Planejamento de projetos com maestria

O que é planejamento de projetos? O que é planejamento de projetos? É o processo de identificar, priorizar e atribuir o custo, o escopo e o cronograma necessários para concluir um projeto dentro do prazo e do orçamento.

Você quer fazer panquecas. Você já fez panquecas antes e pode até improvisar. (sem subestimar o esforço necessário para preparar essa delícia).

Você sabe que precisa de farinha, ovos, leite, azeite e uma frigideira. Mas para quem você vai cozinhar? Para você mesmo? Um grupo de quatro pessoas, incluindo uma que é intolerante à lactose e outra ao glúten? 

Até mesmo algo tão diário quanto o café da manhã — não importa se for uma situação complicada como criar um aplicativo, mudar de escritório ou reformular o processo de vendas — pode ter um pouco de planejamento prévio.

Você vai precisar se afastar da cena para resolver não apenas o que precisa ser feito, mas também como, quando e por quê. 

O que é planejamento de projetos?

Planejamento de projetos é analisar e organizar tudo o que é necessário para que o trabalho seja feito com a maior rapidez e cuidado possíveis. Envolve tudo, desde a definição da meta, do escopo, das tarefas e dos recursos até a estipulação do orçamento e do cronograma. São todas as coisas que precisam ser feitas logo no início do projeto para garantir que ele seja executado sem problemas. 

É uma etapa do gerenciamento de projetos, que é ver o projeto do início ao fim. O gerenciamento de projetos inclui cinco etapas: início, planejamento, execução, monitoramento e conclusão.

É possível também que você tenha ouvido falar em "planejamento estratégico de projetos", que é diferente do "planejamento de projetos" mais amplo. O planejamento estratégico de projetos em geral ocorre no nível mais alto e inclui o estabelecimento de metas e prioridades da empresa e a melhoria das operações. Ele guia as pessoas da equipe na missão, visão e valores da empresa e serve como base para o plano operacional da empresa.

Seja o planejamento estratégico ou de projetos, você vai precisar de um roteiro claro, acessível e de fácil compreensão que todos na empresa possam seguir.

Como criar o plano do projeto

Mesmo que dê muita fome, a gente vai analisar de novo o cenário hipotético das panquecas. A gente sabe que você é um masterchef, mas qualquer pessoa diria que existem muitos elementos além da comida que fazem parte de uma experiência culinária requintada. 

Todos esses outros elementos e dados específicos (criar uma lista de compras, escolher a composição da mesa, chamar os convidados) compõem o plano do projeto. É a fonte única de informações das atividades do projeto. Embora não seja difícil de criar, exige algum tempo e reflexão.

1. Defina quem, o que e como

Um plano é mais do que tarefas e datas. Um bom plano começa com algumas perguntas essenciais e o registro das respostas:

• Quais são as metas e os objetivos?

• Quem são os interessados?

• Qual é o orçamento?

• Quais são os resultados a serem entregues?

• Quem está na equipe do projeto e qual função cada um vai ter?

• Qual é o prazo final? Existem outros marcos?

• Quem é responsável pelo feedback e pela aprovação final dos resultados a serem entregues?

As respostas dessas perguntas vão proporcionar a todos uma visão geral do que esperar à medida que o projeto avança.

2. Descubra o que é necessário

A próxima etapa é decidir o que é necessário para que o trabalho seja feito. Comece pensando no esforço necessário para cada tarefa e quem pode assumir o comando. Inclua todos os recursos ou fornecedores externos que possam ser usados. Não se esqueça do processo de avaliação e do feedback e da aprovação necessários antes da conclusão. 

Pode parecer óbvio, mas não planeje às cegas! Entre em contato com todos os membros da equipe e fornecedores para examinar o projeto, obter a adesão e confirmar o comprometimento de cada um com as tarefas designadas. Você vai evitar muita frustração e estresse desnecessários ao garantir que todos estejam fazendo sua parte.

