Guida all'adozione del cloud
Le risorse che ti servono per creare ed eseguire un piano di adozione e gestione delle modifiche di successo
Guida di Atlassian all'adozione e alla gestione delle modifiche
In questa guida esamineremo best practice e suggerimenti su come implementare al meglio Atlassian Cloud nella propria organizzazione e su larga scala per promuovere un cambiamento duraturo delle modalità di lavoro e collaborazione dei team. Nella guida viene descritto come definire la vision, formare il team principale, definire metriche di successo, assicurarsi la partecipazione dei dirigenti, incoraggiare la crescita della community di utenti esperti, progettare una strategia di comunicazione e creare processi di formazione e supporto efficaci.
Perché la gestione delle modifiche è importante per la tua organizzazione
I nostri clienti si affidano ad Atlassian per potenziare i processi aziendali mission-critical. Di pari passo con la trasformazione digitale e l'adozione di modi di lavorare Agile, molti stanno spostando i set di strumenti esistenti su Atlassian Cloud in modo da ridurre il sovraccarico, ridistribuire i costi di infrastruttura, accelerare la produttività e lavorare più serenamente grazie alla sicurezza e alla conformità integrate.
Per realizzare il massimo ritorno sull'investimento, non è sufficiente acquistare un abbonamento: è necessario che i tuoi team utilizzino attivamente Atlassian Cloud per potenziare il lavoro quotidiano. Il successo dipende dall'adozione e per attuare l'adozione è necessario guidare le persone attraverso il cambiamento.
Per ottenere il massimo dal nuovo investimento nel Cloud, i tuoi team dovrebbero costruire una routine coerente su come utilizzare le app per allinearsi e lavorare insieme. Atlassian Cloud fornisce il framework necessario, mettendo a disposizione dei team best practice ripetibili per collaborare, condividere conoscenze ed eseguire su larga scala. Col tempo, queste routine si trasformano in abitudini che rafforzano il lavoro di squadra e generano un impatto aziendale duraturo.
Ecco perché è essenziale creare un piano efficace di gestione del cambiamento. Dal coinvolgimento degli stakeholder alla formazione degli utenti, un piano ben progettato aiuta i team ad adottare nuovi strumenti, migrare con successo e realizzare valore a lungo termine da Atlassian Cloud. Vediamo cosa accade nel dettaglio.
Il cambiamento duraturo richiede impegno
Siamo consapevoli che il cambiamento è in qualche modo una fonte di stress per tutti. Che si tratti di un nuovo strumento o di un nuovo processo da seguire, si ha la sensazione che i cambiamenti non finiscano mai. È importante tenere presente questa sensazione quando si elabora un piano di implementazione di nuove modifiche che interessano qualsiasi team, non solo per le modifiche tecnologiche o legate al software. Per ridurre al minimo l'attrito causato dal cambiamento, è utile che tutte le componenti si muovano nella stessa direzione. Ciò significa che le persone, i processi e gli strumenti devono lavorare in armonia per un cambiamento efficace e duraturo.
In definitiva, un'adozione duratura dipende da come si sente il cambiamento giorno per giorno. Quando gli utenti sperimentano benefici tangibili, come risultati più rapidi, attività manuali ridotte e disponibilità di nuove opportunità, sono molto più propensi ad accettare il cambiamento. Impegnati a creare un ambiente in cui gli utenti vogliano davvero interagire con gli strumenti Cloud perché semplificano il lavoro e offrono risultati finali migliori.
I vantaggi di un programma di adozione e gestione delle modifiche di successo
Un programma strategico di adozione e gestione delle modifiche offre tre risultati fondamentali:
1. Aumenta la produttività
Una corretta gestione delle modifiche con formazione e supporto mirati rende gli utenti operativi fin dal primo giorno. Invece di andare alla ricerca delle credenziali di accesso o della documentazione, i team rimangono focalizzati sugli obiettivi aziendali che generano risultati.
2. Riduzione dello shadow IT
Implementando le app Atlassian in modo strategico, assicura che i team capiscano quando e come utilizzare ogni app per le loro esigenze specifiche. Quando i requisiti tecnologici vengono rispettati attraverso canali di formazione e feedback adeguati, i team non cercheranno alternative non autorizzate che creino rischi tecnici, di fatturazione e di sicurezza.
SUGGERIMENTO: utilizza l'esplorazione del prodotto automatica (disponibile con Atlassian Guard o Cloud Enterprise) per identificare le istanze non autorizzate all'interno dell'organizzazione e consolidarle sotto la gestione IT ufficiale.
