Estrategias de establecimiento de objetivos para gestores de proyectos

PRINCIPALES CONCLUSIONES

• Las estrategias de establecimiento de objetivos implican definir metas claras y crear planes de acción estructurados para monitorizar el progreso hacia hitos a corto y largo plazo.

• El uso de marcos como los objetivos SMART o los objetivos y resultados clave reduce la ambigüedad y aumenta la probabilidad de obtener resultados exitosos en el proyecto.

• Escribir los objetivos y compartirlos con los compañeros de equipo genera responsabilidad y mantiene altos niveles de motivación.

• Divide tus objetivos más grandes en minimetas manejables para generar impulso a través de pequeños logros incrementales.

Es posible que quieras conseguir un ascenso para el próximo año, lanzar por fin tu tienda de Etsy o alcanzar un hito profesional, como convertirte en líder de equipo. ¿Es este el año en que aprendes esquí acuático mientras haces malabares con aros en llamas?

Tienes muchos objetivos, tanto para ti como para tu equipo. Puede que vayas a lanzar un producto nuevo, mejorar un proceso o arreglar un flujo de trabajo que está ralentizando a todo el equipo. 

Los objetivos claros y cuantificables generan enfoque, impulsan la motivación y facilitan el seguimiento del progreso. Sin ellos, es fácil que las prioridades cambien y el impulso se desvanezca.

Es posible que ya estés estableciendo objetivos sin siquiera darte cuenta. La diferencia está en hacerlo intencionadamente y crear un plan que realmente puedas seguir.

¿Qué es el establecimiento de objetivos?

La definición de objetivos es el proceso de definir un objetivo y decidir cómo trabajarás para alcanzarlo.

Hay montones de hojas de trabajo para establecer objetivos y teorías disponibles, todas orientadas a ayudarte a alcanzar tus objetivos.

El establecimiento eficaz de objetivos implica usar técnicas y estrategias específicas, como crear objetivos SMART, para aclarar metas, mejorar las habilidades de liderazgo y aumentar tus posibilidades de éxito. 

Aquí tienes algunos consejos prácticos para establecer objetivos: 

• Usa hojas de trabajo

• Sigue estrategias probadas

• Aplica las prácticas recomendadas (las abarcaremos más adelante)

Hablando de objetivos, permítenos decir algo que es de sobra conocido. La mayoría de los objetivos se dividen en dos categorías: a corto plazo y a largo plazo.

Un objetivo a corto plazo es algo que te propones alcanzar en un futuro próximo, normalmente en el plazo de un año. Podría tratarse de batir tu mejor marca en los 8 km antes de que termine este mes o de colaborar con tu equipo para poner en marcha un nuevo proceso de incorporación antes de que termine el trimestre.

A los objetivos a largo plazo hay que dedicarles más tiempo. Son cosas en las que trabajar durante más de un año, o incluso varios.

Un ejemplo de un objetivo a largo plazo podría ser dirigir tu departamento en los próximos cinco años o abrir un estudio para mimar cachorritos cuando cumplas los 40. Quizás tu equipo espera dejar de externalizar y, con el tiempo, internalizar todas las tareas.

Hacer malabares con objetivos a corto y largo plazo al mismo tiempo te permite estar alerta, pero la buena noticia es que el proceso para establecerlos es el mismo.

¿Por qué vale la pena el esfuerzo de establecer objetivos?

La configuración de objetivos te ayuda a centrarte en lo más importante. Estos son algunos beneficios:

1. Te ayuda a encontrar tu enfoque

No es difícil pensar en las cosas que tú y tu equipo queréis lograr. En cualquier día, es posible que queráis completar tu lista de tareas por hacer, realizar una lluvia de ideas productiva y mantener los proyectos en marcha.

Tu cerebro está repleto de las cosas que te gustaría hacer. Pero hacer que todas esas cosas sucedan es donde empiezan los problemas.

Ahí está lo bonito del establecimiento de objetivos. Te hace pensar en lo que necesitas y crear un cronograma para sacar todo adelante. Con esta base, puedes enfocar tus esfuerzos y tu energía en las cosas que más quieres lograr.

Dedicar tiempo intencionadamente a acciones que contribuyen directamente a tus objetivos más importantes garantiza que tus esfuerzos estén alineados con lo que de verdad importa.

2. Te ayuda a mantenerte según lo previsto

En nuestra definición del establecimiento de objetivos, notarás que usamos la palabra “proceso” debido a que el establecimiento de objetivos no debe hacerse al azar, sino que requiere un enfoque estructurado.

