O que é gerenciamento de projeto?
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O gerenciamento de projetos usa habilidades, ferramentas e técnicas para planejar, executar, monitorar e concluir projetos dentro dos prazos. Ele garante que o trabalho de uma equipe esteja alinhado aos objetivos SMART e atenda aos critérios de sucesso dentro de certas restrições.
Neste artigo, vamos discutir as várias metodologias e os estágios do gerenciamento de projetos, além das habilidades essenciais que todo gerente de projetos precisa ter para se destacar na função. Continue lendo para descobrir os fundamentos do gerenciamento de projetos e por que ele é essencial para todas as empresas.
Project management approaches
There’s no single strategy for completing a successful project—just like there’s more than one way to cook an egg. That’s where project management approaches come in. These are broad ways to organize and manage projects, and they fall into three main categories:
- Predictive approaches involve detailed planning at the start and follow a fixed sequence of steps. It works best when project requirements are clear and unlikely to change.
- Adaptive approaches are flexible and allow teams to adjust plans as the project progresses. It’s ideal when requirements may change or aren’t fully known from the beginning.
- Hybrid approaches combine elements of both predictive and adaptive methods. Teams might use predictive planning for some phases and switch to adaptive methods for others, balancing structure with flexibility.
Tipos de gerenciamento de projetos
Já ouviu o ditado “quem não tem cão, caça com gato”? Não existe uma única estratégia para concluir um projeto incrível. É aí que entra em jogo a metodologia do gerenciamento de projetos. Ela é o conjunto de regras, princípios e processos para gerenciar os projetos.
As metodologias podem parecer formais, mas aqui há espaço para inovar. É importante ter em mente que muitas equipes e empresas usam uma combinação de metodologias em vez de confiar apenas em um único tipo. Seja qual for sua abordagem, ela deve ajudar a promover uma forte cultura de transparência.
1. Gestão ágil de projetos
Acha que o primeiro passo do processo de gestão de projeto é o planejamento? Não é bem assim. Antes de mapear a estratégia para o projeto, é preciso ter o envolvimento das partes interessadas. É aqui que entra uma carta de projeto para delinear o objetivo comercial do projeto para aprovação. Em vez disso, recomendamos usar um pôster de projeto, como um formato mais fácil de entender, mais rápido e fácil de ler. Nesta etapa, você deve responder a perguntas como:
- Qual é o caso de negócios para esse projeto? O template de plano estratégico pode ajudar!
- Este projeto é viável?
- A gente deve seguir com esse projeto?
Simplificando, nesta etapa está sendo decidido se este projeto vale a pena antes de investir muito esforço.
Uma ótima maneira de ajudar a facilitar essa discussão é um pré-mortem, um exercício mental no qual você imagina o que poderia dar errado e decide como evitar a situação.
O gerenciamento ágil de projetos é uma abordagem iterativa e muito mais flexível do que o gerenciamento em cascata. É uma prática recomendada de DevOps que divide os projetos em partes abordadas em períodos curtos (chamados sprints). Depois de cada sprint, a equipe reavalia o trabalho feito para realizar as alterações necessárias e garantir que está no caminho certo.
2. Gerenciamento de projetos em cascata
Quando você pensa na gestão tradicional e sequencial de projetos, o que se imagina é gestão de projetos em cascata. Com esse método, o projeto é dividido em diferentes fases. Quando cada fase termina, a próxima começa — não há sobreposição entre elas.
3. Scrum
Pegue o café e o cabo de energia, porque é hora de avançar. É aqui que você e a equipe botam a mão na massa e começam a realizar tarefas do projeto, guiados pelo plano do projeto. Na fase de execução, vai ser necessário:
- Atribuir os recursos necessários
- Verificar se todos os responsáveis estão realizando as tarefas
- Conduzir reuniões de status
- Configurar sistemas de rastreamento
A grosso do trabalho acontece nesta etapa e é também nela que você vai começar a ver o projeto tomando forma. Vê? Todo aquele planejamento valeu a pena.
O gerenciamento de projetos Scrum é uma das metodologias ágeis mais usadas pelos gerentes de projetos. Assim como o método ágil, o Scrum está centrado na melhoria contínua. Você pode usar estruturas como o Scrum para começar a ter um pensamento mais ágil e para praticar o desenvolvimento dos princípios ágeis na comunicação e no trabalho cotidianos. Os quadros Scrum do Jira facilitam a entrega iterativa e incremental ao auxiliar as equipes a gerenciar o trabalho de um sprint para o outro.
4. Gerenciamento de projetos Lean
5. Kanban
O Kanban é uma implementação específica para um gerenciamento de projetos Lean. As tarefas do projeto ganham representação visual em um quadro Kanban, o que permite que os membros da equipe vejam o estado de cada parte do trabalho a qualquer momento. O quadro Kanban do Jira aprimora esse processo ao promover a entrega contínua e, assim, ajudar as equipes a definirem fluxos de trabalho e gerenciarem gargalos.
