Como otimizar as comunicações internas com gravações de vídeo no Loom

Principais conclusões

Os vídeos curtos do Loom oferecem à sua equipe uma maneira mais clara e rápida de compartilhar atualizações sem entupir caixas de entrada ou calendários.
Quando você identifica onde a comunicação trava, pode substituir esses pontos problemáticos por vídeos com atualizações rápidas.
Armazenar gravações em espaços de trabalho compartilhados permite que os membros da equipe encontrem o que precisam sem ter que correr atrás das informações.
Os membros da equipe conseguem assistir e responder aos vídeos em seu próprio tempo, o que mantém os projetos caminhando bem sem dores de cabeça com o cronograma.
Alguns hábitos simples, como gravar vídeos de no máximo cinco minutos e focar em um tópico, tornam as comunicações internas mais eficazes.

Toda equipe lida com a lentidão nas comunicações. Talvez seja aquela reunião rápida de todo dia que consome 30 minutos quando uma atualização de dois minutos resolveria, ou aquele e-mail de três parágrafos explicando um processo que levaria 60 segundos para mostrar em uma tela. Essas pequenas ineficiências se acumulam e criam gargalos reais que atrasam projetos e frustram as pessoas.

Mensagens em vídeo para comunicações internas ajudam a resolver esse problema. Em vez de escrever um tópico longo no Slack ou entrar em mais uma chamada do Zoom, você pode apenas gravar um vídeo curto no Loom para ir direto ao ponto e transmitir tudo o que você precisa dizer. Um vídeo permite que você passe o contexto que as mensagens do Slack não conseguem transmitir, como elementos visuais e tom, e evita que informações importantes sejam esquecidas nas reuniões.

As etapas abaixo mostram como usar o Loom para melhorar as comunicações internas.

Cinco passos para dominar as comunicações internas e reduzir gargalos

Use estes cinco passos para melhorar a comunicação interna e manter o trabalho em andamento sem atrasos evitáveis.

Etapa 1. Identifique os gargalos na sua comunicação

Antes de começar a gravar, dê um passo atrás e descubra onde sua equipe perde tempo. Veja os tipos de mensagens que causam mais atrito. São aquelas mensagens que exigem idas e vindas, geram mal-entendidos ou fazem com que as pessoas participem de reuniões desnecessárias.

As áreas comuns onde a comunicação interna falha incluem:

Atualizações de status e check-ins: reuniões recorrentes que existem apenas para compartilhar progresso quase sempre podem ser substituídas por uma atualização gravada que vai poder ser assistida por todos quando for conveniente.
Explicações de processo: instruções escritas para fluxos de trabalho com várias etapas tendem a ficar longas e confusas, em particular quando elementos visuais esclareceriam as coisas na hora.
Feedback e avaliações: escrever feedback minucioso sobre um design, documento ou plano de projeto leva tempo e muitas vezes deixa para trás as nuances que uma gravação em vídeo transmitiria em minutos.

Depois de identificar onde estão as fontes de lentidão, decida quais mensagens funcionariam melhor em vídeo. Nem tudo precisa ser gravado. Por exemplo, perguntas simples de sim ou não ainda devem ficar no chat. Mas qualquer coisa que exija mostrar ou orientar alguém em um processo é forte candidata.

Etapa 2. Use o Loom para gravar vídeos curtos e focados

Os melhores vídeos do Loom são concisos, abordam um tópico e vão direto ao ponto. Tente gravar vídeos que tenham entre dois e cinco minutos. Esse tempo é longo o suficiente para abordar algo a fundo, mas curto o bastante para que as pessoas assistam tudo com atenção.

O gravador de tela do Loom facilita isso. Você pode compartilhar sua tela, sua câmera ou ambas ao mesmo tempo, o que significa que você pode explicar uma planilha, fazer a demonstração de uma função ou explicar um processo enquanto sua equipe vê o mesmo que você.

Tenha em mente as seguintes dicas enquanto estiver gravando:

Comece com o propósito: logo nos primeiros 10 segundos, deixe claro para quem está assistindo o que o vídeo aborda e por que ele é importante, para que possam decidir se é relevante para elas no momento.
Use o compartilhamento de tela para dar contexto: mostrar sua tela enquanto você explica algo reduz mal-entendidos e elimina a troca de mensagens que instruções baseadas em texto costumam exigir.
Encerre mostrando o próximo passo com clareza: diga aos visualizadores o que você precisa deles para que nada seja negligenciado. Seja uma resposta, uma tarefa ou apenas um reconhecimento.

Etapa 3. Armazene os vídeos do Loom em um espaço de trabalho compartilhado para facilitar o acesso

Quanto mais fácil for para as pessoas encontrarem um vídeo, maior a probabilidade de elas o usarem em vez de caírem no automatismo de uma reunião ou uma longa troca de e-mails. Depois de começar a criar sua biblioteca de gravações, você vai precisar de um sistema para manter organizadas. A meta é organizar as comunicações internas para que os membros da equipe possam localizar o que precisam sem ter que vasculhar conversas antigas ou pedir para alguém reenviar um link.

Configure uma estrutura que faça sentido para sua equipe. Essa organização pode exigir a criação de pastas separadas por departamento para que cada grupo tenha um espaço dedicado para suas gravações. Você também pode organizar por tópico, agrupando vídeos em assuntos como integração, atualizações de produto ou documentação de processos para que as pessoas possam navegar pelo que procuram em vez de por quem gravou o vídeo.

