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Toolkit für die Cloud-Einführung

E-Mail-Vorlagen als Grundlage für einen Kommunikationsplan und zur Information von Teams bei einem Cloud-Rollout

Inhaltsverzeichnis

E-Mail- und Ankündigungsbanner-Vorlagen für die Einführung von Atlassian Cloud-Apps

Der Erfolg deiner Cloud-Migration hängt davon ab, dass deine Teams sich der Migration bewusst sind und die neuen Cloud-Apps tatsächlich annehmen. Zu diesem Zeitpunkt der Migration hast du wahrscheinlich erkannt, wie wichtig eine durchdachte Kommunikation als Teil deines Änderungsmanagementplans ist. Teams müssen die Botschaft immer wieder über verschiedene Kanäle hören, bevor die Änderung umgesetzt wird. Wenn du deinen Teams die nötige Zeit gibst, um sich mit der neuen Änderung vertraut zu machen, sind sie dem Rollout gegenüber offen eingestellt und darauf vorbereitet. Wenn die Botschaft von einer Person ihres Vertrauens vermittelt wird, kommt sie mit größerer Wahrscheinlichkeit an.

Um deine Teams beim Umstieg auf die Cloud zu unterstützen, haben wir eine Reihe von anpassbaren Vorlagen für E-Mails und Ankündigungsbanner erstellt, mit denen du deine Teams über die Cloud-Einführung informieren kannst.

Was sind Ankündigungsbanner?

Ankündigungsbanner sind aufmerksamkeitsstarke Benachrichtigungen, die oben auf den Benutzeroberflächen der Atlassian-App platziert sind und Benutzern wichtige Informationen auf gut sichtbare und leicht zugängliche Weise bieten. Die Konfiguration von Ankündigungsbannern kann von Admins oder Personen mit entsprechenden Administratorrechten in Atlassian-Apps wie Jira und Confluence vorgenommen werden.

Wann du diese Vorlagen verwendest

Diese Vorlagen für E-Mails und Ankündigungsbanner sollen das Bewusstsein für die neue Cloud-Erfahrung schärfen und deren Akzeptanz fördern.

So nutzt du diese Vorlagen

  • Bestimme, über welche Kanäle die Kommunikation erfolgen soll. Diese Vorlagen sind als E-Mails und In-App-Ankündigungsbanner konzipiert, aber wenn du dich dafür entscheidest, MS Teams, Slack oder eine andere Plattform zu verwenden, solltest du den Text entsprechend ändern.
  • Entscheide, an welche Benutzer sich die Kommunikation richtet. Beispielsweise sind einige Mitteilungen möglicherweise nur für Admins oder dein Rollout-Team relevant, während sich andere an alle Benutzer richten sollten. Entscheide nach bestem Wissen und Gewissen, wer die Informationen wann benötigt.
  • Kopiere die nachfolgende Vorlage und füge sie in eine neue E-Mail-Nachricht, ein Ankündigungsbanner oder ein anderes Kommunikationstool deiner Wahl ein.
  • Passe [ Platzhaltertext ] an. An vielen Stellen kannst du den Appnamen anpassen (Jira Cloud, Confluence Cloud, Jira Service Management Cloud usw.). Aktualisiere den Text je nachdem, welche Apps du einführst.
  • Füge zusätzlichen Kontext hinzu, damit deine Benutzer verstehen, wie und warum dein Unternehmen Atlassian Cloud einsetzt.
  • Entferne alle Inhalte, die für deine Benutzer nicht relevant sind.
  • Wenn du E-Mail-Vorlagen verwendest, sende die E-Mails an deine Benutzer und lade sie ein, die neuen Apps auszuprobieren und Feedback zu geben, indem sie auf die E-Mail antworten.

TIPP: Passe diese Vorlagen gegebenenfalls für bestimmte Funktionen oder Abteilungen an, die einen anderen Kenntnisstand bezüglich der Änderung haben. Wenn zum Beispiel dein Finanzteam zum ersten Mal Confluence Cloud nutzt, musst du anders mit ihm kommunizieren, als wenn du Jira Cloud für Entwicklerteams einführst.

