Usa Loom per condividere aggiornamenti chiari per i team e garantire l'allineamento
- Gli aggiornamenti per i team sono essenziali per tenere allineati i team, il che è particolarmente importante quando si lavora con gruppi distribuiti o ibridi.
- Gli aggiornamenti tradizionali per i team affrontano diversi punti dolenti, tra cui l'affaticamento da riunioni, le differenze di fuso orario e la perdita di informazioni dopo la riunione.
- Esistono diversi tipi di aggiornamenti per i team, tra cui aggiornamenti sullo stato del progetto, della leadership, di coordinamento interfunzionale e dello sprint o della milestone.
- Puoi usare Loom per registrare, modificare e condividere gli aggiornamenti per i team distribuiti e ibridi. Loom consente ai team di lasciare commenti con timestamp per fornire feedback dettagliati sulle nuove informazioni.
Quando gestisci un'azienda, è importante tenere tutti al corrente delle novità. Per garantire che i progetti procedano come pianificato, i team devono avere sempre un'idea chiara dello stato di avanzamento e delle priorità correnti.
Condividere gli aggiornamenti per i team con le e-mail e altri metodi di comunicazione tradizionali può essere complicato, ma Loom offre un'alternativa semplice. Scopri come usare Loom per condividere aggiornamenti chiari e tenere allineati tutti i team.
Cosa sono gli aggiornamenti per i team?
Gli aggiornamenti per i team sono comunicazioni ricorrenti che la leadership dei team usa per comunicare i progressi, le priorità e le decisioni chiave ai team. Questi aggiornamenti sono essenziali dopo grandi cambiamenti, modifiche di condivisione e pianificazione.
Gli aggiornamenti costanti sono la chiave per garantire l'allineamento tra team e leadership. Se forniti con regolarità, trasmettono le nuove informazioni a tutti i team, in modo che ciascuno di loro lavori per raggiungere un obiettivo comune.
Perché gli aggiornamenti tradizionali per i team spesso non sono sufficienti
Gli aggiornamenti tradizionali per i team possono funzionare con i team di piccole dimensioni che lavorano in sede, ma il mondo delle aziende è cambiato. Ora che sempre più realtà si orientano verso team distribuiti e ibridi, gli aggiornamenti tradizionali per i team si rivelano inadeguati.
- Affaticamento da riunioni: per rimanere allineati, i team hanno bisogno di aggiornamenti regolari. Tuttavia, ciò comporta la necessità di riunioni frequenti. Nel tempo, queste possono portare a un affaticamento che può essere mentalmente logorante e influire sulla produttività.
- Differenze di fuso orario: quando hai team distribuiti e ibridi in fusi orari diversi, può essere difficile trovare un orario per le riunioni che vada bene per tutti, soprattutto per chi lavora da remoto in altri Paesi.
- Perdita di informazioni: recepire tutte le informazioni durante una riunione può essere difficile e portare alla perdita di informazioni se la riunione non viene registrata.
Gli aggiornamenti scritti sono un'alternativa, ma mancano del contesto, della chiarezza e del coinvolgimento offerto dalle riunioni dal vivo e dalla comunicazione video asincrona.
Come condividere gli aggiornamenti per i team usando Loom
Loom è una soluzione semplice per condividere aggiornamenti per i team attraverso brevi messaggi video contestuali. Questa comunicazione asincrona consente ai team distribuiti di ricevere aggiornamenti quando preferiscono, riduce la necessità di riunioni frequenti e favorisce l'allineamento tra team.
Loom ha un flusso di lavoro strutturato per creare aggiornamenti video efficaci che tengono al corrente i team, quindi usare Loom per l'allineamento dei team è una scelta consigliata.
Passaggio 1. Definisci lo scopo dell'aggiornamento
Se vuoi registrare aggiornamenti efficaci per i team con Loom, la prima cosa da fare è definire lo scopo dell'aggiornamento. Devi fornire un aggiornamento riguardante i report sullo stato, la comunicazione delle decisioni o la visibilità dei progressi?
È inoltre importante assicurarsi che il messaggio dell'aggiornamento sia incentrato sui risultati chiave, in modo che ogni aggiornamento per i team sia attuabile.
Passaggio 2. Prepara i punti chiave di discussione
Prima di registrare un aggiornamento per i team con Loom, delinea le milestone e i rischi principali, insieme alle fasi successive. Questi fungeranno da punti chiave di discussione durante l'aggiornamento e ti aiuteranno a comunicarne con chiarezza lo scopo.
La preparazione è un aspetto fondamentale di un aggiornamento per i team efficace, perché riduce i dettagli superflui. Delineare i punti chiave ti dà la possibilità di capire come fornire un aggiornamento chiaro e senza fronzoli, così da avere una traccia da seguire mentre registri.
Passaggio 3. Registra l'aggiornamento con Loom
Il passaggio successivo è usare il registratore della schermata di Loom per l'aggiornamento per i team. Inizia accedendo al tuo account, quindi scarica e installa l'app Loom.
Apri l'app Loom e fai clic su Record (Registra). Si aprirà un'altra finestra, in cui potrai scegliere se registrare solo la schermata o l'intero desktop.
Seleziona il microfono, quindi clicca su Start Recording (Avvia registrazione) per cominciare a registrare l'aggiornamento per i team. Quando hai finito di registrare, clicca su Stop Recording (Interrompi registrazione) e il file verrà caricato nel tuo account Loom.
Usa la registrazione della schermata per mostrare le dashboard, le roadmap o i documenti mentre parli. Puoi anche usare Loom per registrare una voce fuori campo dopo aver acquisito la registrazione della schermata, il che può favorire la chiarezza.
Il contesto visivo aiuta i team a comprendere meglio gli aggiornamenti.
