionalidade essencial que as equipes precisam para ter sucesso imediato após o lançamento. Essa etapa deve abranger de 70 a 80% das tarefas diárias, com foco em fluxos de trabalho e funções essenciais para os negócios. Depois que o MVP for definido e acordado, ele vai ser usado no UAT para determinar quais testes vão ser feitos.
O UAT valida o MVP com usuários reais antes da migração. O UAT confirma que os fluxos de trabalho, as integrações e as principais funções funcionam conforme o esperado, dando confiança às equipes e apresentando melhorias antecipadas.
DICA: os usuários piloto do UAT devem incluir entusiastas, usuários experientes, administradores e pelo menos um representante de cada departamento importante. Esses usuários devem oferecer feedback abrangente, reduzir surpresas e definir um tom positivo para a adoção em toda a organização.
Como identificar entusiastas
Ótimo, você está interessado em construir uma comunidade de entusiastas! Mas como identificar as pessoas certas para o trabalho? Comece procurando pessoas que já estejam demonstrando um forte engajamento.
Os logs de auditoria podem ajudar você a identificar usuários experientes que entram com frequência e trabalham em vários aplicativos. A partir daí, foque em outros colegas motivados, mesmo que eles não sejam especialistas técnicos. Os administradores podem visualizar os logs de auditoria de cada aplicativo individual e de toda a organização.
Para acessar os logs de auditoria de aplicativos individuais, acesse Configurações > Solução de problemas e suporte > Log de auditoria.
DICA: consulte a documentação de suporte para saber mais sobre as atividades de auditoria no Jira Cloud e no Confluence Cloud.
Para acessar os logs de auditoria de toda a organização que exibem dados de todos os apps da Atlassian em uma única visualização, acesse admin.atlassian.com e navegue até Insights > Log de auditoria. Lá, você pode pesquisar as principais ações no aplicativo, como:
Entrou na conta
Novo site criado
Página do Confluence excluída
OBSERVAÇÃO: no Atlassian Cloud, você pode acessar logs de auditoria em toda a organização com uma assinatura ativa do Atlassian Guard Standard, que está incluída em todos os planos Enterprise ou pode ser comprada sozinha. O rastreamento de atividades criadas pelo usuário com logs de auditoria de toda a organização está disponível apenas nos planos Enterprise.
DICA: se você tem um plano Premium ou superior, use os Dados de análise do Confluence para destacar seus colaboradores mais ativos do Confluence.
1. Alteração = Pessoas + Processo + Ferramentas
A alteração bem-sucedida sempre começa com as pessoas. Muitas iniciativas têm dificuldades porque se concentram apenas em processos ou tecnologia. Enfatize e articule os benefícios para os indivíduos, equipes e organização para promover a conscientização e o entusiasmo. Quando os funcionários veem como a alteração facilita seu trabalho, é mais provável que ela seja aceita.
2. Adoção é uma jornada contínua
Lançar comunicações de alteração é só o começo. A adoção real leva tempo conforme as pessoas reconhecem, aceitam e se adaptam. Reforce sua mensagem com atualizações consistentes e não esqueça que a tecnologia também evolui. Mantenha os usuários informados sobre novas funções e melhorias para que a adoção continue a crescer.
DICA: se você já tem um boletim informativo, uma intranet ou um canal no Slack/Teams, considere compartilhar dicas e truques mensais, destaques de novas funções e oportunidades de treinamento.
3. Atenda os usuários onde eles estiverem
Mostre às equipes como os novos aplicativos se encaixam em seus fluxos de trabalho existentes. Seja claro sobre o que o novo processo ou ferramenta vai substituir e conecte a adoção direto no trabalho diário. Empatia é fundamental: quando os usuários veem continuidade em vez de interrupção, a alteração parece gerenciável.
DICA: demonstre como os apps da Atlassian, como o Jira, se integram a ferramentas como o Slack. As integrações facilitam as alterações de status e mostram aos usuários como o Cloud aprimora, em vez de interromper, seu trabalho. Saiba mais sobre a integração aqui.