Vorlagen für E-Mail- und Ankündigungsbanner

Ankündigung von Atlassian Cloud

Diese ersten fünf E-Mail-Vorlagen solltest du vor der Migration senden, um sicherzustellen, dass Teams, die Data Center-Produkte verwenden, sich der bevorstehenden Änderungen bewusst und gut darauf vorbereitet sind.

E-Mail

Betreff:

Wir planen die Migration zu Atlassian Cloud! [ Appname(n), falls zutreffend]

Inhalt:

[Füge ein Banner-Bild der Organisation hinzu, falls verfügbar]

Hallo,
im Jahr [ Jahr ] migrieren wir [ Produktname(n) ] von Data Center zu Atlassian Cloud.

Was spricht für Atlassian Cloud?

Wir wechseln zur Cloud, um:

  • auf einer vernetzten Cloud-Plattform, auf der Teams, Tools und Daten zentralisiert sind, zusammenzuarbeiten.
  • intelligente Lösungen wie Rovo zu nutzen, die den Kontextwechsel reduzieren und Arbeitsabläufe beschleunigen.
  • den Aufwand bei der Verwaltung der Infrastruktur vor Ort zu reduzieren.
  • Zugriff auf neue Cloud-Funktionen, verbesserte Sicherheit und flexible Skalierbarkeit zu erhalten.

Im Folgenden findest du Informationen zur Atlassian Cloud-Migration, einschließlich Angaben dazu, wo du weiterführende Informationen erhältst.

Wann erfolgt die Migration?

Der Abschluss der Migration ist für [ Quartal, Jahr ] geplant. Eine allgemeine Zeitleiste mit Meilensteinen im Vorfeld der Migration findest du hier [ URL ]

Wer ist betroffen?

Alle Nutzer von [ Appname(n) ], einschließlich Besitzer, Admins und Kooperationspartner, werden zu Atlassian Cloud migrieren.

Wo erhalte ich weitere Informationen?

In unserem Migration Hub [ URL ] findest du häufig gestellte Fragen, aktuelle Ankündigungen, routinemäßige Updates und unsere Zeitleiste für die Migration. In den kommenden Wochen und Monaten werden weitere Informationen bekanntgegeben, die dir bei der Vorbereitung auf die Migration helfen sollen. Wenn du Fragen hast, kontaktiere uns bitte über [ Slack-Channel ] oder unter [ E-Mail-Adresse ].

Vielen Dank!

[ Name ]

Vorbereitungen auf die Atlassian Cloud

E-Mail

Betreff:

Vorbereitung auf die Atlassian Cloud: Was wird migriert, neue Funktions-Highlights und Schulungsressourcen

Inhalt:

[Füge ein Banner-Bild der Organisation hinzu, falls verfügbar]

Hallo,
wir möchten dir Näheres dazu mitteilen, was zur Atlassian Cloud migriert wird und wie du an weiteren Schulungen teilnehmen kannst, und dir einen ersten Einblick in Rovo gewähren.

Was wird migriert: Hier ist ein dynamisches Dokument [URL], das eine umfassende Liste der Elemente enthält, die für [ Appname(n) ] migriert bzw. nicht migriert werden. Dieses Dokument wird während der Vorbereitungs- und Testphase aktualisiert.

Office Hours: Du hast Fragen dazu, was migriert wird? Nimm an einer unserer anstehenden "Office Hours"-Sessions [ URL ] teil. Keine Zeit? Wir sorgen dafür, dass die Fragen zu unseren FAQs [ URL ] hinzugefügt werden.

Neues Feature-Highlight: Rovo! Ermögliche deinen Teams, mit Rovo intelligenter zu arbeiten, indem du KI zu einem Teil deines Teams machst! Mehr erfährst du im Rovo Adoption Hub.

Vergleichende Leitfäden:

Du möchtest weitere Schulungen? Wir haben einige Schulungsressourcen unter [Link zu den Schulungsmaterialien hier – entweder das angepasste Schulungsmaterial deiner Organisation oder Ressourcen aus der kuratierten Liste von Atlassian] zusammengestellt, damit du dich schnell zurechtfindest.

Vielen Dank!

