Полное руководство по управлению заинтересованными сторонами
Аумари Бенипайо
При запуске нового продукта, внедрении изменений или реализации стратегической инициативы успех во многом зависит от того, насколько эффективно вы работаете с заинтересованными сторонами. Освоив управление заинтересованными сторонами, вы сможете уверенно действовать в сложной среде, согласовывать интересы и вести работу над проектом при полной поддержке всех участников.
Понимание потребностей, интересов и ожиданий заинтересованных сторон помогает строить крепкие деловые отношения, развивать сотрудничество и снижать риски. Эффективное управление заинтересованными сторонами обеспечивает достижение целей проекта и делает результаты значимыми для всех, кто в них заинтересован.
Это руководство объясняет, что такое управление заинтересованными сторонами, рассматривает его ключевые элементы, лучшие практики и проверенные подходы к вовлечению и взаимодействию.
Кто такие заинтересованные стороны
В бизнесе заинтересованные стороны — это отдельные лица, группы или организации, заинтересованные в проекте или решении, поскольку его результаты влияют на них напрямую. Они могут быть внутренними или внешними.
Внутренние заинтересованные стороны — это отдельные лица или группы, в том числе сотрудники, менеджеры и руководители, непосредственно вовлеченные в деятельность компании и заинтересованные в ее решениях и результатах.
Внешние заинтересованные стороны — это отдельные лица или группы, не входящие в состав компании, например: клиенты, поставщики, инвесторы, государственные учреждения и местные сообщества. Они могут быть затронуты деятельностью компании или заинтересованы в ее успехе.
Что такое управление заинтересованными сторонами
Управление заинтересованными сторонами включает выявление, анализ, вовлечение и управление потребностями и ожиданиями отдельных лиц или групп, заинтересованных в проекте или затронутых им. Это требует понимания того, кто должен быть проинформирован, вовлечен или проконсультирован на каждом этапе проекта.
План управления заинтересованными сторонами проекта помогает выстраивать эффективную коммуникацию, учитывать возникающие вопросы и опасения, согласовывать ожидания заинтересованных сторон с целями проекта и в конечном счете способствует эффективному управлению проектом и достижению успеха.
Важность управления заинтересованными сторонами
Управление заинтересованными сторонами напрямую влияет на успех проекта или компании. Вот несколько причин, почему это имеет значение:
Повышение эффективности проекта
Успешное управление заинтересованными сторонами приводит в согласие цели проекта и ожидания сторон. Раннее и регулярное взаимодействие помогает понять потребности и встроить их в планирование и реализацию проекта. Когда интересы и ценности сторон учтены, результат проекта становится более успешным, а поддержка — более стабильной.
Улучшенное управление рисками
Управление заинтересованными сторонами помогает выявлять потенциальные риски и проблемы на ранних этапах жизненного цикла проекта. Активное взаимодействие позволяет руководителям проектов предвидеть и минимизировать риски до того, как они перерастут в серьезные проблемы. Кроме того, заинтересованные стороны часто могут дать представление о возможных сложностях.
Улучшение коммуникации
Эффективное управление обеспечивает открытое взаимодействие между проектной командой и заинтересованными сторонами. Регулярное общение помогает оставаться в курсе текущего статуса проекта, его изменений и принятых решений. Такая прозрачность укрепляет доверие, повышает вовлеченность при совместной работе и помогает всем оставаться на одной волне. При эффективной коммуникации заинтересованные стороны свободнее предлагают обратную связь и идеи.
Эффективное разрешение конфликтов
Управление заинтересованными сторонами помогает выявлять и разрешать конфликты между участниками с конкурирующими интересами или приоритетами. Открытый диалог и переговоры часто приводят к взаимовыгодным решениям. Руководители проектов могут использовать анализ заинтересованных сторон, чтобы понять баланс сил и влияния участников.
Устойчивые долгосрочные отношения
Эффективное управление заинтересованными сторонами формирует прочные, долгосрочные деловые отношения между компанией и заинтересованными лицами. Регулярное взаимодействие, внимание к их потребностям и предоставление ощутимой ценности укрепляют доверие и лояльность. Такие позитивные отношения создают основу для будущих возможностей, партнерств и поддержки инициатив компании.
Как работать с заинтересованными сторонами
Управление заинтересованными сторонами включает выявление, анализ и вовлечение отдельных лиц или групп, заинтересованных в проекте или затронутых его реализацией.
Выявляйте заинтересованные стороны
Проведите анализ заинтересованных сторон и определите их роли и обязанности на раннем этапе подготовки проекта с участием других людей. Этот процесс обычно включает мозговой штурм и определение лиц и организаций, которых непосредственно затронут результаты проекта. Задайте себе следующие вопросы:
- Чьи рабочие процессы изменятся в рамках проекта?
- Чье одобрение потребуется для его завершения?
- На чей конечный продукт повлияет проект?
