Was sind Flussdiagramme? Symbole, Vorteile und Tipps zur Erstellung

Die Visualisierung von Prozessen kann dir helfen, die einzelnen Schritte besser zu verstehen. Wenn du einen Prozess von Anfang bis Ende planst, kannst du jeden Schritt einfacher überprüfen, um die Effizienz zu maximieren und intelligentere Entscheidungen zu treffen. Flussdiagramme sind eine einfache Möglichkeit zur Abbildung wichtiger Prozesse, wodurch sie dazu beitragen, die Planung und Entscheidungsfindung zu vereinfachen. Von einfachen Prozessen bis hin zu komplexen Projekten – Flussdiagramme sind ein großartiges Tool für Unternehmen. Erfahre mehr über Flussdiagramme, ihre Symbole und Bedeutungen und entdecke Beispiele für Flussdiagramme, die dir den Einstieg in die Erstellung deiner eigenen Diagramme erleichtern.

Was sind Flussdiagramme?

Flussdiagramme sind visuelle Darstellungen eines Prozesses oder Workflows. Sie enthalten durch Linien miteinander verbundene Symbole und Formen, die für einzelne Schritte stehen. Du kannst Flussdiagramme im Projektmanagement zu vielen verschiedenen Zwecken einsetzen. Zum Beispiel kannst du darstellen, wie ein Team Kundensupportanfragen handhabt – von der Übermittlung der Anfrage durch einen Kunden bis hin zur Lösung des Anliegens. Einige Projektmanager nutzen Flussdiagramme in Kombination mit Gantt-Diagrammen, um umfassendere Projektpläne zu erstellen.

Die Geschichte des Flussdiagramms

Flussdiagramme wurden 1921 eingeführt und finden in der Geschäftswelt seit jeher Verwendung. Die Wirtschaftsingenieure Frank und Lillian Gilbreth haben das Konzept des Flussdiagramms entwickelt und es der American Society of Mechanical Engineers (ASME) vorgestellt. Ursprünglich haben die Gilbreths sowie einige andere Ingenieure Flussdiagramme dazu verwendet, Prozesse abzubilden und die effizienteste Arbeitsweise zu ermitteln. Es dauerte jedoch nicht lange, bis die verschiedenen Branchen das Konzept der Flussdiagramme für sich entdeckten. Im Laufe der Jahre haben sich Flussdiagramme in fast jeder Branche zu einem Standardtool gemausert. Heute werden diese Diagramme zusammen mit anderen Brainstorming-Tools wie Ursache-Wirkungs-Diagrammen oder Ishikawa-Diagrammen verwendet, um allen – vom Erfinder bis zum Software-Ingenieur – zu helfen, effizienter zu arbeiten.

In Flussdiagrammen verwendete Symbole und ihre Bedeutung

Flussdiagramme verwenden verschiedene Symbole, wobei jede Form bzw. jedes Symbol eine bestimmte Bedeutung hat, die dazu beiträgt, das Diagramm leserlich und übersichtlich zu gestalten. Hier ist eine kurze Aufschlüsselung einiger der Symbole und wie sie für die Prozessabbildung verwendet werden:

• Pfeile – zeigen die Flussrichtung von einem Schritt zum nächsten. Folge beim Lesen eines Flussdiagramms diesen Pfeilen, um sicherzustellen, dass du den Prozess in der richtigen Reihenfolge betrachtest.

• Ovale – stehen für den Beginn oder das Ende eines Prozesses. Dadurch erkennst du gleich beim ersten Blick auf ein Flussdiagramm, wo du anfangen musst.

• Rechtecke – stehen für einen einzelnen Schritt oder Prozess innerhalb des Flussdiagramms.

• Rauten – werden verwendet, um einen Entscheidungspunkt anzuzeigen. Wenn du eine Raute siehst, musst du an dieser Stelle die Entscheidung "Ja" oder "Nein" treffen.

• Parallelogramme – werden verwendet, um Daten in Flussdiagrammen zu kennzeichnen.

Wann Flussdiagramme verwendet werden

Flussdiagramme schlüsseln komplexe Aufgaben auf und veranschaulichen die Schritte, die zur Erreichung eines Ziels erforderlich sind. Sie können beim Projektmanagement, bei der Geschäftsprozessmodellierung, der Computerprogrammierung und alltäglichen Aufgaben helfen. Es gibt viele Situationen, in denen sich die Verwendung eines Flussdiagramms lohnt:

• Projektmanagement: Projektmanager verwenden Flussdiagramme, um ihre Projektmanagementbemühungen zu rationalisieren, die Effizienz zu steigern und die Zusammenarbeit zwischen Teams zu fördern. Flussdiagramme stellen sicher, dass Teams effiziente Prozesse einhalten, um ihre Produktivität zu maximieren.

