Der ultimative Leitfaden für Flussdiagramme

Was sind Flussdiagramme?

Flussdiagramme sind visuelle Darstellungen eines Prozesses oder Workflows. Sie enthalten durch Linien miteinander verbundene Symbole und Formen, die für einzelne Schritte stehen.

Du kannst Flussdiagramme im Projektmanagement zu vielen verschiedenen Zwecken einsetzen. Zum Beispiel kannst du darstellen, wie ein Team Kundensupportanfragen handhabt – von der Übermittlung der Anfrage durch einen Kunden bis hin zur Problembehebung durch das Support-Team. Einige Projektmanager nutzen Flussdiagramme sogar in Kombination mit Gantt-Diagrammen, um umfassendere Projektpläne zu erstellen.

Vorteile von Flussdiagrammen

Flussdiagramme bieten mehrere Vorteile für das Arbeitsmanagement sowie für Projektmanager und Agile-Methoden:

• Komplizierte Prozesse visualisieren: Diagramme machen es einfacher, komplexe Themen zu verstehen, weil sie in überschaubare Abschnitte aufgeteilt werden.
• Prozesse standardisieren und schriftlich festhalten: Die Teams können sich darauf einigen, wie Prozesse funktionieren sollten, und dies zur späteren Verwendung verschriftlichen.
• Ausrichtung des Teams unterstützen: Flussdiagramme stellen sicher, dass allen Teammitgliedern der Prozess und die entsprechenden Verantwortlichkeiten klar sind.
• Kommunikation verbessern: Flussdiagramme enthalten Bilder, um sicherzustellen, dass alle auf demselben Stand sind, wodurch Missverständnisse vermieden werden.

Flowchart symbols & what they mean

Flowcharts utilize various symbols, and each shape or symbol has a specific meaning and plays a distinct role in making flowcharts easier to read at a glance. Here’s a quick breakdown of some of the different symbols and how they’re used for process mapping:

• Arrows: Arrows show the flow from one step to the next. When reading a flowchart, follow these arrows to ensure you’re looking at the process in the correct order.
• Ovals: Ovals represent the start or end of a process, so you know where to start as soon as you glance at a flowchart.
• Rectangles: Rectangles represent a single step or process within the flowchart.
• Diamonds: Diamonds are used to indicate a decision point. When you see a diamond, you must make a yes or no decision at that point.
• Parallelagrams: Parallelagrams are used to denote data in flowcharts.

Wann solltest du ein Flussdiagramm verwenden?

Flussdiagramme sind nützlich, um komplexe Aufgaben zu untergliedern und die Schritte sichtbar zu machen, die erforderlich sind, um ein Ziel zu erreichen. Sie können beim Projektmanagement, bei der Geschäftsprozessmodellierung, der Computerprogrammierung und alltäglichen Aufgaben helfen.

Konkrete Beispiele, in denen Flussdiagramme von unschätzbarem Wert sind, sind Onboarding und Schulung, Prozessverbesserung, Planung, Kommunikation und Zusammenarbeit sowie Dokumentation.

Flussdiagrammtypen

Es gibt verschiedene Flussdiagrammtypen, die sich für bestimmte Aufgaben eignen. Dies sind ein paar Beispiele für Flussdiagramme:

System-Flussdiagramm

Du kannst dir System-Flussdiagramme wie System-Roadmaps vorstellen, die alle Zwischenstopps (Schritte) bis zum Ziel zeigen. Flussdiagramme veranschaulichen auf effektive Weise, wie alle Systemkomponenten miteinander in Verbindung stehen. Du kannst mit System-Flussdiagramme beispielsweise darstellen, wie bei einem Pizza-Lieferservice Kundenbestellungen an das Lieferantenteam übermittelt werden.

Workflow-Diagramm

Ein Workflow-Diagramm ist ein Flussdiagramm, das die Reihenfolge der Schritte zeigt, die erforderlich sind, um eine Aufgabe oder einen Prozess abzuschließen. Es ist wie ein Kochrezept, das dir jeden Schritt der Essenszubereitung zeigt.