Se supone que la mayoría de los marcos de trabajo y teorías deben ser específicos, tener en cuenta métricas importantes, establecer una fecha de finalización y sentar las bases para hacer posible tu objetivo. Es esencial establecer criterios claros para medir el progreso y mantener el impulso hacia la consecución de objetivos.

Los valores predeterminados del entorno y la toma de decisiones desempeñan un papel crucial en tu capacidad de mantenerte en el camino correcto: al diseñar intencionadamente tu entorno y las opciones predeterminadas, puedes influir positivamente en tus decisiones y apoyar la exitosa consecución de objetivos.

Esta estructura te ayuda a monitorizar el progreso y mantenerte según lo previsto en lugar de limitarte a una vaga intención.

3. Te ayuda a motivarte

Establecer un objetivo brinda una sensación mucho más permanente y definida que el sencillo pensamiento de "Vaya, espero que lo consigamos..."

De eso se trata. El establecimiento de objetivos aumenta la responsabilidad para ti y tu equipo, lo que significa que estás mucho más inspirado para seguir adelante.

Impulsa tu motivación compartiendo ese objetivo con alguien en quien confíes (sí, los miembros de tu equipo cuentan). En un estudio de la Dominican University, el 70 % de los participantes queestablecieron un objetivo y enviaron actualizaciones de progreso a un amigo, informaron haberlo logrado. Crear una comunidad de apoyo también puede proporcionar inspiración y responsabilidad, lo que facilita mantenerte según lo previsto y con motivación.

Lograr un objetivo puede inspirarte a perseguir otros, lo que fomenta la motivación continua, el crecimiento y la confianza.

¿Cuáles son los distintos tipos de objetivos?

No todos los objetivos hacen el mismo trabajo. Usar una combinación de tipos de objetivos te ayuda a generar impulso ahora mientras te mantienes en consonancia con prioridades más grandes y a largo plazo.

• Objetivos a corto plazo: hitos a corto plazo que puedes completar en semanas o unos pocos meses. Mantienen a los equipos enfocados en las prioridades inmediatas y crean victorias rápidas (por ejemplo, mejorar el flujo de trabajo de revisión de contenido de tu equipo para el final del trimestre).

• Objetivos a largo plazo: resultados más grandes que tardan meses o años en conseguirse. Sirven de base para tu estrategia y orientan los esfuerzos continuados (por ejemplo, crear un marco de gestión de contenidos para toda la empresa).

• Objetivos SMART: objetivos que son específicos (Specific), cuantificables (Measurable), factibles (Achievable), relevantes (Relevant) y de duración determinada (Time-bound). Reducen la ambigüedad y hacen que el progreso sea más fácil de monitorizar (por ejemplo, “Aumentar las puntuaciones de claridad del contenido en un 15 % en seis meses usando un sistema de puntuación automatizado”, en lugar de “Mejorar la calidad del contenido”).

• Objetivos cuantificables: objetivos con métricas claras que puedes seguir a lo largo del tiempo. La medición permite ver el progreso, fomenta la responsabilidad y facilita la celebración de los logros.

Una combinación equilibrada de objetivos a corto y largo plazo, redactadas en términos SMART y cuantificables, te permite avanzar mientras te mantienes según lo previsto.

Cómo establecer objetivos a los que quieres atenerte

Aquí te mostramos cómo establecer objetivos que realmente puedas cumplir. Desarrollar estrategias de configuración eficaces es crucial: al planificar, evaluar tu progreso e implementar técnicas prácticas, puedes asegurar que alcances tus objetivos. Sin embargo, sin el apoyo ni la planificación adecuados, los objetivos pueden perder impulso rápidamente, lo que hace más difícil alcanzarlos.

1. Elegir un programa de establecimiento de objetivos

De alguna manera, establecer un objetivo podría ser tan sencillo como descargar un podcast para un viaje. Si sigues un marco de trabajo, te asegurarás de que todas las piezas encajan sin problemas. Estos son solo algunos puntos a tener en cuenta:

• Objetivos SMART: SMART son las siglas de Specific (específicos), Measurable (cuantificables), Achievable (factibles), Relevant (relevantes) y Time-bound (de duración determinada). Este marco te ayuda a establecer objetivos eficaces que sean claros, tengan un propósito y estén alineados con tus valores. Asimismo, enfatiza la importancia de establecer objetivos factibles: que sean realistas pero lo suficientemente desafiantes como para inspirar crecimiento y mantener la motivación. Descubre más detalles sobre los objetivos SMART, así como algunos ejemplos de objetivos SMART para empezar.