• Kundenservice: Flussdiagramme können dazu beitragen, den Kundenservice zu verbessern. Dabei wird eine Reihe von Standardschritten festgelegt, die bei der Bearbeitung von Kundenanfragen zu befolgen sind. Sie helfen dabei, die Kundenzufriedenheit zu steigern und ungelöste Anfragen zu vermeiden.

• Softwareentwicklung: In der Softwareentwicklung können Flussdiagramme verwendet werden, um Algorithmen zu entwickeln und Softwarefehler zu beheben.

Weitere Situationen, in denen Flussdiagramme von unschätzbarem Wert sind, sind das Onboarding und Schulungen, Prozessverbesserung, strategische Planung, Kommunikation und Teamzusammenarbeit sowie Dokumentation.

Arten von Flussdiagrammen und wofür sie verwendet werden

Es gibt verschiedene Flussdiagrammtypen, die sich jeweils für eine bestimmte Aufgabe eignen. Hier sind ein paar Beispiele für Flussdiagramme und ihre Verwendungszwecke:

Prozessflussdiagramm

Prozessflussdiagramme sind die häufigste Art von Flussdiagrammen. Sie zeigen jede Aktion in einem Prozess vom Anfang bis zum Ende an. Hilfreich sind sie unter anderem in der Fertigung, wo sie den gesamten Produktionsweg eines Produkts abbilden, angefangen von den Rohstoffen bis zum fertigen Produkt.

Swimlane-Flussdiagramm

Ein Swimlane-Flussdiagramm stellt die Rollen und Verantwortlichkeiten innerhalb eines Prozesses visuell dar. Es unterteilt das Flussdiagramm in Bahnen (ähnlich den Bahnen in einem Schwimmbad), wobei jede Bahn einer bestimmten Person oder Gruppe zugewiesen ist. Im geschäftlichen Kontext könnten diese Bereiche zum Beispiel "Vertrieb", "Marketing" oder "Rechtsabteilung" lauten.

Dokumentenflussdiagramm

Dokumentenflussdiagramme ähneln Datenflussdiagrammen. Sie zeigen den Weg von Dokumenten innerhalb eines Systems. Du kannst sie dir als Karten vorstellen, die den Verlauf eines Briefs darstellen – von seiner Ankunft im Büro bis zum eigentlichen Empfänger.

Datenflussdiagramm

Ein Datenflussdiagramm (DFD) zeigt, wie Daten durch ein System fließen, woher sie stammen, wie sie verarbeitet werden und wo sie gespeichert werden. Stell dir zum Beispiel ein DFD vor, das beschreibt, wie ein Unternehmen den Prozess der Mitarbeitereinstellung und der Speicherung von Mitarbeiterdaten verwaltet. Dieses Diagramm ist ein wertvolles Tool für Projektmanager. Es ermöglicht ihnen, Einblicke in den Datenfluss in der Unternehmensdatenbank zu gewinnen. Es hilft bei der Überwachung und Verbesserung der Vorgehensweise zur Datenverarbeitung und sorgt so für eine effizientere und effektivere Verwaltung.

Workflow-Diagramm

Ein Workflow-Diagramm ist ein Flussdiagramm, das die Reihenfolge der Schritte zeigt, die zum Abschluss einer Aufgabe oder eines Prozesses erforderlich sind. Es ist wie ein Kochrezept, das dir jeden Schritt der Essenszubereitung zeigt.

Vorteile von Flussdiagrammen

Flussdiagramme bieten mehrere Vorteile für das Arbeitsmanagement sowie für Projektmanager und Agile-Methoden:

• Komplizierte Prozesse visualisieren: Visuelle Diagramme erleichtern es dem Betrachter, komplexe Themen zu verstehen, weil sie in überschaubare Abschnitte aufgeteilt werden.

• Prozesse standardisieren und dokumentieren: Flussdiagramme helfen Teams, sich darauf zu einigen, wie Prozesse funktionieren sollen, und stellen sicher, dass die Prozesse für später dokumentiert werden.

• Ausrichtung des Teams unterstützen: Flussdiagramme stellen sicher, dass allen Teammitgliedern der Prozess und die entsprechenden Verantwortlichkeiten klar sind.

• Kommunikation verbessern: Flussdiagramme enthalten Bilder und visuelle Darstellungen, um sicherzustellen, dass alle auf demselben Informationsstand sind und Missverständnisse vermieden werden.

5 einfache Schritte zur Erstellung eines Flussdiagramms

Die Erstellung eines Flussdiagramms ist unkompliziert. Schauen wir uns die fünf Schritte an, die du befolgen musst, um ein effektives Flussdiagramm für dein Unternehmen zu erstellen.

