フローチャートへの究極のガイド
プロジェクト管理において、作業を可視化することの威力はいくら強調してもしすぎることはありません。フローチャートなどの視覚的なツールは、プロジェクトの成功を高める上で極めて重要な役割を果たします。しかし、フローチャートの複雑さに入る前に、まずアジャイルの効率性を支える基本的な概念である「完了の定義」（DoD）について見てみましょう。
フローチャートとは
フローチャートは、プロセスやワークフローを視覚的に表現したものです。線で接続された記号や図形を使用して、個々のステップを示します。
フローチャートは、プロジェクト管理においてさまざまな用途に使用できます。たとえば、これらを使用して、顧客がリクエストしてからチームが課題を解決するまで、チームがカスタマー・サポートのリクエストをどのように処理するかを示すことができます。プロジェクト・マネージャーの中には、フローチャートとガント・チャートを組み合わせて、より包括的なプロジェクト計画を作成する人もいます。
フローチャートのメリット
フローチャートは、ワーク・マネジメント、プロジェクト・マネージャー、アジャイル手法にとって、次のようなメリットがあります。
- 複雑なプロセスの視覚化：図によって、複雑なトピックが管理しやすい部分に分解され、理解しやすくなります。
- プロセスの標準化と文書化：これにより、プロセスの仕組みについてチーム全員が合意し、これを書き留め、後で参照できるようにしておきます。
- チームの連携の確保：フローチャートを使用すると、チーム全員がプロセス、およびその中での各自の責任を明確に理解できます。
- コミュニケーションの強化：フローチャートでは画像を使用し、全員が共通認識を持ち、誤解を減らすことができます。
Flowchart symbols & what they mean
Flowcharts utilize various symbols, and each shape or symbol has a specific meaning and plays a distinct role in making flowcharts easier to read at a glance. Here’s a quick breakdown of some of the different symbols and how they’re used for process mapping:
- Arrows: Arrows show the flow from one step to the next. When reading a flowchart, follow these arrows to ensure you’re looking at the process in the correct order.
- Ovals: Ovals represent the start or end of a process, so you know where to start as soon as you glance at a flowchart.
- Rectangles: Rectangles represent a single step or process within the flowchart.
- Diamonds: Diamonds are used to indicate a decision point. When you see a diamond, you must make a yes or no decision at that point.
- Parallelagrams: Parallelagrams are used to denote data in flowcharts.
フローチャートを使用するタイミング
フローチャートは、複雑な仕事を分割し、目標達成のために必要な手順を示すことができるため、プロジェクト管理、ビジネス・プロセス・モデリング、コンピューター・プログラミング、および日常業務に役立ちます。
フローチャートが非常に重要なツールとして使われるケースには、オンボーディングとトレーニング、プロセス改善、計画、コミュニケーションとコラボレーション、ドキュメンテーションなどがあります。
フローチャートの種類
フローチャートにはいくつかの種類があり、それぞれが特定のタスクに適しています。以下にフローチャートの例をいくつか示します。
システム・フローチャート
システム・フローチャートは、システムのロードマップのようなもので、途中のすべての停止（ステップ）を示します。これらは、システムの各部分がどのように相互作用するかを効果的に示しています。たとえば、システム・フローチャートを使用して、ピザの配達ビジネスにおいて注文が顧客から配達チームにどのように届くかを示せます。
ワークフローの図
ワークフロー図は、タスクまたはプロセスを完了するために必要なステップを順に示したフローチャートです。料理本のレシピのように、各ステップを示しています。
無料のワークフロー テンプレートをご活用ください。
データ・フロー図
DFD（データ・フロー図）は、データがシステム内をどのように移動するか、つまり、どこから生じ、どこへ進み、どのように保存されるかを示します。たとえば、新入社員を採用し、その情報を保存するプロセスを企業がどのように管理しているかを示す DFD を考えてみましょう。この図は、プロジェクト・マネージャーが企業のデータベース内でのデータの流れを把握するために役立つ重要なツールです。データ処理のプラクティスを監視、強化し、より効率的かつ効果的な管理を実現します。
意思決定フローチャート
意思決定フローチャートは、その名前が示すように意思決定に役立ちます。木の枝のように、意思決定フローチャートはさまざまな選択肢とその選択の結果を表します。最初の質問をすると、意思決定プロセスを開始できます。フローチャートに従うと、それぞれの答えが新たな質問につながり、ある選択に至るまでの意思決定プロセスを進んで行くことができます。
スイムレーン・フローチャート
スイムレーン・フローチャートは、プロセス内の役割と責任を視覚的に表すものです。フローチャートが（スイミング・プールのレーンと同じように）レーンに分割され、各レーンが特定の個人またはグループに割り当てられます。たとえば、ビジネス上の状況では、これらのレーンは「営業」、「マーケティング」、「法務」などになります。
無料のスイムレーン図テンプレートをご活用ください。
Confluence ホワイトボードでフローチャートを作成する方法
Confluence ホワイトボードを使用すると、フローチャートをわずか 5 つのステップで簡単かつ迅速に作成できます。
- ただし、最初に次の手順で Confluence ホワイトボードを有効にする必要があります。
- Confluence にログインします。
- Confluence ナビゲーションの右上にある設定の歯車アイコンを選択します。
- 左のサイドバーの「ベータ版の機能」に移動します。
「Things to know（注意事項）」を読み、同意する場合は「Agree and enable（同意して有効にする）」をクリックします。
ホワイトボードがすべてのスペースに展開されるには、数分かかることがあります。有効になったら、次の手順に従ってフローチャートを作成します。