[ Name ]

Einladung zum Benutzerakzeptanztest

E-Mail

Betreff:

Atlassian Cloud – Einladung zum Benutzerakzeptanztest

Inhalt:

[Füge ein Banner-Bild der Organisation hinzu, falls verfügbar]

Hallo,

Du bist eingeladen, an unserem bevorstehenden Benutzerakzeptanztest für Atlassian Cloud teilzunehmen. Der Benutzerakzeptanztest ist für eine ausgewählte Gruppe von Benutzern bestimmt, zu der [Benutzergruppennamen hier hinzufügen] gehören. Einzelheiten zu Erwartungen und Testszenarien findest du im Hub für Benutzerakzeptanztests [URL]. Anfang nächster Woche bekommst du eine E-Mail mit den bestätigten Terminen, einem Leitfaden zu Benutzerakzeptanztests, Testfällen und Einladungen zu optionalen "Office Hours".

Wenn du Fragen hast, kontaktiere uns bitte über [ Slack-Channel ] oder stelle hier [URL] eine Support-Anfrage.

Vielen Dank!

[ Name ]

Der Benutzerakzeptanztest ist bereit

E-Mail

Betreff:

Benutzerakzeptanztest von Atlassian Cloud läuft!

Inhalt:

[Füge ein Banner-Bild der Organisation hinzu, falls verfügbar]

Hallo,

Unsere neue Umgebung für den Atlassian Cloud-Benutzerakzeptanztest ist bereit!

Was erwartet dich?

  • Die Phase für den Benutzerakzeptanztest läuft ab [Daten eingeben].
  • Die folgenden Funktionen auf Produktebene sind in der Instanz des Benutzerakzeptanztests nicht verfügbar:
    • E-Mail- und Slack-Benachrichtigungen werden deaktiviert
    • Eingehende E-Mails werden deaktiviert
    • APIs, die noch nicht migriert wurden, müssen über diesen Link [URL] aufgerufen werden.
    • Eine vollständige Liste der nicht verfügbaren Funktionen findest du auf dieser Seite [URL].

Wie kann ich den Test durchführen?

Weitere Informationen findest du auf unserer Seite mit den Testanweisungen für die Atlassian Cloud-Benutzerakzeptanztests[URL].

Wo erhalte ich Unterstützung?

Nimm an unseren "Office Hours" zum Benutzerakzeptanztest von Atlassian Cloud teil! Die Termine findest du hier [URL].

Fragen? Bitte kontaktiere uns über [Slack-Channel] oder stelle hier [URL] eine Support-Anfrage.

Rollout von Atlassian Cloud-Produkten

E-Mail

Betreff:

Wir führen [Appname(n)] Cloud ein

Inhalt:

[Füge ein Banner-Bild der Organisation hinzu, falls verfügbar]

Guten Tag,
wie du weißt, arbeiten wir an der Cloud-Migration von [Appname(n)]. Diese Änderung bietet dir und deinen Teams höhere Effizienz, eine moderne Benutzeroberfläche und früheren Zugang zu neuen Funktionen.

Die Migration verläuft nach Plan und die Cloud-Apps sollten am [Datum] um [Uhrzeit] verfügbar werden. Nach der Migration wird alles etwas anders aussehen und darauf möchten wir dich vorbereiten.

  • Während der Migration am [Datum] um [Uhrzeit] werden die folgenden Anwendungen für voraussichtlich [Stunden] nicht verfügbar sein:
    • [Data Center-URLs auflisten].
    • Bitte berücksichtigt dieses Zeitfenster bei der Arbeitsplanung.
  • Nach der Einführung könnt ihr eure Apps unter folgender/-n URL(s) aufrufen: [https://deineDomäne.atlassian.net/]
  • Bei der Migration können sich einige Funktionen, Begriffe und UI-Elemente ändern. In [dieser/diesen] Schnellstart-Anleitung(n) findet ihr eine Vorschau dieser Änderungen [unten nur relevante Links einfügen]:
  • Wir haben einige Schulungsressourcen unter [Link zu den Schulungsmaterialien hier – entweder das angepasste Schulungsmaterial deiner Organisation oder Ressourcen aus der kuratierten Liste von Atlassian] zusammengestellt, damit du dich schnell zurechtfindest.

