Cómo crear un mapa de procesos en 7 pasos

¿Qué es un mapa de procesos?

El mapa de procesos representa visualmente el flujo de actividad de un proceso. Ocurre durante la planificación del proyecto y consiste en crear un diagrama paso a paso que muestre quién hace qué, cuándo y cómo, para que todo el mundo esté de acuerdo. Este método proporciona lo siguiente:

• Visualización: visualizar el trabajo de forma cronológica ayuda a los equipos a entender rápidamente el flujo desde el principio hasta el final.
• Mejora: los equipos pueden identificar los obstáculos y las ineficiencias de forma visual, lo que les permite perfeccionar el proceso para obtener mejores resultados.
• Estandarización: incluir el mapa de procesos en el ciclo de vida del desarrollo del producto ayuda a los equipos a trabajar de manera más eficiente, además de permitir mejorar la calidad e identificar las carencias.
• Formación: los mapas de procesos son herramientas de formación eficaces para los nuevos empleados, dado que permiten comprender el trabajo en su totalidad y conocer el rol específico para llevarlo a cabo.
• Comunicación: los mapas de procesos comunican las actividades esenciales del trabajo, el orden de las tareas y los posibles cuellos de botella a los miembros del equipo, los partners y las partes interesadas.

Tipos de mapas de procesos

Los mapas de procesos varían según el tipo. Algunos se adaptan mejor a trabajos específicos, como la gestión ágil de proyectos o su producción, mientras que otros pueden mostrar una actividad laboral simultánea en varias áreas. Resulta esencial seleccionar el tipo de mapa de procesos en función de la complejidad del proceso y el número de entradas, salidas y recursos involucrados. Los siguientes tipos son los más utilizados.

Diagrama de carriles

Los diagramas de carriles muestran los pasos necesarios en un proceso que abarca varias áreas funcionales. Cada carril se centra en un área específica, como el desarrollo o el control de calidad. Cada paso se coordina con el anterior, pero aparece dentro del área (o carril) que asumiría la responsabilidad.

En la planificación de sprints, por ejemplo, los desarrolladores pueden avanzar al siguiente paso del carril de desarrollo cuando el control de calidad reciba el código. Mientras tanto, el equipo ejecuta pruebas de regresión en la línea de control de calidad.

Mapas del flujo de valor

Los mapas de flujo de valor, una práctica de Lean empleada con frecuencia, relaciona directamente el trabajo con el valor que ofrece a los clientes. Comenzó a usarse en el sector de la producción para eliminar los residuos y promover una mejora continua, aunque es una herramienta útil para las empresas de cualquier sector. Los mapas de flujo de valor muestran los pasos necesarios para transformar una idea o la materia prima en un producto o servicio para el cliente.

El mapa de flujo de valor plantea la siguiente pregunta: ¿qué valor aporta esto al cliente? Este enfoque elimina el trabajo superfluo y de escasa importancia, por lo que es una metodología valiosa en los entornos de scrum, donde los productos se lanzan con rapidez y frecuencia.

Diagrama SIPOC

El diagrama SIPOC ilustra los proveedores, entradas, procesos, salidas y clientes (SIPOC, por sus siglas en inglés) de los elementos clave del proceso. Se divide en cinco columnas y muestra los pasos asignados en cada área diferente del SIPOC. Este tipo de diagrama puede resultar complejo, pero es útil a la hora de definir el alcance de un proyecto o proceso cuando hay varias partes interesadas, entradas y salidas.

Ventajas de usar un mapa de procesos

Los mapas de procesos tienen numerosas ventajas:

• Mayor eficiencia: al visualizar el flujo de trabajo, los equipos pueden identificar rápidamente los cuellos de botella, los conflictos de planificación y de recursos, así como los pasos innecesarios. Como herramienta de mejora continua, el mapa de procesos permite crear diagramas del estado actual y futuro para medir el aumento de la eficiencia.
• Comunicación mejorada: independientemente del rol, los flujos de trabajo visualizados proporcionan a todos los miembros del equipo, incluidos a los que no tienen conocimientos técnicos, una visión fácil de seguir del trabajo y el orden de las tareas. Además, ofrecen un resumen claro del estado del trabajo en el proceso y de lo que vendría a continuación.
• Mejor control de calidad: identificar los pasos del proceso permite reducir el desperdicio, mejorar el plazo de comercialización y destacar los posibles obstáculos. Cuando los equipos entiendan que las entradas son necesarias en cada fase, podrán planificarse y realizar las entregas conforme al cronograma.
• Toma de decisiones fundamentadas: el uso de mapas de procesos estandarizados ayuda a las partes interesadas a comprender el alcance del trabajo desde el principio, a anticipar los obstáculos y a tomar decisiones fundamentadas. El impacto de las decisiones también es más fácil de identificar a partir de una representación visual del trabajo, lo que reduce el riesgo de errores de cálculo.
• Formación e incorporación más sencillas: los mapas de procesos son excepcionales para formar a los nuevos miembros del equipo y ayudarlos a entender dónde aportan valor. También facilitan que los nuevos miembros se integren con más rapidez, puesto que podrán ver claramente quiénes son sus principales puntos de contacto internos.

