Der ultimative Leitfaden für das Stakeholder-Management
Von Aumarie Benipayo
Ob du ein neues Produkt auf den Markt bringst, Änderungen umsetzt oder eine strategische Initiative vorantreibst: Die richtige Einbindung der Stakeholder kann über Erfolg oder Misserfolg deiner Bemühungen entscheiden. Mit dem richtigen Stakeholder-Management bist du in der Lage, dich in komplexen Stakeholder-Beziehungen zurechtzufinden, Interessen aufeinander abzustimmen und Projekte mit der Zustimmung und Unterstützung aller Beteiligten voranzutreiben.
Wenn du die Bedürfnisse, Interessen und Erwartungen der Stakeholder verstehst, kannst du starke Beziehungen aufbauen, die die Zusammenarbeit fördern und Risiken mindern. Ein effektives Management von Stakeholdern stellt sicher, dass deine Projekte ihre Ziele erreichen und bei denjenigen Anklang finden, die an ihrem Erfolg interessiert sind.
Dieser umfassende Leitfaden definiert, was Stakeholder-Management ist, geht auf seine kritischen Komponenten ein, gibt einen Überblick über Best Practices und untersucht verschiedene Techniken für ein effektives Management von Stakeholdern.
Was sind Stakeholder?
Stakeholder in der Wirtschaft sind Einzelpersonen, Gruppen oder Unternehmen, die an einem Projekt oder einer Entscheidung interessiert sind, weil das Ergebnis sie beeinflusst. Sie können intern oder extern tätig sein.
Interne Stakeholder sind Einzelpersonen oder Gruppen, darunter Mitarbeiter, Manager und Führungskräfte, die ein direktes Interesse an den Arbeitsvorgängen, Entscheidungen und der Leistung des Unternehmens haben.
Externe Stakeholder sind Einzelpersonen oder Gruppen außerhalb des Unternehmens, wie Kunden, Lieferanten, Investoren, Regierungsbehörden und lokale Gemeinschaften. Die Aktivitäten des Unternehmens wirken sich auf sie aus oder sie sind an seinem Erfolg interessiert.
Was ist Stakeholder-Management?
Stakeholder-Management umfasst das Identifizieren, Analysieren, Einbinden und Verwalten der Bedürfnisse und Erwartungen von Einzelpersonen oder Gruppen, die an einem Projekt interessiert oder von diesem betroffen sind. Es setzt voraus, dass im Vorfeld klar ist, wer in den verschiedenen Projektphasen über verschiedene Komponenten Bescheid wissen und an ihnen teilnehmen muss.
Ein Plan für das Management der Stakeholder erleichtert eine effektive Kommunikation, geht auf Bedenken ein, stellt sicher, dass Stakeholder auf die Projektziele ausgerichtet sind, und trägt letztendlich zu einem erfolgreichen Projektmanagement und Geschäftsergebnis bei.
Die Bedeutung des Stakeholder-Managements
Stakeholder-Management beeinflusst den Erfolg eines Projekts oder Unternehmens. Im Folgenden findest du mehrere Gründe, warum Stakeholder-Management wichtig ist:
Größerer Projekterfolg
Ein erfolgreiches Stakeholder-Management bringt die Projektziele mit den Erwartungen der Stakeholder in Einklang. Eine frühzeitige und regelmäßige Einbindung der Stakeholder stellt zudem sicher, dass ihre Bedürfnisse verstanden und in die Projektplanung und -ausführung einbezogen werden. Abstimmung führt zu besseren Projektergebnissen, da Stakeholder ein Projekt mit größerer Wahrscheinlichkeit unterstützen, wenn es ihre Bedenken berücksichtigt und ihnen einen Mehrwert bietet.
Besseres Risikomanagement
Das Stakeholder-Management hilft dabei, potenzielle Risiken und Probleme frühzeitig im Projektlebenszyklus zu identifizieren. Die Zusammenarbeit mit Stakeholdern ermöglicht es Projektmanagern, Risiken vorauszusehen und zu reduzieren, bevor sie zu größeren Problemen eskalieren. Außerdem können Stakeholder Einblicke in potenzielle Herausforderungen geben.
Verbesserte Kommunikation
Das Stakeholder-Management sorgt für eine offene und transparente Kommunikation zwischen dem Projektteam und den Stakeholdern. Regelmäßige Kommunikation hält die Stakeholder über Projektfortschritte, Änderungen und Entscheidungen auf dem Laufenden. Eine solche Transparenz schafft Vertrauen, fördert die Projektzusammenarbeit und stellt sicher, dass alle auf dem Laufenden sind. Effektive Kommunikation ermöglicht es den Stakeholdern zudem, Feedback und Input zu geben.
