Projektkompromissanalyse
Bei jedem Projekt müssen Kompromisse eingegangen werden, beispielsweise bei den Kosten oder beim Umfang. Definiere und priorisiere diese Aspekte, um Ressourcen sinnvoll zu investieren und die wichtigsten Ziele zu erreichen.
Vorbereitungszeit
10 Min.
LAUFZEIT
50 Min.
Teilnehmer
3 bis 5
KURZZUSAMMENFASSUNG
- Bespreche Kompromisse bei Projekten wie Kosten, Umfang, Qualität, Zeit und Risiko.
- Überprüfe Informationen, die die Entscheidungen deines Teams über Kompromisse beeinflussen könnten.
- Entscheide, welche Kompromisse zuerst und welche zuletzt eingegangen werden sollten.
DAS BRAUCHST DU
- Meetingraum oder Videokonferenz mit Bildschirmübertragung
- Tool für die digitale Zusammenarbeit (siehe Vorlagen)
- Optional: Whiteboard, Marker, Notizzettel und Timer
Spiel-Ressourcen
Wie wird eine Projektkompromissanalyse durchgeführt?
Priorisiere Kompromisse, um Ressourcen sinnvoll zu investieren und die wichtigsten Ziele zu erreichen.
Was ist ein Projektkompromiss?
Projektkompromisse sind Entscheidungen, bei denen ein Aspekt eines Projekts geopfert wird, um einen anderen zu erreichen, wie Kosten, Umfang, Qualität, Zeit oder Risiko.
Warum lohnt sich das Spiel "Projektkompromissanalyse"?
Bei jedem Projekt müssen Kompromisse eingegangen werden.
Könntest du das Projekt schneller abschließen? Ja, aber dafür müsstest du möglicherweise höhere Kosten in Kauf nehmen oder riskierst, dass die Teammitglieder überlastet werden oder die Qualität leidet.
Könntest du die Kosten senken? Ja, aber dann entspricht das Endprodukt möglicherweise nicht vollständig den Bedürfnissen der Nutzer, oder die Fertigstellung des Projekts könnte länger dauern.
Die Durchführung des Spiels "Projektkompromissanalyse" hilft Teams, diese Kompromisse zu analysieren, strategische Entscheidungen zu treffen und während des gesamten Projekts auf einer Linie zu bleiben.
Wann solltest du Projektkompromisse analysieren?
Wenn du dieses Spiel am Anfang eines Projekts durchführst, stellst du sicher, dass alle auf Erfolgskurs sind, und kannst Hindernisse schneller überwinden, falls Kompromisse nötig werden.
Befasse dich erneut mit diesem Spiel, wenn neue Informationen vorliegen und/oder Prioritäten geändert werden müssen.
Die Vorteile einer Projektkompromissanalyse
Recherchen, die im Buch Project Management: A Benefit Realisation Approach (Projektmanagement: Ein Ansatz zur Nutzenrealisierung) zusammengefasst sind, zeigen, dass die frühzeitige Definition von Projektparametern und Kompromissen Teams auf verschiedene Weise zugute kommt.
- Stärkere Ausrichtung auf strategische Ziele
Indem das Projektteam den gewünschten Nutzen, den Umfang des Projekts und die damit verbundenen Parameter klar umreißt, kann es seine Bemühungen auf Aktivitäten konzentrieren, die direkt zur Erreichung dieser strategischen Ziele beitragen. Das verhindert Scope Creep und hält das Projekt auf Kurs. - Fundiertere Entscheidungen treffen
Wenn Projektteams Parameter wie Budget, Zeitleiste und Qualitätsstandards im Voraus festlegen, wird es einfacher, verschiedene Optionen zu evaluieren und Kompromisse einzugehen, die die Wahrscheinlichkeit erhöhen, dass Vorteile realisiert werden. Das vermeidet kostspieliges Nacharbeiten oder Änderungen zu einem späteren Zeitpunkt im Projekt. - Mehr Stakeholder-Engagement und mehr Zustimmung
Indem Projektteams in der Anfangsphase der Definition von Projektparametern und der Erkundung potenzieller Kompromisse die Stakeholder einbeziehen, können sie wertvolle Erkenntnisse gewinnen, Bedenken ausräumen und Zustimmung erhalten. Dies fördert ein gemeinsames Verständnis der Projektziele und erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass Stakeholder das Projekt unterstützen. - Effektiveres Risikomanagement
Indem Projektteams potenzielle Risiken und Einschränkungen frühzeitig erkennen, können sie Strategien zur Schadensbegrenzung und Notfallpläne erstellen. Das Verständnis der Kompromisse, die mit verschiedenen Risikoreaktionen verbunden sind, hilft Teams, fundiertere Entscheidungen über den Umgang mit diesen Risiken zu treffen.