- ホワイトボードを追加するスペースに移動します。
- ページ上部のツールバーにある「作成」ボタンをクリックします。（左のサイドバーの「コンテンツ」ボタンをクリックしてホワイトボードを作成することもできます）
- クリックすると、ホワイトボードのページが開き、選択可能な各種テンプレートが表示されます。
- 図形、線、コネクタなど、利用可能な描画ツールを使用してフローチャートを作成します。図形をキャンバスにドラッグ・アンド・ドロップしたり、サイズを変更したり、矢印や線でつないだりできます。
フローチャートを作成した後は、次のオプションのいずれかを選択します。
- フローチャートのカスタマイズ：図形にテキスト、色、書式を追加してフローチャートをカスタマイズします。また、さまざまな図形を使用して意思決定ポイント、ループ、コネクタを表現し、プロセスの流れを表現することもできます。
- コラボレーションと編集：チーム・メンバーを招待して、ホワイトボード・セッションでコラボレーションします。メンバーはリアルタイムで参加し、フローチャートに関与できます。協力してフローチャートを編集し、必要に応じて変更を加え、更新することもできます。
- 保存と埋め込み：フローチャート作成が完了したら、「保存」ボタンをクリックしてホワイトボード・セッションを保存します。次に、「埋め込み」オプションを選択して、フローチャートを Confluence ページに直接埋め込むことができます。
- 共有とコラボレーション：Confluence ページをチーム・メンバーと共有して、メンバーがフローチャートを参照してコラボレーションできるようにします。必要に応じてフィードバックを提供したり、提案したり、編集したりできます。
5 simple steps to make a flowchart
The process of creating a flowchart is pretty straightforward. Let’s look at the five steps you must follow to make an effective flowchart for your business.
1. Identify the process you want to map
The first thing you need to do is figure out what you’re trying to map out. This could be a process you’re trying to make more efficient or something specific to the project you’re currently working on. Each flowchart should map out a single process.
2. Break the process into steps
Now it’s time to break the process down into individual steps so it’s easier to follow. Ensure that you include every step involved in the process.
Let’s say you’re breaking down how to handle customer service tickets. You don’t want to leave out any steps, especially if that step involves elevating the ticket or assigning it to a specific team. Think about every step of the process you’re mapping out.
3. Choose flowchart symbols to use
We mentioned the different flowchart symbols earlier, and these symbols play a crucial role in mapping out processes. Choose symbols to represent actions, decisions, and outcomes before you start mapping anything out. As you create your flowchart, maintain consistency in the symbols you use and use arrows to indicate the flow of the process.
4. Draw the chart
Now that you’ve figured out everything, you can start making your flowchart. Remember to keep your symbols consistent throughout the flowchart, and don’t worry if it’s not perfect the first time. Project collaboration is crucial in process mapping, enabling teams to identify gaps, refine steps, and ensure that the flowchart accurately reflects how work is done.
5. Review the chart and refine based on feedback
Once your flowchart is complete, review and share it with others to collect feedback. Flowcharts support knowledge sharing, so sharing them with various teams and making changes based on their feedback is essential.
効果的なフローチャートを作成するためのヒント
効果的なフローチャートを作成するには、次の重要なヒントが役立ちます。
- 各チームに適したフローチャートを探します。多様なフローチャートがあり、さまざまなプロセスに対応できます。
- 一貫性を保ちます。理解を深めるために、一貫した記号と色を使用します。
- 目的を理解します。フローチャートを作成する理由と、それによって達成すべき目標を必ず理解しておきます。この理解がデザインの決定を左右します。
フローチャートによるワークフローの視覚化
フローチャートは、作業プロセスを強化する上で非常に効果があります。Confluence ホワイトボードなら、プロセスを簡単に作成できます。Confluence では、プラットフォームを離れることなく、ブレーンストーミングを行い、視覚化し、アイデアを実践できます。すべてが 1 か所にまとめられているので、仕事の全体像を把握しやすくなります。これはスクラム・フレームワークやカンバン・フレームワークなどの手法に設計された専用の機能を備えているため、フローチャートの作成に役立つ強力なツールです。