Kostenlose Workflow-Vorlage verwenden

Datenflussdiagramm

Ein Datenflussdiagramm (DFD) zeigt, wie Daten innerhalb eines Systems verschoben werden – woher sie kommen, wohin sie verschoben und wie sie gespeichert werden. Stell dir zum Beispiel ein DFD vor, das beschreibt, wie ein Unternehmen den Prozess der Mitarbeitereinstellung und der Speicherung von Mitarbeiterdaten verwaltet. Dieses Diagramm ist ein wertvolles Tool für Projektmanager, das ihnen Einblicke in den Datenfluss innerhalb der Unternehmensdatenbank ermöglicht. Es hilft bei der Überwachung und Verbesserung der Vorgehensweise zur Datenverarbeitung und sorgt so für eine effizientere und effektivere Verwaltung.

Entscheidungsflussdiagramm

Wie der Name vermuten lässt, hilft ein Entscheidungsflussdiagramm bei der Entscheidungsfindung. Wie Äste an einem Baum zeigt ein Entscheidungsflussdiagramm verschiedene Optionen und die Konsequenzen jeder Entscheidung. Es hilft beim Entscheidungsprozess, indem es mit einer Eingangsfrage beginnt. Wenn du dem Flussdiagramm folgst, führt jede Antwort zu neuen Fragen, die dich durch den Entscheidungsprozess führen, bis du eine Wahl getroffen hast.

Swimlane-Flussdiagramm

Ein Swimlane-Flussdiagramm stellt die Rollen und Verantwortlichkeiten innerhalb eines Prozesses visuell dar. Es unterteilt das Flussdiagramm in Bahnen (ähnlich den Bahnen in einem Schwimmbad), wobei jede Spur einer bestimmten Person oder Gruppe zugewiesen ist. Im unternehmerischen Kontext könnten diese Bereiche zum Beispiel "Vertrieb", "Marketing" oder "Recht" sein.

Kostenlose Vorlage für ein Swimlane-Diagramm verwenden

5 simple steps to make a flowchart

The process of creating a flowchart is pretty straightforward. Let’s look at the five steps you must follow to make an effective flowchart for your business.

1. Identify the process you want to map

The first thing you need to do is figure out what you’re trying to map out. This could be a process you’re trying to make more efficient or something specific to the project you’re currently working on. Each flowchart should map out a single process.

2. Break the process into steps

Now it’s time to break the process down into individual steps so it’s easier to follow. Ensure that you include every step involved in the process.

Let’s say you’re breaking down how to handle customer service tickets. You don’t want to leave out any steps, especially if that step involves elevating the ticket or assigning it to a specific team. Think about every step of the process you’re mapping out.

3. Choose flowchart symbols to use

We mentioned the different flowchart symbols earlier, and these symbols play a crucial role in mapping out processes. Choose symbols to represent actions, decisions, and outcomes before you start mapping anything out. As you create your flowchart, maintain consistency in the symbols you use and use arrows to indicate the flow of the process.

4. Draw the chart

Now that you’ve figured out everything, you can start making your flowchart. Remember to keep your symbols consistent throughout the flowchart, and don’t worry if it’s not perfect the first time. Project collaboration is crucial in process mapping, enabling teams to identify gaps, refine steps, and ensure that the flowchart accurately reflects how work is done.

5. Review the chart and refine based on feedback

Once your flowchart is complete, review and share it with others to collect feedback. Flowcharts support knowledge sharing, so sharing them with various teams and making changes based on their feedback is essential.

Tipps zum Erstellen effektiver Flussdiagramme

Diese Tipps können dir dabei helfen, ein effektives Flussdiagramm zu erstellen:

• Finde das richtige Flussdiagramm für dein Team. Für verschiedene Prozesse eignen sich bestimmte Arten von Flussdiagrammen.
• Sorge für Konsistenz. Verwende Symbole und Farben konsequent, damit das Flussdiagramm gut verständlich ist.
• Erkenne den Zweck. Mache dir klar, warum du das Flussdiagramm erstellst und welchen Zweck es erreichen soll. Diese Erkenntnis wird deine Designentscheidungen beeinflussen.

Workflows mit Flussdiagrammen visualisieren

Flussdiagramme sind beim Verbessern von Arbeitsprozessen sehr wertvoll. Durch Confluence-Whiteboards wird das Erstellen von Flussdiagrammen zum Kinderspiel. Mit Confluence kannst du Ideen brainstormen, visualisieren und in die Tat umsetzen, ohne die Plattform zu verlassen. Du hast alles an einem Ort und kannst dir ein Gesamtbild deiner Arbeit machen. Mit Funktionen, die speziell für Methoden wie das Scrum-Framework und das Kanban-Framework entwickelt wurden, ist es ein starkes Tool zum Erstellen von Flussdiagrammen.