Projektposter
Wann hast du dir zuletzt einen Projektplan oder -auftrag wirklich durchgelesen? Versuche es stattdessen mit einem Projektposter, um den richtigen Weg zur Lösung eines Problems, den Projektumfang und den Weg zum Ziel zu definieren.
Vorbereitungszeit
20 Min.
LAUFZEIT
90 Min.
Teilnehmer
3–10
KURZZUSAMMENFASSUNG
- Werde dir klar über das zu lösende Problem und überlege dir mögliche Lösungsansätze.
- Überprüfe, was du bereits weißt und was du herausfinden musst, bevor du weitermachen kannst.
- Beginne mit der Erstellung eines Projektplans, der tatsächlich verwendet und im Verlauf aktualisiert wird.
DAS BRAUCHST DU
- Meetingraum oder Videokonferenz mit Bildschirmübertragung
- Tool für die digitale Zusammenarbeit (siehe Vorlagen)
Spiel-Ressourcen
Wie erstelle ich ein Projektposter?
Biete eine unterhaltsame Alternative für langweilige Projektpläne und -aufträge.
Was ist ein Projektposter?
Ein Projektposter ist ein Mittel zur Projektplanung, mit dem dein Team ein bestimmtes Problem, mögliche Lösungen und das ideale Endergebnis durchdenken kann.
Nimm die Bezeichnung nicht zu wörtlich. Du musst dein Projektposter nicht an die Wand hängen, aber es sollte leicht zugänglich sein, wie ein echtes Poster.
Wann sollte man ein Projektposter erstellen?
Im Gegensatz zu Projektaufträgen sind Projektposter lebendige Dokumente, die dein Team im Laufe mehrerer Gespräche ausfüllt. Erstelle zu Beginn des Projekts einen Entwurf und aktualisiere ihn, während du deine Problemstellung erarbeitest, Annahmen hinterfragst, Lösungen validierst und Feedback einholst.
Sind Projektposter für jedes Projekt notwendig?
Nein. Projektposter eignen sich am besten, wenn du komplexe Probleme löst oder eine Gelegenheit mit vielen unbekannten Faktoren wahrnehmen willst.
Warum ist es wichtig, Projektposter zu erstellen?
Untersuchungen haben gezeigt, dass die Erstellung eines Projektposters bei Folgendem hilft:
- Das richtige Problem zu lösen
Das falsche Problem zu lösen oder ein Symptom statt der eigentlichen Ursache anzugehen, kann Zeit, Mühe und Ressourcen verschwenden. Diese Studie ergab, dass die korrekte Identifizierung und Formulierung des Problems oft wichtiger ist als der Lösungsprozess. - Annahmen zu überprüfen
Unbekannte und nicht bestätige Annahmen können erheblich dazu beitragen, dass ein Projekt scheitert. Die klare Definition und Überprüfung von Annahmen als Teil dieses Spiels kann dazu beitragen, die Entscheidungsfindung und Kommunikation zu verbessern und Risiken zu minimieren. - Das Engagement der Stakeholder zu erhöhen
Diese Studie zeigte eine starke Korrelation zwischen dem Engagement der Stakeholder und einer höheren Zufriedenheit der Stakeholder und Sponsoren. Das Engagement spielte auch eine wichtige Rolle bei Einhaltung des Budgets und des Zeitplans eines Projekts.
1. Das Spiel vorbereiten
Geschätzte Dauer: 10 Minuten
Projektposter werden in drei Teile gegliedert, um den Fortschritt deines Projekts widerzuspiegeln:
- Problemstellung: Beschreibe, wieso es für deine Kunden und das Unternehmen wichtig ist, dieses Problem zu lösen. Lege deine Projektziele fest und identifiziere mögliche Lösungsansätze.
- Überprüfung: Identifiziere Wissenslücken und Risiken. Was weißt du schon und was musst du noch in Erfahrung bringen?
-
Vorbereitung auf die Umsetzung: Visualisiere die Lösung und etabliere einen Projektplan.
Du musst nicht das gesamte Poster auf einmal fertigstellen. Beziehe beim Bearbeiten der einzelnen Bereiche Projektmaterialien ein, beispielsweise DACI, Erfahrungsleinwand oder Kompromisse, oder notiere andere Spiele, die das Team durchführen könnte.
Plane 60 Minuten mit dem Team für die erste Sitzung ein. Dabei sollt ihr euch darauf konzentrieren, das Problem zu definieren und die Projektziele festzulegen. Relevante Informationen sollen im Voraus zusammengestellt und ausgehändigt werden, beispielsweise Notizen von Nutzertests, Analysen, Kundenfeedback, Marktforschung usw.
Tipp: BREAKOUT
Wenn du mit einem großen Team zusammenarbeitest, kannst du Breakout-Räume anbieten oder mehrere Sitzungen mit kleineren Gruppen abhalten. So hat jeder die Möglichkeit, einen Beitrag zu leisten und sich zu äußern.
2. Definiere die Problemstellung
Geschätzte Dauer: 20 MIN.
Beginne die erste Sitzung, indem du die Vorlage für das Projektposter samt Anweisungen teilst.
Führe dein Team durch die Fragen in der Vorlage, beginnend mit der Problemstellung: dem Grund für das Projekt. Dieser Abschnitt sollte gerade so viele Details enthalten, dass auch teamfremde Personen nachvollziehen können, weshalb du das Projekt in Erwägung ziehst und was du damit erreichen möchtest.
Versuche, in jedem Abschnitt einen Konsens zu erzielen, bevor du zum nächsten übergehst. Wenn ihr nicht weiterkommt oder die Teammitglieder völlig unterschiedliche Ideen haben, nimm dir die Zeit, sie zu besprechen. Ist ein Konsens nicht möglich, sollte ein Teammitglied als Nachbereitungsaufgabe weitere Informationen zusammenstellen und sie mit dem gesamten Team teilen.
