関係者管理完全ガイド
執筆者: Aumarie Benipayo
新製品のローンチ、変更の実施、戦略的イニシアチブの推進など、関係者との適切な連携が取り組みの成否を左右します。関係者管理をマスターすれば、複雑な関係者の状況を把握し、利害関係を調整して、関係各所の賛同と支援を得ながらプロジェクトを推進できるようになります。
関係者のニーズ、関心、期待を理解することで、強固な関係性を構築し、コラボレーションを促進して、リスクを軽減できます。関係者を効果的に管理して、プロジェクトにおける目標を達成し、成功に関心のある人々の共感を得ましょう。
この包括的なガイドでは、関係者管理を定義して、そのクリティカルな要素に触れ、ベスト プラクティスを確認し、関係者を効果的に管理するためのさまざまな手法を探ります。
関係者とは
ビジネスにおける関係者とは、プロジェクトや意思決定の結果が自身に対して影響を及ぼすという理由で関心を持つ、個人、グループ、または企業を指します。関係者は、企業の内外の人々です。
内部の関係者とは、企業の運営、意思決定、業績に直接的な関心を持つ、従業員、管理職、経営幹部を含む、個人またはグループです。
外部の関係者とは、顧客、サプライヤー、投資家、政府機関、地域社会など、社外の個人またはグループです。企業の活動が彼らに影響を与える場合もあれば、企業の成功に興味を持っている場合もあります。
関係者管理とは
関係者管理には、プロジェクトに関心がある、またはプロジェクトの影響を受ける、個人またはグループのニーズと期待の特定、分析、連携、管理が含まれます。プロジェクトの各段階で、どの部分に誰が関わるべきかをあらかじめ予測しておく必要があります。
プロジェクトの関係者管理計画は、効果的なコミュニケーションを促進し、懸念事項に対処して、関係者とプロジェクトのゴールとの整合性を一致させることで、結果的にプロジェクト管理とビジネスの成功に貢献します。
関係者管理の重要性
関係者管理は、プロジェクトや企業の成功に影響を及ぼします。ここでは、関係者管理が重要である理由をご説明します。
プロジェクトの成功の促進
関係者管理を適切に行うことで、プロジェクトのゴールと関係者との整合性を一致させることができます。関係者との連携を定期的に、かつ早期に行うことで、関係者のニーズを理解して、プロジェクト計画と実行に対して確実に組み込むことができます。整合性の一致は、プロジェクトの成果の向上につながります。関係者が懸念事項に対処して、価値をもたらすプロジェクトを支援する可能性が高くなるためです。
リスク管理の改善
関係者管理は、プロジェクト ライフサイクルの早い段階で潜在的なリスクや問題を特定するのに役立ちます。関係者と連携することにより、プロジェクト マネージャーはリスクを事前に予測して、その影響を軽減できます。これにより、リスクが大規模な問題へと発展するのを防ぎます。さらに、関係者は潜在的な課題に関する洞察を提供します。
コミュニケーションの向上
関係者管理は、プロジェクト チームと関係者間のオープンかつ透明なコミュニケーションを促進します。定期的なコミュニケーションを行うことで、関係者に対してプロジェクトの進捗、変更、決定を通知します。こうした透明性により、信頼の構築、プロジェクト コラボレーションの促進、同じ認識の共有が促されます。効果的なコミュニケーションによって、関係者からのフィードバックや意見も得られます。
効率的な問題の解決
関係者管理は、利害関係や優先度が競合する関係者間の対立を特定して解決するのに役立ちます。オープンな対話と交渉において関係者と連携することが、相互に有益な解決策につながります。プロジェクト マネージャーは、関係者分析によってパワー ダイナミクスとさまざまな関係者の影響を理解できます。
持続可能な長期的関係
効果的な関係者管理は、企業とその関係者との間に強固で長期的な関係を構築します。関係者と定期的に連携を取り、彼らの懸念に対処して、価値を提供することで、信頼と忠誠心が育まれます。こうしたポジティブな関係は、将来の機会、パートナーシップ、企業の取り組みへの支援につながる可能性があります。
関係者を管理する方法
関係者管理には、プロジェクトに関心がある、またはプロジェクトの影響を受ける個人またはグループの特定、評価、連携が含まれます。
関係者を特定する
他の人が参加するプロジェクトのローンチを準備する際には、早い段階で関係者の分析を行い、ロールと責任を決定しましょう。このプロセスには、ブレーンストーミング セッションと、プロジェクトの結果が誰に直接影響するかを評価することが含まれます。プロセスを進めるにあたり、次のような問いかけを行いましょう。
- プロジェクトによって誰のワークフローが変更されますか?
