Plano de comunicação de projeto aos interessados
Iniciar a execução sem se comunicar com os interessados pode causar atrasos, confusão e não cumprimento de metas. Evite esses desafios e aumente o sucesso criando um plano de comunicação de projeto para fornecer as informações certas, no momento certo e pelos canais certos.
TEMPO DE PREPARO
0 min
TEMPO DE EXECUÇÃO
30 min
Pessoas
2 a 10
Resumo de cinco segundos
- Identifique quem precisa se manter informado e envolvido no projeto.
- Estabeleça os canais e o ritmo certos das atualizações.
- Esclareça as expectativas para garantir que todos entendam suas funções e nível de envolvimento desde o início.
VOCÊ VAI PRECISAR DE:
- Ferramenta de gestão de projetos, como Atlassian Home ou Jira
- Ferramenta de comunicação para equipes, como o Slack ou Teams
- Quadro branco ou documento compartilhado, como uma página ou quadro branco do Confluence
Recursos da tática
Como melhorar a comunicação de projeto com os interessados
Crie um plano de comunicação de projeto para oferecer aos interessados as informações certas, no momento certo, por meio dos canais certos.
O que são os interessados?
Os interessados são todas as pessoas para quem um projeto ou iniciativa tem relevância e que são afetadas (com resultado positivo ou negativo) pelo sucesso do projeto ou iniciativa.
Os interessados incluem:
a) Colaboradores: pessoas ou equipes cujo tempo, decisões ou experiência são essenciais para fazer o trabalho. (ou seja, membros da equipe principal do projeto)
b) Beneficiários: pessoas ou equipes que se beneficiam ou são afetadas pelo trabalho e, portanto, precisam saber o que está acontecendo, embora não sejam responsáveis diretas pela entrega. (ou seja, parceiros multifuncionais, líderes, patrocinadores executivos e equipes adjacentes ou subsequentes)
O que é comunicação de projeto com os interessados?
A comunicação com os interessados envolve a troca de informações para garantir que todos que são essenciais e se beneficiam de um projeto entendam o que está acontecendo e por quê, estejam alinhados e tenham o que precisam para atingir as metas.
Os melhores gerentes de projeto não apenas planejam o quem, o quê, onde, quando, por que e como de um projeto, mas também mapeiam os mesmos elementos para a comunicação.
- Quem vai liderar a comunicação com os interessados e quem precisa ser comunicado sobre um projeto?
- O que precisa ser comunicado?
- Quando e como as atualizações vão ser compartilhadas e discutidas?
Quando você deve compartilhar a comunicação com os interessados?
Utilize essa tática no início de cada projeto para planejar como a comunicação com os interessados vai ser gerenciada. Em seguida, execute o plano para manter todo mundo informado durante todo o projeto.
Mesmo que os cronogramas sejam apertados e você esteja com pressa, elabore um plano básico de rápida implementação para comunicar o projeto aos interessados. Se isso não for feito, o risco de desafios no futuro vai ser maior.
Benefícios de manter um vínculo de comunicação forte com os interessados
Utilizar essa tática ajuda a evitar mal-entendidos, promover a colaboração e manter todos focados em metas comuns, contribuindo para a conclusão de projetos com eficiência e sucesso.
Pesquisas mostram:
- Ao mapear com sistemática o "panorama de interessados" no início de um projeto, não apenas os aprovadores óbvios, você reduz os pontos cegos e revela influenciadores ocultos. (Fonte)
- Planejar a comunicação antecipada com os interessados (quem precisa saber o que, quando e por qual canal) apoia processos de alteração mais resilientes. Rotinas de comunicação estruturadas e oportunas durante a alteração promovem a participação das partes interessadas e uma cultura de projeto mais colaborativa. (Fonte)
- Tratar a comunicação com os interessados como "gerenciamento para interessados" (com foco no valor que eles recebem, não apenas nas atualizações que você precisa promover) é uma mudança necessária para que os projetos contribuam para resultados mais sustentáveis que ofereçam benefícios mútuos. (Fonte)
- Estabelecer um ritmo claro e previsível para atualizar os interessados ajuda a criar um "clima de projeto" positivo, caracterizado por metas compartilhadas, confiança e bom fluxo de informações, associado a taxas mais altas de sucesso de projetos que, além de se alinharem com as metas, obedecem aos prazos e ao orçamento. (Fonte)
1. Prepare a tática
Tempo estimado: 1 min
Para começar, faça uma cópia desse Template do Confluence ou crie uma tabela em um quadro branco ou documento colaborativo.
Na parte superior da tabela, escreva o nome do projeto ou iniciativa e a meta desse plano de comunicação com os interessados. Qual é o propósito desta página? Por exemplo:
- Construir a confiança dos interessados.
- Reduzir os riscos resultantes de esforço duplicado e gargalos de dependências.
- Informar equipes posteriores sobre o que estamos fazendo e como isso pode afetar o trabalho delas.
2. Identifique diferentes tipos de interessados
Tempo estimado: 5 min
Os interessados incluem:
a) Colaboradores: pessoas ou equipes cujo tempo, decisões ou experiência são essenciais para fazer o trabalho. (ou seja, membros da equipe principal do projeto)
b) Beneficiários: pessoas ou equipes que se beneficiam ou são afetadas pelo trabalho e, portanto, precisam saber o que está acontecendo, embora não sejam responsáveis diretas pela entrega. (ou seja, parceiros multifuncionais, líderes, patrocinadores executivos e equipes adjacentes ou subsequentes)
Responda às seguintes perguntas para categorizar cada um dos tipos de interessados. Essas informações podem ser obtidas por coleta individual ou em grupo, com assincronia ou em tempo real. Se a coleta for individual, compartilhe a lista com a equipe de projeto para refinar e obter consenso.