Einen detaillierten Projektplan und weitere Informationen findet ihr unter: [URL].

Bei Fragen während der Migrationsphase wendet euch an [E-Mail-Adresse].

Um Probleme nach der Migration zu melden, [Anweisungen].

Vielen Dank,
[Name]

Ankündigungsbanner (für Server- oder Data Center-Instanzen)

Am [Datum] um [Uhrzeit] migrieren wir unsere Daten von [Produktname(n)] zur Cloud. Während dieser Zeit werden die aktuellen Anwendungen nicht verfügbar sein. Bitte nimm keine Ergänzungen und Änderungen vor, bis wir angekündigt haben, dass das Migrationsprojekt abgeschlossen ist. Nach Abschluss der Migration senden wir dir Anmeldeinformationen und Details, um dir den Einstieg in die Cloud zu erleichtern. Weitere Informationen zu diesem Projekt findest du hier: [Videoankündigung, Slack-Channel, Confluence-Seite usw.].

Die Atlassian Cloud-Migration ist abgeschlossen: DANKE!

E-Mail

Betreff:

Vielen Dank für die Unterstützung bei der Atlassian Cloud-Migration!

Inhalt:

Hallo,

Wir freuen uns, dir mitteilen zu können, dass die Migration zu Atlassian Cloud erfolgreich abgeschlossen wurde! [Appname(n)] sind ab heute, [Datum], in der Cloud verfügbar.

Vielen Dank an alle, die an diesem Projekt beteiligt waren, insbesondere an unser Führungsteam.
Die Beratung und Unterstützung durch das Führungsteam haben maßgeblich zu unserem Erfolg beigetragen.

[ Füge für jede an der Migration beteiligte Gruppe einen oder zwei Sätze hinzu – siehe Beispiel im nächsten Absatz ]

Wir möchten auch allen im [Name des Migrationsteams] für ihre harte Arbeit und ihr Engagement danken. Sie waren maßgeblich daran beteiligt, sicherzustellen, dass die Instanzen lokal betriebsbereit blieben, indem sie Legacy-Instanzen eingerichtet und die Weiterleitungen für Tag 1 abgewickelt haben.

Wir sind sicher, dass unsere Teams maßgeblich von dieser Migration profitieren werden. Sie hilft uns, effizienter zu arbeiten, effektiver zusammenzuarbeiten und schneller auf neue Funktionen zuzugreifen.

Nochmals vielen Dank an alle Beteiligten. Wir freuen uns darauf, von den Vorteilen dieser Migration in den kommenden Monaten und Jahren zu profitieren.

Mit freundlichen Grüßen

[ Name ]

Atlassian Cloud jetzt nutzen

E-Mail

Betreff:

[Appname] Cloud ist ab sofort nutzbar!

Inhalt:

[Füge ein Banner-Bild der Organisation hinzu, falls verfügbar]

Hallo,

Die Migration von [Appname(n)] ist abgeschlossen! Die neue(n) Cloud-Anwendung(en) findest du unter: [URL(s)].

Aktualisiert eure Lesezeichen mit diesem/-n Link(s) und loggt euch mit euren [Anmeldedaten] ein.
Einige Funktionen, Begriffe und UI-Elemente werden sich geändert haben. In [dieser/diesen] Schnellstart-Anleitung(n) findet ihr eine Vorschau dieser Änderungen [unten nur relevante Links einfügen]:

1. Kurzanleitung für Confluence Cloud
2. Kurzanleitung für Jira Software Cloud
3. Kurzanleitung für Jira Service Management Cloud

Dein altes [Produktname] bleibt bis [Datum/Uhrzeit] schreibgeschützt verfügbar und wird dann geschlossen und archiviert. [nach Bedarf bearbeiten]

Zusätzliche Informationen und Schulungsmaterialien sind verfügbar unter: [Link zu den Schulungsmaterialien hier – entweder das angepasste Schulungsmaterial deiner Organisation oder Ressourcen aus der kuratierten Liste von Atlassian]

Um ein Problem zu melden oder Support anzufordern, [Anweisungen].

Für allgemeine Fragen zur Migration wendet euch an [E-Mail-Adresse].

