Toolkit per l'adozione di Cloud
Modelli di e-mail per avviare un piano di comunicazione e tenere informati i team durante un'implementazione nel cloud
Modelli di e-mail e banner per annunci per presentare le app Atlassian Cloud
La buona riuscita della migrazione al cloud dipende dalla consapevolezza dei team in merito alla migrazione e dall'effettiva adozione delle nuove app cloud. A questo punto, probabilmente sei consapevole dell'importanza di comunicazioni ponderate come parte del piano di gestione delle modifiche. I team dovranno ascoltare il messaggio più volte e in diversi modi prima di apportare una modifica. Concedendo ai tuoi team il tempo necessario per abituarsi alla nuova modifica, avrai la sicurezza che siano aperti e pronti al momento dell'implementazione. Se il messaggio arriva da qualcuno di cui si fidano, i membri dei team saranno più propensi all'ascolto.
Per aiutarti a rendere presto operativi i tuoi team su Cloud, abbiamo creato una serie di modelli di e-mail e banner per annunci modificabili che puoi utilizzare per informare i team sul lancio di Cloud.
Cosa sono i banner pubblicitari?
I banner per annunci sono notifiche che attirano l'attenzione posizionate nella parte superiore delle interfacce utente delle app Atlassian, che forniscono agli utenti le informazioni essenziali in modo evidente e facilmente accessibile. La configurazione dei banner per annunci può essere svolta da amministratori o utenti con privilegi di amministratore appropriati all'interno di app Atlassian come Jira e Confluence.
Quando usare questi modelli
Questi modelli di e-mail e banner per annunci sono pensati per aumentare la conoscenza e l'adozione della nuova esperienza Cloud.
Come usare questi modelli
- Determina quali canali utilizzerai per ogni comunicazione. Questi modelli sono progettati come e-mail e banner per annunci in-app ma, se scegli di utilizzare Slack, MS Teams o un'altra piattaforma, dovrai aggiornare il testo di conseguenza.
- Decidi a quali utenti sono destinate le diverse comunicazioni. Ad esempio, alcune comunicazioni potrebbero essere pertinenti solo per gli amministratori o il team di implementazione, mentre altre dovrebbero essere indirizzate a tutti gli utenti. Usa il buonsenso a seconda di chi ha bisogno delle informazioni e quando.
- Copia il modello fornito di seguito e incollalo in un nuovo messaggio e-mail, in un banner pubblicitario o in qualsiasi strumento di comunicazione a tua scelta.
- Personalizza il [ testo segnaposto ]. Noterai che ci sono molti punti in cui personalizzare il nome dell'app (Jira Cloud, Confluence Cloud, Jira Service Management Cloud ecc.). Aggiorna il testo in base alle app oggetto del lancio.
- Aggiungi ulteriore contesto per aiutare gli utenti a capire i motivi che hanno spinto la tua organizzazione ad adottare Atlassian Cloud e le modalità in cui avverrà questa adozione.
- Rimuovi eventuali contenuti non pertinenti per gli utenti.
- Quando usi modelli di e-mail, invia le e-mail agli utenti invitandoli a provare le nuove app e fornisci un feedback rispondendo all'e-mail.
SUGGERIMENTO: valuta la possibilità di personalizzare ulteriormente questi modelli in base a funzioni o reparti specifici che potrebbero avere un diverso livello di conoscenza del cambiamento. Ad esempio, se stai implementando per la prima volta Confluence Cloud nel team finanziario, per i membri di questo team servirà un messaggio diverso rispetto a quello usato per l'implementazione di Jira Cloud nei team di sviluppo.
La comunicazione è un percorso continuo
I modelli di e-mail riportati sopra sono stati pensati per un'occasione specifica: la presentazione delle app Atlassian. Una volta diventati operativi, gli utenti non avranno bisogno di comunicazioni così frequenti. Tuttavia, ti suggeriamo di non interrompere del tutto gli aggiornamenti. Ti consigliamo di utilizzare l'ultimo modello per inviare newsletter mensili o trimestrali per mettere in evidenza nuove funzionalità, storie di successo e casi d'uso per le app Atlassian. In alternativa, se stai già inviando una newsletter con gli aggiornamenti dei tuoi strumenti IT, puoi semplicemente incorporare le modifiche specifiche di Atlassian nella newsletter esistente.
SUGGERIMENTO: iscriviti alla Roadmap per Atlassian Cloud per ricevere tutte le informazioni sulle nuove funzionalità Cloud rilasciate e presto disponibili, in modo da pianificare altri test UAT e preparare gli utenti.