Planificación de recursos en el ámbito de la gestión de proyectos

¿Qué es la planificación de recursos?

La planificación de recursos consiste en asignar recursos a tareas y proyectos específicos dentro de un plazo determinado. Según el sector al que pertenezcas, pueden considerarse recursos el personal, el equipo y las instalaciones de la empresa.

Para evitar confusiones, todo el mundo, desde los miembros del equipo hasta las partes interesadas, debe tener acceso a la planificación de recursos, en la que se detallan los plazos y las responsabilidades a lo largo del ciclo de vida del proyecto.

Para la mayoría de los proyectos, la planificación de recursos conlleva responder a tres preguntas:

• ¿Qué recursos se necesitan en este proyecto?
• ¿Cuándo hacen falta esos recursos?
• ¿Están disponibles esos recursos?

Responder a estas preguntas ayuda a que todo se desarrolle según lo previsto y evita retrasos, ya que permite a los jefes de proyecto determinar con exactitud las necesidades, los plazos y la disponibilidad. Planificar los recursos con eficacia también es esencial para una gestión del tiempo eficaz, ya que garantiza que tu equipo utilice las horas disponibles de manera productiva y cumpla con los objetivos del proyecto.

Mejora la eficiencia del proyecto

Las trabas a la eficiencia de los proyectos pueden deberse a diferentes factores, desde asignar los recursos incorrectos hasta delegar tareas demasiado tarde. La planificación de recursos proporciona a los gestores una perspectiva de todo el alcance y las necesidades de cada proyecto.

Imagina que necesitas que un desarrollador sénior trabaje en la aplicación de la empresa, pero no has planificado los recursos. Puede que olvides que el desarrollador tiene que colaborar con el departamento de finanzas y que cuando lo recuerdes sea demasiado tarde y tengas que cambiar el cronograma del proyecto.

Al realizar ese trabajo de planificación, asignarás todos los recursos y tareas durante la fase de planificación del proyecto y no tendrás que preocuparte por solucionar los conflictos de recursos.

Evita la sobreasignación de recursos

Imaginemos que tienes a un desarrollador sénior trabajando en una nueva aplicación. ¿También está trabajando en el nuevo sitio web? ¿Qué hay del chatbot que queréis lanzar al mismo tiempo? Si en el proceso de toma de decisiones solo se tiene en cuenta el momento en que el desarrollador está disponible, podrías saturarlo.

La gestión de recursos te permite distribuir la actividad de manera uniforme para evitar el agotamiento. Así, sabrás si hay que quitar o añadir carga de trabajo a algún miembro del equipo.

Prevenir la sobreasignación de recursos tiene sentido desde el punto de vista financiero. Si tienes una planificación de recursos defectuosa o no la tienes, es de esperar que se asignen demasiados recursos a un proyecto. Los recursos adicionales se suman a la factura final y limitan la capacidad del equipo para hacer otras cosas.

Un software de planificación de recursos pone fin a la sobreasignación. Por otro lado, puede que lleve tiempo aprender a usarlo. Evalúa la productividad media de tu equipo para garantizar una asignación equitativa de las tareas.

Mejora los cronogramas y la entrega de los proyectos

Garantiza una utilización óptima de los recursos

¿Les sobra tiempo a algunos miembros de tu equipo porque sus proyectos no ocupan toda su jornada laboral? ¿Trabajan por encima de sus capacidades? La planificación de recursos muestra cómo tu equipo utiliza los recursos y cuáles son los resultados.

Para lograr una utilización óptima de los recursos, hay que sacarles el máximo partido sin que apenas nada se desperdicie. Encontrar ese equilibrio manualmente es casi imposible y, sin una planificación de los recursos, no se puede obtener una visión general de los recursos ni su disponibilidad. Así, conocer los recursos infrautilizados o sobreutilizados se vuelve complicado, lo que puede ocasionarte problemas para asignar las funciones de forma eficaz.

La planificación de recursos muestra las tareas de cada miembro del equipo en tiempo real y puedes adaptarlas rápidamente cuando surjan problemas. Por ejemplo, puedes reasignar una tarea a alguien que disponga de más tiempo y habilidades o reequilibrar la capacidad de tu equipo.

Tipos de planificación de recursos

Cada proyecto requiere una estrategia de planificación diferente. Saber cuándo usar cada método puede ayudarte a elegir la estrategia adecuada para las necesidades de tu equipo.

