Use o Loom para melhorar o engajamento das partes interessadas
Principais conclusões
- O forte engajamento das partes interessadas ajuda a manter os projetos alinhados, garantindo que as pessoas certas fiquem informadas, envolvidas e prontas para dar contribuições.
- Desafios comuns no engajamento de partes interessadas incluem atraso no feedback, expectativas pouco claras e excesso de reuniões de status.
- Vídeos assíncronos facilitam o compartilhamento de atualizações com as partes interessadas sem agendamento de reuniões ao vivo.
- O Loom simplifica as atualizações para as partes interessadas, permitindo que você grave, edite e compartilhe gravações com uma única ferramenta.
Seja tomando decisões importantes sobre a sua empresa ou lidando com um grande projeto, manter as partes interessadas informadas é essencial. As partes interessadas certas podem dar contexto, feedback e aprovações que ajudam as equipes a se manterem alinhadas às metas de negócios mais amplos.
O engajamento das partes interessadas pode ser desafiador quando o feedback atrasa, as atualizações ficam dispersas ou cada decisão vira mais uma reunião.
A comunicação rica com vídeos do Loom é uma ótima maneira de evitar armadilhas. Aprenda a usar o Loom para compartilhar atualizações mais claras com as partes interessadas, coletar o feedback assíncrono e manter o trabalho em andamento.
Como melhorar o engajamento das partes interessadas usando o Loom
A melhoria do engajamento das partes interessadas começa ao compartilhar as informações certas, no formato certo e na hora certa. O Loom oferece gravações assíncronas que as partes interessadas podem seguir, revisar e responder conforme o próprio cronograma.
Etapa 1. Identifique quais partes interessadas precisam de qual tipo de atualização
Antes de gravar um vídeo com atualizações, identifique quais partes interessadas precisam de qual tipo de atualização. Nem toda parte interessada precisa do mesmo nível de informações, então as equipes devem decidir quem precisa de visibilidade, quem revisa ou aprova algo e quem apenas precisa de atualizações ocasionais.
Algumas dicas para identificar e agrupar as partes interessadas:
- Agrupe as partes interessadas por influência, envolvimento ou função na tomada de decisão
- Adeque o formato de atualização para as necessidades reais das partes interessadas
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Evite sobrecarregar todas as partes interessadas com as mesmas informações
Etapa 2. Esclareça o objetivo da mensagem antes de gravar
Antes de gravar, decida o objetivo da atualização para as partes interessadas. Você está tentando informar, solicitar feedback, explicar uma decisão ou pedir aprovação?
Aqui estão algumas perguntas simples para você pensar e esclarecer o objetivo da mensagem, como:
- O que você quer que os visualizadores saibam?
- O que você quer que façam depois de assistir?
- Qual contexto é necessário para entenderem a mensagem?
- As informações vão ter impacto em quem?
Como a atualização se encaixa no projeto?
Etapa 3. Grave um vídeo conciso no Loom que adicione contexto
Use o Loom para gravar um vídeo conciso que dê às partes interessadas o contexto necessário. Mostre documentos, slides, painéis, designs ou páginas de projeto relevantes na tela enquanto você explica o raciocínio.
Algumas dicas para ajudar você a criar um vídeo do Loom mais eficaz:
- Mantenha o vídeo focado em uma única atualização ou tópico
- Explique o que mudou, por que isso é importante e no que as partes interessadas devem prestar atenção
- Use o vídeo para adicionar nuances, raciocínio e contexto que são difíceis de transmitir por texto
Você pode usar o editor integrado do Loom para cortar seções desnecessárias ou repetitivas do vídeo e melhorar a clareza.
Etapa 4. Faça o compartilhamento assíncrono do Loom nos canais adequados
Assim que terminar de gravar e editar o vídeo do Loom, compartilhe onde as partes interessadas já lidam com trabalhos e se comunicam. A meta é tornar a atualização das partes interessadas fácil de encontrar e revisitar.
Você pode compartilhar vídeos do Loom em ferramentas como Confluence, Jira, Slack, Teams ou por e-mail, dependendo de onde as partes interessadas já colaboram.
Etapa 5. Incentive as partes interessadas a deixar feedback no vídeo
Após compartilhar o vídeo com as principais partes interessadas, peça para elas darem feedback pelo Loom. As partes interessadas podem deixar comentários no vídeo, o que facilita a revisão do feedback sem precisar procurar em tópicos separados.
Além dos comentários, as partes interessadas também podem usar respostas em vídeo e reações para dar feedback. Todo o feedback é centralizado no Loom, facilitando a comunicação com as partes interessadas sobre as atualizações.
Etapa 6. Transforme o feedback em decisões, ações e atualizações de acompanhamento
Assim que receberem a colaboração das partes interessadas, as equipes devem usar como base para esclarecer os próximos passos. Assim, o engajamento das partes interessadas é vinculado ao progresso, em vez de ocorrer uma visualização passiva.
Algumas dicas para transformar o feedback em decisões e ações:
- Resumir o que foi decidido
- Reunir itens de ação
- Grave um vídeo curto de acompanhamento no Loom se a atualização levar a alterações substanciais
Você também pode usar o Loom AI para gerar resumos, itens de ação e registros de decisão, mantendo o contexto pesquisável.
Etapa 7. Gere uma biblioteca reutilizável de comunicação com as partes interessadas
A biblioteca de vídeos é uma das funções mais úteis do Loom, permitindo criar uma biblioteca de comunicação reutilizável com as partes interessadas. Ela permite que futuros visualizadores revejam as decisões, justificativas e o contexto do projeto para entender como as decisões afetaram o projeto.
Você pode organizar os vídeos por projeto, equipe ou iniciativa para que as principais atualizações para as partes interessadas sejam mais fáceis de encontrar depois.