3. Pesquise muito

Antes de elaborar um plano, conheça todos os fatos. Leia o RFP, o escopo do trabalho ou a visão geral do projeto e faça anotações. Seja detalhista. Registre as decisões e esclareça todas as questões pendentes, incluindo:

• Metas e objetivos.

• As expectativas do cliente (ou do patrocinador do projeto).

• A composição da equipe do projeto e o processo de tomada de decisão

• Outros interessados e suas expectativas.

Neste ponto, também é importante identificar todos os possíveis obstáculos ou preocupações: 

• A equipe já trabalhou com um projeto desse tipo no passado? Ela precisa de mais suporte ou treinamento? 

• Qual é o prazo do projeto? Existe algum problema que possa afetar a entrega? 

• Qual é a responsividade do cliente ou do patrocinador do projeto? A programação deles vai afetar o cronograma geral?

Costumam ser questões difíceis, mas que devem ser enfrentadas para que não haja surpresas durante o percurso.  Além disso, reserve um tempo para pensar em como você pode atingir sua meta de verdade. Além de concluir o projeto, o que mais você pode fazer para que ele se destaque? Por exemplo, cobrir essas panquecas com NutellaⓇ. Vai agradar quase todo mundo.

4. Crie um esboço

Depois de pesquisar e responder às principais perguntas da lista, você está pronto para fazer o esboço do plano de projeto. O esboço inicial pode ser simples, mas deve incluir o seguinte:

• Resultados a serem entregues e tarefas associadas. 

• Prazos. 

• Recursos necessários.

• Todas as hipóteses que você está levantando. 

• O processo de aprovação.

5. Reúna a equipe

Depois de fazer o esboço do plano do projeto, marque um teste com os membros da equipe. Não se esqueça: eles são especialistas que sabem o que fazem, então se ajude pedindo a contribuição deles.

Esta é sua chance de apresentar as ideias e desafiar a equipe para que as deixem ainda melhores. Dá para fazer as coisas com mais rapidez e criatividade? É possível simplificar o processo de aprovação? Mais alguma coisa é necessária? 

Outra vantagem de falar de novo com a equipe: fica estabelecido no projeto um tom acolhedor e de abertura ao feedback. Também gera confiança e deixa a equipe animada para trabalhar em conjunto rumo a um objetivo em comum.

6. Agite as coisas

Depois de agregar as observações da equipe, você está pronto para elaborar um plano de projeto aprofundado (dica profissional: experimente uma ferramenta on-line de planejamento de projeto). Inclua o seguinte:

• Todas as informações pertinentes ao projeto, mesmo que pareçam óbvias: nome do cliente, nome do projeto, número da versão e data de entrega.

• Resultados a serem entregues com datas de início e término.

• A pessoa responsável por cada tarefa.

• Duração das tarefas e subordinações.

• Informações das tarefas e todas as notas explicativas. 

• Riscos ou possíveis obstáculos.

À medida que você e a equipe se familiarizam com o processo, o planejamento do projeto se torna mais eficiente, e os planos do projeto, mais efetivos. A prática leva à perfeição, e com a elaboração de planos de projeto não é diferente.

7. Compartilhe e obtenha a aprovação final

Já está pronto? Você está muito perto. Você só precisa compartilhar o plano final com todos os membros da equipe e fornecedores para que eles deem outra olhada nas responsabilidades e prazos. Confirme se os interessados conhecem as metas gerais, os resultados a serem entregues, o cronograma e o orçamento. 

Todos estão se sentindo bem? Assim que tiver a aprovação geral, é hora de executar. Mas graças ao trabalho prévio feito com cuidado e atenção, vai dar tudo certo.

Faça o planejamento estratégico de projetos com ambição

A gente falou um pouco antes sobre o planejamento estratégico de projetos. Agora, a gente vai ver as particularidades. Embora nem todos os planos de projetos exijam um planejamento estratégico de alto nível, algumas vezes a abordagem pode ajudar a criar novas ideias e a ver melhor as soluções para os desafios. Pense nisso como uma maneira de limpar a bancada antes de começar a cozinhar.