- プロジェクトの完了には誰の承認が必要ですか?
- 変更の影響を受けるのはどの最終製品ですか?
次のような手法を使用して、プロジェクトに適した関係者を特定できます。
- ブレーンストーミング セッション: プロジェクト チームと専門家を集めて、潜在的な関係者とのブレーンストーミングを行います。
- RACI マトリックス: RACI チャートとは、プロジェクトにおける各タスクや決定について、誰が責任、説明責任、協議責任、情報提供責任を負うかを明らかにすることで、ロールと責任を明確にするものです。
- 権力 - 関心グリッド: 関係者の権力レベルとプロジェクトへの関心度に基づいて関係者を評価と優先順位付けを行います。これはエンゲージメント戦略の決定に役立ちます。
- 関係者分析マトリックス: マトリックスを使用して、関係者を影響力と関心に基づいて分類します。
- アンケートとインタビュー: アンケートとインタビューを通じて、関係者のニーズ、懸念、期待に関する詳細な情報を収集します。
関係者を分析する
ロールを定義することで、関係者がプロジェクトに貢献するために必要なスキル、洞察、時間を明確に把握できます。また、プロジェクトのプロセスで発生する "空きスペース" を最小限に抑えます。ドキュメントを活用してこうしたロールを明確にし、プロジェクトを通して常に念頭に置いておきましょう。
アトラシアンでは、Confluence のすべてのプロジェクト関連ドキュメントの一番上に 2x4 の表を配置して、誰もが自分の立場を把握できるようにしています。アトラシアンは DACI フレームワークによって次のようなロールを割り当てます。
- 推進者は、関係者を管理してタイムリーな意思決定を保証します。
- 承認者は、意思決定の最終決定権を持ちます。
- 貢献者は、専門家の意見を述べたり、プロジェクトに直接関与したりします。
- 報告先関係者は、決定に関する通知を受け取ります。
関係者の分析方法には次のような要素が含まれます。
- 影響力/インパクト グリッド: 関係者の影響力のレベルと、プロジェクトが彼らに及ぼす影響に基づいて、関係者をグリッド上にプロットします。これは、関係者の優先順位付けを行い、エンゲージメント戦略を決定するのに役立ちます。
- 顕著性モデル: 権力、正当性、緊急性に基づいて関係者を評価します。これは、注意と連携を最も必要とする主要な関係者を特定するのに役立ちます。
- 関係者のマッピング: 関係者、その関係性、プロジェクトへの影響を視覚的に表現します。関係者のマッピングは、重要な人物、潜在的な仲間、潜在的な障害を特定するのに役立ちます。このタスクを行うには、フローチャートが最適です。
- 関係者のための SWOT 分析: 各関係者または関係者のグループについて SWOT (強み、弱み、機会、脅威) 分析を実施して、関係者と連携し、彼らの懸念に対処する方法に関する洞察を提供します。
関係者と連携する
関係者との適切な連携を実現するには、コミュニケーションの計画を立てる必要があります。
1. キックオフを正しく行う
プロジェクト キックオフ ミーティング中にコミュニケーションの期待値を設定して、賛同を得られるようにし、チェックインの頻度を決めて、意思決定プロセスの概要を説明します。プレゼンテーションの時間を最小限に抑えながら、フィードバックの提供を中心とするミーティングにしましょう。プロジェクト ロードマップを使用して、プロジェクトの概要とレビューを行います。
2. 情報の共有を一元化する
すべての関連情報を関係者に提供することで、信頼関係が構築され、不要な質問やミーティングを削減できます。これにより、意思決定や問題の解決も迅速に行えます。
Confluence では、一元化されたドキュメント ハブの情報に簡単にアクセスできます。これらのスペースには、プロジェクトの概要、ゴール、プロジェクト スコープ、マイルストーン、チーム メンバーのロールと責任、最近更新されたページ、関連リンクが表示されます。
3. コミュニケーション戦略を確立する
関係者とのコミュニケーションを計画することで、"思いついたタイミング" でのチェックインの実施を避けられます。日程の設定、方法の決定、チェックインの文書化によって、効果的な関係者管理を行えます。
関係者の期待に対応する
効果的な関係者管理を行うには、最初から現実的な期待値を設定する必要があります。プロジェクトのスコープ、目標、成果物、制約、潜在的なリスクを伝えましょう。
