Leitfaden zur Cloud-Einführung
Die Ressourcen, die du für einen erfolgreichen Einführungs- und Änderungsmanagementplan brauchst
Der Atlassian-Leitfaden für Einführungs- und Änderungsmanagement
In diesem Leitfaden werden wir bewährte Methoden und Tipps für die erfolgreiche und skalierbare Einführung von Atlassian Cloud in deinem Unternehmen vorstellen, damit du die Arbeitsweise deiner Teams nachhaltig verändern kannst. Du erfährst, wie du deine Vision festlegst, dein Kernteam zusammenstellst, Erfolgsmetriken definierst, Executive Sponsors gewinnst, eine Community aus Power-Usern aufbaust, eine Kommunikationsstrategie entwirfst und effektive Schulungen und Support bereitstellst.
Warum Änderungsmanagement für dein Unternehmen wichtig ist
Unsere Kunden nutzen Atlassian für erfolgskritische Geschäftsprozesse. Im Zuge der digitalen Transformation und der Einführung agiler Arbeitsweisen verlagern viele Unternehmen ihre Tools zu Atlassian Cloud, um den Aufwand zu reduzieren, Infrastrukturausgaben umzuwidmen, die Produktivität zu beschleunigen und sich dank integrierter Sicherheit und Compliance sorgenfrei fühlen zu können.
Damit sich die Investition voll amortisiert, reicht es nicht, ein Abonnement zu erwerben, sondern Teams müssen Atlassian Cloud auch aktiv im Alltag verwenden. Entscheidend für den Erfolg ist die Akzeptanz, und dazu müssen die Menschen durch den Wandel begleitet werden.
Um deine neue Cloud-Investition optimal zu nutzen, sollten deine Teams eine einheitliche Routine entwickeln, wie sie Apps verwenden. So können sie sich abstimmen und besser zusammenarbeiten. Atlassian Cloud bietet genau dieses Framework und gibt Teams wiederholbare Best Practices an die Hand, mit denen sie zusammenarbeiten, Wissen austauschen und Projekte in größerem Umfang umsetzen können. Mit der Zeit werden diese Routinen zu Gewohnheiten, die die Teamarbeit stärken und langfristig die Geschäftsergebnisse verbessern.
Deshalb ist es wichtig, einen effektiven Plan für das Änderungsmanagement zu erstellen. Von der Einbindung der Stakeholder bis hin zur Schulung der Nutzer: Ein gut durchdachter Plan hilft Teams dabei, neue Tools zu übernehmen, erfolgreich zu migrieren und den langfristigen Wert von Atlassian Cloud auszuschöpfen. Fangen wir also an.
Dauerhafte Veränderung gelingt nicht über Nacht
Zugegeben, Veränderungen sind manchmal anstrengend. Egal, ob ein neues Tool oder ein neuer Ablauf, gefühlt ändert sich ständig irgendetwas. Berücksichtige das beim Erstellen deines Plans für das Roll-out einer neuen Änderung, egal in welchem Team – nicht nur in den Bereichen Technologie und Software. Damit Änderungen möglichst reibungslos ablaufen, müssen alle Komponenten aufeinander abgestimmt sein. Das bedeutet, dass die Menschen, die Prozesse und die Tools harmonisch zusammenarbeiten müssen, um effektive Veränderungen zu erreichen und sicherzustellen, dass sie von Dauer sind.
Letztendlich hängt die dauerhafte Akzeptanz davon ab, wie die Veränderung im Alltag erlebt wird. Wenn die Benutzer echte Vorteile sehen, wie schnellere Ergebnisse, weniger manuelle Arbeitsschritte und neue Möglichkeiten, sind sie viel eher bereit, die Umstellung zu akzeptieren. Schaffe eine Umgebung, in dem deine Benutzer Cloud-Tools wirklich schätzen, weil sie die Arbeit erleichtern und bessere Ergebnisse liefern.
Vorteile eines erfolgreichen Einführungs- und Änderungsmanagementprogramms
Ein strategisches Programm zur Akzeptanz und zum Änderungsmanagement ermöglicht drei entscheidende Ergebnisse:
1. Produktivitätssteigerung
Das richtige Änderungsmanagement mit gezielter Schulung und Support sorgt dafür, dass Benutzer vom ersten Tag an einsatzbereit sind. Anstatt nach Anmeldedaten oder Unterlagen zu suchen, können sich die Teams voll auf die Geschäftsziele konzentrieren, die zum Erfolg führen.
