O guia definitivo para gerenciar os interessados
Por Aumarie Benipayo
Seja ao lançar um novo produto, implementar uma alteração ou conduzir uma iniciativa estratégica, o engajamento correto das partes interessadas pode determinar o sucesso ou o fracasso dos seus esforços. Dominar a gestão de partes interessadas capacita você a navegar por cenários complexos, alinhar interesses e fazer com que os projetos avancem com a adesão e o apoio de todos os envolvidos.
Ao entender as necessidades, os interesses e as expectativas dessas pessoas, você consegue construir relacionamentos sólidos, estimular a colaboração e mitigar riscos. Gerir as partes interessadas com eficiência garante que projetos atinjam os objetivos e tenham ressonância com aqueles interessados em seu sucesso.
Este guia completo define a gestão de partes interessadas, aborda os componentes essenciais, revisa as práticas recomendadas e mostra diferentes técnicas para fazer um trabalho eficaz.
O que são as partes interessadas?
Partes interessadas em negócios são pessoas, grupos ou empresas que têm interesse em um projeto ou decisão porque o resultado os afeta. Podem ser internas ou externas.
Partes interessadas internas são pessoas ou grupos, incluindo funcionários, gerentes e executivos, que têm interesse direto nas operações, decisões e desempenho da empresa.
Partes interessadas externas são pessoas ou grupos que estão fora da empresa, como clientes, fornecedores, investidores, órgãos governamentais e a comunidade local. As atividades da empresa podem afetar esses indivíduos ou eles podem ter interesse no sucesso da empresa.
O que é a gestão das partes interessadas?
A gestão de partes interessadas envolve identificar, analisar, engajar e gerenciar as necessidades e expectativas dos indivíduos ou grupos interessados ou afetados por um projeto. Essa medida exige antecipar quem precisa saber e participar de diferentes partes do projeto em suas várias etapas.
Um plano de gestão de partes interessadas facilita a comunicação eficaz, resolve preocupações, garante o alinhamento das pessoas com as metas do projeto e, no final das contas, contribui para o sucesso da gestão de projetos e da empresa.
A importância da gestão de partes interessadas
A gestão de partes interessadas afeta o sucesso de um projeto ou empresa. Consulte vários motivos pelos quais esse trabalho é importante:
Mais sucesso nos projetos
Uma gestão de sucesso alinha as metas do projeto com as expectativas das partes interessadas. O engajamento precoce e contínuo garante que as necessidades das pessoas sejam compreendidas e incorporadas ao planejamento e à execução do projeto. Esse alinhamento resulta em melhores resultados, pois as partes interessadas tendem a apoiar mais um projeto que aborde suas preocupações e entregue valor.
Melhor gestão de riscos
A gestão de partes interessadas ajuda a identificar riscos e problemas em potencial logo no início do ciclo de vida do projeto. O envolvimento com as partes interessadas permite aos gerentes de projeto antecipar e reduzir riscos antes que se transformem em grandes problemas. As partes interessadas também podem oferecer insights sobre possíveis desafios.
Comunicação aprimorada
A gestão facilita a comunicação aberta e transparente entre a equipe do projeto e as partes interessadas. A comunicação regular mantém as partes interessadas informadas sobre o progresso, alterações e decisões do projeto. Essa transparência cria confiança, promove a colaboração em projetos e garante que todos permaneçam alinhados. Além disso, a comunicação eficaz permite que as partes interessadas ofereçam feedback e sugestões.
Resolução eficiente de conflitos
A gestão ajuda a identificar e resolver conflitos entre partes interessadas com interesses ou prioridades concorrentes. Envolver as partes interessadas em um diálogo aberto e em negociações pode levar a soluções que beneficiam a todos. Os gerentes de projeto podem usar a análise de partes interessadas para entender a dinâmica de poder e a influência de cada uma.
Relacionamentos sustentáveis de longo prazo
Uma gestão eficaz constrói relacionamentos sólidos e duradouros entre a empresa e as partes interessadas. O envolvimento regular, a atenção às preocupações e a entrega de valor fomentam a confiança e a lealdade. Esses relacionamentos positivos podem gerar futuras oportunidades, parcerias e apoio para as iniciativas da empresa.
Como gerenciar as partes interessadas
A gestão de partes interessadas envolve identificar, avaliar e envolver indivíduos ou grupos interessados ou afetados por um projeto.
Identifique as partes interessadas
Faça uma análise de partes interessadas e defina as funções e responsabilidades logo no início, ao preparar o lançamento de um projeto que envolva outras pessoas. Esse processo inclui sessões de brainstorming e a avaliação de quem vai ser afetado pelos resultados do projeto. Pergunte o seguinte:
- De quem são os fluxos de trabalho a serem alterados pelo projeto?