4. Os superiores definem o tom
Ao planejar a implantação, inscrever executivos e líderes seniores para endossar a mudança pode fazer com que esta tenha uma maior aceitação na empresa. Além dos patrocinadores executivos formais, considere ter um conjunto adicional de líderes seniores endossando ainda mais a mudança. Pode ser tão simples quanto encaminhar o anúncio aos departamentos para mostrar que eles estão de acordo e apoiam. Também recomendamos organizar uma sessão de treinamento específica para líderes seniores, para que eles possam saber como as equipes vão ser afetadas.
A adesão da liderança acelera a adoção. Junto com seu patrocinador executivo, envolva outros líderes seniores para endossar a alteração. Até mesmo gestos simples, como encaminhar anúncios de lançamento ou participar de uma sessão de treinamento, mostram às equipes que essa iniciativa é importante. Também é recomendável agendar um treinamento dedicado para líderes para ajudar a entender as ferramentas e a perspectiva do usuário.
5. Crie a comunidade de Campeões desde cedo
Envolva seus entusiastas, em todos os níveis, o mais cedo possível. O entusiasmo e a credibilidade deles ajudam a acelerar a adoção nos departamentos antes da implantação mais ampla. Um programa piloto para entusiastas permite que eles testem as ferramentas primeiro, integrem seus colegas e deem um feedback valioso que fortalece seu lançamento mais amplo. Os entusiastas vão dizer se a mensagem está funcionando e onde ela pode ser melhorada, dando a você a oportunidade de corrigir o curso e aumentar o sucesso da sua implementação.
6. Faça com que seja divertido
Se apropriado, torne o processo de adoção dinâmico com atividades leves que promovem impulso e engajamento.
- Competições amistosas entre departamentos sobre o uso de ferramentas
- Incentivo para o caso de uso mais criativo
- Destaque de funções e casos de uso em um boletim informativo mensal
7. Mostrar é melhor que falar
As demonstrações são sempre mais eficazes do que instruções sozinhas. Crie seu plano de treinamento mostrando aos usuários como as ferramentas funcionam em cenários reais.
- Agende sessões de almoços de aprendizado em que as equipes possam testar aplicativos na prática
- Ofereça treinamento específico para cada departamento alinhado a casos de uso reais (de preferência, liderado por entusiastas)
- Grave essas sessões para reutilizar ao integrar novos funcionários
8. Mantenha um ciclo de feedback aberto
Seu lançamento é mais forte quando os usuários se sentem ouvidos. Defina como o feedback vai ser coletado e tratado, seja por meio dos canais dos entusiastas, do Slack ou do Teams, de pesquisas ou da sua central de atendimento. Um bom ciclo de feedback ajuda você a resolver as preocupações com rapidez, reunir as práticas recomendadas e acompanhar os resultados comerciais que a adoção está gerando. Pode haver resistência, mas você pode lidar com ela por meio de comunicações que reiterem os motivos da alteração, o apoio e o suporte que você vai oferecer e os canais de feedback disponíveis.
Recursos de gerenciamento de mudanças e adoção
Como preparar os usuários para o sucesso nos aplicativos Atlassian Cloud
Obtenha todo o potencial da sua equipe com o guia abrangente "Como preparar seus usuários para o sucesso no Atlassian Cloud", que destaca como acessar seu site e o que é diferente dos aplicativos autogerenciados.
Template de plano de gerenciamento de alterações
Simplifique qualquer mudança corporativa com o template de plano de gerenciamento de mudanças fácil de usar, projetado para ser usado junto com este guia.
Templates de e-mail para apresentar os aplicativos Atlassian Cloud
Dê início ao seu plano de comunicações com templates de e-mail que ajudam a informar e engajar equipes durante a implantação na nuvem.
Guias de início rápido para apps da Atlassian
Ajude as equipes a começarem a usar com rapidez o Jira Cloud, o Confluence Cloud e o Jira Service Management Cloud com estes guias de início rápido para apps da Atlassian, oportunidades de treinamento ao vivo e outros recursos disponíveis.
Centro de recursos de integração e treinamento
Crie um programa de treinamento eficaz com recursos selecionados do hub de recursos de integração e treinamento, incluindo guias e webinars para aplicativos como Loom e Rovo.
Recursos do Loom
Logotipo do Rovo
Recursos do Rovo