2. Schatten-IT reduzieren
Durch den strategischen Einsatz von Atlassian-Apps wird sichergestellt, dass Teams verstehen, wann und wie sie die einzelnen App für ihre spezifischen Anforderungen verwenden können. Wenn die technischen Anforderungen durch gute Schulungen und Feedback-Kanäle erfüllt werden, suchen die Teams nicht nach unautorisierten Alternativen, die technische, abrechnungstechnische und Sicherheitsrisiken mit sich bringen.
TIPP: Nutze die automatische Produktfindung (verfügbar mit Atlassian Guard oder Cloud Enterprise), um nicht autorisierte Instanzen in deiner Organisation zu finden und sie unter dem offiziellen IT-Management zusammenzuführen.
3. Einsparung von Zeit und Geld
Ein umfassender Migrationsplan mit einem durchdachten Roll-out reduziert die Anzahl der Supporttickets nach der Migration und verhindert kostspielige Nachbesserungen. Teams, die sich nicht auf Veränderungen einstellen, brauchen oft teure Neuimplementierungen.
Häufige Hindernisse für eine erfolgreiche Einführung
Trotz der oben genannten Vorteile vollzieht sich Veränderung selten von selbst. Die häufigsten Hindernisse sind dabei folgende:
- Trägheit und Widerstand gegenüber neuen Prozessen
- Falsch ausgerichtete Ziele zwischen Geschäfts- und IT-Teams
- Schwaches Sponsoring der wichtigsten Entscheidungsträger
- Verwirrung hinsichtlich des Zeitplans für die Roll-out-Phasen
- Unklare Wertversprechen für Endbenutzer
- Tool-Überlastung ohne Nutzungsrichtlinien
Ein Änderungsmanagementplan sorgt dafür, dass die Teams über die Art, den Grund, den Ablauf und den Zeitpunkt der Änderung Bescheid wissen und dass sie über die nötigen Kenntnisse und Ressourcen zur erfolgreichen Umsetzung verfügen. Der Rest dieses Leitfadens enthält eine Erläuterung bewährter Schritte zur Vorbereitung auf Veränderungen und zur Förderung einer langfristigen Akzeptanz.
TIPP: Lade unsere Vorlage für einen Änderungsmanagementplan herunter, um deine digitale Transformation zu organisieren und die in diesem Leitfaden behandelten Strategien anzuwenden. Die Vorlage für den Änderungsmanagementplan erleichtert dir die Planung und Durchführung deiner Cloud-Migration und sorgt dafür, dass alle Beteiligten auf dem Laufenden und bei der Stange bleiben.
Schritt 7: Schulungs- und Support-Plan erstellen
Schulungen gewährleisten, dass sich Teams vom ersten Tag an in Atlassian Cloud sicher fühlen. Ein durchdachter Plan liefert den Benutzern die nötigen Kenntnisse und schafft fortlaufende Supportkanäle, die die Annahme im Laufe der Zeit aufrechterhalten.
Schulungen für alle Lernenden auslegen
Biete Ressourcen in verschiedenen Formaten für unterschiedliche Lernstile an, z. B. schriftliche Anleitungen, Videos und interaktive Demos. Konzentriere dich auf die Aufgaben, die die Benutzer am häufigsten ausführen, wie das Erstellen von Jira-Vorgängen oder das Bearbeiten von Confluence-Seiten. So fühlen sich die Schulungsinhalte sofort relevant an.
Onboarding-Checklisten erstellen
Stelle Erstbenutzern eine einfache Checkliste zur Verfügung, die sowohl allgemeine Aufgaben (z. B. das Festlegen von Zeitzonen) als auch spezifische Konfigurationen für deine Organisation umfasst. Klare Vorgaben reduzieren Missverständnisse und sorgen dafür, dass Benutzer schneller mit neuen Cloud-Tools vertraut sind.
Du kannst Benutzer auch auf unsere On-Demand-Kurse verweisen, um die Unterschiede zwischen selbstverwalteten und Cloud-Angeboten zu verdeutlichen und die Umstellung auf Jira, Confluence und Jira Service Management zu beschleunigen.
IT und Champions fördern
Neben den Endbenutzern sollten auch deine IT-Administratoren und Champions geschult werden. So wird gewährleistet, dass dein Support-Team bereit ist, Probleme schnell zu lösen, und Champions innerhalb ihrer Teams Fragen beantworten und Best Practices weitergeben können.
Fortlaufende Unterstützung bieten
Richte Slack- oder Teams-Kanäle ein, in denen Benutzer Fragen stellen und schnelle Antworten erhalten können. Champions sollten diese Bereiche im Blick behalten, um zusätzlichen Support zu bieten.