Declarações de missão e visão

A primeira etapa do planejamento estratégico de projetos é desenvolver uma declaração de missão e visão. Uma declaração de visão define a meta final da organização. Uma boa declaração não descreve apenas o que a organização faz no dia a dia, mas também sua maior vitória. Ela deve inspirar todos a imaginar o maior impacto de seu trabalho. 

Veja aqui alguns exemplos de declarações de visão que funcionam: 

• Atlassian: ajudar equipes do mundo inteiro em prol do progresso da humanidade por meio da força do software. 

• Associação do Alzheimer: um mundo sem a doença de Alzheimer.

• Tesla: criar a empresa de automóveis mais atraente do século XXI impulsionando a transição mundial para veículos elétricos. 

Do outro lado está a declaração de missão, mais fundamentada e voltada para a ação e que descreve o que uma organização faz e como. Uma declaração de missão vai ao cerne da questão esclarecendo quem está por trás da empresa e seu porquê. 

Estas declarações de missão mostram esses aspectos: 

• Make-A-Wish: a missão da Make-A-Wish International é realizar os desejos de crianças com condições de saúde graves para enriquecer a experiência humana com esperança, força e alegria.

• Starbucks: inspirar e nutrir o espírito humano, uma pessoa, uma bebida e um bairro de cada vez.

• Southwest Airlines: a missão da Southwest Airlines é a dedicação ao atendimento ao cliente da mais alta qualidade realizado com carinho, simpatia, orgulho individual e espírito de empresa.

À medida que a organização cresce e atinge seus marcos, os líderes podem combinar as declarações de missão e visão em uma declaração maior e inspiradora.

Metas

Com suas declarações de missão e visão definidas, é hora de descobrir o que fazer em relação a elas. É hora de definir metas!

É claro que as metas são essenciais para o sucesso de qualquer empresa. É muito difícil chegar ao destino sem saber para onde se está indo. Ao criar suas metas, escreva as declarações de visão e missão em uma nota adesiva e cole no monitor para se lembrar de alinhar todas essas declarações no futuro.

Você pode ter chegado à meta através de um sonho que tinha desde criança, de um brainstorm revigorante (a gente vai falar sobre esse assunto mais tarde), de uma necessidade financeira ou de uma intuição. Ou seja, de muitas formas. As razões podem variar muito, mas algumas que são comuns incluem: 

• Aumente a produtividade

• Reduzir despesas recorrentes

• Melhorar o atendimento ao cliente

• Expandir o reconhecimento da marca

• Definir a temperatura do ar condicionado no escritório com a qual todos concordem

Objetivos da empresa

Os objetivos da empresa são as ações mensuráveis que devem ser realizadas para alcançar as metas. Eles ajudam os funcionários a entender o que se espera deles.

Por exemplo: se melhorar o atendimento ao cliente é a meta, os objetivos podem ser aumentar a equipe de atendimento ao cliente ou implementar uma nova política que garanta que os clientes recebam o retorno dentro do prazo especificado.

Com as metas da empresa claras e sólidas que você acabou de estabelecer, todos podem traçar os próprios objetivos para que elas sejam atingidas. Dessa forma, todos os funcionários vão trabalhar na mesma direção, mas tomando medidas diferentes para alcançar a mesma meta final. 

Em seguida, é necessário transformar as metas e os objetivos em um plano de ação. Quer dizer que você vai precisar dividir metas de longo prazo em marcos específicos e alcançáveis. A partir desse ponto, você pode criar um roteiro mais pormenorizado que trate das atividades diárias que devem ser priorizadas. 

Um bom plano de ação inclui tudo de que sua empresa precisa para fazer acontecer, como:

• Quem lidera o trabalho

• Quais equipes estão envolvidas

• Tarefas e responsabilidades

• Investimentos necessários

• Marcos principais

Com o tempo, as informações podem mudar e evoluir, mas um plano concreto em vigor proporciona clareza e direcionamento tanto para a equipe que está fazendo o trabalho pesado quanto para a organização como um todo.