1. Das Spiel vorbereiten
Geschätzte Dauer: 10 Minuten
Erstelle zunächst ein Dokument für die digitale Zusammenarbeit, zum Beispiel ein Trello-Board oder eine Confluence-Seite. Wenn dein Team persönlich zusammenkommt, kannst du auch ein Whiteboard oder ein großes Blatt Papier verwenden. (Du solltest Notizen anschließend als Referenz in das digitale Dokument übertragen.)
Erstelle als Nächstes eine Liste von Projektkompromissen in deinem digitalen Dokument oder deinem physischen Board, die das Team ergänzen kann. Schreibe einen Kompromiss pro Notizzettel oder Karte auf. Zum Beispiel sind Kosten, Zeit und Umfang einige der häufigsten Kompromisse bei Projekten.
Erstelle dann in deinem Dokument oder deiner Board Spalten und beschrifte sie mit 1 bis 5. Spalte "1" steht für die flexibelsten Kompromisse (die zuerst eingegangen werden), und Spalte "5" steht für die am wenigsten flexiblen Kompromisse (die zuletzt eingegangen werden).
2. Einführung
Geschätzte Dauer: 5 Minuten
Alle von Beginn an auf denselben Stand zu bringen, ist die Grundlage für ein reibungsloses Meeting. Sag dem Team zu Beginn der Sitzung:
- Das Ziel dieser Sitzung ist es, eine Einigung über die Prioritäten des Projekts zu erzielen. Wenn wir also Kompromisse eingehen müssen, sind wir uns darüber einig, wie wir dabei vorgehen.
Wir sollten unsere Erfahrungen aus früheren Projekten als Grundlage für unsere Empfehlungen nutzen.
Wenn es Teammitglieder gibt, die noch nie eine Kompromissanalyse durchgeführt haben, erkläre ihnen zunächst die nächsten Schritte, damit sie den Prozess verstehen.
3. Zur Liste hinzufügen
Geschätzte Dauer: 10 Minuten
Gib dem Team 5–10 Minuten, um Kompromisse auf das Board oder das Papier einzufügen. Ermutige das Team, alles aufzuschreiben, was ihnen in den Sinn kommt, und schaffe einen sicheren Raum für alle Ideen.
TIPP: Bestätige den Austausch
Bei Kompromissen muss man eine Sache aufgeben, um mehr von einer anderen zu bekommen. Mehr Zeit, Geld und/oder Mühe für ein Element aufzuwenden, geht oft auf Kosten eines anderen Elements. Sei ehrlich zu dir selbst und zu anderen, was diese Vorteile und Opfer angeht.
4. Flexibilität bewerten
Geschätzte Dauer: 10 Minuten
Bitte jedes Teammitglied, für jeden Kompromiss eine Karte oder einen Notizzettel auf einer Skala von 1 bis 5 zu platzieren. Die Karten oder Zettel beim Wert "1" sind die Kompromisse mit der größten Flexibilität, die mit "5" bewerteten die mit der geringsten Flexibilität
Ein flexibler Kompromiss sollte verhandelt werden, damit das Team sich auf höhere Prioritäten konzentrieren kann. Ein Beispiel:
-
Wenn es keine Frist für das Projekt gibt, ist die Zeit eine "1". Andere Dinge haben eine höhere Priorität, auch wenn sie eine Verlängerung der Zeitleiste erfordern.
-
Wenn es ein striktes Budget gibt, sind die Kosten eine "5". Die Kosten können nicht steigen, auch wenn das bedeutet, dass es länger dauert oder der Umfang reduziert werden muss.
