Kit de ferramentas de adoção do Cloud
Modelos de e-mail para iniciar um plano de comunicação e manter as equipes informadas durante a implantação da nuvem
Templates de e-mails e banners de anúncio para apresentar os aplicativos Atlassian Cloud
O sucesso da sua migração na nuvem depende do conhecimento das equipes sobre a migração e da adoção efetiva dos novos aplicativos em nuvem. Neste momento da sua migração, é provável que você esteja ciente da importância de uma comunicação cuidadosa como parte de seu plano de gerenciamento de alteração. As equipes vão precisar ouvir a mensagem várias vezes e de várias maneiras antes de fazer essa alteração. Permitir que suas equipes tenham o tempo necessário para se familiarizar com a nova alteração vai garantir que elas estejam abertas e preparadas quando a implantação ocorrer. É mais provável que as pessoas ouçam quando a mensagem vem de alguém em quem confiam.
Para ajudar você a colocar as equipes em funcionamento na nuvem mais cedo, a gente criou um conjunto de templates de e-mail e banner de anúncio modificáveis. Você pode usá-los para informar as equipes sobre o lançamento na nuvem.
O que são banners de anúncio?
Os banners de anúncio são notificações que chamam a atenção e estão posicionadas na parte superior das interfaces de usuário dos produtos Atlassian, proporcionando aos usuários informações essenciais com relevância e fácil acesso. A configuração dos banners de anúncio pode ser feita por administradores ou indivíduos com privilégios administrativos apropriados nos aplicativos da Atlassian, como o Jira e o Confluence.
Quando usar esses modelos
Esses templates de banner de e-mail e anúncio foram projetados para promover a conscientização e a adoção da nova experiência na nuvem.
Como usar esses templates
- Determine quais canais você vai usar para cada comunicação. Esses templates foram criados como e-mails e banners de anúncio no app, mas, se você optar por usar o Slack, MS Teams ou outra plataforma, convém atualizar o texto conforme necessário.
- Decida para quais usuários cada comunicação será direcionada. Por exemplo, algumas comunicações podem ser relevantes apenas para administradores ou sua equipe de lançamento, enquanto outras devem ser direcionadas a todos os usuários. Use seu bom senso com base em quando e quem precisa das informações.
- Copie e cole o template abaixo em uma nova mensagem de e-mail, em um banner de anúncio ou em qualquer ferramenta de comunicação que escolher.
- Personalize o [ texto do espaço reservado ]. Você vai notar muitos pontos para personalizar o nome do app (Jira Cloud, Confluence Cloud, Jira Service Management Cloud etc.). Dependendo dos apps que você estiver lançando, vai ser preciso atualizar o texto.
- Adicione mais contexto para ajudar os usuários a entender como e por que sua empresa está adotando o Atlassian Cloud.
- Remova qualquer conteúdo que não seja relevante para os usuários.
- Ao usar templates de e-mail, envie os e-mails para os usuários com um convite para testar os novos apps e dê um feedback respondendo ao e-mail.
DICA: considere personalizar ainda mais esses templates para funções ou departamentos específicos que tenham um nível diferente de conhecimento da alteração. Por exemplo, se você for distribuir o Confluence Cloud para a equipe de finanças pela primeira vez, eles vão precisar de uma mensagem diferente daquela que você daria se fosse distribuir o Jira Cloud para equipes de desenvolvimento.
A comunicação é uma jornada contínua
Os templates de e-mail acima foram projetados para um momento específico: a introdução dos seus aplicativos da Atlassian. Quando os usuários estiverem em funcionamento, eles não vão precisar de comunicação tão frequente. Dito isso, também não é aconselhável silenciar o rádio. Recomendamos usar o último template para enviar boletins informativos mensais ou trimestrais para destacar novas funções, histórias de sucesso e casos de uso dos aplicativos da Atlassian. Se você já está enviando um boletim informativo de TI com atualizações em todo o conjunto de ferramentas, isso pode ser tão simples quanto integrar alterações específicas da Atlassian ao boletim existente.
DICA: assine o roteiro do Atlassian Cloud para saber sobre as novas funções de nuvem que foram e vão ser lançadas em breve para que você possa preparar os usuários e planejar um UAT adicional.