• Objetivos y resultados clave (OKR): al establecer OKR, definirás objetivos cualitativos, aspiracionales y de alto nivel (¡recuerda que los OKR están pensados para ser ambiciosos!) y asignarás un resultado y un propietario a cada uno. A continuación, utilizarás la puntuación de objetivos y resultados clave en intervalos regulares para comprobar tu progreso, detectar objetivos en riesgo de no cumplirse y cambiar el rumbo según sea necesario.  En Atlassian hacemos uso de esta metodología de establecimiento de objetivos e incluso disponemos de unaplantilla de objetivos y resultados clave que puedes usar para hacerlo tú mismo. También puedes consultareste manual de estrategias para conocer más prácticas recomendadas y ejemplos de objetivos y resultados clave.

• Indicadores clave de rendimiento (KPI): a menudo, se confunden los KPI con los OKR (objetivos y resultados clave). Vamos a compararlos para ver cómo difieren. A diferencia de los OKR, los KPI exigen asignar un objetivo medible a un proyecto o proceso. Por ejemplo, si quieres mejorar la eficacia de tu equipo de asistencia al cliente, podrías establecer un KPI para un número específico de tickets de clientes resueltos por semana. Además, los KPI utilizan elementos denominados “indicadores principales” e “indicadores rezagados” para predecir el éxito futuro en comparación con demostrar el éxito pasado en el logro de resultados.

No existe un solo marco de trabajo adecuado para elegir. Se trata de lo que necesitas y lo que te ayuda a alcanzar el resultado deseado fácilmente.

2. Ser específico

Independientemente del marco de trabajo que elijas, es importante especificar lo que intentas lograr. Es difícil trabajar con objetivos vagos como “atender mejor a nuestros clientes” y “ser un equipo más feliz”, y es aún más difícil hacer un seguimiento del progreso hacia esos objetivos tan vagos.

Por eso necesitas desafiarte a profundizar más y analizar en detalle un objetivo final específico. Pregúntate: “¿Cómo se ve realmente ser un equipo más feliz?” Tal vez eso signifique tener más tiempo para crear vínculos fuera de los proyectos de actividad. Vale, ¿cómo? Organizando horas felices programadas regularmente y eventos para todo el equipo. 

Si sigues yendo al grano, podrías acabar con un objetivo mucho más claro, como “planificar actividades periódicas en equipo”, lo que resulta mucho más específico que “ser un equipo más feliz”.

3. Cuantificar

Has dicho lo que quieres lograr, pero ahora tienes que aprender cuándo es el momento de felicitarte. Debes saber cómo es el éxito.

Volvamos al ejemplo de crear vínculos en equipo. ¿Qué significa organizar esas quedadas "periódicamente"? ¿Con qué frecuencia? Pon un número al que puedas atenerte para poder hacerte responsable.

Cuando lo hayas hecho, tu objetivo podría ser algo como “planificar al menos una actividad en equipo al mes”.

Ahora sabes exactamente qué esperas de ti y de tu equipo. Pero recuerda que esto no es algo que se pueda configurar y olvidarse. De hecho, tienes que llevar a cabo lo que te propones y realizar un seguimiento de tus progresos. Aquí en el equipo de Confluence usamosseñales y medidas para seguir de cerca nuestro progreso hacia los objetivos. Puedes obtener más información sobre estos eneste manual de estrategias. Usar herramientas digitales o enfoques estructurados para realizar un seguimiento de tu progreso es esencial para mantener tu compromiso y asegurarte de que avanzas hacia tus objetivos.

4. Establecer plazos

Los objetivos como tal no suelen alargarse hasta el infinito: o bien llegan a su fin o evolucionan.

Aquí es donde entra en juego tu fecha límite, especialmente para los objetivos que no requieren esfuerzo diario. Establecer fechas límite es un paso crucial en el establecimiento de objetivos y la gestión de proyectos, ya que ayuda a garantizar el progreso y la responsabilidad. Establecer un cronograma claro con fechas límite puede ayudar a reducir la procrastinación y crear una sensación de urgencia. Establece una fecha de finalización para saber exactamente cuánto tiempo tienes para lograr tu objetivo.

Esta fecha límite puede ser una fecha, un periodo, una gran celebración en el futuro o los tres. Por ejemplo, cuando se trata de salir con el equipo, poner una fecha límite cambia tu objetivo a algo como “planificar al menos una actividad en equipo al mes y compartir el calendario de los próximos eventos el primer jueves de cada trimestre”.

