Come ottimizzare le comunicazioni interne con le registrazioni video in Loom

5 passaggi per padroneggiare le comunicazioni interne e ridurre i colli di bottiglia

Usa questi cinque passaggi per migliorare la comunicazione interna e far avanzare il lavoro senza ritardi superflui.

Passaggio 1. Identifica i colli di bottiglia delle comunicazioni

Prima di cominciare a registrare, fai un passo indietro e cerca di capire quali sono gli aspetti che fanno perdere tempo al team. Osserva i tipi di messaggi che causano maggiori attriti, cioè quelli che richiedono un continuo scambio di messaggi, vengono fraintesi o trascinano le persone in riunioni evitabili.

Alcune aree tipiche in cui le comunicazioni interne trovano ostacoli includono:

• Aggiornamenti sullo stato e check-in: le riunioni ricorrenti che servono solo a condividere i progressi possono spesso essere sostituite con un aggiornamento registrato, che tutti possono guardare quando è più comodo.
• Spiegazioni dei processi: le istruzioni scritte per i flussi di lavoro in più fasi tendono a diventare lunghe e confuse, soprattutto quando gli elementi visivi potrebbero chiarire le cose all'istante.
• Feedback e recensioni: scrivere feedback dettagliati su un design, un documento o un piano di progetto richiede tempo e spesso non permette di veicolare le sfumature che una registrazione della schermata trasmetterebbe in pochi minuti.

Una volta capito dove si verificano i rallentamenti, decidi quali messaggi funzionerebbero meglio in formato video. Non tutto ha bisogno di una registrazione. Ad esempio, le semplici domande a cui rispondere con un sì o un no vengono ancora affidate alla chat. Si presta bene invece tutto ciò che comporta la dimostrazione o la spiegazione di qualcosa a qualcuno.

Passaggio 2. Usa Loom per registrare video brevi e mirati

I migliori video Loom sono concisi, trattano un solo tema e vanno diritti al nocciolo della questione. Punta a registrazioni di durata compresa tra due e cinque minuti. Questo lasso di tempo è abbastanza lungo per approfondire il tema, ma abbastanza breve perché le persone guardino l'intero video.

Il registratore della schermata di Loom semplifica l'operazione. Puoi condividere la schermata, la videocamera o entrambe contemporaneamente, il che significa che puoi illustrare un foglio di calcolo, fare la demo di una funzionalità o spiegare un processo mentre il team vede esattamente quello che vedi tu.

Ecco alcune cose da tenere a mente durante la registrazione:

• Parti dall'obiettivo: nei primi 10 secondi, spiega agli utenti qual è l'argomento del video e perché è importante così che possano decidere se è di immediata rilevanza.
• Usa la condivisione della schermata per fornire contesto: la visualizzazione della schermata durante la spiegazione riduce i fraintendimenti ed elimina i botta e risposta spesso necessari con le istruzioni scritte.
• Concludi definendo con chiarezza il passaggio successivo: comunica agli utenti cosa ti serve da loro in modo che nulla vada perso, che si tratti di una risposta, un task o semplicemente un riconoscimento.
  

Passaggio 3. Archivia i video Loom in uno spazio di lavoro condiviso per facilitare la consultazione

Più è facile trovare un video, più è probabile che le persone lo usino invece di ricorrere automaticamente a una riunione o a un lungo thread di e-mail. Non appena cominci a creare una raccolta di registrazioni, hai bisogno di un sistema per tenerle in ordine. L'obiettivo è organizzare le comunicazioni interne affinché i membri del team possano trovare quello di cui hanno bisogno senza dover setacciare vecchi thread o chiedere a qualcuno di inviare nuovamente un link.

Imposta una struttura che sia adatta al team. Ad esempio, potresti creare cartelle separate per reparto in modo che ogni gruppo abbia uno spazio dedicato per le proprie registrazioni. Potresti anche organizzare i contenuti per tema, raggruppando i video secondo argomenti come onboarding, aggiornamenti sul prodotto o documentazione dei processi, in modo che gli utenti possano cercare in base alle informazioni necessarie e non all'autore della registrazione.

Puoi fissare i video più importanti o consultati in un canale Slack condiviso o in uno strumento di gestione dei progetti affinché siano sempre di facile accesso.

Passaggio 4. Integra i video con gli strumenti esistenti per ridurre il cambio di contesto

Il team ha già a disposizione una serie di strumenti per le comunicazioni interne a cui si affida quotidianamente. Anziché costringere le persone a passare a una piattaforma separata ogni volta che devono guardare un video, offri l'accesso diretto ai video dall'ambiente in cui lavorano.

Grazie all'integrazione con strumenti come Slack, Jira e Confluence, Loom ti permette di incorporare le registrazioni nell'ambiente di lavoro del team. Uno sviluppatore può seguire la procedura dettagliata per la segnalazione di un bug direttamente all'interno del ticket Jira, mentre un manager può rivedere una presentazione video senza uscire da Confluence.

Quando il video si trova all'interno dello strumento in cui avviene il lavoro correlato, le persone non devono passare da un'app all'altra per avere il quadro completo. Vedono la spiegazione visiva direttamente accanto ai dettagli del progetto, il che si traduce in meno domande di follow-up e decisioni più rapide. Tutti gli elementi (task, contesto e spiegazioni video) rimangono in un unico ambiente, quindi nulla va perso durante il processo.

Passaggio 5. Incoraggia la comunicazione asincrona per garantire una collaborazione efficiente

Uno dei maggiori vantaggi dell'uso di Loom per le comunicazioni interne è il supporto della comunicazione asincrona. Non è necessario che tutti siano disponibili nello stesso momento perché le informazioni vengano trasmesse correttamente. Se registri un aggiornamento video invece di organizzare una riunione dal vivo, le persone possono decidere quando guardarlo in base ai loro programmi.

Ciò è utile per i team distribuiti che lavorano in fusi orari diversi. Invece di cercare un orario per la riunione che vada bene a tutti, puoi adottare il lavoro asincrono con Loom e assicurarti che tutto il team rimanga informato a prescindere da dove e quando lavora.

Per mantenere produttiva la collaborazione asincrona, incoraggia il team a usare le funzionalità di commento e reazione di Loom. Gli utenti possono lasciare commenti con timestamp su parti specifiche di un video e creare così un thread di discussione mirato senza necessità di una riunione separata.

Quali sono alcuni esempi di comunicazioni interne che si possono registrare con Loom?

Loom è adatto a praticamente tutti i contenuti più facili da mostrare che da spiegare. Ecco alcune delle registrazioni più comuni create dai team:

• Aggiornamenti sul progetto: condividi i progressi, gli ostacoli e i passaggi successivi in una registrazione veloce che gli stakeholder possano guardare quando preferiscono.
• Istruzioni di onboarding: illustra gli strumenti, i processi e le norme del team con video di formazione che i neoassunti possono guardare mentre si mettono al passo con gli altri.
• Procedure dettagliate dei processi: mostra esattamente come completare un flusso di lavoro, presentare una richiesta o usare un software passo dopo passo.
• Riepiloghi delle riunioni: riassumi le decisioni e gli elementi di azione di una riunione in modo che gli assenti abbiano comunque il contesto completo.
• Annunci al team: comunica le novità aziendali e le modifiche alle policy o alle milestone del team in un formato che risulta più personale di un'e-mail di massa.
• Demo degli strumenti: registra spiegazioni rapide delle nuove funzionalità o degli aggiornamenti software in modo che il team sappia come usarli senza dover programmare una sessione di formazione.