Effiziente Konfliktlösung
Stakeholder-Management hilft dabei, Konflikte zwischen Stakeholdern mit konkurrierenden Interessen oder Prioritäten zu erkennen und zu lösen. Binde Stakeholder in offene Dialoge und Verhandlungen ein, um für beide Seiten zu vorteilhaften Lösungen zu kommen. Projektmanager können die Stakeholder-Analyse verwenden, um die Machtdynamik und den Einfluss verschiedener Stakeholder zu verstehen.
Nachhaltige langfristige Beziehungen
Effektives Stakeholder-Management erzeugt solide und langfristige Beziehungen zwischen dem Unternehmen und seinen Stakeholdern. Der regelmäßige Austausch mit Stakeholdern, die Auseinandersetzung mit ihren Bedenken und der entstehende Mehrwert fördern Vertrauen und Loyalität. Diese positiven Beziehungen können in zukünftigen Chancen, Partnerschaften und Unterstützung für die Initiativen des Unternehmens resultieren.
So verwaltest du Stakeholder
Stakeholder-Management beinhaltet das Identifizieren, Bewerten und Einbinden von Personen oder Gruppen, die an einem Projekt interessiert oder von diesem betroffen sind.
Ermitteln von Stakeholdern
Führe eine Stakeholder-Analyse durch und lege frühzeitig Rollen und Zuständigkeiten fest, wenn du dich auf den Start eines Projekts vorbereitest, an dem andere Personen beteiligt sind. Dieser Prozess beinhaltet Brainstorming-Sitzungen und die Bewertung dessen, auf wen sich die Ergebnisse des Projekts direkt auswirken werden. Stelle dazu folgende Fragen:
- Wessen Workflows wird das Projekt verändern?
- Wessen Zustimmung benötigst du, um das Projekt abzuschließen?
- Wessen Endprodukt wird sich ändern?
Du kannst diese Techniken verwenden, um die richtigen Stakeholder für dein Projekt zu identifizieren:
- Brainstorming-Sitzungen: Rufe dein Projektteam und die Experten zusammen, um ein Brainstorming für potenzielle Stakeholder durchzuführen.
- RACI-Matrix: Ein RACI-Diagramm verdeutlicht Rollen und Zuständigkeiten, da es identifiziert, wer verantwortlich, rechenschaftspflichtig, erreichbar und über jede Aufgabe oder Entscheidung im Projekt informiert ist.
- Power-Interest-Raster: Beurteile und priorisiere die Stakeholder auf der Grundlage ihres Einflusses auf und ihres Interesses an dem Projekt. Dadurch lassen sich Einbindungsstrategien bestimmen.
- Stakeholder-Analyse-Matrix: Kategorisiere Stakeholder anhand einer Matrix nach ihrem Einfluss und Interesse.
- Umfragen und Interviews: Sammle mithilfe von Umfragen und Interviews detaillierte Informationen über die Bedürfnisse, Bedenken und Erwartungen der Stakeholder.
Analyse von Stakeholdern
Eindeutig definierte Rollen vermitteln den Stakeholdern Klarheit darüber, welche Kompetenzen, Kenntnisse und wie viel Zeit sie für ein Projekt aufbringen müssen. Auch der wahrgenommene "leere Bereich" im Projektprozess wird dadurch kleiner. Verwende die Dokumentation, um diese Rollen zu stärken und sie während des gesamten Projekts im Auge zu behalten.
Atlassian platziert eine 2x4-Tabelle an den Anfang jedes projektbezogenen Dokuments in Confluence, damit jeder weiß, wo er steht. Atlassian verwendet das DACI-Framework, um die folgenden Rollen zuweisen:
- Ein Einflussnehmer verwaltet die Stakeholder und sorgt für zeitnahe Entscheidungen.
- Ein Genehmiger hat das letzte Wort bei der Entscheidungsfindung.
- Beitragende steuern Expertenmeinungen bei oder sind direkt am Projekt beteiligt.
- Sachkundige Stakeholder erhalten Benachrichtigungen über Entscheidungen.
Zu den Methoden für die Stakeholder-Analyse gehören die folgenden:
- Influence-Impact-Raster: Stelle die Stakeholder anhand ihres Einflussniveaus und der Auswirkungen des Projekts auf sie in einem Raster dar. Das hilft dabei, Stakeholder zu priorisieren und Einbindungsstrategien festzulegen.