変化への抵抗に対処するときは、まず該当する関係者を特定します。変化によるメリットとその必要性を伝えることで、積極的に問題に対処しましょう。こうした変化が、関係者の関心とどのように一致するかに焦点を当てます。さらに、抵抗を感じている関係者を意思決定に参加させることで、当事者意識と賛同の気持ちが育まれます。変化に適応できるように、トレーニング、サポート、リソースを提供しましょう。
プロジェクト全体を通して、期待値の監視と更新を行います。進捗、マイルストーン、当初の計画からの逸脱を定期的に伝えましょう。関係者のフィードバックに積極的に耳を傾けて、懸念事項に迅速に対処しながら、プロジェクトの進展や状況の変化に応じて、期待値を適宜調整しましょう。
スコープや成果物に対して大幅な変更を行う場合は、関係者の意見と承認を求めましょう。一貫した連携によって意思の統一が保たれ、誤解が発生しにくくなります。
関係者管理のベスト プラクティス
関係者管理のベスト プラクティスには、関係者の早期特定、意思決定への関与、対話の追跡、問題の迅速な解決が含まれます。
関係者を早期に特定する
関係者を早期に特定して、計画の段階でそのニーズを検討します。関係者の分析、マッピング、RACI マトリックスを利用して、関係者の関心、懸念、潜在的な影響を理解しましょう。
関係者を意思決定に関与させる
関係者と連携することで、当事者意識が高まり、成功の可能性が高まります。定期的にコミュニケーションを取り、フィードバックを求めて、さまざまな視点を意思決定に取り入れましょう。
こうした協調的なアプローチによって、期待とゴールが一致し、懸念事項に対処できます。カンバン ボードとガント チャートは、タスクとプロジェクト タイムラインを視覚化するのに役立ちます。これにより、関係者がプロジェクトの流れを理解して、効果的な貢献を行えるようになります。こうしたツールによって、プロジェクトの進捗とボトルネックが明確に可視化され、生産性が向上します。
関係者との対話を追跡する
ミーティング、メール、電話など、関係者とのあらゆる対話を詳細に記録して、すべての懸念事項や約束事項に確実に対処できるようにします。これには、関係者登録簿、コミュニケーション ログ、またはプロジェクト管理ツールを活用しましょう。関係者の情報を定期的にレビュー/更新して、変更を反映させます。
問題を早期に解決する
利害が競合する関係者間では、対立が起こりがちです。エスカレーションが進捗に影響を及ぼす前に、こうした対立に速やかに対処しましょう。
対立に対処することで、良好な関係を維持できます。根本原因を理解するために、オープンなコミュニケーションを促しましょう。交渉と妥協を通じて、相互にとって有益なソリューションを模索します。必要に応じて、中立的なサードパーティにも関与してもらいます。
Confluence で関係者とのコミュニケーションを強化する
時には、関係者に情報を提供して意思統一を図ることが困難になるケースもあります。これは、さまざまなチームやロケーションを越えて作業を行う場合に起こりがちです。関係者管理は、問題を最小限に抑えながら、人々とチームが最善を尽くして機能するのに役立ちます。
関係者に明確に伝えるために、ハードな作業を事前に行うことで、プロジェクト マネージャーとしての強固な基盤を築けます。しかし、一元化されたコミュニケーション プラットフォームがなければ、最新情報の漏れ、透明性の欠如、伝達ミス、フィードバックや意思決定の追跡の難しさ、コミュニケーション チャンネルの非効率性などの問題に直面する可能性があります。
Confluence を使用して、関係者とのコミュニケーションを強化しましょう。これには、次のような主な特徴や利点があります。
- 一元化されたハブ: プロジェクトごとに専用のスペース/ページを作成して、すべての関係者に最新情報、ドキュメント、ディスカッションを共有します。
- リアルタイムでのコラボレーション: 関係者によるコメント、フィードバックの提供、ドキュメントでのコラボレーションを可能にして、チーム間の透明性と連携を促進します。
- コミュニケーション計画テンプレート: 無料の Confluence コミュニケーション計画テンプレートを使用して、関係者、方法、頻度、内容を含む戦略を定義します。
- 通知と @ メンション: 関連するページ/コメント内で @ メンションを利用することで、関係者への情報提供や通知を行えます。
- 統合: Jira や Trello などのツールとシームレスに統合して、プロジェクトの情報に一元的にアクセスできます。
Confluence の無料の関係者コミュニケーション計画テンプレートを使用すると、関係者とのコミュニケーションが合理化され、透明性が高まり、プロジェクト ライフサイクル全体で意思統一を図れます。
