フローチャートの概要、記号、メリット、作成方法

プロセスを視覚化すると、関連する個々のステップをより深く理解できます。最初から最後までプロセスを綿密に計画すると、各ステップをレビューし、効率を最大化し、よりスマートに意思決定を行うことが簡単になります。フローチャートは主要なプロセスを簡単に計画する方法であり、計画の策定や意思決定を簡素化できます。基本的なプロセスから複雑なプロジェクトに至るまで、フローチャートは企業にとって優れたツールです。フローチャート、その記号や意味に関する詳細をご覧ください。フローチャートの例を確認して、独自のフローチャートの作成を始めましょう。

フローチャートとは

フローチャートは、プロセスやワークフローを視覚的に表現したものです。線で接続された記号や図形を使用して、個々のステップを示します。 フローチャートは、プロジェクト管理においてさまざまな用途に使用できます。たとえば、これらを使用して、顧客がリクエストしてからその課題が解決されるまで、チームがカスタマー サポートのリクエストをどのように処理するかを示すことができます。プロジェクト マネージャーの中には、フローチャートとガント チャートを組み合わせて、より包括的なプロジェクト計画を作成する人もいます。

フローチャートの歴史

フローチャートはビジネスの世界では長い歴史がありますが、この概念が導入されたのは 1921 年になってからでした。生産技術者として働いていた Frank Gilbreth 氏と Lillian Gilbreth 氏の兄弟がフローチャートの概念を開発し、ASME (米国機械学会) に提出しました。当初は、Gilbreth 兄弟や他のエンジニアがプロセスを綿密に計画して、最も効率的な作業方法を判断するためにフローチャートを使用していました。しかし、さまざまな業界がフローチャートの概念を採用するのにそれほど時間はかかりませんでした。長年にわたり、フローチャートはほぼすべての業界で標準ツールとなっています。現在、これらのチャートは、特性要因図や石川ダイアグラムなどの他のブレーンストーミング ツールと併用されて、発明者からソフトウェア エンジニアまで、すべての人がより効率的に作業できるようになっています。

フローチャートの記号とその意味

フローチャートではさまざまな記号が使用されます。それぞれの形や記号には特定の意味があり、フローチャートを一見してわかるようにするうえで明確な役割を果たします。それぞれの記号と、それらがプロセス マッピングにどのように使用されているかを簡単にご説明します。

• 矢印: 矢印はあるステップから次のステップへの流れを示します。フローチャートを読むときは、これらの矢印に沿って、プロセスを正しい順序で見るようにしてください。

• 楕円: 楕円はプロセスの開始または終了を表します。そのため、フローチャートをひと目見るだけで開始地点がわかります。

• 四角形: 四角形はフローチャート内の 1 つのステップまたはプロセスを表します。

• ダイヤモンド: ダイヤモンドは判断ポイントを示すために使用されます。ダイヤモンドを見たら、その時点で "はい" か "いいえ" かを判断する必要があります。

• 平行四辺形: 平行四辺形はフローチャート内のデータを表すために使用されます。

フローチャートを使用する状況

フローチャートは複雑なタスクを分解し、目標を達成するために必要な手順を示します。プロジェクト管理、ビジネス プロセス モデリング、コンピューター プログラミング、および日常的なタスクに役立ちます。フローチャートは次のようなさまざまな場面で有効に利用できます。

• プロジェクト管理: プロジェクト マネージャーは、フローチャートを活用してプロジェクト管理作業を効率化し、効率を高め、チーム間のコラボレーションを促進します。フローチャートにより、チームは効率的なプロセスに従って効率を最大限に高めることができます。

• 顧客サービス: フローチャートを使用すると、顧客からの問い合わせに対応する際に従うべき標準的な手順を確立し、顧客サービスを向上させることができます。これは、顧客満足度を向上させ、未解決の問い合わせをなくすのに役立ちます。

• ソフトウェア開発: ソフトウェア開発では、フローチャートを使用してアルゴリズムを設計し、ソフトウェアをデバッグできます。

他にも、オンボーディングとトレーニング、プロセス改善、戦略的計画、コミュニケーションとチーム コラボレーション、ドキュメンテーションなどの状況においても、フローチャートが非常に重要なツールとして使用されます。

フローチャートの種類とそれぞれの用途

フローチャートにはいくつかの種類があり、それぞれが特定のタスクに適しています。フローチャートの例と用途を次にいくつか示します。

プロセス・フローチャート

プロセス フローチャートは最も一般的な種類のフローチャートであり、プロセスのアクションを最初から最後まですべて示します。原材料から完成品まで、製品の製造過程全体を表すために、製造などの分野で役立ちます。

スイムレーン・フローチャート

スイムレーン フローチャートは、プロセス内の役割と責任を視覚的に表すものです。フローチャートが (スイミング プールのレーンと同じように) レーンに分割され、各レーンが特定の個人またはグループに割り当てられます。たとえば、ビジネス上の状況では、これらのレーンは "営業"、"マーケティング"、"法務" などになります。

ドキュメント・フローチャート

ドキュメント フローチャートはデータ フロー図に似ており、ドキュメントがシステム内をどのように移動するかを示します。手紙が最初にオフィスに到着してから、該当する受取人に届くまでの道のりを描いた地図のようなものです。

