Что такое управление проектами?
Завершайте больше проектов (испытывая меньше напряжения)
Просмотр тем
Управление проектами — это процесс, в ходе которого навыки, инструменты и технологии используются для планирования, выполнения, отслеживания и завершения проектов в установленные сроки. Это помогает согласовать деятельность команды со SMART-целями и критериями успеха с учетом имеющихся ограничений.
В этой статье рассматриваются разнообразные методики, этапы управления проектами, а также важнейшие навыки, которыми должен обладать хороший руководитель проекта. Вы изучите базовые принципы управления проектами и поймете, почему эта деятельность важна абсолютно для любой компании.
Project management approaches
There’s no single strategy for completing a successful project—just like there’s more than one way to cook an egg. That’s where project management approaches come in. These are broad ways to organize and manage projects, and they fall into three main categories:
- Predictive approaches involve detailed planning at the start and follow a fixed sequence of steps. It works best when project requirements are clear and unlikely to change.
- Adaptive approaches are flexible and allow teams to adjust plans as the project progresses. It’s ideal when requirements may change or aren’t fully known from the beginning.
- Hybrid approaches combine elements of both predictive and adaptive methods. Teams might use predictive planning for some phases and switch to adaptive methods for others, balancing structure with flexibility.
Типы управления проектами
Вы, наверное, знакомы с поговоркой «все дороги ведут в Рим». Нет единого рецепта для крутых проектов. И здесь вам пригодятся методики управления проектами — специальные наборы правил, принципов и процессов.
Слово «методика» может навевать скуку, но на самом деле здесь есть возможности для инноваций! Важно заметить, что часто команды и компании не зацикливаются только на одной методике, а комбинируют их. Какой бы подход вы ни выбрали, он должен способствовать формированию устойчивой культуры прозрачности.
1. Управление проектами по методике Agile
Думаете, первым шагом в процессе управления проектами будет планирование? Не совсем. Прежде чем создавать стратегию по выполнению проекта, нужно получить поддержку заинтересованных сторон. Для этого нужен устав проекта, в котором излагается бизнес-задача проекта для подтверждения. Мы рекомендуем использовать вместо устава карту проекта, потому что этот формат удобнее для восприятия, легче и быстрее читается. На этом этапе необходимо ответить на следующие вопросы:
- Каков бизнес-сценарий проекта? (Вам поможет наш шаблон стратегического плана.)
- Осуществим ли проект?
- Стоит ли за него браться?
Проще говоря, на этом этапе, прежде чем вкладывать ресурсы, вы решите, стоит ли вообще начинать проект.
Отличный способ начать подобное обсуждение — инсценировка краха, мысленное упражнение, в ходе которого нужно представить, что может пойти не так, и решить, как это предотвратить.
Подход к управлению проектами по методике Agile итеративный и более гибкий, чем каскадный. Командам DevOps рекомендуют разбивать проекты на части, которые можно выполнить за короткий промежуток времени (спринт). После каждого спринта команда снова оценивает текущую работу и вносит любые необходимые коррективы, чтобы не отклоняться от цели.
2. Каскадная модель управления проектами
Если говорить о традиционном, поэтапном управлении проектами, то это — каскадная модель. По этой методике работа над проектом разбивается на этапы. Когда заканчивается один, начинается другой. Этапы не пересекаются во времени.
3. Scrum
Возьмите кофе и не забудьте кабель питания — время пришло! Закатайте рукава и приступайте к заданиям, руководствуясь планом проекта. На этапе выполнения вы будете делать следующее.
- Распределять ресурсы.
- Контролировать выполнение заданий исполнителями.
- Проводить планерки.
- Настраивать системы отслеживания.
На этот этап приходится основная часть работы. Кроме того, вы заметите, как проект обретает форму по мере воплощения. Видите? Этап планирования окупил себя.
Управление проектами по системе Scrum — одна из самых популярных методик Agile, используемых руководителями проектов. Как и Agile, Scrum базируется на непрерывном совершенствовании. Системы типа Scrum помогают направить мышление в соответствии с принципами Agile и освоить их в повседневном общении и работе. Доски Scrum в Jira помогают командам выполнять задачи постепенно и итеративно, управляя работой от спринта к спринту.
4. Бережливое управление проектами
5. Kanban
Kanban — это особая реализация бережливого управления проектами. Задачи проекта наглядно представлены на доске Kanban, что позволяет участникам команды отслеживать состояние каждой задачи в любой момент. Доска Kanban в Jira дополняет этот процесс и способствует непрерывной поставке, помогая командам задавать рабочие процессы и устранять узкие места.