1. Identifiziere den Prozess, den du abbilden möchtest

Als Erstes musst du herausfinden, was du abbilden willst. Das könnte ein Prozess sein, den du effizienter gestalten möchtest, oder etwas Spezifisches für das Projekt, an dem du gerade arbeitest. Jedes Flussdiagramm sollte einen einzelnen Prozess umreißen.

2. Teile den Prozess in einzelne Schritte auf

Jetzt ist es an der Zeit, den Prozess in einzelne Schritte zu unterteilen, damit er einfacher zu befolgen ist. Stelle sicher, dass du jeden Prozessschritt einbeziehst. Du kannst beispielsweise erklären, wie Kundenservice-Tickets gehandhabt werden sollen. Lasse hierbei keine Schritte aus, insbesondere wenn dieser Schritt darin besteht, das Ticket zu eskalieren oder es einem bestimmten Team zuzuweisen. Denke über jeden Schritt des Prozesses nach, den du ausarbeitest.

3. Lege Flussdiagramm-Symbole fest

Wir haben die verschiedenen Flussdiagramm-Symbole bereits erwähnt, denn diese spielen eine entscheidende Rolle bei der Abbildung von Prozessen. Wähle vor der Ausarbeitung die Symbole aus, die Aktionen, Entscheidungen und Ergebnisse kennzeichnen sollen. Wende die Symbole dann bei der Erstellung deines Flussdiagramms konsistent an und nutze die Pfeile, um den Prozessablauf anzuzeigen.

4. Zeichne das Diagramm

Nachdem du alles Nötige festgelegt hast, kannst du mit der Erstellung deines Flussdiagramms beginnen. Denke daran, deine Symbole im gesamten Flussdiagramm konsistent anzuwenden und mache dir keine Gedanken, wenn im ersten Anlauf nicht alles perfekt ist. Die Projektzusammenarbeit ist für die Prozessabbildung von entscheidender Bedeutung. Sie ermöglicht es den Teams, Lücken zu identifizieren, Schritte zu präzisieren und sicherzustellen, dass das Flussdiagramm genau wiedergibt, wie Aufgaben erledigt werden.

5. Überprüfe das Diagramm und präzisiere es anhand von Feedback

Sobald dein Flussdiagramm fertig ist, überprüfe es und teile es mit anderen, um Feedback einzuholen. Flussdiagramme unterstützen den Wissensaustausch. Daher ist es wichtig, sie mit verschiedenen Teams zu teilen und basierend auf deren Feedback Änderungen vorzunehmen.

Flussdiagramm-Vorlagen zur Visualisierung deiner Workflows

Confluence bietet diverse vorgefertigte Mindmapping- und Flussdiagramm-Vorlagen, mit denen du Zeit sparen und effektivere Flussdiagramme erstellen kannst.

• Flussdiagramm-Vorlage: Unterteile Prozesse ganz einfach in einzelne Schritte, sodass du jeden Schritt visualisieren und herausfinden kannst, wie du effizienter arbeiten kannst.

• Workflow-Vorlage: Skizziere und optimiere Workflows, um die Effizienz zu steigern und die Konsistenz aufrechtzuerhalten.

• Swimlanes-Vorlage: Verwende diese Vorlage, um verschiedene Rollen, Abteilungen oder Teammitglieder abzubilden, die an einem Prozess beteiligt sind.

• Concept-Map-Vorlage: Erstelle detaillierte Karten, um Wissen zu organisieren, indem du so viele oder so wenige Knoten verwendest, wie du benötigst.

Flussdiagramme ganz einfach mit Confluence erstellen

Effizienz ist am Arbeitsplatz unerlässlich und Flussdiagramme sind eine effektive und unkomplizierte Methode, um Prozesse abzubilden und nach Verbesserungsmöglichkeiten zu suchen. Mit Confluence kannst du mit vorgefertigten Vorlagen Zeit sparen und die Zusammenarbeit mit Online-Whiteboards verbessern. Confluence vereinfacht nicht nur das Erstellen von Flussdiagrammen und anderen visuellen Karten. Dank Confluence-Whiteboards kannst du gemeinsam mit anderen an Flussdiagrammen arbeiten und Wissen in Echtzeit austauschen. Confluence-Whiteboards lassen sich sogar in andere Atlassian-Tools integrieren, um dir zu helfen, deine Produktivität zu maximieren. Flussdiagramme sind ein großartiger Ausgangspunkt, wenn du Prozesse rationalisieren möchtest, um Zeit und Geld zu sparen. Entdecke, wie Confluence-Whiteboards die Erstellung von und Zusammenarbeit an Flussdiagrammen einfacher als je zuvor machen.