- A aprovação de quem é necessária para finalizar o projeto?
- O produto final de quem vai mudar?
Você pode usar estas técnicas para identificar as partes interessadas corretos do projeto:
- Sessões de brainstorming: reúna a equipe do projeto e especialistas para fazer um levantamento de possíveis partes interessadas.
- Matriz RACI: o gráfico RACI esclarece funções e responsabilidades, definindo quem é responsável, avaliadores, consultores e informados de cada tarefa ou decisão no projeto.
- Matriz de poder e interesse: avalia e priorizo as partes interessadas com base no nível de poder e interesse no projeto, o que ajuda a determinar a melhor estratégia de engajamento.
- Matriz de análise de partes interessadas: categorize as partes interessadas por nível de influência e interesse.
- Pesquisas e entrevistas: colete informações com dados sobre as necessidades, preocupações e expectativas das partes interessadas por meio de questionários e entrevistas.
Análise das partes interessadas
Definir as funções dá clareza às partes interessadas sobre as habilidades, os insights e o tempo necessário para contribuir com o projeto. Além disso, minimiza aquele "espaço vazio" percebido no processo do projeto. Use a documentação para consolidar e não se esquecer dessas funções durante todo o projeto.
A Atlassian usa uma tabela 2x4 no topo de cada documento relacionado a projetos no Confluence para que todos saibam onde estão. A Atlassian usa a estrutura DACI para delegar as seguintes funções:
- O dirigente gerencia as partes interessadas e garante que as decisões sejam tomadas no prazo.
- O aprovador tem a palavra final na tomada de decisões.
- Os colaboradores oferecem opiniões de parceiros ou se envolvem na execução do projeto.
- Os informados recebem notificações sobre as decisões.
Métodos para análise de partes interessadas:
- Grades de influência/impacto: posiciona as partes interessadas em um gráfico com base no nível de influência delas e no impacto do projeto sobre elas. Assim, você ajuda a priorizar as partes interessadas e a definir estratégias de engajamento.
- Modelo de saliência: avalia as partes interessadas com base no poder, na legitimidade e na urgência. Ajuda a identificar as principais partes interessadas, aquelas que exigem mais atenção e envolvimento.
- Mapeamento de partes interessadas: desenvolve uma representação visual das partes interessadas, de seus relacionamentos e de sua influência no projeto. Esse mapeamento ajuda a identificar players importantes, aliados em potencial e possíveis obstáculos. O fluxograma é ótimo para essa tarefa.
- Análise SWOT para partes interessadas: conduza uma análise SWOT (sigla em inglês para pontos fortes, pontos fracos, oportunidades e ameaças) para cada parte interessada ou grupo de partes interessadas para oferecer informações sobre a melhor forma de interagir com as partes interessadas e abordar as preocupações.
Envolva as partes interessadas
Para engajar as partes interessadas, você precisa desenvolver um plano de comunicação:
1. Tenha um bom começo
Determine as expectativas de comunicação durante a reunião de lançamento do projeto para garantir adesão, determine a cadência de check-in e apresente o processo de tomada de decisões. Crie esta reunião com base em feedback e, ao mesmo tempo, minimize o tempo de apresentação. Use um roteiro de projeto para delinear e revisar o projeto.
2. Centralize o compartilhamento de informações
Disponibilizar todas as informações relevantes para as partes interessadas comunica confiança e evita perguntas e reuniões desnecessárias. Fazer isso também possibilita que as partes interessadas tomem decisões com rapidez e ofereçam uma solução mais rápida de problemas.
O Confluence oferece acesso fácil a informações em um hub de documentação centralizado. Esses espaços apresentam a visão geral do projeto, metas, escopo do projeto, marcos, funções e responsabilidades dos membros da equipe, páginas atualizadas há pouco tempo e links relevantes.
3. Estabeleça uma estratégia de comunicação
Defina um plano para se comunicar com as partes interessadas, ou você vai acabar fazendo check-ins improvisados, algo que deve evitar fazer. É necessário definir datas, determinar métodos e documentar os check-ins para ter uma gestão eficaz das partes interessadas.
Gerencie as expectativas das partes interessadas
Para gerenciar as partes interessadas com eficácia, defina expectativas realistas desde o início. Comunique o escopo, os objetivos, as entregas, as limitações, as restrições e os possíveis riscos do projeto.
