Leitfaden zur Cloud-Einführung
Die Ressourcen, die du für einen erfolgreichen Einführungs- und Änderungsmanagementplan brauchst
Der Atlassian-Leitfaden für Einführungs- und Änderungsmanagement
In diesem Leitfaden werden wir bewährte Methoden und Tipps für die erfolgreiche und skalierbare Einführung von Atlassian Cloud in deinem Unternehmen vorstellen, damit du die Arbeitsweise deiner Teams nachhaltig verändern kannst. Du erfährst, wie du deine Vision festlegst, dein Kernteam zusammenstellst, Erfolgsmetriken definierst, Executive Sponsors gewinnst, eine Community aus Power-Usern aufbaust, eine Kommunikationsstrategie entwirfst und effektive Schulungen und Support bereitstellst.
Warum Änderungsmanagement für dein Unternehmen wichtig ist
Unsere Kunden nutzen Atlassian für erfolgskritische Geschäftsprozesse. Im Zuge der digitalen Transformation und der Einführung agiler Arbeitsweisen verlagern viele Unternehmen ihre Tools zu Atlassian Cloud, um den Aufwand zu reduzieren, Infrastrukturausgaben umzuwidmen, die Produktivität zu beschleunigen und sich dank integrierter Sicherheit und Compliance sorgenfrei fühlen zu können.
Damit sich die Investition voll amortisiert, müssen deine Teams Atlassian Cloud auch intensiv für ihre täglichen Aufgaben verwenden. Entscheidend für den Erfolg ist die Akzeptanz, und dazu müssen die Mitarbeiter durch den Wandel begleitet werden.
Um deine neue Cloud-Investition optimal zu nutzen, sollten deine Teams eine einheitliche Routine entwickeln, wie sie Apps verwenden. So können sie sich abstimmen und besser zusammenarbeiten. Atlassian Cloud bietet genau dieses Framework und gibt Teams wiederholbare Best Practices an die Hand, mit denen sie zusammenarbeiten, Wissen austauschen und Projekte in größerem Umfang umsetzen können. Mit der Zeit werden diese Routinen zu Gewohnheiten, die die Teamarbeit stärken und langfristig die Geschäftsergebnisse verbessern.
Deshalb ist es wichtig, einen effektiven Plan für das Änderungsmanagement zu erstellen. Von der Einbindung der Stakeholder bis hin zur Schulung der Nutzer: Ein gut durchdachter Plan hilft Teams dabei, neue Tools zu übernehmen, erfolgreich zu migrieren und den langfristigen Wert von Atlassian Cloud auszuschöpfen. Fangen wir also an.
Dauerhafte Veränderung gelingt nicht über Nacht
Zugegeben, Veränderungen sind manchmal anstrengend. Egal, ob ein neues Tool oder ein neuer Ablauf, gefühlt ändert sich ständig irgendetwas. Berücksichtige das beim Erstellen deines Plans für das Roll-out einer neuen Änderung, egal in welchem Team – nicht nur in den Bereichen Technologie und Software. Damit Änderungen möglichst reibungslos ablaufen, müssen alle Komponenten aufeinander abgestimmt sein. Das bedeutet, dass die Menschen, die Prozesse und die Tools harmonisch zusammenarbeiten müssen, um effektive Veränderungen zu erreichen und sicherzustellen, dass sie von Dauer sind.
Letztendlich hängt die dauerhafte Akzeptanz davon ab, wie die Veränderung im Alltag erlebt wird. Wenn die Benutzer echte Vorteile sehen, wie schnellere Ergebnisse, weniger manuelle Arbeitsschritte und neue Möglichkeiten, sind sie viel eher bereit, die Umstellung zu akzeptieren. Schaffe eine Umgebung, in dem deine Benutzer Cloud-Tools wirklich schätzen, weil sie die Arbeit erleichtern und bessere Ergebnisse liefern.
Vorteile eines erfolgreichen Einführungs- und Änderungsmanagementprogramms
Ein strategisches Programm zur Akzeptanz und zum Änderungsmanagement ermöglicht drei entscheidende Ergebnisse:
1. Produktivitätssteigerung
Das richtige Änderungsmanagement mit gezielter Schulung und Support sorgt dafür, dass Benutzer vom ersten Tag an einsatzbereit sind. Anstatt nach Anmeldedaten oder Unterlagen zu suchen, können sich die Teams voll auf die Geschäftsziele konzentrieren, die zum Erfolg führen.