3. Risparmia tempo e denaro
Un piano di migrazione completo con un'implementazione ponderata riduce i ticket di supporto post-migrazione ed evita di dover rifare il lavoro. Per i team che non si adattano ai cambiamenti spesso sono necessarie costose reimplementazioni.
Ostacoli comuni a un'adozione di successo
Nonostante i vantaggi elencati sopra, il cambiamento raramente avviene in modo organico. Gli ostacoli più frequenti includono:
- Inerzia e resistenza ai nuovi processi
- Obiettivi non allineati tra team aziendali e IT
- Debole sponsorizzazione da parte dei principali responsabili delle decisioni
- Timeline confusa delle fase di implementazione
- Proposta di valore poco chiara per gli utenti finali
- Sovraccarico di strumenti senza linee guida per l'uso
L'introduzione di un piano di gestione delle modifiche assicura che i team comprendano cosa sta cambiando, come, perché e quando; inoltre, fornisce le conoscenze e le risorse necessarie per il successo. Nella parte rimanente di questa guida vengono delineati i passaggi comprovati per prepararsi al cambiamento e promuovere l'adozione a lungo termine.
SUGGERIMENTO: scarica il nostro modello di piano di gestione delle modifiche per organizzare la trasformazione digitale e applicare le strategie trattate in questa guida. Il modello di piano di gestione delle modifiche ti guida nella pianificazione e nell'esecuzione della migrazione al Cloud mantenendo tutti gli stakeholder informati e coinvolti.
Passaggio 4: definisci l'ambito dell'implementazione
La strategia di implementazione definisce le modalità di adozione. A prescindere da come avvenga il lancio, in fasi o in una volta sola, scegli l'approccio che più si adatta alle dimensioni, alla cultura e agli obiettivi dell'organizzazione. Un ambito chiaro assicura che i team sappiano cosa aspettarsi e fa nascere la fiducia nel cambiamento.
Implementazione su larga scala
Presenta Atlassian Cloud a tutta l'organizzazione contemporaneamente con un approccio Lift and Shift, che è ottimo per le trasformazioni digitali a livello aziendale o per i mandati guidati dalla leadership, creando allineamento e slancio immediati.
Implementazione graduale
Esegui l'implementazione per dipartimento o gruppo pilota, applicando le lezioni apprese a ogni nuova fase. Questo approccio consente un supporto mirato, riduce i rischi e crea, fin dall'inizio, storie di successo che favoriscono l'entusiasmo.
Assegnazione della priorità ai reparti
Se scegli un'implementazione graduale, inizia con i reparti che collaborano a stretto contatto. Questi utenti utilizzano generalmente gli stessi strumenti e possono collaborare per normalizzare i nuovi processi. Questo ti aiuterà in seguito ad assegnare la priorità ai casi d'uso (come indicato al Passaggio 5). Per affrontare meno resistenze nelle fasi iniziali, potresti anche avviare l'adozione con i team o i reparti che sono noti per la loro apertura al cambiamento.
Indipendentemente dall'approccio scelto, assicurati di tenere presente la formula di modifica:
- Chi è interessato? (Persone)
- Come saranno influenzate? Cosa cambierà? (Processo)
- Quali strumenti verranno utilizzati? (Strumenti)
SUGGERIMENTO: se stai effettuando la migrazione di almeno 1.000 utenti, contatta gli esperti di Atlassian per convalidare il tuo approccio. Grazie a un'assistenza personalizzata potrai completare l'implementazione senza problemi, in modo scalabile e con un approccio ottimizzato per il successo.
Run steps 5-8 in parallel
Steps 5–8 work best when run in parallel, rather than sequentially, because these activities inform each other. For example, your Champions will help you understand what users need and which use cases matter most, which in turn will shape your communications and training plans. Running these steps at the same time creates tighter feedback loops and ensures every team gets the right comms, training, and support needed at the outset of your Atlassian Cloud launch.
Passaggio 6: identifica i principali casi d'uso
L'adozione ha successo quando i team vedono risolti i problemi reali. Focalizza l'implementazione sui casi d'uso più importanti per ogni reparto, in modo che gli utenti colleghino immediatamente le app Atlassian al lavoro quotidiano.
Scopri le sfide
Per individuare i casi d'uso, devi identificare le sfide attuali e determinare come puoi utilizzare le app Atlassian per risolverle. Collabora con gli SME aziendali per identificare le criticità tra i team. Chiedi dove i processi rallentano, le consegne si interrompono o il lavoro si perde. Queste sfide sono i migliori punti di partenza per l'adozione.