- Salience-Modell: Beurteile die Stakeholder anhand ihres Einflusses, ihrer Legitimität und Dringlichkeit. Das erleichtert das Identifizieren von wichtigen Stakeholdern, die die größte Aufmerksamkeit und die meiste Einbindung benötigen.
- Stakeholder-Zuordnung: Entwickle eine visuelle Darstellung der Stakeholder, ihrer Beziehungen und ihres Einflusses auf das Projekt. Die Stakeholder-Zuordnung hilft dabei, Schlüsselakteure, potenzielle Verbündete und potenzielle Hindernisse zu identifizieren. Ein Flussdiagramm eignet sich hervorragend für diese Aufgabe.
- SWOT-Analyse für Stakeholder: Führe für jeden Stakeholder oder jede Stakeholder-Gruppe eine SWOT-Analyse (Stärken, Schwächen, Chancen, Bedrohungen) durch, um Erkenntnisse darüber zu erhalten, wie du am besten mit Stakeholdern interagieren und ihre Bedenken ausräumen kannst.
Kontakt mit Stakeholdern pflegen
Um die Stakeholder richtig einzubeziehen, musst du einen Kommunikationsplan entwickeln:
1. Einen gelungenen Start sicherstellen
Lege während der Besprechung für den Projektstart die Kommunikationserwartungen fest, um Zustimmung zu gewährleisten, regelmäßige Zeitpunkte für die Überprüfung festzulegen und den Entscheidungsprozess zu skizzieren. Lass dieses Meeting auf Feedback aufbauen und minimiere gleichzeitig die Präsentationszeit. Benutze eine Projekt-Roadmap, um dein Projekt zu skizzieren und zu überprüfen.
2. Informationsaustausch zentralisieren
Die Bereitstellung aller relevanten Informationen für Stakeholder schafft Vertrauen und macht unnötige Fragen und Meetings überflüssig. Es ermöglicht ihnen auch, schnell Entscheidungen zu treffen und schnellere Problemlösungen anzubieten.
Confluence bietet einfachen Zugriff auf Informationen in einem zentralen Dokumentationszentrum. In diesen Bereichen findest du den Projektüberblick, die Ziele, den Projektumfang, Meilensteine, Rollen und Zuständigkeiten der Teammitglieder, kürzlich aktualisierte Seiten und relevante Links.
3. Kommunikationsstrategie festlegen
Lege einen Plan für die Kommunikation mit den Stakeholdern fest. Andernfalls läufst du Gefahr, dass du nur unregelmäßig (wenn du gerade daran denkst) Überprüfungen durchführst – und das ist genau das, was du vermeiden möchtest. Terminvereinbarungen, das Festlegen von Methoden und die Dokumentation der Überprüfungen sind für ein effektives Stakeholder-Management unerlässlich.
Umgang mit den Erwartungen der Stakeholder
Um effektiv mit Stakeholdern umzugehen, solltest du von Anfang an realistische Erwartungen setzen. Kommuniziere den Umfang, die Ziele, Ergebnisse, Einschränkungen und potenziellen Risiken des Projekts.
Wenn du auf Widerstand gegen Veränderungen stößt, identifiziere zunächst die betroffenen Stakeholder. Gehe proaktiv auf ihre Einwände ein, indem du die Vorteile und die Notwendigkeit der Änderung kommunizierst. Stelle die Übereinstimmungen mit ihren Interessen in den Vordergrund. Beziehe Stakeholder, die sich ablehnend verhalten, in die Entscheidungsfindung ein. Das fördert das Gefühl von Eigenverantwortung und die Akzeptanz. Biete Training, Unterstützung und Ressourcen an, um ihnen zu helfen, sich an die Veränderung anzupassen.
Überwache und aktualisiere während des gesamten Projektverlaufs die Erwartungen entsprechend. Kommuniziere regelmäßig den Fortschritt, Meilensteine und alle Abweichungen vom ursprünglichen Plan. Nimm das Feedback der Stakeholder offen entgegen und gehe umgehend auf ihre Bedenken ein. Passe die Erwartungen nach Bedarf an, wenn sich das Projekt weiterentwickelt oder sich die Umstände ändern.
Wenn du wesentliche Änderungen am Umfang oder den Ergebnissen vornimmst, hole dazu die Meinung und Zustimmung der Stakeholder ein. Eine konsistente Einbindung unterstützt die gemeinsame Ausrichtung und reduziert Missverständnisse.
Best Practices im Stakeholder-Management
Zu den Best Practices im Stakeholder-Management gehört es, Stakeholder frühzeitig zu identifizieren, sie bei Entscheidungen einzubeziehen, Interaktionen zu verfolgen und Konflikte umgehend zu lösen.