2. Schatten-IT reduzieren
Durch den strategischen Einsatz von Atlassian-Apps wird sichergestellt, dass Teams verstehen, wann und wie sie die einzelnen App für ihre spezifischen Anforderungen verwenden können. Wenn die technischen Anforderungen durch gute Schulungen und Feedback-Kanäle erfüllt werden, suchen die Teams nicht nach unautorisierten Alternativen, die technische, abrechnungstechnische und Sicherheitsrisiken mit sich bringen.
TIPP: Nutze die automatische Produktfindung (verfügbar mit Atlassian Guard oder Cloud Enterprise), um nicht autorisierte Instanzen in deiner Organisation zu finden und sie unter dem offiziellen IT-Management zusammenzuführen.
3. Einsparung von Zeit und Geld
Ein umfassender Migrationsplan mit einem durchdachten Roll-out reduziert die Anzahl der Supporttickets nach der Migration und verhindert kostspielige Nachbesserungen. Teams, die sich nicht auf Veränderungen einstellen, brauchen oft teure Neuimplementierungen.
Häufige Hindernisse für eine erfolgreiche Einführung
Trotz der oben genannten Vorteile vollzieht sich Veränderung selten von selbst. Die häufigsten Hindernisse sind dabei folgende:
- Trägheit und Widerstand gegenüber neuen Prozessen
- Falsch ausgerichtete Ziele zwischen Geschäfts- und IT-Teams
- Schwaches Sponsoring der wichtigsten Entscheidungsträger
- Verwirrung hinsichtlich des Zeitplans für die Roll-out-Phasen
- Unklare Wertversprechen für Endbenutzer
- Tool-Überlastung ohne Nutzungsrichtlinien
Ein Änderungsmanagementplan sorgt dafür, dass die Teams über die Art, den Grund, den Ablauf und den Zeitpunkt der Änderung Bescheid wissen und dass sie über die nötigen Kenntnisse und Ressourcen zur erfolgreichen Umsetzung verfügen. Der Rest dieses Leitfadens enthält eine Erläuterung bewährter Schritte zur Vorbereitung auf Veränderungen und zur Förderung einer langfristigen Akzeptanz.
TIPP: Lade unsere Vorlage für einen Änderungsmanagementplan herunter, um deine digitale Transformation zu organisieren und die in diesem Leitfaden behandelten Strategien anzuwenden. Die Vorlage für den Änderungsmanagementplan erleichtert dir die Planung und Durchführung deiner Cloud-Migration und sorgt dafür, dass alle Beteiligten auf dem Laufenden und bei der Stange bleiben.
Schritt 4: Umfang des Rollouts bestimmen
Deine Rollout-Strategie gibt den Ton für die Akzeptanz an. Unabhängig davon, ob der Rollout in mehreren Phasen oder in einem Rutsch erfolgen soll, solltest du den Ansatz finden, der am besten zur Größe, zur Kultur und zu den Zielen deines Unternehmens passt. Ein klar festgelegter Umfang stellt sicher, dass die Teams wissen, was sie zu erwarten haben. Außerdem erhöht er das Vertrauen in die Änderung. Erstelle einen umfassenden Projektplan, um wichtige Meilensteine visuell darzustellen und den Umfang mithilfe eines Zeitplans zu kommunizieren.
Urknall-Prinzip
Führe Atlassian Cloud mithilfe eines Lift-and-Shift-Ansatzes in deiner gesamten Organisation auf einmal ein. Das funktioniert gut für unternehmensweite digitale Transformationen oder Vorgaben von der Führungsebene und sorgt für sofortige Abstimmung und Dynamik.
Stufenweiser Rollout
Die Einführung erfolgt nach Abteilung oder Pilotgruppe. Dabei werden die gewonnenen Erkenntnisse auf jede neue Phase angewendet. Dieser Ansatz ermöglicht eine gezielte Unterstützung, reduziert das Risiko und ermöglicht frühe Erfolge, die die Begeisterung der Benutzer wecken.
Abteilungen priorisieren
Wenn du dich für einen mehrphasigen Rollout entscheidest, solltest du mit Abteilungen beginnen, die eng zusammenarbeiten. Diese Benutzer verwenden im Allgemeinen dieselben Tools und können die neuen Prozesse gemeinsam normalisieren. Das wird dir später helfen, Anwendungsfälle zu priorisieren (siehe Schritt 8). Du kannst auch Teams oder Abteilungen in Betracht ziehen, die den Ruf haben, offen für Veränderungen zu sein, sodass du zu Beginn auf weniger Widerstand stößt.