Definisci i casi d'uso
Una volta definito l'ambito dell'implementazione e aver dato precedenza ai reparti che saranno interessati per primi, puoi scegliere i casi d'uso per reparto. Ancora una volta, collabora con gli SME aziendali per identificare i casi d'uso giusti, poiché potrebbero avere un aspetto diverso nel Cloud o essere completamente nuovi.
Ecco un esempio di come puoi identificare i casi d'uso da includere in ogni reparto (o nell'intera organizzazione):
How often should you communicate?
Repetition is key. It’s not realistic to expect a single announcement to reach everyone, so plan for multiple communications through different channels. Allow teams time to get comfortable with the change so they’re ready when rollout happens.
Who will the sender(s) be?
People are more likely to act on messages from leaders they trust. Enlist your Executive Sponsor (Step 3) and Champions (Step 5) to deliver updates. Their involvement boosts visibility and credibility.
Which channel(s) should you use?
Because you’ll be sending multiple communications, you’ll want to use a mix of channels to maximize reach:
- Email and/or Loom from Executive Sponsor
- Corporate intranet or newsletters
- Slack, Teams, Zoom background, desktop screensaver
- Town halls or team meetings
- Physical signage or swag (posters, laptop stickers)
- Introduction gadget on the default Jira dashboard
- Announcements and/or banners on the Data Center Confluence home page, Jira home page, or in the Jira Service Management help center and portal.
When and what are you communicating?
While there is no perfect recipe for communications to users, we have created a framework you can leverage. This is just a recommendation, as the timing of each phase will be specific to your migration planning. You’ll likely have additional comms sent to subgroups, for example, when you are recruiting Champions or preparing your help desk team for an influx in support tickets around launch. We have templates for each of the emails outlined below that you can customize for your organization.
Potresti individuare più casi d'uso di quanti sei in grado di gestire contemporaneamente, quindi parti in piccolo e dai la precedenza a quelli da cui vuoi iniziare. Definisci le priorità in base all'impatto aziendale e alla preparazione del team, quindi metti in atto un progetto pilota con un gruppo di volontari. I risultati positivi già nelle fasi iniziali creano case study interni e danno lo slancio per un'implementazione più ampia.
Passaggio 7: crea un piano di formazione e assistenza
La formazione assicura che i team abbiano fiducia in Atlassian Cloud fin dal primo giorno. Un piano accurato fornisce agli utenti le conoscenze di cui hanno bisogno e crea canali di supporto continui che sostengono l'adozione nel tempo.
Formazione di progettazione per tutti i principianti
Offri risorse in più formati per abbinare diversi stili di apprendimento, come guide scritte, video e demo interattive. Concentrati sui task che gli utenti svolgono più spesso, come creare ticket di Jira o modificare le pagine di Confluence, in modo che la formazione venga considerata subito pertinente.
Crea checklist per l'onboarding
Fornisci una semplice checklist per gli utenti alle prime armi, che includa sia task universali, come l'impostazione dei fusi orari, sia configurazioni specifiche dell'organizzazione. Una guida chiara riduce la confusione e consente di lavorare più in fretta senza difficoltà con i nuovi strumenti Cloud.
Puoi anche indirizzare gli utenti ai nostri corsi di formazione su richiesta per evidenziare le differenze tra l'approccio autogestito e Cloud, facilitando una rapida transizione del Cloud a Jira, Confluence e Jira Service Management.
Potenzia l'IT e i promotori
Forma la rete di amministratori IT e promotori insieme agli utenti finali. Questo assicura che il tuo team di supporto sia pronto a risolvere i problemi rapidamente, mentre i promotori possono rispondere alle domande e condividere le best practice all'interno dei loro team.
Fornisci supporto costante
Configura canali Slack o Teams in cui gli utenti possono porre domande e ricevere risposte rapide. Incoraggia i promotori a monitorare questi spazi, aiutando a promuovere il supporto oltre l'IT.
SUGGERIMENTO: usa questa guida e le domande frequenti come base per la formazione sulle app Cloud. Nella guida sono incluse le modifiche importanti da esaminare prima del lancio e vengono fornite le risposte alle domande frequenti degli utenti.
Design training for all learners
Offer resources in multiple formats to match different learning styles, such as written guides, videos, and interactive demos. Focus on the tasks users perform most often, like creating Jira issues or editing Confluence pages, so training feels immediately relevant.
Create onboarding checklists
Provide a simple checklist for first-time users, covering both universal tasks (e.g., setting time zones) and configurations unique to your organization. Clear guidance reduces confusion and accelerates comfort with new cloud tools.