Los métodos de planificación de recursos más habituales son los siguientes:

• Planificación por tiempo: este método se centra en plazos y franjas horarias concretos para la ejecución del proyecto. Los recursos se asignan en función de los plazos límite de las tareas, y no de la disponibilidad de los recursos. La planificación por tiempo es adecuada para proyectos con plazos fijos, como lanzamientos de productos o campañas de marketing.
• Redistribución de recursos: cuando tienes recursos limitados, pero plazos flexibles, la redistribución de recursos ayuda a aligerar los picos de carga de trabajo. Este método ajusta los plazos de los proyectos para que coincidan con la capacidad de tu equipo. Esto significa que puedes extender un proyecto unas semanas, en lugar de, por ejemplo, saturar a tu mejor diseñador con tres campañas simultáneas.
• Suavizado de recursos: a diferencia de la redistribución de recursos, el suavizado mantiene el cronograma original del proyecto y, al mismo tiempo, redistribuye el trabajo dentro de ese plazo. Este método es efectivo cuando los plazos no son negociables, pero necesitas equilibrar las cargas de trabajo del equipo, lo que puede implicar ajustar el tiempo de algunas tareas en la misma etapa del proyecto.

Por lo general, la complejidad de tu proyecto determina cuál es el método más adecuado. A menudo, los proyectos sencillos con plazos claros solo necesitan una planificación por tiempo. En cambio, la redistribución o el suavizado de recursos son métodos más eficaces en proyectos complejos con varias dependencias, para evitar cuellos de botella.

Cómo crear una planificación de recursos efectiva para tu próximo proyecto

Crear una planificación de recursos realmente eficaz no se reduce a hacer listas de tareas. Necesitarás una estrategia respecto a la disponibilidad, las habilidades y las metas del proyecto.

Jira te ayuda a hacer frente a este desafío:

Paso 1: Crea un proyecto

Para empezar, configura tu proyecto en Jira. Así sentarás las bases para una planificación y una gestión de tareas precisas. Este paso define el marco que orienta las decisiones sobre planificación. Elige una plantilla de proyecto que se adapte bien a tu flujo de trabajo, ya sea Scrum, Kanban o un método personalizado. Esta elección influirá en la forma en que visualizarás y gestionarás tu planificación de recursos durante todo el ciclo de vida del proyecto.

Paso 2: Crea tareas para tu proyecto

Si creas incidencias en Jira adecuadamente, podrás asignar recursos de forma precisa. Usa diferentes tipos de incidencia para cada actividad: tareas para acciones específicas, epics para proyectos más grandes, historias para requisitos y errores para problemas que se deben resolver. Coordina los requisitos de las tareas con las habilidades y la experiencia de los miembros del equipo. Por ejemplo, un desarrollador sénior puede terminar una integración compleja en dos días, mientras que un desarrollador júnior necesitará una semana. Planifica los recursos de acuerdo con estas diferencias de habilidades.

Paso 3: Evalúa la disponibilidad y la planificación de recursos

Revisa los calendarios, las cargas de trabajo actuales y el tiempo libre planificado para identificar restricciones que puedan afectar al acceso a los recursos. Visualizar la actividad en Jira ofrece diferentes perspectivas sobre la asignación de recursos. La vista de tablero de Jira muestra incidencias en los pasos del flujo de trabajo, mientras que la vista de cronograma ayuda a planificar la actividad, supervisar el progreso y asignar dependencias. Estas herramientas visuales sirven para identificar los problemas con previsión, antes que afecten a la planificación.

Paso 4: Supervisa y ajusta periódicamente

Supervisa el progreso y reasigna los recursos según sea necesario cuando haya retrasos o cambios. Jira ofrece informes basados en datos y datos relevantes con los que podrás valorar la evolución de los proyectos y los cambios en las prioridades. Mantén una comunicación abierta con el equipo mediante controles periódicos para identificar los problemas a tiempo y hacer ajustes antes de que se agraven. Los informes de Jira, combinados con la vista de cronograma, permiten a los equipos monitorear de manera efectiva la coordinación entre la planificación de proyectos y el progreso real del proyecto.

Si sigues estos pasos y utilizas las funciones de Jira, podrás crear una planificación de recursos efectiva que mejore la eficiencia del proyecto y garantice una utilización óptima de los recursos.

Los desafíos más habituales en la planificación de recursos

En un mundo perfecto, no habría complicaciones en la planificación de recursos. Las planificaciones se ajustarían sin problemas y los recursos siempre estarían disponibles.

Los equipos suelen tener problemas con las limitaciones de los proyectos, los distintos alcances y los conflictos de intereses. Por ejemplo, puede que el equipo de contenido quiera utilizar a tu nuevo trabajador autónomo para crear las entradas de blog del sitio web, mientras que el equipo de publicidad prefiera dar prioridad al nuevo texto del anuncio. La definición de prioridades es una parte vital de la planificación de recursos.

Estos son cuatro desafíos habituales que afrontan los equipos en la planificación de recursos:

Conflictos y sobreasignación de recursos

A menudo, la sobreasignación es el mayor problema de un equipo. Una planificación de recursos sencilla suele prevenir los casos de sobreasignación. Sin embargo, el problema es más persistente de lo que parece.

Supongamos que asignas a alguien tres tareas simultáneas, cada una de las cuales ocupa un tercio de su jornada laboral. Eso no deja mucho margen de maniobra. Si un proyecto se retrasa, los demás proyectos también lo harán, lo que producirá estrés en el trabajador al tener que invertir demasiada energía para cumplir los plazos. Ahora el equipo tiene un conflicto de recursos.