Con esa fecha límite establecida, puedes mantenerte en el buen camino porque no vas a tener todo el tiempo del mundo para lograr tu objetivo.

5. Anotar

Piensa en ese objetivo por el que has trabajado tanto, escríbelo y luego ponlo en algún lugar que veas todos los días. Pégalo en el monitor de tu ordenador o en el espejo del baño. Añádelo a tu calendario o al asistente inteligente de tu teléfono. O bien pídele a tu equipo que te ayude a mantenerte en el programa consultando contigo periódicamente.

Cuando escribes objetivos, conviertes ideas abstractas en acciones tangibles, lo que mejora la motivación, aclara tus intenciones y aumenta tu compromiso para lograrlos.

Obviamente, escribir tu objetivo en un papel no es legalmente vinculante ni nada parecido. Sin embargo, es posible que te sorprenda que, incluso sin la amenaza de una acción legal, puede aumentar tus posibilidades de lograr lo que te propones hacer.

Cuando escribas tu objetivo, querrás tener todos los detalles en un solo lugar: la fecha límite, el plan de acción y cualquier recurso de apoyo (piensa en cosas como las instrucciones de un truco de cartas o un registro de tu tiempo de práctica) que te pueda hacer falta. El uso de Confluence es una manera excelente dedocumentar tus objetivos, supervisar tu progreso y recopilar esa información de apoyo, ya que te ofrece flexibilidad y crecimiento a medida que evoluciona tu objetivo.

6. Priorizar, priorizar, priorizar

Como buen experto, motivado y centrado, conseguiste tu meta. Y eso es todo. ¡Ya has terminado! Ahora que eres oficialmente un campeón, habrá muchas cosas que quieras lograr en un momento dado. Por desgracia, tú eres tú y lo de clonarse aún no es viable. Tu atención y tu energía acabarán explotando.

Correrás mejor suerte si ordenas todos tus objetivos por importancia y valor, empiezas por el primero y luego vas pasando a los demás. Los objetivos a largo plazo proporcionan una base para el desarrollo personal y profesional, lo que te ayuda a priorizar qué objetivos tendrán el impacto más duradero. 

Por ejemplo, podrías establecer objetivos a largo plazo como avanzar en tu carrera, mejorar tu salud o convertirte en capitán de equipo para desarrollar habilidades de liderazgo y ganar respeto.

En esto puede servirte unamatriz de priorización al guiarte en la categorización de tus objetivos por urgencia e impacto para que puedas comenzar por el esfuerzo más importante.

Prácticas recomendadas para alcanzar tus objetivos

Ojalá el objetivo fuera establecer el objetivo. Eso facilitaría mucho las cosas, pero no llegarás muy lejos con ese enfoque.

Aquí es donde muchas personas y equipos fallan. Asumen que decir algo es lo mismo que hacerlo. Evita esta trampa creando un plan de acción. Y para que sea efectivo, concéntrate en establecer objetivos realistas y dividirlos en pasos incrementales. Este enfoque garantiza que tus objetivos sean prácticos y factibles, y ayuda a mantener un progreso constante hacia la meta.

1. Da los pasos de uno en uno

¿Tu objetivo es tan abrumador que no sabes ni por dónde empezar? Nosotros te ayudamos.

El plan es el siguiente: dividir esa pesada roca en piedras más pequeñas y llevaderas. Desglosar los objetivos en pasos manejables resulta fundamental, ya que hace que el proceso sea más práctico y te ayuda a hacer un seguimiento del progreso de forma más efectiva. Por ejemplo, si vas a iniciar el periodo de inscripción de tu empresa para el próximo año, podrías desglosar ese proyecto de la siguiente manera:

• Determinar qué beneficios han cambiado desde el año pasado

• Editar documentos y actualizar gráficos

• Anunciar cambios en la reunión general de la empresa

• Programar y planificar el periodo de inscripción

• Actualizar el sitio web corporativo y los materiales de incorporación

O, si tu objetivo es perder peso, puedes dividirlo en pasos manejables como establecer un peso objetivo, planificar las comidas semanales, programar entrenamientos regulares y hacer un seguimiento de tu progreso.

Al dividir un objetivo gigante en miniobjetivos, los objetivos grandes resultan más viables y fáciles de seguir. Los miniobjetivos te ayudan a empezar sin sentirte abrumado, y mantienen tu motivación al proporcionar un progreso incremental y pequeños logros en el camino. Está todo vinculado al principio del progreso, que establece que las pequeñas victorias pueden animarte a seguir avanzando.