データ・フロー図

データ フロー図 (DFD) は、データがシステム内をどのように流れるか、つまり、どこから発生し、どのように処理され、どこに保存されるかを示します。たとえば、新入社員を採用し、その情報を保存するプロセスを企業がどのように管理しているかを示す DFD を考えてみましょう。この図はプロジェクト マネージャーにとって貴重なツールです。これにより、企業データベース内のデータの流れに関するインサイトを得ることができます。データ処理のプラクティスを監視、強化し、より効率的かつ効果的な管理を実現します。

ワークフローの図

ワークフロー図は、タスクまたはプロセスを完了するために必要なステップを順に示したフローチャートです。調理の各ステップを示す料理本のレシピのようなものです。

フローチャートを使用するメリット

フローチャートは、ワーク・マネジメント、プロジェクト・マネージャー、アジャイル手法にとって、次のようなメリットがあります。

• 複雑なプロセスの視覚化: 視覚的な図によって、複雑なトピックが管理しやすい部分に分解され、理解しやすくなります。

• プロセスの標準化と文書化: フローチャートは、チームがプロセスの仕組みについて合意し、今後の参考用に文書化するのに役立ちます。

• チームの連携の確保：フローチャートを使用すると、チーム全員がプロセス、およびその中での各自の責任を明確に理解できます。

• コミュニケーションの強化: フローチャートでは、画像や視覚的な表現を使用することで、全員に共通認識を持たせ、誤解が減らすことができます。

フローチャートを作成するための 5 つの簡単なステップ

フローチャートの作成プロセスは非常に簡単です。各自のビジネスに合った効果的なフローチャートを作成するために必要な 5 つのステップを見てみましょう。

1. 計画するプロセスを特定する

最初にやるべきことは、何を計画しようとしているのかを明確にすることです。これは、効率化を図ろうとしているプロセスであったり、現在取り組んでいるプロジェクトに特有のものであったりします。各フローチャートではそれぞれ単一のプロセスを計画する必要があります。

2. プロセスをステップに分解する

ここで、プロセスを個別のステップに分解して、わかりやすくします。プロセスに関連するすべてのステップを必ず含めてください。たとえば、顧客サービス チケットの処理方法を分解する場合について考えてみましょう。特にチケットを昇格させたり、特定のチームに割り当てたりするようなステップをはじめ、いかなるステップも省略しません。計画しているプロセスのすべてのステップについて考えてください。

3. 使用するフローチャート記号を選択する

上記でさまざまなフローチャート記号について取り上げましたが、これらの記号はプロセスを計画するうえで重要な役割を果たします。何かを計画する際には、事前にアクション、判断 (意思決定)、結果を表す記号を選択します。フローチャートを作成する際には、使用する記号の一貫性を保ち、矢印を使用してプロセスの流れを示します。

4. チャートを描く

すべてが明確になったら、フローチャートの作成を開始できます。フローチャート全体で記号の一貫性を保つことを忘れないでください。最初は完璧でなくても心配しないでください。プロジェクト コラボレーションはプロセス マッピングにおいて非常に重要であり、チームがギャップを特定し、各ステップを改良し、作業の進め方をフローチャートに正確に反映できるようになります。

5. チャートを確認し、フィードバックに基づいて改良する

フローチャートが完成したら、それを確認して他のチームと共有し、フィードバックを収集します。フローチャートではナレッジの共有がサポートされているため、さまざまなチームと共有し、フィードバックに基づいて変更を加えることが重要です。

ワークフローを視覚化するフローチャート テンプレート

Confluence には、さまざまな既成のマインド マッピング テンプレートとフローチャート テンプレートが用意されており、これらを使用すると、時間を節約し、より効果的なフローチャートを作成できます。

• フローチャート テンプレート: プロセスを個別のステップに簡単に分解できるため、各ステップを視覚化し、より効率的に作業する方法を明確にすることができます。

• ワークフロー テンプレート: ワークフローを計画して最適化し、効率を高めて一貫性を保ちます。

• スイムレーン テンプレート: このテンプレートを使用して、プロセスに関与するさまざまな役割、部門、またはチーム メンバーを計画します。

• コンセプト マップ テンプレート: 必要な数のノードを使用して詳細なマップを作成し、ナレッジを整理します。

Confluence でフローチャートを簡単に作成する

職場では効率化が不可欠です。そして、フローチャートはプロセスを計画し、改善の機会を探るための効果的かつ簡単な方法です。Confluence を使用すると、既成のテンプレートを使用して時間を節約し、オンライン ホワイトボードを使用してコラボレーションを強化できます。Confluence では、フローチャートやその他の視覚的なマップを簡単に作成できるだけではありません。Confluence ホワイトボードを使用すると、フローチャート上でコラボレーションし、リアルタイムでナレッジを共有できます。さらに、Confluence ホワイトボードを他のアトラシアン ツールと統合し、生産性を最大限に高めることができます。プロセスを効率化して時間とコストを節約するには、フローチャートから始めるのが最善です。Confluence ホワイトボードを使用して、フローチャートの作成とコラボレーションをこれまでになく簡単にする方法を詳しくご覧ください。