Es posible que no puedas erradicar los problemas de sobreasignación con la planificación de recursos, pero puedes limitar su aparición. Asegúrate de tener un plan de gestión de recursos y presta atención a los cambios y novedades.

Gestionar la disponibilidad de los recursos y las habilidades

La planificación de recursos facilita la asignación de tareas, pero ¿qué pasa si alguien no está disponible?

En la redistribución de recursos, se modifican las fechas de vencimiento de las tareas para adaptarse a los recursos limitados. Por ejemplo, si un diseñador tiene que trabajar en dos campañas publicitarias, puedes alargar el cronograma del proyecto en lugar de contratar a otro diseñador.

Si te basas en hojas de cálculo y pizarras, puede que te cueste encontrar la información necesaria. Tener una visión general de quién trabaja en un proyecto en particular tampoco ayudará a la hora de buscar habilidades o disponibilidad específicas.

Con un software de gestión de recursos eficaz como Jira, puedes hacer un seguimiento de la planificación y las habilidades de cada miembro del equipo. Este software permite detectar los posibles cuellos de botella antes de que crezcan y emplear tácticas como la redistribución de recursos.

Gestionar los cambios y las incertidumbres

La planificación de recursos ayuda a tu equipo de gestión de proyectos a responder ante los cambios, pero puede que no sea suficiente si la planificación no es flexible.

Puede que consigas un nuevo cliente o que un miembro del equipo deba ausentarse por baja de maternidad. ¿Cómo tenerlo en cuenta si la planificación está llena y no tienes recursos adicionales disponibles? Cuando suceden cosas como estas, normalmente tienes tres opciones: poner un proyecto en pausa, retrasar los plazos o contratar más ayuda.

El software hace que los cambios sean más gestionables. Con Jira, recibes notificaciones automáticas sobre los cambios y tienes más tiempo para decidir los próximos pasos.

Equilibrar varios proyectos y prioridades

Todos los miembros de tu equipo tienen proyectos y prioridades. Aunque las metas de los miembros del equipo estén coordinadas, tienes que equilibrar varios proyectos. La planificación de recursos no te da la clave para determinar las prioridades.

Si bien planificar correctamente los recursos ayuda a solucionar las dificultades, no es la única solución. Puede que pases por alto las motivaciones individuales, así que es fundamental que te comuniques con tu equipo de forma habitual. Es necesario pedir actualizaciones del proyecto y aceptar las críticas.

Esta complejidad se acrecienta cuando hay que hacer malabares con actividades de distintos tipos. Puede que en el diagrama de Gantt todo funcione sobre el papel, pero tener que cambiar entre proyectos y sus contextos puede ralentizar a todo el mundo. Habrá personas que trabajen mejor con diferentes tareas y otras que prefieran centrarse en un solo proyecto.

Prácticas recomendadas para la planificación de recursos

La planificación eficaz de recursos es más que otorgar tareas a las personas adecuadas. Se necesitan estrategias para evitar los errores comunes que arruinan los proyectos y cansan a los equipos.

Sigue estas prácticas recomendadas en la planificación de recursos:

• Incluye margen de tiempo en tus planificaciones: no incluyas hasta el último minuto de cada día. Las tareas suelen llevar más tiempo de lo esperado, se producen cambios urgentes y la gente necesita margen. Añade tiempo adicional a casi todas las tareas. Gracias a este margen, ninguna tarea retrasada arruinará todo el cronograma del proyecto.
• Planificación de comprobaciones periódicas con tu equipo: las reuniones semanales o quincenales te permiten descubrir los problemas a tiempo. Estas reuniones no tienen por qué ser largas, solo lo suficiente como para señalar cualquier obstáculo o cambio de disponibilidad. Los miembros del equipo suelen dudar a la hora de hablar sobre los problemas hasta que pasan a ser crisis, así que crea espacios seguros donde conversar.
• Usa datos del historial para mejorar tu planificación: supervisa las tareas para saber cuánto tiempo necesitan realmente las tareas y los proyectos más grandes en comparación con tus estimaciones. Después de completar algunos proyectos, empezarás a ver patrones. Puede que tus revisiones de diseño siempre tarden el doble de lo planeado, o que tus desarrolladores terminen las tareas de codificación antes sin falta, pero necesiten más tiempo para realizar las pruebas. Usa estos datos para hacer mejores estimaciones la próxima vez.

Jira centraliza toda la información de tus proyectos en un solo lugar, lo que te ofrece una visión unificada de la asignación de recursos a través de funciones como las vistas de cronograma, la planificación de la capacidad y los campos personalizados. Al mismo tiempo, puedes usar Jira Product Discovery y priorizar qué proyectos necesitan recursos antes de que sean compromisos, asegurándote de programar los recursos para las actividades de alto impacto y no solo para las tareas urgentes.

Optimiza la planificación de recursos con Jira