Следующие методы помогают определить ключевые заинтересованные стороны проекта:
- Сеансы мозгового штурма. Собирайте проектную команду и экспертов, чтобы совместно определять потенциальные заинтересованные стороны.
- Матрица RACI. С помощью диаграммы RACI можно четко распределять роли и ответственность в проекте, определяя, кто отвечает за выполнение задачи, кто принимает решения, кто консультирует и кто информируется.
- Матрица «власть/интерес». Оценивайте и распределяйте заинтересованные стороны по уровню их полномочий и вовлеченности в проект. Это поможет выбрать подходящую стратегию взаимодействия.
- Матрица анализа заинтересованных сторон. Классифицируйте заинтересованные стороны по уровню их влияния и интереса с помощью матрицы.
- Опросы и интервью. Собирайте подробную информацию о потребностях, проблемах и ожиданиях заинтересованных сторон с помощью опросов и интервью.
Анализируйте заинтересованные стороны
Четкое определение ролей помогает заинтересованным сторонам понять, какие навыки, знания и ресурсы от них требуются. Это также снижает риск пробелов и недопонимания в процессе реализации проекта. Рекомендуется зафиксировать роли документально и регулярно к ним обращаться.
В Atlassian для этого используется таблица 2x4 в верхней части каждого проектного документа в Confluence. Так все участники знают, кто за что отвечает. Кроме того, Atlassian применяет систему DACI, в которой назначаются следующие роли:
- Драйвер (Driver) управляет взаимодействием заинтересованных сторонам и обеспечивает своевременное принятие решений.
- Утверждающий (Approver) имеет последнее слово при принятии решений.
- Участники (Contirbutors) предоставляют экспертные мнения или принимают непосредственное участие в проекте.
- Информируемые заинтересованные стороны (Informed stakeholders) получают уведомления о принятых решениях.
Методы анализа заинтересованных сторон включают следующее:
- Сетки воздействия/влияния. Расположите заинтересованные стороны в таблице в зависимости от уровня их влияния и степени воздействия проекта на них. Это помогает расставить приоритеты и определить стратегии взаимодействия.
- Модель значимости. Оценивайте заинтересованные стороны на основе их власти, легитимности и срочности. Это помогает определить ключевых участников, которым нужно уделить наибольшее внимание и вовлеченность.
- Карта заинтересованных сторон. Создайте визуальное представление о заинтересованных лицах, их взаимоотношениях и влиянии на проект. Этот инструмент поможет выявить ключевых игроков, потенциальных союзников и возможные препятствия. С этими задачами отлично справляются блок-схемы.
- SWOT-анализ для заинтересованных сторон. Проведите SWOT-анализ (анализ сильных и слабых сторон, возможностей и угроз) каждой заинтересованной стороны или их группы, чтобы понимать, как следует взаимодействовать с ними и решать их проблемы.
Задействование заинтересованных сторон
Для более эффективного взаимодействия с заинтересованными сторонами разработайте план:
1. Правильно начните работу
На вводном совещании по проекту определите ожидания участников в отношении коммуникации. Это поможет обеспечить их вовлеченность, установить периодичность совещаний и определить процесс принятия решений. Организуйте это совещание на основе обратной связи, сократив время презентации до минимума. Используйте дорожную карту проекта, чтобы сформулировать этапы и задачи проекта и проанализировать их.
2. Систематизируйте обмен информацией
Когда заинтересованные стороны получают все необходимые сведения, это укрепляет доверие и избавляет от ненужных вопросов и необходимости последующих встреч. Также благодаря этому заинтересованные стороны быстрее принимают решения для возникающих проблем.
С Confluence участники проекта получат беспрепятственный доступ к информации в централизованном узле документации. В центре документации возможны такие разделы, как обзор проекта, его цели, объем работ, основные этапы, роли и обязанности участников команды, недавно обновленные страницы и связанные ссылки.
3. Разработайте стратегию коммуникации
Составьте план взаимодействия с участниками проекта, иначе вы будете выходить на связь без четкого графика, «как придется», а этого как раз следует избегать. Чтобы эффективно управлять взаимодействием с заинтересованными сторонами, необходимо определить даты, методы и задокументировать время последующих собраний.
Как понять ожидания заинтересованных сторон?
Чтобы взаимодействие с заинтересованными сторонами было плодотворным, с самого начала обговорите реалистичные ожидания. Сообщите об объеме работ, целях, результатах, ограничениях, препятствиях и потенциальных рисках проекта.
Если возникнет сопротивление переменам, сначала определите, интересы каких заинтересованных сторон задеты. Не оставляйте без внимания их вопросы: заранее рассказывайте о преимуществах и необходимости изменений. Сосредоточьтесь на том, насколько это соответствует их интересам. Привлекайте к принятию решений сопротивляющиеся стороны — это способствует формированию чувства ответственности и заинтересованности. Чтобы помочь им адаптироваться к изменениям, предоставьте обучение, поддержку и ресурсы.