TIPP: Nutze diesen Leitfaden und die FAQs als Grundlage für Cloud-App-Schulungen. Er beinhaltet wichtige Änderungen, die vor der Einführung besprochen werden müssen, sowie häufige Fragen von neuen Benutzern.
Design training for all learners
Offer resources in multiple formats to match different learning styles, such as written guides, videos, and interactive demos. Focus on the tasks users perform most often, like creating Jira issues or editing Confluence pages, so training feels immediately relevant.
Create onboarding checklists
Provide a simple checklist for first-time users, covering both universal tasks (e.g., setting time zones) and configurations unique to your organization. Clear guidance reduces confusion and accelerates comfort with new cloud tools.
You can also direct users to our on-demand Learning courses to highlight differences between Data Center and Cloud, making for a quick cloud transition to Jira, Confluence, and Jira Service Management.
Empower IT and Champions
Train your network of IT admins and Champions alongside end users. This ensures your support team is prepared to resolve issues quickly, while Champions can answer questions and share best practices within their teams.
Provide ongoing support
Set up Slack or Teams channels where users can ask questions and get quick answers. Encourage Champions to monitor these spaces, helping scale support beyond IT.
TIP: Use this guide and your own custom FAQ document as a cloud app training foundation. The guide outlines important changes to cover before launch and can be used to probe questions asked by new users. Then, use your own FAQ as a living document to capture and address the frequently asked questions throughout the life of the app.
Step 8: User acceptance testing
Adoption succeeds when teams see real problems solved. Focus your rollout on use cases that matter most to each department, so users immediately connect Atlassian apps to their daily work.
Uncover challenges
To do this, you need to identify current challenges and determine how you can use Atlassian apps to help solve them. Work with business SMEs to identify pain points across teams. Ask where processes slow down, handoffs break, or work gets lost. These challenges are your best entry points for adoption.
Define use cases
Once you’ve scoped your rollout and prioritized which departments will implement first, you can then choose use cases by department. Again, work with your business SMEs to identify the right use cases, as they may look different in cloud or be entirely new.
Here’s an example of how you could identify which use cases you’d like to land in each department (or across the entire organization):
Department | Current Challenges | Use Cases |
|---|---|---|
| Marketing | Current Challenges
| Use Cases
|
| HR | Current Challenges
| Use Cases
|
| Legal | Current Challenges
| Use Cases
|
| Operations | Current Challenges
| Use Cases
|
You may uncover more use cases than you can handle at once, so start small and prioritize which ones to tackle first. Prioritize by business impact and team readiness, then pilot with a willing group. Early wins create internal case studies and momentum for broader rollout.
TIP: Don’t just replicate old workflows in the cloud. Use your migration as an opportunity to simplify, modernize, and explore new capabilities built into Atlassian Cloud.
Confirm readiness
Before expanding adoption, confirm that your rollout will support teams on day one. Defining a Minimum Viable Product (MVP) and running User Acceptance Testing (UAT) ensures your migration delivers stability and business continuity.
MVP outlines the essential functionality teams need to succeed immediately after launch. This should cover 70–80% of daily tasks, focusing on business-critical workflows and features. Once the MVP is defined and agreed upon, it will be used in UAT to determine what tests are performed.
UAT validates the MVP with real users before migration. UAT confirms that workflows, integrations, and key features perform as expected, giving teams confidence and surfacing improvements early.
TIP: UAT pilot users should include Champions, power users, admins, and at least one rep from each key department. These users should provide comprehensive feedback, reduces surprises, and set a positive tone for adoption across the organization.
1. Veränderung = Mitarbeiter + Prozess + Tools
Erfolgreiche Veränderung beginnt immer bei den Menschen. Viele Initiativen geraten ins Stocken, weil sie sich nur auf Prozesse oder Technologien konzentrieren. Bewerte die Auswirkungen auf jede Rolle, jedes Team oder jede Abteilung und mache deutlich, wo für wen welche Vorteile liegen. Wenn Mitarbeiter sehen, wie Änderungen ihre Aufgaben erleichtern, sind sie eher bereit, sie anzunehmen.
2. Veränderung ist ein kontinuierlicher Prozess
Die Kommunikation zu Veränderungen ist nur der Anfang. Eine erfolgreiche Einführung braucht Zeit, da die Mitarbeiter sie zunächst anerkennen, dann akzeptieren und schließlich umsetzen müssen. Verstärke deine Botschaft mit konsistenten Updates und denk daran, dass sich auch die Technologie weiterentwickelt. Halte die Benutzer über neue Funktionen und Verbesserungen auf dem Laufenden, damit die Akzeptanz weiter zunimmt.