Ferramentas usadas no gerenciamento de projetos
Escolher o software certo de gestão de projetos pode ser complicado. Para garantir que a equipe aproveite ao máximo a ferramenta de gestão de projetos, a gente recomenda que você procure uma solução que ofereça os seguintes recursos:
- Criar uma agenda compartilhada para monitorar os marcos e prazos do projeto
- Compartilhar arquivos e documentos para facilitar o acesso e a colaboração
- Criar listas de tarefas e atribua tarefas aos membros da equipe
- Acompanhar o progresso do projeto e gere relatórios
- Facilitar e simplificar a comunicação entre os membros da equipe e as partes interessadas
- Estimar a duração e o orçamento do projeto
- Permitir que os membros da equipe comentem as tarefas e forneçam feedback
- Gerar lembretes e notificações automatizados
- Configurar templates de projeto para agilizar a criação de projetos
- Gerenciar recursos e cargas de trabalho
- Rastrear itens e riscos
- Gerenciar solicitações de alteração
- Criar relatórios detalhados
- Monitorar o desempenho do projeto
Os gerentes de projetos contam com uma variedade de ferramentas para planejar, executar e monitorar projetos. Algumas ferramentas populares são:
- Diagramas de Gantt: cronogramas visuais que mostram as tarefas, durações e dependências do projeto. Eles ajudam os gerentes a programar atividades e monitorar o progresso ao longo do tempo.
- Estrutura analítica do trabalho (WBS): representações hierárquicas das tarefas do projeto que dividem projetos grandes em partes menores.
- Cronogramas do projeto: representações cronológicas dos marcos e prazos do projeto.
- Painéis: interfaces personalizáveis que reúnem as principais métricas do projeto, atualizações de status e indicadores de desempenho.
- Quadros: equipes ágeis usam quadros Scrum para gerenciar sprints e backlogs de produtos e quadros Kanban para gerenciar fluxos de trabalho e limitar o trabalho em andamento.
Com o Jira, você pode usar todas essas ferramentas e muito mais para monitorar itens, histórias dos usuários e tarefas com fluxos de trabalho personalizáveis.
Templates de gerenciamento de projeto
Os templates de gerenciamento de projetos são atalhos que economizam tempo, mantêm a consistência dos processos e garantem que você não precise começar do zero a cada projeto. Além disso, eles oferecem à sua equipe uma estrutura familiar de trabalho, o que facilita a colaboração. Estes são os principais templates para cada fase do gerenciamento de projetos:
Início
Inicie o projeto com do jeito certo com estes templates:
- Análise competitiva: avalie a concorrência.
- Análise SWOT: identifique seus pontos fortes e fracos, oportunidades e ameaças.
- Brainstorming: solte a criatividade com uma sessão estruturada de brainstorming.
Planejamento
Prepare o terreno para o sucesso com estes templates de planejamento de projetos:
- Plano do projeto: crie um roteiro para o projeto todo.
- Lançamento do projeto: comece com o pé direito fazendo um lançamento bem organizado.
Execução
Mantenha o andamento do seu projeto com estes templates de fase de execução:
- Quadro Kanban: visualize seu fluxo de trabalho e gerencie tarefas.
- Acompanhamento de tarefas: monitore quem está fazendo o quê e quando.
- Quadro Scrum: equipes ágeis usam esse template para gerenciar sprints.
- Estrutura analítica do trabalho: divida projetos complexos em tarefas mais gerenciáveis.
- Diagrama de Gantt: mapeie o cronograma do seu projeto com elementos visuais.
- Roteiro do projeto: trace sua estratégia de longo prazo para o projeto.
- Anotações de reunião: mantenha as reuniões da equipe produtivas e bem documentadas.
Monitoramento
Use o template de status do projeto para manter as partes interessadas informadas com atualizações regulares e monitorar o sucesso do seu projeto.
Encerramento
Finalize seu projeto de maneira efetiva com estes templates:
- Retrospectiva: reflita sobre o que deu certo e o que pode melhorar.
- Análise dos cinco porquês: descubra as causas de problemas que você encontrou.
O Jira oferece esses templates e muito mais para ajudar as equipes a aumentar a produtividade e otimizar os processos de gerenciamento de projetos. Quer explorar mais? Confira todos os templates gratuitos de gerenciamento de projetos da Atlassian.
Simplifique o gerenciamento de projetos com o Jira
O gerenciamento de projetos ajuda as equipes a se manterem organizadas, cumprirem prazos e entregarem resultados de alta qualidade. O Jira é uma avançada ferramenta de gerenciamento de projetos que simplifica os processos. Com fluxos de trabalho personalizáveis, funções de colaboração em tempo real e visualizações de quadro versáteis, as equipes podem monitorar tarefas, gerenciar recursos e gerar relatórios com facilidade.