Falls ihr euch dennoch nicht einigen könnt, muss eventuell der Projektzuständige (z. B. der Projektmanager) oder der Executive Sponsor die Entscheidung treffen und eine Richtung vorgeben.
Hinweis:
Wahrscheinlich müsst ihr euch mehrmals mit der Problemstellung auseinandersetzen, bevor ihr für die Umsetzung bereit seid. Wenn Feedback von Projektsponsoren und Stakeholdern eingeht, stellen Teams oft fest, dass sie die falschen Fragen gestellt haben oder die Anforderungen des Kunden nicht erfüllt haben. Vielleicht merkt ihr auch, dass eure Annahmen nicht zutreffend waren. Das ist okay!
Je mehr Feedback ihr zur Problemstellung erhaltet, desto besser. Bitte Stakeholder, Vorgesetzte und alle anderen Personen, die möglicherweise nützliche Erkenntnisse für euch haben, direkt in eurem Dokument für die Zusammenarbeit, z. B. eurer Confluence-Seite, Kommentare zu hinterlassen. Auf diese Weise wird das gesamte Feedback zentral erfasst und du erhältst ein schriftliches Protokoll, auf das du dich im Laufe des Projekts beziehen kannst.
TIPP: HOL DIR FRÜHZEITIG FEEDBACK
Gib euer erstes Poster so früh wie möglich an die Projektsponsoren weiter, um Feedback zu erhalten, das ihr dann in künftigen Sitzungen berücksichtigen könnt, wenn das Projekt mehr Form annimmt.
3. Überprüfung
Geschätzte Dauer: 20 Min.
Für die Definition der Problemstellung musst du Annahmen treffen. Diese gilt es zu überprüfen, damit dein Team und die Projektsponsoren auf die Lösung vertrauen können.
Die Antworten auf die Fragen zur "Validierung" auf dem Poster mögen anfangs wie eine To-do-Liste erscheinen. Im Verlauf des Projekts hältst du hier jedoch immer mehr Erkenntnisse fest, sodass das Poster einen Überblick über eure Validierungsarbeit und die dabei gewonnenen Informationen gibt.
Die Ergebnisse deiner Recherche sollten die Lösung und ihre relative Priorität bestätigen (oder widerlegen), bevor du dich dem nächsten Schritt zuwendest. Ist dies nicht der Fall, musst du möglicherweise die Problemstellung neu formulieren oder durch Brainstorming weitere mögliche Lösungen ermitteln.
Lass dich nicht entmutigen! Bei großen Projekten kann die Bearbeitung Wochen oder sogar Monate dauern. Aktualisiere diesen Abschnitt im Verlauf der Recherche mit einer Zusammenfassung der Ergebnisse und ggf. Links zur unterstützenden Dokumentation.
TIPP: ACHTE AUF EINEN KONTINUIERLICHEN AUSTAUSCH
Teile nach der Sitzung deine Erfahrungen mit deinem Team und anderen und frage, ob sie auch aktuelle Erkenntnisse haben.
4. Bereit, es zu tun
Geschätzte Dauer: 20 Min.
Dieser Abschnitt bleibt bei der Erstellung des Projektposters zunächst leer. Er füllt sich nach und nach, wenn ihr euch für eine Lösung entscheidet und dann das ideale Ergebnis und den Weg dorthin dokumentiert.
In diesem Abschnitt liegt der Fokus auf dem Projektplan. Wenn du bei der Beantwortung der Fragen unter "Bereit, es zu tun" mehrere Teammitglieder mit unterschiedlichen Kompetenzen einbeziehst, kannst du sicherstellen, dass keine Aspekte des Projekts vergessen werden und ihr ein gemeinsames Verständnis entwickelt.
Dieses Dokument ist euer Projektleitfaden – stelle also sicher, dass es jeder sehen kann, bevor mit der Arbeit begonnen wird.
Nachbereitung
Teilen
Ihr werdet vermutlich nicht das gesamte Projektposter in einer Sitzung fertigstellen. Vereinbare Folgesitzungen mit deinem Team, um weiter daran zu arbeiten. In den nächsten Sitzungen solltest du zu Beginn kurz zusammenfassen, was seit dem letzten Treffen erreicht wurde und/oder was sich geändert hat.
Triff dich auch mit deinem Team, wenn wichtiges Feedback von Stakeholdern eingeht. Je nach Projektumfang, der Anzahl eurer Projektziele und der Anzahl der Stakeholder, die Feedback geben, sind möglicherweise weitere Sitzungen erforderlich. Das ist völlig in Ordnung. Qualitativ hochwertige Ergebnisse sind wichtiger als eine schnelle Arbeitsweise.
Abwandlungen
Führungsteams
Wenn du eine Führungskraft bist, arbeitest du daran, breiter gefasste Probleme mit größeren Projektzielen und längeren Zeithorizonten zu lösen. An der Umsetzung der gewählten Methode sind mehr Personen beteiligt.
Führungskräfte können Projektposter erstellen, die strategisch oder visionär statt taktischer Natur sind. Konzentriere dich auf das große Ganze und verliere dich nicht in Details.
Führungskräfte können dieses Spiel auch im Rahmen der Jahresplanung oder während eines Seminars durchführen. In diesem Fall solltest du 1,5 bis 2 Stunden einplanen und einen Teil der Recherche bereits im Vorfeld durchführen, damit du bei der Sitzung mehr Material für das Projektposter zur Verfügung hast. Du kannst das Poster als Strategiedokument für ein Jahr an das gesamte Unternehmen weitergeben.
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