You can also direct users to our on-demand Learning courses to highlight differences between Data Center and Cloud, making for a quick cloud transition to Jira, Confluence, and Jira Service Management.
Empower IT and Champions
Train your network of IT admins and Champions alongside end users. This ensures your support team is prepared to resolve issues quickly, while Champions can answer questions and share best practices within their teams.
Provide ongoing support
Set up Slack or Teams channels where users can ask questions and get quick answers. Encourage Champions to monitor these spaces, helping scale support beyond IT.
TIP: Use this guide and your own custom FAQ document as a cloud app training foundation. The guide outlines important changes to cover before launch and can be used to probe questions asked by new users. Then, use your own FAQ as a living document to capture and address the frequently asked questions throughout the life of the app.
Step 8: User acceptance testing
Adoption succeeds when teams see real problems solved. Focus your rollout on use cases that matter most to each department, so users immediately connect Atlassian apps to their daily work.
Uncover challenges
To do this, you need to identify current challenges and determine how you can use Atlassian apps to help solve them. Work with business SMEs to identify pain points across teams. Ask where processes slow down, handoffs break, or work gets lost. These challenges are your best entry points for adoption.
Define use cases
Once you’ve scoped your rollout and prioritized which departments will implement first, you can then choose use cases by department. Again, work with your business SMEs to identify the right use cases, as they may look different in cloud or be entirely new.
Here’s an example of how you could identify which use cases you’d like to land in each department (or across the entire organization):
Department | Current Challenges | Use Cases |
|---|---|---|
| Marketing | Current Challenges
| Use Cases
|
| HR | Current Challenges
| Use Cases
|
| Legal | Current Challenges
| Use Cases
|
| Operations | Current Challenges
| Use Cases
|
You may uncover more use cases than you can handle at once, so start small and prioritize which ones to tackle first. Prioritize by business impact and team readiness, then pilot with a willing group. Early wins create internal case studies and momentum for broader rollout.
TIP: Don’t just replicate old workflows in the cloud. Use your migration as an opportunity to simplify, modernize, and explore new capabilities built into Atlassian Cloud.
Confirm readiness
Before expanding adoption, confirm that your rollout will support teams on day one. Defining a Minimum Viable Product (MVP) and running User Acceptance Testing (UAT) ensures your migration delivers stability and business continuity.
MVP outlines the essential functionality teams need to succeed immediately after launch. This should cover 70–80% of daily tasks, focusing on business-critical workflows and features. Once the MVP is defined and agreed upon, it will be used in UAT to determine what tests are performed.
UAT validates the MVP with real users before migration. UAT confirms that workflows, integrations, and key features perform as expected, giving teams confidence and surfacing improvements early.
TIP: UAT pilot users should include Champions, power users, admins, and at least one rep from each key department. These users should provide comprehensive feedback, reduces surprises, and set a positive tone for adoption across the organization.
Come identificare i promotori
Ottimo, vuoi a creare una community di promotori, ma in che modo puoi identificare le persone giuste per questo compito? Inizia cercando persone che stanno già mostrando un forte coinvolgimento. Gli audit log possono aiutarti a individuare gli utenti esperti che effettuano spesso l'accesso, creano ticket di Jira o modificano le pagine di Confluence. Partendo da questi utenti puoi espandere la scelta ad altri colleghi motivati anche se non sono esperti tecnici.
Puoi visualizzare gli audit log in Impostazioni> Sistema> Audit
SUGGERIMENTO: dai un'occhiata alla documentazione di supporto per saperne di più sulle attività di audit in Jira Cloud e in Confluence Cloud.
Le organizzazioni con più app Atlassian possono condurre ricerche simili utilizzando gli audit log a livello di organizzazione in cui sono mostrati i dati di tutti i prodotti Cloud in un'unica vista. Nella pagina dell'organizzazione su admin.atlassian.com, accedi a Sicurezza > Monitoraggio > Audit log per cercare le azioni chiave all'interno delle app come:
Accesso all'account
Nuovo sito creato
Pagina Confluence eliminata
NOTA: per accedere agli audit log a livello di organizzazione, è necessaria una sottoscrizione attiva ad Atlassian Guard Standard, inclusa in tutti i piani Enterprise o acquistabile separatamente. Il monitoraggio delle attività create dagli utenti con audit log a livello di organizzazione è disponibile esclusivamente con i piani Enterprise.
SUGGERIMENTO: se hai un piano Premium o superiore, usa Analisi di Confluence per evidenziare i collaboratori più attivi.