Ao lidar com a resistência a alterações, primeiro identifique as partes interessadas que estão resistentes. Aborde as questões com iniciativa, comunicando os benefícios e a necessidade da alteração. Mantenha o foco em como isso se alinha com os interesses das partes interessadas. Envolva as partes interessadas mais resistentes na tomada de decisões. Assim, você promove um senso de propriedade e adesão. Ofereça treinamento, suporte e recursos para ajudar na adaptação à alteração.
Durante todo o projeto, monitore e atualize as expectativas conforme necessário. Comunique o progresso, os marcos e quaisquer desvios do plano original com regularidade. Ouça o feedback das partes interessadas e aborde de imediato as preocupações trazidas. Ajuste as expectativas conforme necessário à medida que o projeto evolui ou as circunstâncias mudam.
Ao fazer alterações significativas no escopo ou nos resultados, busque a opinião e a aprovação das partes interessadas. O engajamento consistente mantém o alinhamento e reduz problemas de comunicação.
Práticas recomendadas de gerenciamento de partes interessadas
As práticas recomendadas de gerenciamento de partes interessadas incluem identificar as partes interessadas com antecedência, envolver essas partes interessadas em decisões, rastrear as interações e resolver conflitos de imediato.
Identifique as partes interessadas com antecedência
Identifique as partes interessadas desde o início para considerar suas necessidades durante a fase de planejamento. Use a análise das partes interessadas, o mapeamento e as matrizes RACI para entender seus interesses, preocupações e impacto potencial.
Envolva as partes interessadas na tomada de decisões
Envolver as partes interessadas promove um senso de propriedade, aumentando a probabilidade de sucesso. Mantenha uma comunicação regular, peça feedback e incorpore perspectivas diversas nas decisões.
Essa abordagem colaborativa alinha as expectativas com as metas e aborda as preocupações. Quadros Kanban e gráficos de Gantt ajudam a visualizar as tarefas e o cronograma do projeto, tornando mais fácil para as partes interessadas entenderem o fluxo do projeto e contribuírem com eficácia. Essas ferramentas podem melhorar a produtividade oferecendo visibilidade clara do progresso e dos gargalos do projeto.
Acompanhe as interações das partes interessadas
Mantenha registros detalhados de todas as interações com as partes interessadas, incluindo reuniões, e-mails e chamadas, garantindo que você aborde todas as preocupações e compromissos. Use registros de partes interessadas, registros de comunicação ou ferramentas de gestão de projetos. Revise e atualize com regularidade as informações das partes interessadas para refletir quaisquer alterações.
Resolva os conflitos o mais rápido possível
É comum haver disputas entre partes interessadas com interesses conflitantes. Aborde esses conflitos com rapidez, antes que o escalonamento afete o progresso.
Abordar os conflitos ajuda a manter relacionamentos positivos. Incentive a comunicação aberta para entender a causa raiz. Busque soluções benéficas para todos por meio de negociações e acordos. Se necessário, outras pessoas neutras podem ser envolvidas na mediação.
Aprimore a comunicação com as partes interessadas usando o Confluence
Pode ser desafiador informar e alinhar as partes interessadas, em especial quando se trabalha com várias equipes ou locais. O gerenciamento de partes interessadas capacita pessoas e equipes a funcionarem da melhor maneira possível, minimizando os problemas.
Fazer o trabalho duro desde o início para dar clareza às partes interessadas vai fazer com que você comece com uma base sólida como gerente de projetos. Mas sem uma plataforma de comunicação centralizada, você pode enfrentar problemas, como atualizações perdidas, falta de transparência, problemas de comunicação, dificuldade de rastrear feedback ou decisões e canais de comunicação ineficientes.
Use o Confluence para melhorar a comunicação com as partes interessadas. Ele oferece várias funções e benefícios principais:
- Hub centralizado: crie espaços/páginas dedicados para cada projeto para compartilhar atualizações, documentos e discussões com todas as partes interessadas.
- Colaboração em tempo real: permita que as partes interessadas comentem, deem feedback e colaborem em documentos, o que promove a transparência e o alinhamento entre as equipes.
- Template de plano de comunicação: use o template de plano de comunicação grátis do Confluence para definir sua estratégia, incluindo partes interessadas, métodos, frequência e conteúdo.
- Notificações e @menções: mantenha as partes interessadas informadas fazendo @menções em páginas/comentários relevantes e ativando as notificações.
- Integrações: faça uma integração perfeita com ferramentas como Jira e Trello para acesso centralizado às informações do projeto.
Com o template grátis de plano de comunicação com partes interessadas do Confluence, você pode simplificar a comunicação com partes interessadas, melhorar a transparência e garantir o alinhamento durante todo o ciclo de vida do projeto.
