Automatizza il flusso di lavoro dei contenuti con Confluence e Rovo
I piccoli task quotidiani, come gli aggiornamenti delle pagine e i controlli dello stato, possono sembrare poco impegnativi. Con il passare del tempo, però, vanno a intaccare la produttività. Se tutto il team dedicasse tempo a loro, si perderebbero intere giornate a causa di un lavoro di routine. Ciò comporterà avanzamento più lento, più errori e un eventuale burnout.
L'automazione dei task di routine consente di risparmiare tempo per il lavoro con più impatto. Grazie all'automazione no-code di Confluence e il supporto dell'IA di Rovo, il tuo team può semplificare i flussi di lavoro e far avanzare i progetti.
Automazione e IA in Confluence
Automazione gestisce task ripetitivi, come l'archiviazione o la notifica, in modo che il tuo team possa concentrarsi su ciò che conta. L'IA fa un ulteriore passo avanti per aggiungere la generazione di contenuti e suggerimenti contestuali al tuo flusso di lavoro.
In Confluence, le regole di automazione potrebbero eliminare le pagine inattive, inviare promemoria quando si avvicinano le scadenze o chiedere l'approvazione di contenuti aggiornati. Queste regole non richiedono codice e possono essere impostate in pochi minuti.
Rovo aggiunge un livello di IA che interpreta le istruzioni, scrive contenuti, traduce documenti e riassume i feedback. Trasforma il lavoro manuale in approfondimenti automatici.
Questi strumenti trasformano Confluence in uno spazio di lavoro che si aggiorna da solo, organizza i contenuti e segnala i problemi, senza il bisogno di manutenzione costante.
Automatizza il lavoro di routine in Confluence
Automazione di Confluence aiuta i team a muoversi più velocemente eliminando i passaggi manuali e rendendo coerenti i flussi di lavoro. Con pochi clic puoi creare regole che mantengano i progetti in linea con gli obiettivi.
Ecco come i team stanno usando questo strumento.
Pulizia automatica dei contenuti obsoleti
I contenuti obsoleti intasano ogni spazio di lavoro: vecchie note su un lancio, strategie abbandonate, documenti duplicati. La ricerca di informazioni attuali si complica ogni trimestre che passa.
Automazione di Confluence aiuta a organizzare lo spazio di lavoro archiviando automaticamente le pagine obsolete dopo un certo periodo di inattività, ad esempio sei mesi. I project manager possono riordinare i documenti di lancio dopo il rilascio. I team di marketing possono ritirare le vecchie campagne in base a una programmazione prestabilita. Non servono audit trimestrali né lavoro manuale.
Inoltre, con le regole basate su modelli, le nuove pagine possono essere etichettate automaticamente al momento della creazione, mantenendo ordinata la knowledge base sin dal primo giorno.
Mantieni tutti informati
Le lacune informative interrompono lo slancio. Quando le scadenze cambiano o i documenti sono pronti per la revisione, i team asincroni spesso non ricevono la comunicazione, causando ritardi nelle revisioni e lavoro ripetitivo.
Automazione di Confluence colma queste lacune. Invia avvisi quando le pagine passano da "Bozza" a "Revisione" o quando i contenuti non vengono aggiornati da settimane. Condividi gli aggiornamenti su Slack, Jira o su qualsiasi piattaforma usi per comunicare con il tuo team.
Ad esempio, un team distribuito potrebbe impostare un'automazione che avvisa i revisori su Slack quando un documento tecnico diventa "Pronto per la revisione". Questa singola regola riduce i ritardi nel follow-up e mantiene attivi i cicli di feedback, indipendentemente dal fuso orario.
Creazione di flussi di lavoro ripetibili
Per i progetti ricorrenti spesso si inizia da zero: nuove pagine create manualmente, denominazioni incoerenti e contenuti sparsi in spazi diversi. Senza un processo standard, non si eseguono passaggi importanti e l'avanzamento rallenta.
Automazione di Confluence aiuta i team a configurare sistemi che funzionano autonomamente. I pulsanti intelligenti possono attivare le approvazioni con un clic. Genera automaticamente modelli di progetto e lancia nuovi spazi con le pagine giuste già presenti, ogni volta.
Immagina un team di marketing a livello regionale che lancia campagne ogni mese. Con l'automazione, ogni nuovo spazio della campagna è già precompilato: brief, tempistiche, checklist... tutto pronto per l'uso. Le revisioni e le approvazioni seguono sempre la stessa procedura. I progetti sono coerenti e avanzano senza intoppi.
Usa Rovo per rendere il lavoro più efficace
L'automazione gestisce il lavoro ripetitivo e Rovo porta intelligenza. Aiuta i team a creare contenuti più velocemente, a far emergere informazioni istantaneamente e a rimanere allineati senza altri sforzi manuali.
Ecco come Rovo aggiunge valore al lavoro quotidiano
Genera contenuti con un semplice prompt
Le pagine vuote rallentano i team. Rovo ti aiuta trasformando i prompt in schemi strutturati, riepiloghi o bozze direttamente in Confluence.