Egal, für welchen Ansatz du dich entscheidest, beachte immer die Änderungsformel:
- Wer ist betroffen?(Mitarbeiter)
- Wie sind sie betroffen? Was wird sich ändern? (Prozess)
- Welche Tools werden verwendet? (Werkzeuge)
TIPP: Migrierst du mehr als 1.000 Benutzer? Informiere dich bei deinem Account-Team über das FastShift-Programm und nutze den engagierten Support unseres Expertenteams sowie Beratungsservices und Solution Partners, um deine Umstellung zu beschleunigen. Wenn du Fragen zu deinem Migrationsansatz hast, kannst du dich auch an den Support wenden.
Schritte 5–8 parallel ausführen
Die Schritte 5–8 funktionieren am besten, wenn sie parallel und nicht nacheinander ausgeführt werden, da diese Aktivitäten aufeinander aufbauen. Deine Champions helfen dir beispielsweise dabei, zu verstehen, was Benutzer benötigen und welche Anwendungsfälle am wichtigsten sind. Dies beeinflusst wiederum deine Kommunikations- und Schulungspläne. Wenn du diese Schritte gleichzeitig ausführst, werden die Feedback-Schleifen enger und jedes Team erhält die richtigen Nachrichten, Schulungen und Supportleistungen, die zu Beginn deiner Atlassian Cloud-Einführung benötigt werden.
Schritt 6: Einen Kommunikationsplan erstellen
Du hast einen Plan, der von deinem Rollout-Team geprüft wurde. Wie wirst du nun die Teams über die Veränderung informieren und eine positive Haltung ihr gegenüber fördern? Erstelle einen allgemeinen Kommunikationsplan, um die wichtigen Meilensteine und Kommunikationsabläufe visuell darzustellen.
Wie oft sollten Mitteilungen erfolgen?
Wiederholung ist der Schlüssel. Du kannst nicht davon ausgehen, dass eine einzige Ankündigung bei allen ankommt, deshalb solltest du mehrere Mitteilungen über verschiedene Kanäle einplanen. Gib deinen Teams Zeit, sich mit der Änderung vertraut zu machen, damit sie bereit sind, wenn der Rollout stattfindet.
Wer werden die Absender sein?
Mitarbeiter reagieren eher auf Botschaften von Führungskräften, denen sie vertrauen. Überlasse die Bekanntgabe von Updates deinem Executive Sponsor (Schritt 3) und deinen Champions (Schritt 5). Das erhöht die Sichtbarkeit und Glaubwürdigkeit.
Welche Kanäle solltest du verwenden?
Da du mehrere Mitteilungen versenden wirst, solltest du eine Mischung von Kanälen verwenden, um die Reichweite zu maximieren:
- E-Mail und/oder Loom vom Executive Sponsor
- Intranet oder Newsletter
- Slack, Teams, Zoom-Hintergrund, Desktop-Bildschirmschoner
- Town Hall Meetings oder Teambesprechungen
- Aushänge oder Werbegeschenke (Poster, Laptop-Aufkleber)
- Einführungs-Gadget auf dem Standard-Jira-Dashboard
- Ankündigungen und/oder Banner auf der Confluence-Startseite, der Jira-Startseite oder im Jira Service Management-Hilfecenter und -Portal von Data Center
Wann und was wird kommuniziert?
Es gibt zwar kein perfektes Rezept für die Kommunikation mit Benutzern, aber wir haben ein Framework geschaffen, das du nutzen kannst. Dies ist nur eine Empfehlung, da der Zeitpunkt jeder Phase von deiner Migrationsplanung abhängt. Du wirst wahrscheinlich zusätzliche Mitteilungen an Untergruppen schicken lassen, zum Beispiel, wenn du Champions rekrutierst oder dein Helpdesk-Team auf einen Zustrom von Support-Tickets rund um die Einführung vorbereitest. Wir haben Vorlagen für jede der unten aufgeführten E-Mails, die du für dein Unternehmen anpassen kannst.