Fixe os vídeos mais importantes ou consultados com mais frequência em um canal compartilhado do Slack ou de uma ferramenta de gestão de projetos para que estejam sempre fáceis de acessar.

Etapa 4. Integre os vídeos às ferramentas existentes para reduzir a alternância de contexto

Sua equipe já conta com um conjunto de ferramentas de comunicação interna nas quais confia no dia a dia. Em vez de fazer as pessoas mudarem para uma plataforma separada toda vez que precisarem assistir a um vídeo, você pode levar os vídeos até elas.

O Loom se integra a ferramentas como Slack, Jira e Confluence, para que você possa incorporar gravações bem onde sua equipe já está trabalhando. Um desenvolvedor pode seguir um passo a passo de relatório de bug direto no ticket do Jira, ou um gerente pode revisar uma apresentação em vídeo sem sair do Confluence.

Quando o vídeo fica dentro da ferramenta onde o trabalho relacionado acontece, as pessoas não precisam ficar pulando de um aplicativo para o outro para ter uma visão completa. A explicação visual acompanha as informações do projeto, o que significa menos perguntas de acompanhamento e decisões mais rápidas. Tudo — tarefas, contexto e explicações em vídeo — fica em um só lugar, para que nada se perca no processo.

Etapa 5. Incentive a comunicação assíncrona para manter a colaboração eficiente

Uma das maiores vantagens de usar o Loom para comunicações internas é que ele oferece suporte à comunicação assíncrona. Nem todo mundo precisa estar disponível no mesmo horário para que as informações fluam sem problemas. Quando você grava um vídeo de atualização em vez de fazer uma reunião ao vivo, as pessoas podem assistir quando for conveniente para elas.

Esse tipo de comunicação é útil para equipes que trabalham distribuídas em fusos horários diferentes. Em vez de tentar encontrar um horário de reunião que funcione para todos, você pode adotar o trabalho assíncrono com o Loom e garantir que todos da equipe fiquem informados, não importa de onde e quando estão trabalhando.

Para manter a colaboração assíncrona produtiva, incentive sua equipe a usar as funções de comentário e reação do Loom. Os visualizadores podem deixar comentários com marcação de data e hora em partes específicas de um vídeo, o que cria uma discussão focada sem precisar de uma reunião separada.

Que tipos de comunicações internas você pode gravar com o Loom?

De maneira geral, Loom funciona bem em qualquer mensagem em que mostrar é mais fácil que explicar. Estes são alguns exemplos das gravações mais comuns criadas pelas equipes:

Atualizações de projeto: compartilhe o progresso, bloqueadores e próximos passos em uma gravação rápida a que as partes interessadas podem assistir no horário mais conveniente.
Instruções de integração: oriente novos funcionários sobre ferramentas, processos e normas da equipe com vídeos de treinamento que eles podem rever à medida que se familiarizam com o trabalho.
Passo a passo de processos: mostra com exatidão como concluir um fluxo de trabalho, enviar uma solicitação ou usar um software, passo a passo.
Resumos de reuniões: resuma decisões e itens de ação de uma reunião para que mesmo as pessoas que não puderam participar tenham um contexto completo.
Comunicados da equipe: compartilhe novidades da empresa, alterações de políticas ou marcos da equipe em um formato mais pessoal que um e-mail em massa.
Demonstrações de ferramentas: grave explicações rápidas de novas funções ou atualizações de software para que sua equipe saiba como são usadas sem precisar agendar uma sessão de treinamento.

Práticas recomendadas para criar vídeos produtivos com o Loom

Nem todos os vídeos têm a mesma eficácia. Os vídeos que são assistidos, compreendidos e que geram ações tendem a seguir alguns padrões comuns. Não esqueça destas dicas:

Mantenha um tópico por vídeo: abordar muito conteúdo em uma única gravação dilui a mensagem e dificulta para os visualizadores encontrarem informações específicas depois.
Mantenha o limite de cinco minutos: vídeos mais curtos têm taxas de conclusão mais altas e obrigam você a focar no que é mais importante.
Use um áudio limpo: encontre um espaço silencioso, utilize um microfone bom e fale em um ritmo natural.
Adicione uma chamada para ação: se você precisa de uma resposta, aprovação ou apenas confirmação de que alguém assistiu, diga isso no final.
Inclua dicas visuais: destaque, anote ou amplie as áreas da sua tela que são mais importantes para que os espectadores não fiquem tentando adivinhar para onde olhar.
Dê um título e uma descrição adequados aos seus vídeos: um título descritivo e um resumo de uma frase ajudam as pessoas a decidir se um vídeo é relevante antes de apertar o play.

Torne as comunicações da equipe mais fáceis e eficientes

Melhorar suas comunicações internas não exige uma reformulação completa. Comece incentivando sua equipe a usar o Loom para as atualizações e explicações que consomem mais tempo, como check-ins de projeto, explicações de processos e sessões de feedback.

À medida que a adoção aumenta, revise de tempos em tempos como sua equipe está usando vídeos. Veja quais gravações recebem mais visualizações, onde as pessoas ainda estão optando por reuniões e se sua biblioteca de vídeos está reduzindo os gargalos identificados no início.

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