1. Modifica = Persone + Processi + Strumenti
Il successo del cambiamento inizia sempre dalle persone. Molte iniziative incontrano degli ostacoli nel loro percorso perché si concentrano solo sul processo o sulla tecnologia. Considera l'impatto su ogni ruolo, team o reparto e rispondi chiaramente alla domanda "cosa c'è per me?". Se i dipendenti vedono che il cambiamento semplifica il loro lavoro, saranno più propensi ad accettarlo.
2. L'adozione è un viaggio continuo
Il lancio delle comunicazioni sul cambiamento è solo l'inizio. La vera adozione richiede tempo affinché le persone possano prenderne atto, accettare il cambiamento e adattarsi. Rafforza il tuo messaggio con aggiornamenti costanti e ricorda che anche la tecnologia si evolve. Tieni gli utenti informati sulle nuove funzionalità e sui miglioramenti in modo che l'adozione continui a crescere.
SUGGERIMENTO: se hai già una newsletter, una intranet o un canale Slack/Teams, valuta la possibilità di condividere ogni mese suggerimenti e consigli, mettere in risalto le nuove funzionalità e pubblicare le opportunità di formazione.
3. Vai incontro agli utenti
Mostra ai team come le nuove app si adattano ai flussi di lavoro esistenti. Spiega in modo chiaro che cosa sarà sostituito dal nuovo processo o strumento e collega l'adozione direttamente al lavoro quotidiano. Il segreto è l'empatia: quando gli utenti vedono la continuità piuttosto che l'interruzione, il cambiamento sembra gestibile.
SUGGERIMENTO: dimostra come le app Atlassian come Jira si integrano con strumenti come Slack. Le integrazioni rendono le transizioni più fluide e mostrano agli utenti come il Cloud migliori il lavoro, anziché interromperlo. Scopri di più sulle integrazioni qui.
4. L'andamento della modifica parte dall'alto
Mentre pianifichi l'implementazione, coinvolgi gli alti dirigenti e i leader per ottenere il loro sostegno alla modifica e avere la possibilità di raggiungere una più ampia accettazione di quest'ultima all'interno dell'organizzazione. Oltre agli sponsor esecutivi formali, valuta la possibilità di chiedere ad altri dirigenti senior di sostenere la modifica. Dovrebbero semplicemente inoltrare l'annuncio ai loro reparti per far sapere che sono d'accordo con la modifica e che la sostengono. Consigliamo anche di organizzare una sessione di formazione rivolta specificamente ai dirigenti senior, in modo che possano vedere l'impatto della modifica sui loro team.
Il consenso della leadership accelera l'adozione. Insieme all'Executive Sponsor, coinvolgi altri dirigenti senior per approvare il cambiamento. Anche semplici gesti, come l'inoltro di annunci di implementazione o la partecipazione a una sessione di formazione, dimostrano ai team che questa iniziativa è importante. Ti consigliamo anche di organizzare un corso di formazione dedicato per i leader per aiutarli a comprendere sia gli strumenti che il punto di vista degli utenti.
5. Crea la community dei promotori fin dall'inizio
Coinvolgi i promotori il prima possibile. Il loro entusiasmo e la loro credibilità aiutano a far accettare l'adozione all'interno dei reparti prima del lancio più ampio. Un programma pilota per i promotori consente loro di testare prima gli strumenti, coinvolgere i colleghi e fornire un feedback prezioso che rafforza il lancio più ampio.
6. Non dimenticare il divertimento
Se lo ritieni appropriato, rendi più divertente l'adozione con attività basate sul gioco che aiutano a dare slancio e accrescono il coinvolgimento.
- Competizioni amichevoli tra i reparti sull'uso degli strumenti
- L'invito a presentare il caso d'uso più creativo
- Pubblicazione delle vittorie e dei casi d'uso in una newsletter mensile
7. Meglio mostrare che parlare
La pratica è sempre più efficace della sola teoria. Crea un piano di formazione basato sulla dimostrazione pratica del funzionamento degli strumenti in scenari reali.
- Organizza pranzi di formazione in cui i team possono provare le app in modo pratico
- Offri una formazione specifica per il reparto allineata a casi d'uso reali (idealmente guidata dai promotori)
- Registra queste sessioni per riutilizzarle durante l'onboarding di nuovi dipendenti
8. Mantieni un ciclo di feedback aperto
L'implementazione è più efficace quando gli utenti si sentono ascoltati. Definisci come verrà raccolto e utilizzato il feedback, tramite i promotori, i canali Slack o Teams, i sondaggi o il service desk. Un buon ciclo di feedback aiuta a risolvere rapidamente i dubbi, acquisire le best practice e tenere traccia dei risultati aziendali che l'adozione sta producendo.