2. Ordena tus recursos

¿Qué hace falta para alcanzar cada hito y celebrar tus victorias? ¿Qué suministros, cuánto tiempo y qué habilidades te guiarán en cada paso hacia el objetivo final? Alinear tus recursos y tus habilidades es esencial para lograr tus objetivos profesionales, especialmente cuando apuntas al avance profesional o al éxito en el liderazgo.

Si quieres prepararte para anunciar los cambios en la próxima reunión general de la empresa, sabes que debes prepararte para el primer jueves del mes siguiente. Eso significa que tienes que ponerte en marcha, sobre todo porque crees que tu equipo va a necesitar al menos una semana solo para averiguar lo que ha cambiado y actualizar toda la documentación.

Define lo que necesitas ahora mismo para que puedas empezar a planificar y alinear los recursos. Eso te evitará frustrantes cuellos de botella mientras trabajas para alcanzar tu objetivo.

3. Establece un cronograma

Tienes tus hitos y sabes bien lo que necesitas. Sin embargo, tu enfoque sigue siendo un poco impreciso y no tienes claro cómo empezar a trabajar. Es hora de poner tus hitos en un flujo de trabajo.

Tu paso final en el establecimiento de objetivos consiste en colocar esos hitos en un orden que tenga sentido. Eso puede basarse en aspectos como la importancia o la cantidad de tiempo que cada uno necesita, o bien ya hay una secuencia establecida que tus superiores te han pedido que sigas.

Para el periodo de inscripción de tu empresa, sabes que no puedes actualizar el sitio web ni los materiales de incorporación hasta que cambies todos los documentos y gráficos internos y relevantes. No podrás hacerlo hasta que descubras qué es lo que ha cambiado desde el año pasado.

Cuando lo hayas hecho, habrás creado una hoja de ruta que puedes seguir hasta el final. ¡Ya puedes ponerte a trabajar sin problemas!

Para mantenerte según lo previsto, asegúrate de hacer un seguimiento periódico del progreso: métodos de registro como un diario de viñetas pueden ayudarte a supervisar tus objetivos y visualizar tu progreso. Usar un marcador visible también es una buena forma de mantener la responsabilidad y hacer que tu equipo siga centrado en lograr cada hito.

Consejos para superar obstáculos

Incluso con un plan sólido, surgirán obstáculos. La diferencia está en cómo de rápido respondes y te pones en marcha otra vez.

• Planifica los obstáculos comunes. Identifica los riesgos probables desde el principio y decide cómo los manejarás (ajustar el alcance, cambiar los cronogramas o añadir recursos) para que las sorpresas no te hagan descarrilar.

• Apóyate en el soporte. Un coach, un mentor o un compañero de equipo puede ayudarte a solucionar problemas, mantener las responsabilidades y hacer que sigas con la motivación alta cuando las cosas se pongan difíciles.

El camino para lograr los objetivos no suele ser uniforme, pero con pasos pequeños y constantes (además de un plan para los contratiempos) todo irá según lo previsto.

Cómo generar responsabilidad

La responsabilidad es lo que convierte los objetivos en resultados. Cuando el progreso resulta visible, y se comparte, es mucho más probable que las personas cumplan con sus compromisos.

• Comparte tus objetivos. Cuéntale a un gerente, un mentor o un compañero de equipo en qué estás trabajando. Las revisiones periódicas (semanales, mensuales o en hitos clave) constituyen momentos naturales para revisar el progreso y hacer los ajustes necesarios.

• Realiza un seguimiento de lo importante. Utiliza un documento, un panel o una herramienta de gestión de proyectos para establecer objetivos con el fin de supervisar los hitos y las métricas. Tener una visibilidad clara hace que las prioridades estén siempre presentes y evita que las tareas se pasen por alto.

• Genera responsabilidad en los flujos de trabajo. Integra los objetivos en las herramientas y procesos existentes de tu equipo para que el seguimiento del progreso forme parte del día a día, no algo de último momento.

Cuando la responsabilidad es coherente y está estructurada, resulta mucho más fácil mantenerse centrado, conservar el impulso y lograr los resultados que te propusiste alcanzar.

El establecimiento de objetivos como un arma no tan secreta

Ya sea correr un maratón o renovar un proceso obsoleto del equipo, el progreso surge de objetivos claros y un seguimiento constante, no solo de buenas intenciones.

El proceso de establecimiento de objetivos te ofrece pasos definidos que puedes seguir para establecer un objetivo claro y motivarte a ponerte en marcha. 

Sigue los pasos e irás bien encaminado para lograr tus objetivos pendientes. ¡Te apoyamos!