プロジェクト キックオフ

プロジェクト スポンサーが主体となり、参加者を歓迎して、プロジェクトの概要と、プロジェクトと組織の関係性を簡単に共有するセッションを開きましょう。スポンサーがセッションに参加できない場合は、Loom などで事前に簡単な動画を録画しておき、グループと共有するよう依頼するのもお勧めです。

プロジェクト キックオフ ミーティングを開始する際、話し合いの生産性を保つために、アジェンダの概要と参加者同士の決まり事などを共有しましょう。

• コラボレーション: このプロジェクトを成功に導くために、共同で作業してセットアップを行います。
• 必要十分: 完璧さを目指すのではなく、前進することを目的としましょう。チーム内で共通した認識を保てるように十分な情報を収集して、それをアップデートし続けます。
• 可能性: これまでの「成果」をジャッジするのではなく、「改善」できる点に関してオープンなマインドを持ちましょう。

まずは短いアイスブレーカーを行うと、全員が集中して正しいマインドセットを持つことができます。

メンバー同士の面識がない場合は、それぞれ自己紹介を行い、プロジェクトにおける自分のロールを説明して、アイスブレーカーの質問に 1 つ答えてもらいましょう (「アイスブレーカー プレイ」をご参照ください)。

メンバー同士の面識があるグループの場合は、アイスブレーカーをただちに開始します。

プロジェクト キックオフの最も重要な側面は、チームを刺激し、導くことができる共通の目的を中心にチームを結集させることです。

まず、キックオフの前に作成したビジョン、ミッション、ミッション テストを共有します。次に、参加者を 3 つのグループに分けます。1 つはビジョン、もう 1 つはミッション、もう 1 つはミッション テストです。

各グループに 20 分間与えて、たたき台となるステートメントを練り上げます。次に、全体での会議に戻って、練り上げたステートメントを発表し、話し合います。

合意した変更を加え、投票を行って、正式にプロジェクトのステートメントとして承認します。プロジェクトで後から新しい情報が見つかったら、再びこれらの要素を改良する必要があります。

プロジェクト リーダーを招待してミーティングをクローズします。グループの協力に感謝し、フィードバックや締めくくりの感想を伝え、次のステップを確認して会議を締めくくります。アクション アイテムのリストに、合意したビジョン、ミッション、ミッションのテストをプロジェクト ポスターに反映させるチーム メンバーを割り当てます。