Vielen Dank,
[Name]

Ankündigungsbanner (für Cloud-Instanzen)

Die Cloud-Migration von [Appname(n)] ist abgeschlossen! Diese neue(n) Cloud-Anwendung(en) [befindet/befinden] sich unter: [URL(s)]. Aktualisiere deine Lesezeichen mit [diesem/diesen] Link(s) und logge dich mit deinen [Anmeldedaten] ein. Zusätzliche Informationen und Schulungsmaterialien sind hier verfügbar: [Confluence-Seite, Slack-Channel usw.]. Diese Anwendung wird ungefähr [Dauer] verfügbar sein, aber es können keine neuen Informationen hinzugefügt und keine Änderungen vorgenommen werden. Um ein Problem zu melden oder Support anzufordern, [Anweisungen].

Tipps und Tricks für Atlassian Cloud

E-Mail

Betreff:

Tipps und Tricks für [Appname] Cloud

Inhalt:

[Füge ein Banner-Bild der Organisation hinzu, falls verfügbar]

Guten Tag,

Wir hoffen, dass dir [Appname] Cloud gefällt und dass die Umstellung problemlos geklappt hat.

Nachdem ihr euch nun an paar Wochen eingewöhnen konntet, erhaltet ihr einige der beliebtesten Tipps, Tricks und Infos zu neuen Funktionen aus der ganzen Organisation:

  • Ladet die neuen mobilen Apps herunter, um von unterwegs zu arbeiten!
  • Abonnier den Atlassian Cloud Blog, in dem wöchentlich Produktänderungen angekündigt werden, um über die neuesten Funktionen auf dem Laufenden zu bleiben.
  • [ füge alle wichtigen Aktionen hinzu, die deine Nutzer zu diesem Zeitpunkt ausführen sollen ]

Zusätzliche Informationen und Schulungsmaterialien sind verfügbar unter: [Link zu den Schulungsmaterialien hier – entweder das angepasste Schulungsmaterial deiner Organisation oder Ressourcen aus der kuratierten Liste von Atlassian]

Um ein Problem zu melden oder Support anzufordern, [ Anweisungen ].

Vielen Dank,
[Name]

Ankündigungsbanner (für Cloud-Instanzen)

Wir hoffen, dass dir [Appname(n)] Cloud gefallen hat! Um deine Erfahrung mit [Appname(n)] Cloud noch angenehmer zu gestalten, empfehlen wir dir, unsere Ressourcen und Anleitungen [auf der Confluence-Seite, im Unternehmens-Playbook usw.] anzusehen, um [das/die] Tool(s) optimal zu nutzen.

Anfrage nach Feedback zu Atlassian Cloud

E-Mail

Betreff:

Wie gefällt dir [ Appname ] Cloud?

Inhalt:

Hallo,

Ich hoffe, du hattest bereits Gelegenheit, [ Appname ] Cloud ausgiebig zu testen. Wenn du heute [ Appname ] Cloud nutzt, dann weißt du bereits, dass du mit der Cloud-Version alles machen kannst, was du bisher gemacht hast, und noch viel mehr, meist mit weniger Klicks und einfacherer Zusammenarbeit mit deinen Teamkollegen.

Jetzt, da du [ Appname ] Cloud seit 30 Tagen verwendest, würden wir gerne von dir hören. Bitte nimm dir ein paar Minuten Zeit, um unsere Feedback-Umfrage [ Link einfügen ] auszufüllen und teile deine Gedanken und Eindrücke zu diesen neuen Produkten mit uns. [ je nach gewähltem Verfahren zur Feedback-Erfassung anpassen ]

[ Beispiele für Fragen, die du in eine Umfrage aufnehmen könntest, sind: ]
1. Welche Apps und App-Tools verwendest du täglich?
2. Auf einer Skala von 1 bis 10, wie vertraut bist du mit der Verwendung von [ Appname ] Cloud?
3. Was sind deine wichtigsten Anwendungsfälle für die Verwendung von [ Appname ] Cloud?
4. Was funktioniert gut für dein Team?
5. Bist du dafür verantwortlich, dein Team im Umgang mit [ Appname ] Cloud zu schulen?
6. Bist du an zusätzlichen Schulungen und Ressourcen interessiert? Für welche Apps/Funktionen?