Инструменты для управления проектами
Выбор подходящего программного обеспечения для управления проектами может оказаться непростой задачей. Чтобы ваша команда получила максимальную отдачу от инструмента управления проектами, рекомендуется найти решение со следующими возможностями.
- Календарь с общим доступом для отслеживания контрольных точек и сроков проекта
- Совместный доступ к файлам и документам для удобства совместной работы
- Создание списков заданий и назначение заданий участникам команды
- Отслеживание выполнения проекта и создание отчетов
- Упрощение и оптимизация коммуникации между участниками команды и заинтересованными сторонами
- Оценка продолжительности и бюджета проекта
- Возможность комментирования заданий и предоставления отзывов участниками команды
- Создание автоматических напоминаний и уведомлений
- Настройка шаблонов проектов для оптимизации их создания
- Управление ресурсами и рабочей нагрузкой
- Отслеживание проблем и рисков
- Управление запросами на изменение
- Создание подробных отчетов
- Мониторинг производительности по проекту
Руководители проектов используют множество средств, помогающих планировать, выполнять и отслеживать проекты. Ниже перечислено несколько самых популярных инструментов.
- Диаграммы Ганта — это наглядные хронологии, на которых отображаются задачи по проектам, их продолжительность и зависимости. С помощью этих диаграмм руководители могут планировать действия и отслеживать прогресс в динамике.
- Структура распределения работ (WBS) — иерархическое представление задач по проекту, в котором крупные проекты разбиваются на небольшие части.
- Хронологии проектов — это хронологические представления контрольных точек и сроков проектов.
- Дашбоарды — настраиваемые панели, на которых наглядно показаны ключевые метрики, обновления статусов и показатели эффективности по проектам.
- Доски. Agile-команды используют доски Scrum для управления спринтами и бэклогами продуктов, а доски Kanban — для управления рабочими процессами и ограничения количества текущих задач.
Эти и другие инструменты доступны в Jira. Для них можно настроить собственные рабочие процессы, чтобы с удобством отслеживать задачи, пользовательские истории и задания.
Шаблоны для управления проектами
Шаблоны для управления проектами — это «горячие клавиши», которые экономят время, стандартизуют процессы и помогают не изобретать велосипед для каждого проекта. Руководствуясь понятной и знакомой структурой, ваша команда будет действовать более слаженно. Вот самые популярные шаблоны для каждого этапа управления проектами.
Инициация
Эти шаблоны помогут запустить проект.
- Конкурентный анализ: изучите конкурентов.
- SWOT-анализ: определите свои сильные и слабые стороны, оцените возможности и угрозы.
- Мозговой штурм: пробудите свой творческий потенциал на хорошо организованном сеансе мозгового штурма.
Планирование
Эти шаблоны планирования помогут заложить основу для успеха будущего проекта.
- План проекта: создайте дорожную карту всего проекта.
- Запуск проекта: начните проект правильно благодаря тщательно продуманному вводному собранию.
Выполнение
Эти шаблоны для выполнения помогут двигать проект вперед.
- Доска Kanban: наглядно представляйте рабочий процесс и управляйте задачами.
- Отслеживание задач: контролируйте, кто, что и когда делает.
- Доска Scrum: Agile-команды используют этот шаблон для управления спринтами.
- Структура распределения работ: разбивайте сложные проекты на посильные задачи.
- Диаграмма Ганта: визуализируйте хронологию проекта.
- Дорожная карта проекта: разработайте долгосрочную стратегию проекта.
- Протокол собрания: проводите продуктивные командные собрания и тщательно документируйте их.
Мониторинг
Шаблон статуса проекта поможет держать заинтересованные стороны в курсе дел путем регулярных обновлений и следить за продвижением проекта.
Завершение
Эти шаблоны помогут эффективно закончить работу над проектом.
- Ретроспектива: вспомните, что прошло хорошо, и подумайте, что можно улучшить.
- Анализ пяти «почему»: обсудите первопричины проблем, с которыми вам пришлось столкнуться.
В Jira есть не только эти, но и другие шаблоны, помогающие командам повысить производительность и оптимизировать управление проектами. Хотите узнать больше? Ознакомьтесь со всей библиотекой бесплатных шаблонов для управления проектами Atlassian.
Оптимизируйте управление проектами с помощью Jira
Управление проектами помогает командам поддерживать порядок, соблюдать сроки и достигать качественных результатов. Jira — эффективный инструмент управления проектами, оптимизирующий работу. Настраиваемые рабочие процессы, возможности для сотрудничества в реальном времени и универсальные представления доски облегчают отслеживание задач, управление ресурсами и формирование информативных отчетов.