Unabhängig davon, welche Kanäle du für die Kommunikation verwendest, solltest du dir die Zeit nehmen, deine Mitteilungen zu individualisieren. Jedes Team sollte erfahren, wie seine individuellen Herausforderungen und Anwendungsfälle (wie in Schritt 8 ermittelt) mit Atlassian Cloud angegangen werden. Die Marketingabteilung sollte zum Beispiel wissen, dass in Jira die Kampagnenleistung erfasst werden kann, während der Fokus für die Rechtsabteilung eher auf den Workflows zur Vertragsprüfung in Jira Service Management liegt. Hebe also unbedingt die Live-Schulungsmöglichkeiten und andere verfügbare Ressourcen hervor.
Schritt 7: Schulungs- und Support-Plan erstellen
Schulungen gewährleisten, dass sich Teams vom ersten Tag an in Atlassian Cloud sicher fühlen. Ein durchdachter Plan liefert den Benutzern die nötigen Kenntnisse und schafft fortlaufende Supportkanäle, die die Akzeptanz im Laufe der Zeit aufrechterhalten.
Einen Lern-Hub erstellen
Biete deinen Benutzern Zugriff auf einen zentralen Lern-Hub, der als wesentliche Anlaufstelle und Informationsquelle für alles dient, was sie für eine erfolgreiche Umstellung auf Atlassian Cloud benötigen. Der Hub sollte Ressourcen mit einer Willkommensnachricht, Links zu Lernressourcen, Lernzeitplänen, Hinweisblättern und häufig gestellten Fragen enthalten. Du kannst die Migration-Hub-Vorlagen für Jira, Confluence und Jira Service Management verwenden, um eine Idee davon zu bekommen, wie du wichtige Informationen bereitstellen kannst.
TIPP: Nutze unsere App-eigenen Funktionen wie das benutzerdefinierte Jira-Onboarding, um deinen Hub zu präsentieren!
Schulungen für alle Lernenden auslegen
Biete Ressourcen in verschiedenen Formaten für unterschiedliche Lernstile an, z. B. schriftliche Anleitungen, Videos und interaktive Demos. Konzentriere dich auf die Aufgaben, die die Benutzer am häufigsten ausführen, wie das Erstellen von Jira-Vorgängen oder das Bearbeiten von Confluence-Seiten. So fühlen sich die Schulungsinhalte sofort relevant an.
Onboarding-Checklisten erstellen
Stelle Erstbenutzern eine einfache Checkliste zur Verfügung, die sowohl allgemeine Aufgaben (z. B. das Festlegen von Zeitzonen) als auch spezifische Konfigurationen für deine Organisation umfasst. Klare Vorgaben reduzieren Missverständnisse und sorgen dafür, dass Benutzer schneller mit neuen Cloud-Tools vertraut sind.
Du kannst Benutzer auch auf unsere On-Demand-Kurse verweisen, um die Unterschiede zwischen Data Center- und Cloud-Angeboten zu veranschaulichen und die Umstellung auf Jira, Confluence und Jira Service Management zu beschleunigen.
IT und Champions fördern
Neben den Endbenutzern sollten auch deine IT-Administratoren und Champions geschult werden. So wird gewährleistet, dass dein Support-Team bereit ist, Probleme schnell zu lösen, und Champions innerhalb ihrer Teams Fragen beantworten und Best Practices weitergeben können.
Fortlaufende Unterstützung bieten
Richte Slack- oder Teams-Kanäle ein, in denen Benutzer Fragen stellen und schnelle Antworten erhalten können. Champions sollten diese Bereiche im Blick behalten, um zusätzlichen Support zu bieten.
TIPP: Verwende diesen Leitfaden und dein eigenes benutzerdefiniertes FAQ-Dokument als Grundlage für Cloud-App-Schulungen. Der Leitfaden beschreibt wichtige Änderungen, die vor der Einführung behandelt werden müssen, und kann verwendet werden, um Fragen von neuen Benutzern zu beantworten. Verwende dann deine eigenen FAQs als lebendiges Dokument, um die häufig gestellten Fragen während der gesamten App-Nutzungsdauer zu erfassen und zu beantworten.
Schritt 8: Benutzerakzeptanz testen
Die Einführung ist erfolgreich, wenn Teams sehen, dass echte Probleme gelöst werden. Konzentriere dich bei deinem Rollout auf Anwendungsfälle, die für die Abteilungen jeweils am wichtigsten sind, damit die Benutzer Atlassian-Apps sofort mit ihrer täglichen Arbeit verbinden.
