O guia definitivo para fluxogramas

O que é um fluxograma?

Um fluxograma é uma representação visual de um processo ou fluxo de trabalho. Ele usa símbolos e formas conectados por linhas para mostrar etapas individuais.

Os fluxogramas têm uma grande variedade de aplicações na gestão de projetos. Por exemplo, você pode usar os fluxogramas para mostrar como uma equipe lida com as solicitações de suporte ao cliente, desde o momento em que o cliente faz uma solicitação até o momento em que a equipe resolve o item. Alguns gerentes de projetos até combinam um fluxograma com um diagrama de Gantt para criar um plano de projeto mais abrangente.

Vantagens dos fluxogramas

Os fluxogramas oferecem diversas vantagens para a gestão do trabalho, gerentes de projetos e metodologias ágeis:

• Visualização de processos complicados: os diagramas facilitam a compreensão de tópicos complexos, dividindo-os em partes gerenciáveis.
• Padronização de processos e colocação por escrito: isso permite que as equipes concordem sobre como os processos devem funcionar e anotem para referência futura.
• Garantia de alinhamento da equipe: os fluxogramas garantem que todos na equipe entendam com clareza o processo e as respectivas responsabilidades dentro dele.
• Melhora na comunicação: os fluxogramas usam imagens para garantir que todos estejam na mesma página, reduzindo mal-entendidos.

Flowchart symbols & what they mean

Flowcharts utilize various symbols, and each shape or symbol has a specific meaning and plays a distinct role in making flowcharts easier to read at a glance. Here’s a quick breakdown of some of the different symbols and how they’re used for process mapping:

• Arrows: Arrows show the flow from one step to the next. When reading a flowchart, follow these arrows to ensure you’re looking at the process in the correct order.
• Ovals: Ovals represent the start or end of a process, so you know where to start as soon as you glance at a flowchart.
• Rectangles: Rectangles represent a single step or process within the flowchart.
• Diamonds: Diamonds are used to indicate a decision point. When you see a diamond, you must make a yes or no decision at that point.
• Parallelagrams: Parallelagrams are used to denote data in flowcharts.

Quando você deve usar o fluxograma?

Os fluxogramas são úteis para simplificar trabalhos complexos e mostrar as etapas necessárias para atingir as metas. Eles podem ajudar na gestão de projetos, na modelagem de processos de negócios, na programação de computadores e nas tarefas diárias.

Os fluxogramas são ferramentas inestimáveis para certas situações, como nas etapas de: integração e treinamento, melhoria de processos, planejamento, comunicação e colaboração, bem como a documentação.

Tipos de fluxogramas

Existem vários tipos de fluxogramas, cada um adequado a uma tarefa específica. Aqui estão alguns exemplos de fluxogramas:

Fluxograma do sistema

Os fluxogramas do sistema são como um roteiro de um sistema que mostra todas as paradas (etapas) ao longo do caminho. Eles ilustram com eficiência como cada parte do sistema interage entre si. Por exemplo, você pode usar um fluxograma do sistema para demonstrar como os pedidos chegam dos clientes para a equipe de entrega em uma pizzaria.

Diagrama do fluxo de trabalho

O diagrama de fluxo de trabalho é o fluxograma que exibe a ordem das etapas necessárias para concluir certas tarefas ou processos. Como em livros de receitas, o diagrama mostra cada etapa da preparação.

Use um template gratuito de fluxo de trabalho.

Diagrama de fluxo de dados

O diagrama de fluxo de dados (DFD) mostra como os dados se movem pelo sistema: sua origem, destino e método de armazenamento. Por exemplo, imagine que o DFD define como a empresa faz a gestão do processo de contratação de novos funcionários e armazenamento de informações. Esse diagrama é valioso para os gerentes de projeto, visto que ele coleta informações sobre o fluxo de dados no banco de dados da empresa. Isso ajuda a monitorar e aprimorar as práticas de tratamento de dados, bem como aumentar a eficiência do processo de gestão.

Fluxograma de decisão

Como o próprio nome sugere, o fluxograma de decisão ajuda a tomar decisões. Com estrutura semelhante a galhos em árvores, o fluxograma de decisão apresenta várias opções e as consequências de cada escolha. Essa estrutura ajuda na tomada de decisões, pois parte de uma pergunta inicial. Conforme você segue o fluxograma, cada resposta leva a novas perguntas, guiando você pelo processo de tomada de decisões até chegar a uma escolha.

Fluxograma de raia

O fluxograma de raia representa as funções e responsabilidades dentro do processo. O fluxograma é dividido por faixas (parecidas com as raias de piscinas), as quais são atribuídas a uma determinada pessoa ou grupo. Por exemplo, no contexto de negócios, essas raias podem ser “vendas”, “marketing” ou “jurídico”.

Use um template gratuito de diagrama de raia.

5 simple steps to make a flowchart

The process of creating a flowchart is pretty straightforward. Let’s look at the five steps you must follow to make an effective flowchart for your business.

1. Identify the process you want to map

The first thing you need to do is figure out what you’re trying to map out. This could be a process you’re trying to make more efficient or something specific to the project you’re currently working on. Each flowchart should map out a single process.

2. Break the process into steps

Now it’s time to break the process down into individual steps so it’s easier to follow. Ensure that you include every step involved in the process.

Let’s say you’re breaking down how to handle customer service tickets. You don’t want to leave out any steps, especially if that step involves elevating the ticket or assigning it to a specific team. Think about every step of the process you’re mapping out.

3. Choose flowchart symbols to use

We mentioned the different flowchart symbols earlier, and these symbols play a crucial role in mapping out processes. Choose symbols to represent actions, decisions, and outcomes before you start mapping anything out. As you create your flowchart, maintain consistency in the symbols you use and use arrows to indicate the flow of the process.

4. Draw the chart

Now that you’ve figured out everything, you can start making your flowchart. Remember to keep your symbols consistent throughout the flowchart, and don’t worry if it’s not perfect the first time. Project collaboration is crucial in process mapping, enabling teams to identify gaps, refine steps, and ensure that the flowchart accurately reflects how work is done.

5. Review the chart and refine based on feedback

Once your flowchart is complete, review and share it with others to collect feedback. Flowcharts support knowledge sharing, so sharing them with various teams and making changes based on their feedback is essential.

Dicas para criar fluxogramas eficazes

Para criar o fluxograma ideal, siga estas dicas essenciais:

• Identifique o fluxograma certo para a equipe. Processos diferentes podem se beneficiar de diferentes tipos de fluxogramas.
• Seja consistente. Use símbolos e cores com consistência para melhorar a compreensão.
• Entenda o objetivo. Entenda por que você está criando o fluxograma e quais metas ele deve alcançar. Essa compreensão vai definir como o fluxograma deve ser estruturado.

Visualize os fluxos de trabalho com fluxogramas

Os fluxogramas são muito valiosos quando se trata de aprimorar os processos de trabalho. Os quadros brancos do Confluence podem facilitar a criação deles. No Confluence, você faz o brainstorm, visualiza todo o processo do trabalho e transforma as ideias em ações, tudo em um só lugar. Com funções específicas, projetadas para metodologias como a estrutura Scrum e a estrutura Kanban, o Confluence é a ferramenta completa para criar fluxogramas.