Cómo crear un mapa de procesos

Crear un mapa de procesos implica identificar el proceso del que quieres crear un mapa, establecer los puntos de inicio y final, recopilar información, determinar la secuencia de pasos y decisiones y, a continuación, dibujar y perfeccionar el mapa.

1. Determina los puntos de inicio y final

El proceso de creación de un mapa puede ser grande (como el ciclo de extremo a extremo desde la solicitud del cliente hasta el lanzamiento) o pequeño (como los pasos para recopilar y confirmar los requisitos de los usuarios). Definir los puntos de inicio y final ayuda a determinar dónde encaja tu mapa específico en el proceso empresarial más amplio.

El punto de inicio puede ser la solicitud de un cliente, una función de la hoja de ruta del producto o un equipo pendiente de mantenimiento. Entender el punto de inicio ayuda a eliminar los obstáculos (como los requisitos incompletos) en fases posteriores del proceso.

El punto final puede ser el lanzamiento de un nuevo producto o la entrega del producto para probarlo. Asegúrate de que hay un punto final claro, ya que te ayudará a medir el éxito.

2. Entrevista a las partes interesadas

Incluye a todos los miembros del equipo, las partes interesadas, los partners, los proveedores y los responsables de la toma de decisiones que aportarán información al proceso o completarán los pasos. Entrevista minuciosamente a cada persona para recopilar todos los detalles necesarios. Si el proceso se basa en el cumplimiento de los estándares de conformidad, involucra a los responsables de la certificación reglamentaria.

Invitar a todo el mundo a colaborar permite a cada miembro entender todo el proceso y fomenta un sentido de propiedad. A menudo, las experiencias de las personas pueden generar nuevas ideas y soluciones creativas.

3. Enumera los pasos en secuencia

Trabajad juntos para organizar los pasos en una secuencia lógica desde el punto de inicio hasta el punto final. Se trata de una vista sencilla y lineal de los pasos de principio a fin.

4. Incluye puntos de decisión

Después de definir la secuencia, añade puntos de decisión que afecten al flujo del proceso. Por ejemplo, un fabricante de equipos médicos puede incluir puntos de decisión sobre si han llegado las materias primas, si determinados componentes cumplen con las normas reglamentarias, etc. Los desarrolladores de software pueden incluir la revisión del código, las pruebas de control de calidad o la aceptación de los usuarios.

5. Dibuja el mapa de procesos

Elige el tipo de mapa de procesos que mejor se adapte a tus necesidades. Diseña una representación visual del proceso. Usa símbolos estándar de mapeo de procesos para garantizar que tu creación sea comprensible universalmente. Muchas herramientas de software de desarrollo de productos incluyen símbolos estándar para mapas y funciones para acelerar el proceso. Usa las flechas para conectar los pasos del proceso e ilustrar el flujo.

Las pizarras de Confluence proporcionan un espacio de colaboración para que los equipos creen libremente en un lienzo infinito. Su flexibilidad les permite moverse por los pasos visualmente y, al mismo tiempo, mantener los puntos de decisión conectados.

6. Revisa y valida

Comparte el mapa de procesos con las partes interesadas y haz cambios si es necesario. Esto garantiza que no pase nada fuera de secuencia, que no sea innecesario o que no falte nada. Obtener la validación es fundamental para la adopción temprana, la gestión de cambios y la mejora continua. Todos los miembros deberían sentirse dueños del mapa de procesos final.

7. Implementa tu mapa de procesos

Una vez que hayas implementado el mapa de procesos, supervisa su rendimiento. Espera que tu mapa de procesos evolucione a medida que tu negocio crezca, identifiques nuevos requisitos o cambien las demandas de los clientes.

El software de gestión de tareas, los diagramas de Gantt y el software de hojas de ruta deben incorporar el mapa de procesos para consultarlo fácilmente. La automatización del flujo de trabajo se basa en tu mapa de procesos y debería reflejarlo.

Como componente principal de las actividades de mejora continua, empieza con los mapas de procesos implementados para realizar cambios en el futuro.

Prácticas recomendadas para los mapas de procesos

Utilizar símbolos estándar, identificar puntos iniciales y finales claros y definir los puntos de decisión son aspectos fundamentales para obtener un buen mapa de procesos.

Es crucial reunir a personas de todas las áreas de trabajo y colaborar en equipo. Céntrate en la sencillez y deja que el equipo intercambie ideas, diseñe estrategias y ajuste el proceso hasta que se adapte a las necesidades de tu empresa.

Usa las pizarras de Confluence para elaborar mapas de procesos

Las pizarras de Confluence aportan la flexibilidad de una pizarra digital al espacio de trabajo de tu equipo, lo que te permite intercambiar ideas, planificar y completar el trabajo como nunca antes. Las pizarras se integran perfectamente con las herramientas de Atlassian para vincular las hojas de ruta de los productos, la gestión de tareas, la gestión de proyectos y otras herramientas de desarrollo de productos.

Da rienda suelta a la creatividad de tu equipo mientras dibujan nuevos flujos, crean visiones a largo plazo y realizan retrospectivas de proyectos en tiempo real.

Crea un mapa de procesos con las pizarras de Confluence de forma gratuita.