Herausforderungen ermitteln
Dazu musst du aktuelle Herausforderungen identifizieren und bestimmen, wie du sie mit Atlassian-Apps lösen kannst. Arbeite mit geschäftlichen Fachexperten zusammen, um Probleme in allen Teams zu identifizieren. Frage nach, wo Prozesse langsamer werden, Übergaben misslingen oder Informationen verloren gehen. Diese Herausforderungen sind die besten Ansatzpunkte für die Einführung.
Anwendungsfälle definieren
Sobald du den Umfang des Rollouts festgelegt und priorisiert hast, in welchen Abteilungen er zuerst umgesetzt wird, kannst du die Anwendungsfälle nach Abteilung auswählen. Wie gesagt, solltest du mit deinen geschäftlichen Fachexperten zusammenarbeiten, um die richtigen Anwendungsfälle zu identifizieren, da sie in Cloud möglicherweise anders aussehen oder völlig neu sind.
Hier ist ein Beispiel dafür, wie du herausfinden kannst, welche Anwendungsfälle du in jeder Abteilung (oder im gesamten Unternehmen) haben möchtest:
Abteilung | Aktuelle Herausforderungen | Anwendungsbeispiele |
|---|---|---|
| Marketing | Aktuelle Herausforderungen
| Anwendungsbeispiele
|
| HR | Aktuelle Herausforderungen
| Anwendungsbeispiele
|
| Recht | Aktuelle Herausforderungen
| Anwendungsbeispiele
|
| Operatives Geschäft | Aktuelle Herausforderungen
| Anwendungsbeispiele
|
Möglicherweise findest du mehr Anwendungsfälle, als gleichzeitig bearbeitet werden können. Fange also klein an und priorisiere jene Fälle, die als Erstes bearbeitet werden müssen. Priorisiere nach Geschäftsauswirkungen und Teambereitschaft und führe einen ersten Rollout mit einer bereitwilligen Gruppe durch. Frühe Erfolge ermöglichen interne Fallstudien und geben Impulse für einen breiteren Rollout.
TIPP: Vermeide es, einfach alte Workflows in der Cloud zu replizieren. Nutze deine Migration als Gelegenheit, Abläufe zu vereinfachen, zu modernisieren und neue Funktionen in Atlassian Cloud kennenzulernen.
Bereitschaft bestätigen
Bevor du die Einführung ausweitest, solltest du sicherstellen, dass dein Rollout den Teams vom ersten Tag an Support bietet. Die Definition eines Minimum Viable Product (MVP) und die Durchführung von Benutzerakzeptanztests gewährleisten, dass die Migration für Stabilität und Geschäftskontinuität sorgt.
Ein MVP skizziert die wesentlichen Funktionen, die Teams benötigen, um sofort nach dem Start erfolgreich zu sein. Das sollte 70–80 % der täglichen Aufgaben abdecken und der Fokus sollte auf geschäftskritischen Workflows und Funktionen liegen. Sobald das MVP definiert und vereinbart wurde, wird es in Benutzerakzeptanztests (UAT) verwendet, um zu bestimmen, welche Tests durchgeführt werden.
Der UAT validiert das MVP vor der Migration mit echten Benutzern. Im Rahmen der Benutzerakzeptanztests wird bestätigt, dass Workflows, Integrationen und zentrale Features wie erwartet funktionieren, was den Teams Selbstvertrauen gibt und Verbesserungsbedarf frühzeitig sichtbar macht.
TIPP: Zu den UAT-Pilotbenutzern sollten Champions, Power-User, Administratoren und mindestens ein Vertreter aus jeder wichtigen Abteilung gehören. Diese Benutzer sollten umfassendes Feedback geben, Überraschungen vermeiden und einen positiven Ton für die Akzeptanz im gesamten Unternehmen setzen.
So bestimmst du Champions
Du möchtest eine Champion-Community aufbauen – großartig! Aber wie findest du die richtigen Personen für diese Aufgabe? Suche zunächst nach Mitarbeitern, die sich bereits durch ein starkes Engagement auszeichnen.
Mithilfe von Audit-Protokollen kannst du Power-User erkennen, die sich häufig einloggen und intensiv mit verschiedenen Apps arbeiten. Dehne den Kreis auf andere motivierte Kollegen aus, auch wenn sie keine Technikexperten sind. Administratoren können Audit-Protokolle für jede einzelne App und für das gesamte Unternehmen einsehen.