TIPP: Wenn du bereits einen Newsletter, eine Intranet-Präsenz oder einen Slack-Channel/Teams-Kanal hast, kannst du darin monatliche Tipps und Tricks, neue Features und Schulungsmöglichkeiten vorstellen.
3. Benutzer abholen
Zeige den Teams, wie neue Apps zu ihren bestehenden Workflows passen. Mache deutlich, was der neue Prozess oder das neue Tool ersetzen wird, und setze die Einführung in direkten Zusammenhang mit den täglichen Aufgaben. Empathie ist der Schlüssel: Wenn die Benutzer eher Kontinuität als Disruption sehen, fühlt sich die Veränderung überschaubar an.
TIPP: Demonstriere, wie Atlassian-Apps wie Jira in Tools wie Slack integriert werden können. Integrationen sorgen für reibungslosere Übergänge und zeigen Benutzern, wie Cloud ihre Aufgaben nicht stört, sondern sie erleichtert. Hier erfährst du mehr über Integrationen.
4. Führungskräfte als Stimmungsmacher
Wenn du deinen Rollout planst, binde Führungskräfte und Teamleiter mit ein. Wenn sie sich für die Änderung aussprechen, kann das dazu führen, dass sie in der gesamten Organisation bereitwilliger angenommen wird. Zusätzlich zu deinen formellen Executive Sponsors kannst du weitere Führungskräfte als Befürworter der Änderung heranziehen. Es kann schon reichen, wenn sie die Ankündigung an ihre Abteilungen weiterleiten, um ihr Engagement und ihre Unterstützung zu zeigen. Wir empfehlen auch, eine Schulung speziell für Führungskräfte zu veranstalten, damit sie nachvollziehen können, wie sich die Änderung auf ihre Teams auswirkt.
Die Zustimmung der Geschäftsleitung beschleunigt die Einführung. Beziehe neben deinem Executive Sponsor auch andere Führungskräfte ein, um die Änderung zu unterstützen. Selbst einfache Gesten, wie das Weiterleiten von Rollout-Ankündigungen oder die Teilnahme an einer Sitzung, zeigen den Teams, dass diese Initiative wichtig ist. Wir empfehlen zudem, eine spezielle Schulung für Führungskräfte abzuhalten, um ihnen zu helfen, sowohl die Tools als auch die Benutzerperspektive zu verstehen.
5. Champion-Community rechtzeitig aufbauen
Binde deine Champions so früh wie möglich ein. Ihr Enthusiasmus und ihre Glaubwürdigkeit tragen dazu bei, die Akzeptanz in den Abteilungen vor der allgemeinen Einführung zu fördern. Ein Pilotprogramm für Champions sorgt dafür, dass sie zuerst Tools testen, ihre Kollegen an Bord holen und wertvolles Feedback geben können, das deine allgemeine Einführung unterstützt.
6. Den Prozess unterhaltsam gestalten
Sofern du es für sinnvoll hältst, kannst du die Einführung mit spielerischen Aktivitäten, die Dynamik und Engagement fördern, unterstützen.
- Freundlicher Wettstreit zwischen Abteilungen zur Nutzung von Tools
- Wettbewerb für den kreativsten Anwendungsfall ausschreiben
- Feature-Gewinne und Anwendungsfälle in einem monatlichen Newsletter
7. Taten sagen mehr als tausend Worte
Demonstrationen sind immer effektiver als Anweisungen allein. Baue deinen Trainingsplan darauf auf, Benutzern zu zeigen, wie Tools in realen Szenarien funktionieren.
- Veranstalte Lunch-and-Learn-Sitzungen, in denen Teams Apps praktisch ausprobieren können.
- Biete abteilungsspezifische Schulungen an, die auf reale Anwendungsfälle zugeschnitten sind (idealerweise unter der Leitung von Champions).
- Zeichne diese Sitzungen auf, um sie für das Onboarding neuer Mitarbeiter wiederzuverwenden.
8. Offene Feedback-Schleife
Dein Rollout ist dann am erfolgreichsten, wenn sich Benutzer gehört fühlen. Definiere, wie Feedback gesammelt und darauf reagiert wird, ob über Champions-/Teams-Kanäle, Slack-Channel, Umfragen oder deinen Servicedesk. Eine gute Feedback-Schleife hilft dir, Bedenken schnell auszuräumen, Best Practices zu erfassen und zu verfolgen, welche Geschäftsergebnisse die Einführung bringt.