- Quem vai estar envolvido no dia a dia desse projeto? →Colaborador
- Quem é fundamental para o sucesso desse projeto? →Colaborador
- A gente precisa da contribuição de quem para progredir? → Colaborador ou beneficiário
- Quem pode desbloquear ou acelerar esse trabalho? → Beneficiário
- Quem aprova esse projeto ou partes importantes dele? → Beneficiário
- Além dos colaboradores, quem mais é afetado pelo sucesso do projeto? → Beneficiário
Quem precisa do que a gente está fazendo e talvez nem perceba isso? → Beneficiário
Adicione essas pessoas à tabela criada na Etapa 1.
Metas do plano de comunicação:
- Diminuir os riscos
- Criar confiança
- Informar
- Educar
- Promover ações
Dica: mapeie as redes e use a IA para preencher as lacunas
Use a tática Rede de equipes para identificar a rede de interessados. Você também pode compartilhar um rascunho do seu plano de projeto com uma ferramenta de IA, como o Rovo, e pedir que ela recomende pessoas que talvez você tenha deixado de fora.
3. Preencha a tabela de comunicação de projeto aos interessados
Tempo estimado: 15 min
Diferentes interessados precisam de informações diferentes, em momentos diferentes, com comunicações diferentes.
Os colaboradores precisam de atualizações e informações mais frequentes, como:
- Detalhes de tarefas, itens e backlog
- Status no nível do tipo do ticket (por exemplo, itens se movendo em um quadro)
- Todas as decisões e compensações improvisadas
Anotações e rascunhos que talvez estejam confusos ou em andamento
É provável que os beneficiários precisem de atualizações e informações menos frequentes, como:
Uma fonte única de informações clara e de alto nível sobre:
- O que é esse projeto, quem está envolvido e por que ele é importante
- As metas, o escopo e as principais conquistas
- O status atual e as alterações/decisões recentes que afetam as pessoas
- Apenas os links mais relevantes para os detalhes do trabalho, para não precisar examinar todas as tarefas para entender o que está acontecendo
Orientação sobre como e quando eles devem se envolver. Por exemplo, se precisam apenas se manter informados ou ser consultados
Usando essa análise como guia, preencha a tabela que você criou na Etapa 1, considerando os canais mais apropriados para cada interessado, o tipo de informação de que precisam, com que frequência precisam e quaisquer notas ou links relevantes para artefatos.
Escolha um proprietário para o plano de comunicações geral. Você pode até atribuir um proprietário para comunicações específicas.
Dica: se necessário, volte, mas não pule etapas
O tempo é essencial e, quando as equipes estão se movendo rápido, a comunicação é a provável vítima. Essa questão pode criar desafios mais à frente. Se você estiver com pressa, elabore um plano básico de rápida implementação para comunicar o projeto aos interessados.
4. Adicione partes interessadas ao seu projeto e canal de comunicação
Tempo estimado: 2 MIN
Em seguida, adicione colaboradores e beneficiários ao projeto na ferramenta de sua preferência, como Atlassian Home ou Jira. (O nome desses usuários varia conforme a ferramenta de gestão de projetos. Por exemplo, na Atlassian, os interessados beneficiários são chamados de "seguidores" ou "observadores".)
Em seguida, crie um canal no Slack ou no Teams com as mesmas pessoas para comunicação diária. Se possível, integre o sistema de gerenciamento dos projetos e a ferramenta de comunicação (por exemplo, Jira e Slack), para que as atualizações feitas no sistema de gestão de projetos sejam publicadas direto no canal de comunicação.
Dica: não espere para se comunicar, e faça isso com frequência e foco na geração de valor
Informe com iniciativa aos interessados o que você precisa deles, o cronograma de suas contribuições e quaisquer outras considerações sobre seu envolvimento. Concentre toda a comunicação no que eles ganham, deixando claro por que o trabalho é relevante para eles e o que sua equipe está fazendo para afetar as prioridades compartilhadas.
5. Inicie a comunicação e defina expectativas
Tempo estimado: 2 MIN
Publique uma mensagem no canal de comunicação para colocar a iniciativa em prática, apresentar todo mundo e definir expectativas. Seu objetivo é oferecer uma visão geral de:
- O que é o projeto
- As metas desse projeto individual, além das metas mais amplas às quais ele se enquadra
Que comunicação eles podem esperar receber, quando e como você gostaria que eles se envolvessem
Você também pode conversar com esses interessados para entender melhor suas prioridades. Dessa forma, sua equipe pode ajustar o plano de comunicação e agregar ainda mais valor.
Exemplo de mensagem do Slack para iniciar o projeto:
Olá, equipe!
A gente abriu este canal para informar sobre o início da campanha de inbound marketing do novo projeto
Como parte dos OKR para aumentar os leads de marketing inbound, a meta dessa campanha é converter as pessoas que baixam o Relatório da Teamwork e fazer com que elas se inscreveram em um produto.
O objetivo é fazer 100 inscrições para demonstrações até 30 de março. Consulte a página para obter dados sobre o projeto e os planos de comunicação. A gente vai publicar atualizações semanais aqui para o grupo, e os colaboradores diários vão contribuir por meio do Jira e do Confluence.
Acompanhamentos
Publicar atualizações semanais
Assuma o compromisso de manter o status do seu projeto atualizado e oferecer atualizações relevantes aos interessados. Quando uma atualização for muito importante para alguém, marque para dar visibilidade.
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