Tomada de decisão

Você não detesta quando está animado para lançar um projeto e fica preso em um buraco negro de aprovações? Todo mundo enfrentou obstáculos tendo que esperar alguém (alguém?) dizer: "Vamos lá." Você pode evitar esses impedimentos na empresa passando o bastão para níveis diferentes da organização, dando a eles autoridade para tomar decisões com rapidez e fazer o trabalho. 

Embora a maioria dos tomadores de decisão seja os líderes de equipe, em especial quando se trata de tomar a decisão final , o restante do grupo deve ter muita influência. Os melhores tomadores de decisão colaboram e acolhem a experiência e as diferentes perspectivas da equipe. Eles também lembram de se planejar para o inesperado e criar um plano B e C para que todos possam resolver eventuais problemas.

Faça o planejamento estratégico de projetos com ambição

Na cozinha, pode ser que o liquidificador e a frigideira sejam os itens mais importantes para você. Ao realizar o planejamento de projetos, é provável que uma sessão de brainstorming ou diagramas de Gantt sejam mais úteis. Entenda o motivo.

Brainstorming

Diagramas de causa e efeito

Esses diagramas — algumas vezes chamados de espinha de peixe ou diagramas de Ishikawa — ajudam a encontrar problemas antes que seja tarde demais. Um diagrama de causa e efeito mostra a relação entre todos os fatores que levam a uma situação. Ele identifica causas significativas, divide em subcausas e indica os resultados prováveis. 

Os diagramas de causa e efeito são uma excelente ferramenta para o gerenciamento de riscos, mas não incluem nenhum elemento subjetivo, como probabilidade ou gravidade. Eles apenas mostram os fatos.

Análise de caminho crítico

Para projetos grandes e complicados com muitas atividades acontecendo ao mesmo tempo, uma análise de caminho crítico pode ser muito útil. Encontre seu caminho crítico olhando para a atividade mais longa no seu plano e medindo o tempo necessário para que ela seja concluída do início ao fim. Entender tarefas críticas e não críticas evita falhas no cronograma e gargalos no processo. É uma excelente técnica para gerenciar projetos grandes com várias dependências, mas pode ser muito complexa para projetos menores.

Diagramas de Gantt

Um diagrama de Gantt é um tipo de gráfico de barras que ilustra o cronograma de um projeto. Ele lista as tarefas no eixo vertical e os intervalos de tempo no eixo horizontal para ajudar no planejamento, na coordenação e no rastreamento de tarefas específicas. É também uma representação visual do progresso que pode ser usada nos relatórios de status. Um diagrama de Gantt é útil para quase qualquer projeto, pois facilita a "visualização" do trabalho inteiro, do começo ao fim, e, se necessário, ajuda na mudança para o plano B.

Como o software de planejamento de projetos pode ajudar

O planejamento de projetos pode ser um processo longo e manual. Por sorte, a tecnologia descobriu um jeito para que ele seja muito menos doloroso. Há muitas soluções para escolher, mas evite dores de cabeça garantindo que sua ferramenta de planejamento de projetos inclua as seguintes funções essenciais:

• Ferramentas robustas que ajudam a organizar, rastrear e gerenciar projetos

• Templates flexíveis para criar tudo, desde anotações de reunião até requisitos de produtos

• Uma interface intuitiva que permite organizar e compartilhar o trabalho com a equipe

• Uma função de pesquisa que facilita a localização do que você precisa

• Um espaço de trabalho aberto e compartilhado que incentiva a colaboração e o feedback

Se você quer usar logo essas dicas e truques de planejamento de projetos mas não tem certeza de onde começar, um template de plano de projeto e um template de início de projeto pode colocar você na direção certa. Baixe o template gratuito de planos de projeto para ajudar a definir, gerenciar e rastrear seu próximo projeto, tudo ao mesmo tempo em que mantém as partes interessadas informadas. 

Recursos relacionados

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• • Gerenciamento de projetos de software