Ad esempio, dopo una riunione, un coordinatore del team può chiedere a Rovo di generare automaticamente un riepilogo ed elementi di azione e poi di inviare il riepilogo via e-mail per mantenere tutti allineati. Invece di partire da zero, il team ottiene una panoramica chiara e i passaggi successivi da eseguire, pronti per essere condivisi.
I team di marketing possono usare Rovo per velocizzare la creazione di contenuti in ogni fase. Un prompt come: "Brief del lancio del prodotto nel terzo trimestre" genera uno schema strutturato per i destinatari, le attività di messaggistica e i canali. Dopo la pubblicazione, i team possono chiedere a Rovo di riassumere la campagna o di redigere bozze di contenuti di follow-up, ad esempio un aggiornamento del prodotto o una newsletter.
Crea automazioni con linguaggio naturale
Automazione di Confluence è efficace, ma non tutti sanno da dove iniziare. Rovo semplifica il tutto permettendoti di descrivere ciò che desideri, anche senza alcuna configurazione tecnica.
Vuoi ricordare ai responsabili dei contenuti che una pagina non è stata aggiornata da un paio di settimane? Digita la richiesta: "Invia un promemoria al responsabile del contenuto se una pagina non viene aggiornata per 14 giorni". Rovo trasforma un linguaggio semplice in una regola attiva: non è necessario navigare nei menu o comprendere la logica delle condizioni. Di conseguenza, più team possono automatizzare il lavoro di routine da soli.
Traduci le pagine per i team in tutto il mondo
I tempi di traduzione ritardano il lavoro internazionale. Rovo elimina il ritardo localizzando le pagine di Confluence in più lingue con un clic.
Utilizzando Global Translator, l'Agente Rovo per la traduzione, un team di marketing può tradurre il brief di una campagna inglese in spagnolo, giapponese e tedesco in pochi minuti. Questo non solo velocizza il lavoro, ma aiuta a mantenere la messaggistica coerente in tutte le aree geografiche.
Mantieni i team allineati su tutti gli strumenti
Per i team di prodotto e di progettazione, rimanere allineati su tutti gli strumenti è una sfida quotidiana. L'Agente Rovo che si occupa dei requisiti del prodotto aiuta a colmare il divario generando una documentazione condivisa che riflette gli aggiornamenti in Jira e in Confluence.
Quando un project manager inserisce i requisiti in Jira, Rovo genera una pagina Confluence corrispondente. Se l'ambito o la story cambiano in seguito, anche la pagina si aggiorna, in modo che ingegneri e stakeholder vedano sempre le stesse informazioni. La sincronizzazione in tempo reale riduce la confusione, velocizza le revisioni e mantiene intatta la connessione tra pianificazione ed esecuzione
Trasforma il feedback in informazioni
Quando il feedback dei clienti arriva attraverso più canali, può travolgerci. L'agente Feedback Analyst di Rovo aiuta i team a ordinare e riepilogare rapidamente i ticket di assistenza, le risposte ai sondaggi e le recensioni per far emergere modelli e priorità.
I team di assistenza possono facilmente raggruppare richieste simili, mentre i product manager possono identificare temi ricorrenti. Invece di passare al setaccio centinaia di richieste, ricevono un report su cosa vogliono i clienti, cosa non va e dove concentrarsi, in modo da poter agire più facilmente dove serve.
Automazione vs. IA: perché hai bisogno di entrambe
Pensa all'automazione di Confluence come al tuo motore: alimenta i flussi di lavoro eseguendo regole, attivando task e mantenendo le cose in movimento. Rovo funge da GPS, perché ti aiuta a impostare la giusta direzione con suggerimenti basati sull'IA e la generazione di contenuti.
Ecco come questi due aspetti si completano a vicenda.
Automazione di Confluence
- Esegue flussi di lavoro definiti da te
- Riduce i passaggi manuali
- Invia avvisi e attiva i task
IA di Rovo
- Aiuta a creare e migliorare i flussi di lavoro
- Suggerisce, riassume e genera contenuti
- Traduce, redige e analizza il feedback
Tutti gli strumenti sono efficaci anche da soli. Ma, se vengono usati insieme, aiutano i team a portare avanti il lavoro, a ridurre gli sforzi manuali e a rimanere allineati, senza aggiungere complessità.
Semplifica un flusso di lavoro questa settimana
Il modo più veloce per aumentare la produttività è automatizzare ciò che ti rallenta.
Non hai bisogno di una ristrutturazione totale. Innanzitutto, identifica il tuo flusso di lavoro ideale utilizzando l'apposito modello. Poi parti con una correzione, ad esempio procedure automatiche per archiviare le pagine obsolete o sollecitare i revisori. Usa Rovo per trasformare idee sparpagliate in piani strutturati. Sprecherai meno tempo a cercare gli aggiornamenti e ne dedicherai di più al lavoro di alto impatto che interessa al tuo team.
Prova l'automazione di Confluence e attiva Rovo per eliminare il lavoro inutile e far avanzare i progetti più velocemente.
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