Um auf Audit-Protokolle für einzelne Apps zuzugreifen, gehe zu Einstellungen > Fehlerbehebung und Support > Audit-Protokoll.
TIPP: In unserer Support-Dokumentation erfährst du mehr über Audit-Aktivitäten in Jira Cloud und in Confluence Cloud.
Um auf unternehmensweite Audit-Protokolle zuzugreifen, in denen Daten aus allen Atlassian-Apps in einer einzigen Ansicht angezeigt werden, gehe zu admin.atlassian.com und navigiere dann zu Einblicke > Audit-Protokoll. Dort kannst du nach wichtigen App-eigenen Aktionen suchen, wie:
In Konto eingeloggt
Neue Site erstellt
Confluence-Seite gelöscht
HINWEIS: In Atlassian Cloud kannst du auf unternehmensweite Audit-Protokolle zugreifen, wenn du ein aktives Abonnement für Atlassian Guard Standard hast, das in allen Enterprise-Tarifen enthalten ist oder separat erworben werden kann. Um von Benutzern erstellte Aktivitäten mit unternehmensweiten Audit-Protokollen nachzuverfolgen, benötigst du einen Enterprise-Tarif.
TIPP: Wenn du einen Premium-Tarif oder höher verwendest, nutze Confluence-Analysen, um deine aktivsten Confluence-Beitragenden hervorzuheben.
1. Veränderung = Mitarbeiter + Prozess + Tools
Erfolgreiche Veränderung beginnt immer bei den Mitarbeitern. Viele Initiativen geraten ins Stocken, weil sie sich nur auf Prozesse oder Technologien konzentrieren. Betone und formuliere die Vorteile für Einzelpersonen, Teams und das Unternehmen, um das Bewusstsein zu fördern und die Begeisterung zu steigern. Wenn Mitarbeiter sehen, wie Änderungen ihre Aufgaben erleichtern, sind sie eher bereit, sie anzunehmen.
2. Veränderung ist ein kontinuierlicher Prozess
Die Kommunikation zu Veränderungen ist nur der Anfang. Eine erfolgreiche Einführung braucht Zeit, da die Mitarbeiter sie zunächst anerkennen, dann akzeptieren und schließlich umsetzen müssen. Verstärke deine Botschaft mit konsistenten Updates und denk daran, dass sich auch die Technologie weiterentwickelt. Halte die Benutzer über neue Funktionen und Verbesserungen auf dem Laufenden, damit die Akzeptanz weiter zunimmt.
TIPP: Wenn du bereits einen Newsletter, eine Intranet-Präsenz oder einen Slack-Channel/Teams-Kanal hast, kannst du darin monatliche Tipps und Tricks, neue Features und Schulungsmöglichkeiten vorstellen.
3. Benutzer abholen
Zeige den Teams, wie neue Apps zu ihren bestehenden Workflows passen. Mache deutlich, was der neue Prozess oder das neue Tool ersetzen wird, und setze die Einführung in direkten Zusammenhang mit den täglichen Aufgaben. Empathie ist der Schlüssel: Wenn die Benutzer eher Kontinuität als Disruption sehen, fühlt sich die Veränderung überschaubar an.
TIPP: Demonstriere, wie Atlassian-Apps wie Jira in Tools wie Slack integriert werden können. Integrationen sorgen für reibungslosere Übergänge und zeigen Benutzern, wie Cloud ihre Aufgaben nicht stört, sondern sie erleichtert. Hier erfährst du mehr über Integrationen.
4. Führungskräfte als Stimmungsmacher
Wenn du deinen Rollout planst, binde Führungskräfte und Teamleiter mit ein. Wenn sie sich für die Änderung aussprechen, kann das dazu führen, dass sie in der gesamten Organisation bereitwilliger angenommen wird. Zusätzlich zu deinen formellen Executive Sponsors kannst du weitere Führungskräfte als Befürworter der Änderung heranziehen. Es kann schon reichen, wenn sie die Ankündigung an ihre Abteilungen weiterleiten, um ihr Engagement und ihre Unterstützung zu zeigen. Wir empfehlen auch, eine Schulung speziell für Führungskräfte zu veranstalten, damit sie nachvollziehen können, wie sich die Änderung auf ihre Teams auswirkt.