Danke für deine Teilnahme,
[ Name ]

Ankündigungsbanner (für Cloud-Instanzen)

Dein Feedback ist wichtig! Da du nun [Appname(n)] Cloud seit 30 Tagen verwendest, würden wir gerne von dir hören. Bitte nimm dir ein paar Minuten Zeit, um unsere Feedback-Umfrage [URL] auszufüllen und teile deine Gedanken und Eindrücke zu diesen neuen Produkten mit uns.

Ankündigung von Updates der Atlassian-Appfunktionen

E-Mail

Betreff:

[Appname] Cloud ist jetzt noch besser geworden! Mach dich mit den neuen Funktionen vertraut

Inhalt:

Hallo,

Tolle Neuigkeiten! Wir haben hart daran gearbeitet, [Appname] Cloud zu verbessern, damit du deine Ergebnisse noch schneller erreichst, und wir freuen uns, dir einige neue Funktionen vorstellen zu können, die dir ab sofort zur Verfügung stehen:

  • [ Funktion 1 ]: Mit dieser Funktion kannst du [ erklären, welchen Nutzen diese Funktion dem Benutzer bietet ].
  • [ Funktion 2 ]: Mit dieser Funktion kannst du [ erklären, welchen Nutzen diese Funktion dem Benutzer bietet ].
  • [ Funktion 3 ]: Mit dieser neuen Funktion kannst du [ erklären, welchen Nutzen diese Funktion dem Benutzer bietet ].

Diese Funktionen wurden mit dem Ziel entwickelt, dein Apperlebnis zu verbessern. Wir sind sicher, dass du mit diesen Updates noch mehr aus [ Appname ] herausholen wirst. Ausführliche Informationen zur Bedienung findest du in unserem Benutzerhandbuch. [ Link zum Benutzerhandbuch/Produkt-Playbook des Unternehmens, zur Confluence-Seite oder zum Wiki einfügen, die weitere Informationen darüber enthalten, wie der Benutzer die neuen Funktionen nutzen kann, um seinen Workflow zu verbessern ].

Wenn du Fragen oder Bedenken bezüglich dieses Updates hast, wende dich vertrauensvoll an unseren Support [ Slack oder einen anderen Kontaktkanal zum Support einfügen ]. Wir helfen dir gern weiter.

Wenn du über zukünftige Funktionen auf dem Laufenden bleiben möchtest, abonniere die Atlassian Cloud Roadmap.

Viele Grüße
[ Name ]

Ankündigungsbanner (für Cloud-Instanzen)

Wir haben [Appname(n)] Cloud verbessert, damit du bestmöglich arbeiten kannst! Sieh dir die neuen Funktionen an, die dir jetzt zur Verfügung stehen: [Link hinzufügen]. Wenn du Fragen zu diesen Updates hast, zögere nicht, dich an unser Supportteam zu wenden [Link/Anleitung hinzufügen].

Kommunikation ist ein fortlaufender Prozess

Die oben aufgeführten E-Mail-Vorlagen kannst du zum Zeitpunkt der Einführung deiner Atlassian-Apps verwenden. Nach einem gelungenen Umstieg kannst du die Häufigkeit der Kommunikationen reduzieren. Gleichzeitig ist es nicht ratsam, ganz darauf zu verzichten. Wir empfehlen, die letzte Vorlage zu verwenden, um monatliche oder vierteljährliche Newsletter zu versenden, in denen neue Funktionen, Erfolgsgeschichten und Anwendungsfälle für Atlassian-Apps hervorgehoben werden. Wenn du bereits einen IT-Newsletter mit Updates für dein übriges Toolset versendest, genügt es, wenn du die Atlassian-spezifischen Informationen in deinen bestehenden Newsletter aufnimmst.

TIPP: Abonniere die Atlassian Cloud Roadmap, um über neue Cloud-Funktionen informiert zu werden, sobald sie verfügbar sind, damit du zusätzliche Benutzerakzeptanztests planen und deine Nutzer darauf vorbereiten kannst.

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Der Atlassian-Leitfaden für Einführungs- und Änderungsmanagement

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