Passaggio 4. Condividi l'aggiornamento con gli stakeholder pertinenti
Quando hai finito di registrare, Loom crea automaticamente un link che puoi usare per condividere l'aggiornamento per i team con gli stakeholder pertinenti. Puoi trasmettere il link attraverso gli strumenti di comunicazione e collaborazione già in uso, come Jira, Confluence o Slack. Puoi anche inviarlo tramite e-mail.
La comunicazione asincrona con Loom è un elemento fondamentale per la connessione e l'allineamento tra i team. Gli stakeholder possono visualizzare gli aggiornamenti del team quando preferiscono, perciò non devi preoccuparti di coordinare riunioni virtuali con fusi orari diversi.
Passaggio 5. Incoraggia il feedback e l'interazione
Dopo aver condiviso gli aggiornamenti per i team con gli stakeholder pertinenti, invitali ad aggiungere commenti direttamente nel video per fornire un feedback. Gli stakeholder possono lasciare commenti o usare le reazioni per offrire un riscontro direttamente in Loom.
Loom consente inoltre agli stakeholder di fornire feedback con timestamp, che permettono di sapere il momento esatto a cui si fa riferimento nel video. Gli stakeholder possono lasciare un commento con un timestamp specifico su cui puoi cliccare per andare a quell'istante nel video.
Passaggio 6. Archivia gli aggiornamenti per la consultazione futura
Una delle funzionalità più interessanti di Loom per gli aggiornamenti da inviare ai team è la raccolta video, che consente di archiviarli per la consultazione futura. Quando hai finito di registrare, il video viene aggiunto automaticamente alla tua raccolta Loom. Puoi anche archiviare i video Loom in altri spazi condivisi, come una piattaforma di archiviazione cloud.
Gli aggiornamenti registrati creano conoscenze istituzionali che è possibile consultare in qualsiasi momento. Loom permette inoltre di organizzare i video nella raccolta, ad esempio per separare gli aggiornamenti per il team dagli altri video Loom.
Come condividere gli aggiornamenti per i team usando Loom
Esistono diversi tipi di aggiornamenti del team che puoi condividere con Loom, ognuno con uno scopo diverso e utile per migliorare la comunicazione tra i team.
Aggiornamenti sullo stato del progetto
Gli aggiornamenti sullo stato del progetto forniscono informazioni sui progressi attuali di un progetto, in modo che i team sappiano bene come procedere. La creazione di aggiornamenti sullo stato del progetto con Loom rende superflue le frequenti riunioni dedicate, quindi non devi preoccuparti di coordinare riunioni in fusi orari diversi.
Aggiornamenti della leadership
Gli aggiornamenti della leadership consentono ai leader di comunicare le priorità e la direzione strategica ai team. Questi aggiornamenti, inoltre, permettono ai team di sapere quando si verifica un cambiamento o una ristrutturazione dell'organizzazione, così che tutti siano informati senza affaticamento da riunioni.
Loom facilita la condivisione di aggiornamenti con contesto visivo da parte dei leader per aiutare i team a comprendere sia le decisioni strategiche che le motivazioni alla base.
Aggiornamenti di coordinamento interfunzionale
Il video asincrono è una parte fondamentale dell'allineamento interfunzionale, perché consente ai team di comunicare e collaborare meglio. Questo aspetto è importante per i team interfunzionali distribuiti, in cui la comunicazione è complessa in ogni caso.
L'adozione del lavoro asincrono con Loom aiuta anche i team interfunzionali a ridurre i ritardi dei progetti. Ad esempio, un team di progettazione può inviare una proposta di progettazione dell'interfaccia utente per la revisione, mentre gli altri stakeholder possono approvarla quando preferiscono.
Aggiornamenti di sprint o milestone
Aggiornare regolarmente i progetti è sempre importante, ma lo è ancora di più quando raggiungi i punti di controllo chiave per la consegna. L'invio di aggiornamenti al team ogni volta che raggiungi uno sprint o una milestone ti permette di rendere più visibili i tuoi progressi e di aggiornare tutti sulle tempistiche del progetto.
Best practice per aggiornamenti efficaci del team con Loom
La creazione di aggiornamenti efficaci del team con Loom inizia con alcuni suggerimenti di base:
- Brevità: gli aggiornamenti devono essere brevi e mirati, per consentire ai team di assimilare facilmente le informazioni.
- Contesto visivo: l'uso di dashboard, roadmap e documenti può fornire un contesto visivo difficile da trasmettere tramite voce o testo.
- Aggiornamenti costanti: una cadenza regolare assicura che i team mantengano l'allineamento e la comunicazione.
- Invito al coinvolgimento: incoraggia i team a interagire tramite commenti per rendere più efficaci gli aggiornamenti del team.
- Riepilogo di decisioni/azioni chiave: crea un riepilogo delle decisioni e delle azioni chiave per rendere attuabili gli aggiornamenti del team.
Produci una cultura di trasparenza e allineamento con Loom
L'allineamento nei team è importante, soprattutto quando lavori con team distribuiti o ibridi per i quali la comunicazione può essere una sfida. Con il regolare aggiornamento dei team, tutti restano informati e possono lavorare verso un obiettivo comune.
L'adozione di flussi di lavoro di aggiornamento incentrati sui video permette di tenere sempre informati i team distribuiti, anche in fusi orari diversi.
Con Loom, puoi registrare, modificare e condividere i video con facilità. Loom migliora la collaborazione consentendo ai team di lasciare commenti con timestamp sugli aggiornamenti, mentre la libreria video aiuta ad archiviare e organizzare facilmente gli aggiornamenti precedenti del team. Prova Loom gratuitamente ed elimina la seccatura di fornire aggiornamenti al team tramite riunioni dal vivo.