Die Zustimmung der Geschäftsleitung beschleunigt die Einführung. Beziehe neben deinem Executive Sponsor auch andere Führungskräfte ein, um die Änderung zu unterstützen. Selbst einfache Gesten, wie das Weiterleiten von Rollout-Ankündigungen oder die Teilnahme an einer Sitzung, zeigen den Teams, dass diese Initiative wichtig ist. Wir empfehlen zudem, eine spezielle Schulung für Führungskräfte abzuhalten, um ihnen zu helfen, sowohl die Tools als auch die Benutzerperspektive zu verstehen.
5. Champion-Community rechtzeitig aufbauen
Engagiere deine Champions auf allen Ebenen so früh wie möglich. Ihr Enthusiasmus und ihre Glaubwürdigkeit tragen dazu bei, die Akzeptanz in den Abteilungen vor dem breiteren Rollout zu fördern. Ein Pilotprogramm für Champions sorgt dafür, dass sie zuerst Tools testen, ihre Kollegen an Bord holen und wertvolles Feedback geben können, das deinen allgemeinen Rollout unterstützt. Champions werden dir berichten, ob die Botschaft funktioniert und wo sie verbessert werden kann. So hast du die Möglichkeit, den Kurs zu korrigieren und den Erfolg deines Rollout zu steigern.
6. Den Prozess unterhaltsam gestalten
Sofern du es für sinnvoll hältst, kannst du die Einführung mit spielerischen Aktivitäten, die Dynamik und Engagement fördern, unterstützen.
- Freundlicher Wettstreit zwischen Abteilungen zur Nutzung von Tools
- Wettbewerb für den kreativsten Anwendungsfall ausschreiben
- Feature-Gewinne und Anwendungsfälle in einem monatlichen Newsletter
7. Taten sagen mehr als tausend Worte
Demonstrationen sind immer effektiver als Anweisungen allein. Baue deinen Trainingsplan darauf auf, Benutzern zu zeigen, wie Tools in realen Szenarien funktionieren.
- Veranstalte Lunch-and-Learn-Sitzungen, in denen Teams Apps praktisch ausprobieren können.
- Biete abteilungsspezifische Schulungen an, die auf reale Anwendungsfälle zugeschnitten sind (idealerweise unter der Leitung von Champions).
- Zeichne diese Sitzungen auf, um sie für das Onboarding neuer Mitarbeiter wiederzuverwenden.
8. Offene Feedback-Schleife
Dein Rollout ist dann am erfolgreichsten, wenn sich Benutzer gehört fühlen. Definiere, wie Feedback gesammelt und darauf reagiert wird, ob über Champions, Teams-Kanäle oder Slack-Channels, Umfragen oder deinen Servicedesk. Eine gute Feedback-Schleife hilft dir, Bedenken schnell auszuräumen, Best Practices zu erfassen und zu verfolgen, welche Geschäftsergebnisse die Übernahme bringt. Auf eventuelle Widerstände kannst du direkt mit deinen Mitteilungen reagieren. Darin kannst du Gründe für die Änderung ansprechen, die Förderung und den Support erwähnen, den du bereitstellen wirst, sowie die verfügbaren Feedback-Kanäle wiederholen.
Ressourcen rund um Einführung und Änderungsmanagement
Befähigung von Mitarbeitern zur erfolgreichen Nutzung von Atlassian Cloud-Apps
Entfessle das volle Potenzial deines Teams mit dem umfassenden Leitfaden Erfolgreicher Einsatz von Atlassian Cloud-Produkten, in dem erklärt wird, wie du auf deine Website zugreifst und worin der Unterschied zu selbstverwalteten Apps besteht.
Vorlage für einen Änderungsmanagementplan
Rationalisiere jede organisatorische Änderung mit der benutzerfreundlichen Vorlage für einen Änderungsmanagementplan, die zusammen mit diesem Leitfaden verwendet werden kann.
E-Mail-Vorlagen für die Einführung von Atlassian Cloud-Apps
Bring deinen Kommunikationsplan mit E-Mail-Vorlagen in Schwung, mit denen du Teams während der Cloud-Einführung informieren und einbeziehen kannst.
Schnellstartanleitungen für Atlassian-Apps
Mit diesen Schnellstartanleitungen für Atlassian-Apps, Live-Schulungsmöglichkeiten und anderen verfügbaren Ressourcen kannst du Teams dabei helfen, schnell mit Jira Cloud, Confluence Cloud und Jira Service Management Cloud loszulegen.
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