Achte darauf, dass die Teammitglieder ihre Karten oder Notizzettel mit ihrem Namen kennzeichnen, damit jeder weiß, wie die verschiedenen Teammitglieder die Kompromisse sehen.
Es geht nicht darum, mit dem Finger auf jemanden zu zeigen, sondern ein offenes Gespräch zu fördern, warum welcher Kompromiss welche Bewertung erhält. Zum Beispiel könnte jemand Informationen dazu haben, warum die Kosten weniger flexibel sein sollten. (Und diese Informationen können im nächsten Schritt geteilt werden!)
TIPP: HAKE GENAUER NACH
Wenn alles die höchste oder niedrigste Priorität hat, ist dieses Spiel bei der Entscheidungsfindung nicht hilfreich.
Wenn alles mit "5" bewertet wird (am wenigsten flexibel), frage das Team: "Welcher Kompromiss bietet unseren Benutzern/Kunden den größten Vorteil?" und/oder "Welcher Punkt stimmt am meisten mit den Unternehmenswerten überein?"
Wenn alles mit "1" bewertet wird (am flexibelsten), stelle die Frage: "Welche Kompromisse würden wir zuerst eingehen?" Passe dann die Bewertungen entsprechend an.
5. Diskussion
Geschätzte Dauer: 15 Minuten
Sobald alle ihre anfänglichen Bewertungen abgegeben haben, seht euch an, wo die Kompromisse auf der Skala von 1 bis 5 liegen. Besprecht klar ersichtliche Themen oder Gemeinsamkeiten, bei denen mehrere Teammitglieder einen Kompromiss mit der gleichen Bewertung abgegeben haben.
Geht dann zu allen Kompromissen mit voneinander abweichenden Bewertungen über. Besprecht die Argumentation der einzelnen Teammitglieder für ihre Einstufung und notiert hilfreiches Feedback.
6. Aktualisieren
Geschätzte Dauer: 10 Minuten
Wenn ihr die Kompromisse besprecht und einen Konsens über ihre Flexibilität erarbeitet, verschiebe die Karten oder Notizzettel in die entsprechende Liste, damit die aktualisierte Einstufung sichtbar wird.
Nachbereitung
Dokumentieren
Wenn sich dein Team persönlich getroffen hat und ein physisches Whiteboard oder ein Blatt Papier verwendet hat, dokumentiere deine Notizen und Einstufungen in einem digitalen Dokument, wie einer Confluence-Seite. Auf diese Weise können das Team und die Stakeholder diese Kompromisse sehen und erneut prüfen, falls in Zukunft Fragen auftauchen.
Überprüfen
Befasse dich erneut mit diesem Spiel, wenn neue Informationen vorliegen und/oder Prioritäten geändert werden müssen.
Abwandlungen
Führungskräfte einbeziehen
Wenn Führungskräfte die endgültigen Entscheidungsträger bei Projektkompromissen sind, führe das Spiel mit Projektleitern oder Stakeholdern durch und nicht (oder zusätzlich zu) dem Team, das die Arbeit ausführt.
Ist dein Team der letzte Entscheidungsträger, könntest du das Spiel trotzdem getrennt mit den Führungs- und Implementierungsteams durchführen und dann die Ergebnisse vergleichen, um potenzielle Bereiche mit Fehlausrichtungen aufzudecken.
Einer nach dem anderen
Anstatt alle Kompromisse auf einmal zu besprechen, stelle sie nacheinander vor, damit sich alle auf den gleichen Punkt konzentrieren können. Besprich jede Einstufung, bevor du zur nächsten übergehst. Zu sehen, wie sich die Einstufungen verändern, wenn neue Kompromisse hinzugefügt werden, kann aufschlussreich sein.
Orientiere dich am Board
Anstatt die Kompromisse und Einstufungen nacheinander durchzugehen, beginne mit allen blockierten Elementen, diskutiere, wie sie entsperrt werden können. Anschließend gehst du jedes verbleibende Element durch, um zu besprechen, wie dieses abgeschlossen werden kann.
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