На протяжении всего проекта следует отслеживать и регулировать ожидания заинтересованных сторон, как только возникает такая необходимость. Регулярно сообщайте о прогрессе, достижении контрольных точек и любых отклонениях от первоначального плана. Активно прислушивайтесь к отзывам участников проекта и оперативно решайте проблемы. При необходимости корректируйте ожидания по мере продвижения проекта или в случае изменения обстоятельств.
Если объемы работы или ожидаемые результаты существенно меняются, спрашивайте мнения заинтересованных сторон и постарайтесь заручиться их одобрением. Такое последовательное взаимодействие помогает достичь согласованности и уменьшить количество недопониманий.
Рекомендации по управлению взаимодействием с заинтересованными сторонами
Рекомендации по управлению взаимодействием включают определение заинтересованных сторон на начальных этапах проекта, вовлечение их в принятие решений, отслеживание взаимодействия и оперативное урегулирование конфликтов.
Определите заинтересованные стороны на начальном этапе
Определите заинтересованные стороны в самом начале проекта — так вы сможете учитывать их потребности на этапе планирования. Используйте анализ заинтересованных сторон, карты и матрицы RACI, чтобы понять их интересы, проблемы и потенциальное влияние.
Привлекайте заинтересованные стороны к принятию решений
Вовлечение заинтересованных сторон способствует формированию чувства ответственности и повышает вероятность успеха. Регулярно общайтесь с ними, просите обратную связь и учитывайте различные точки зрения при принятии решений.
Такой совместный подход позволяет соотнести ожидания с целями и решить проблемы. Чтобы заинтересованным сторонам было проще понять ход проекта и эффективно поспособствовать его развитию, используйте доски Kanban и диаграммы Ганта для визуализации задач и хронологию проекта. Эти инструменты могут повысить производительность, обеспечив четкое представление о ходе проекта и узких местах.
Отслеживайте взаимодействие с заинтересованными сторонами
Ведите подробный учет всех видов взаимодействия с участниками проекта, включая встречи, электронные письма и звонки. Таким образом вы сможете ответить на все их вопросы и выполнить все обязательства. Используйте реестры заинтересованных сторон, журналы сообщений или инструменты управления проектами. Регулярно пересматривайте и обновляйте информацию о заинтересованных сторонах, чтобы учесть любые изменения.
Разрешайте конфликты как можно скорее
Конфликты между заинтересованными сторонами с конкурирующими интересами являются обычным явлением. Их следует разрешить как можно скорее, прежде чем эскалация повлияет на выполнение проекта.
Урегулирование конфликтов поддерживает позитивные отношения. Поощряйте открытое общение, чтобы понимать коренные причины. Путем переговоров и компромисса ищите взаимовыгодные решения. Если необходимо, к посредничеству следует привлекать нейтральные третьи стороны.
Расширьте возможности взаимодействия с заинтересованными сторонами с помощью Confluence
Информирование заинтересованных сторон и согласование их действий могут оказаться непростой задачей, особенно когда они работают в разных командах или располагаются в разных местах. Управление заинтересованными сторонами позволяет людям и командам работать максимально эффективно, сводя проблемы к минимуму.
Работая на опережение, чтобы заинтересованные стороны получали четкое представление о происходящем, вы сможете заложить прочную основу в качестве руководителя проекта. Однако без централизованной коммуникационной платформы вы можете столкнуться с такими проблемами, как пропущенная информация об обновлениях, отсутствие прозрачности, недопонимание, трудности с отслеживанием отзывов или решений и неэффективные каналы для коммуникации.
Чтобы расширить возможности коммуникации с заинтересованными сторонами, используйте Confluence. У этого инструмента есть следующие ключевые особенности и преимущества:
- Единый центр. Создавайте специальные разделы или страницы для каждого проекта, чтобы делиться обновлениями, документами и обсуждениями со всеми заинтересованными сторонами.
- Сотрудничество в реальном времени. Позвольте заинтересованным сторонам комментировать, оставлять отзывы и совместно работать над документами. Это способствует формированию прозрачности и согласованной работе между командами.
- Шаблон плана взаимодействия. Используйте бесплатный шаблон плана взаимодействия в Confluence, чтобы определить стратегию, заинтересованные стороны, методы, периодичность и суть взаимодействия.
- Уведомления и @упоминания. Держите заинтересованных лиц в курсе дел с помощью @упоминаний на соответствующих страницах или в комментариях и включите уведомления.
- Интеграция. Подключайте такие инструменты, как Jira и Trello, для централизованного доступа к проектной информации.
С помощью бесплатного шаблона плана взаимодействия с заинтересованными сторонами от Confluence вы сможете оптимизировать коммуникацию, повысить прозрачность и обеспечить согласованность на протяжении всего жизненного цикла проекта.
