Полное руководство по блок-схемам

Что такое блок-схема?

Блок-схема позволяет наглядно отобразить процедуру или рабочий процесс. Для представления отдельных этапов в ней используются символы и фигуры, соединенные линиями.

Блок-схемы находят широкое применение в управлении проектами. Например, с их помощью можно показать, как команда обрабатывает запросы в службу поддержки клиентов, начиная с отправки заявки клиентом и заканчивая решением проблемы. Некоторые руководители проектов даже объединяют блок-схему с диаграммой Ганта, чтобы создать более детальный план проекта.

Преимущества блок-схем

У блок-схем есть ряд преимуществ для управления работой и проектами, а также для методик Agile.

• Визуализация сложных процессов. Диаграммы разбивают сложные темы на более простые и понятные части.
• Стандартизация и документирование процессов. Команды договариваются о том, как должны работать процессы, и записывают все это для дальнейшего использования.
• Слаженная работа команды. Благодаря блок-схемам каждый участник команды понимает весь процесс и точно знает свои обязанности.
• Улучшение коммуникации. Изображения в блок-схемах уменьшают недопонимание в команде.

Flowchart symbols & what they mean

Flowcharts utilize various symbols, and each shape or symbol has a specific meaning and plays a distinct role in making flowcharts easier to read at a glance. Here’s a quick breakdown of some of the different symbols and how they’re used for process mapping:

• Arrows: Arrows show the flow from one step to the next. When reading a flowchart, follow these arrows to ensure you’re looking at the process in the correct order.
• Ovals: Ovals represent the start or end of a process, so you know where to start as soon as you glance at a flowchart.
• Rectangles: Rectangles represent a single step or process within the flowchart.
• Diamonds: Diamonds are used to indicate a decision point. When you see a diamond, you must make a yes or no decision at that point.
• Parallelagrams: Parallelagrams are used to denote data in flowcharts.

Когда следует использовать блок-схемы?

Блок-схемы полезны, когда требуется разбить сложные задания на части и отобразить шаги, необходимые для получения результата. Они удобны в управлении проектами, моделировании бизнес-процессов, программировании и даже в повседневной деятельности.

Это поистине бесценный инструмент в таких ситуациях, как прием на работу и обучение новых сотрудников, улучшение процессов, планирование, коммуникация и сотрудничество, а также составление документации.

Типы блок-схем

Существует несколько типов блок-схем, каждая из которых подходит для определенной задачи. Рассмотрим несколько примеров блок-схем.

Блок-схема системы

Блок-схема системы похожа на дорожную карту. На ней показаны все остановки (этапы) процесса. Она наглядно иллюстрирует, как части системы взаимодействуют друг с другом. Так, блок-схему системы можно использовать, чтобы продемонстрировать, как заказы клиентов поступают к курьерам в службе доставки пиццы.

Диаграмма рабочего процесса

Диаграмма рабочего процесса — это блок-схема, отображающая порядок шагов для выполнения задания или процесса. Ее можно сравнить с кулинарным рецептом, в котором расписан каждый шаг приготовления блюда.

Воспользуйтесь бесплатным шаблоном рабочего процесса.

Диаграмма потоков данных

Диаграмма потоков данных (DFD) показывает, как данные перемещаются по системе — откуда они поступают, куда попадают и как хранятся. Например, можно построить DFD, показывающую управление приемом новых сотрудников в компанию и сохранением информации о них. Эта диаграмма полезна для руководителей проектов: по ней удобно анализировать перемещение информации в базе данных предприятия. Это помогает точнее отслеживать и лучше обрабатывать данные, за счет чего повышается эффективность и качество управления проектами.

Блок-схема принятия решений

Как понятно из названия, эта блок-схема помогает принимать решения. Разветвляясь, как крона дерева, она показывает разные варианты решений и их последствия. Она облегчает процесс принятия решений с самого первого вопроса. По мере прохождения через блок-схему каждый ответ будет порождать новые вопросы, и этот процесс будет развиваться, пока не приведет к какому-либо решению.

Блок-схема Swimlane

Блок-схема Swimlane наглядно показывает роли и обязанности в процессе. Эта блок-схема строится в виде дорожек (как в бассейне), каждая из которых назначена определенному сотруднику или группе. Например, в бизнесе это могут быть «отдел продаж», «маркетинг» или «юридический отдел».

Воспользуйтесь бесплатным шаблоном диаграммы Swimlane.

5 simple steps to make a flowchart

The process of creating a flowchart is pretty straightforward. Let’s look at the five steps you must follow to make an effective flowchart for your business.

1. Identify the process you want to map

The first thing you need to do is figure out what you’re trying to map out. This could be a process you’re trying to make more efficient or something specific to the project you’re currently working on. Each flowchart should map out a single process.

2. Break the process into steps

Now it’s time to break the process down into individual steps so it’s easier to follow. Ensure that you include every step involved in the process.

Let’s say you’re breaking down how to handle customer service tickets. You don’t want to leave out any steps, especially if that step involves elevating the ticket or assigning it to a specific team. Think about every step of the process you’re mapping out.

3. Choose flowchart symbols to use

We mentioned the different flowchart symbols earlier, and these symbols play a crucial role in mapping out processes. Choose symbols to represent actions, decisions, and outcomes before you start mapping anything out. As you create your flowchart, maintain consistency in the symbols you use and use arrows to indicate the flow of the process.

4. Draw the chart

Now that you’ve figured out everything, you can start making your flowchart. Remember to keep your symbols consistent throughout the flowchart, and don’t worry if it’s not perfect the first time. Project collaboration is crucial in process mapping, enabling teams to identify gaps, refine steps, and ensure that the flowchart accurately reflects how work is done.

5. Review the chart and refine based on feedback

Once your flowchart is complete, review and share it with others to collect feedback. Flowcharts support knowledge sharing, so sharing them with various teams and making changes based on their feedback is essential.

Советы по созданию эффективных блок-схем

Чтобы блок-схема была эффективной, примите во внимание следующие полезные подсказки.

• Подберите оптимальный тип блок-схемы для своей команды. Для разных процессов могут подходить разные типы блок-схем.
• Придерживайтесь единообразия. Единообразное применение символов и цветов сделает блок-схему понятнее.
• Проанализируйте цель. Убедитесь, что вы понимаете, зачем строите блок-схему, и какой результат хотите получить. Это позволит выбрать оптимальный дизайн.

Визуализируйте рабочие процессы с помощью блок-схем

Блок-схемы — поистине незаменимый инструмент при улучшении рабочих процессов. Их очень легко строить с помощью интерактивных досок Confluence. Confluence позволяет проводить мозговые штурмы, визуализировать идеи и воплощать их в жизнь, не покидая платформы: можно собрать все данные в одном месте и видеть полную картину своей работы. А наличие специализированных функций для таких фреймворков, как Scrum и Kanban, делает это решение мощным инструментом для создания блок-схем.