Stakeholder frühzeitig ermitteln
Identifiziere die Stakeholder von Anfang an, um ihre Bedürfnisse in der Planungsphase zu berücksichtigen. Nutze Stakeholder-Analysen, -Einordnungen und RACI-Matrizen, um ihre Interessen und Bedenken sowie möglichen Auswirkungen zu verstehen.
Stakeholder in die Entscheidungsfindung einbeziehen
Die Einbindung von Stakeholdern fördert das Gefühl der Eigenverantwortung und erhöht die Erfolgswahrscheinlichkeit. Kommuniziere regelmäßig mit ihnen, hole ihr Feedback ein und trage bei der Entscheidungsfindung den unterschiedlichen Perspektiven Rechnung.
Dieser kollaborative Ansatz bringt Erwartungen mit Zielen in Einklang und berücksichtigt Einwände. Kanban Boards und Gantt-Diagramme helfen dabei, Aufgaben und die Projektzeitleiste zu visualisieren, sodass Stakeholder den Projektablauf leichter verstehen und effektiv beitragen können. Diese Tools können die Produktivität verbessern, da sie einen klaren Überblick über den Projektfortschritt und Engpässe bieten.
Interaktionen mit Stakeholdern verfolgen
Führe detaillierte Aufzeichnungen über alle Interaktionen mit Stakeholdern, einschließlich Meetings, E-Mails und Telefonate, und stelle sicher, dass du auf alle Bedenken und Verpflichtungen eingehst. Benutze Stakeholder-Register, Kommunikationsprotokolle oder Projektmanagement-Tools. Überprüfe und aktualisiere regelmäßig die Informationen der Stakeholder, um alle Änderungen widerzuspiegeln.
Konflikte so schnell wie möglich lösen
Konflikte zwischen Interessengruppen mit konkurrierenden Interessen sind weit verbreitet. Gehe umgehend darauf ein, bevor eine Eskalation den Fortschritt beeinträchtigt.
Das Thematisieren von Konflikten sorgt für positive Beziehungen. Fördere eine offene Kommunikation, um die Ursachen zu verstehen. Suche nach für beide Seiten vorteilhaften Lösungen durch Verhandlungen und Kompromisse. Falls erforderlich, sollten neutrale Dritte an der Vermittlung beteiligt werden.
Stakeholder-Kommunikation mit Confluence verbessern
Es kann sich als schwierig erweisen, Stakeholder zu informieren und aufeinander abzustimmen, besonders wenn man team- oder standortübergreifend arbeitet. Das Stakeholder-Management ermöglicht es Mitarbeitern und Teams, optimal zu funktionieren und gleichzeitig Verzögerungen zu minimieren.
Wenn du den schwierigen Teil am Anfang erledigst, um den Stakeholdern Klarheit zu verschaffen, befindest du dich als Projektmanager in einer soliden Ausgangsposition. Aber ohne eine zentrale Kommunikationsplattform kann es zu Problemen kommen, wie z. B. verpasste Updates, mangelnde Transparenz, Missverständnisse, Schwierigkeiten beim Nachverfolgen von Feedback oder Entscheidungen und ineffiziente Kommunikationskanäle.
Nutze Confluence, um die Kommunikation mit Stakeholdern zu verbessern. Die Lösung verfügt über mehrere wichtige Funktionen und Vorteile:
- Zentraler Hub: Erstelle eigene Bereiche/Seiten für jedes Projekt, um Updates, Dokumente und Diskussionen mit allen Stakeholdern zu teilen.
- Zusammenarbeit in Echtzeit: Bitte Stakeholder um Kommentare und Feedback und lass sie gemeinsam an Dokumenten arbeiten, um die Transparenz und Abstimmung zwischen den Teams zu fördern.
- Vorlage für Kommunikationsplan: Verwende die kostenlose Confluence-Kommunikationsplan-Vorlage, um deine Strategie zu definieren, einschließlich Stakeholdern, Methoden, Häufigkeit und Inhalt.
- Benachrichtigungen und @Erwähnungen: Halte die Stakeholder auf dem Laufenden, indem du sie auf relevanten Seiten/Kommentaren mit @Erwähnungen informierst und Benachrichtigungen aktivierst.
- Integrationen: Sorge für eine nahtlose Integration mit Tools wie Jira und Trello, um zentralisierten Zugriff auf Projektinformationen zu erhalten.
Mit der kostenlosen Vorlage für den Kommunikationsplan für Stakeholder von Confluence kannst du die Kommunikation mit den Stakeholdern optimieren, die Transparenz verbessern und die Abstimmung während des gesamten Projektlebenszyklus sicherstellen.
