借助 Loom 提升利益相关者参与度
关键要点
- 高效的利益相关者参与能够保障项目方向统一，确保对应人员及时知晓情况、参与事务，并随时准备给出意见建议。
- 利益相关者参与的常见难题有：反馈滞后、预期标准模糊、进度同步会议过多。
- 异步视频便于向利益相关者同步项目进展，无需额外安排实时会议。
- Loom 简化了向利益相关者同步进展的工作，您仅依靠这一款工具就能完成视频录制、编辑与分享。
无论您是制定公司重要决策，还是推进重大项目，及时向利益相关者同步信息都至关重要。合适的利益相关者能够提供背景信息、反馈意见以及审批，助力团队契合宏观业务目标。
倘若反馈滞后、进度更新零散，或是每项决策都要额外开会研讨，利益相关者参与便会困难重重。
借助 Loom 视频开展详实充分的沟通，是规避这类问题的绝佳方式。了解如何使用 Loom 向利益相关者传递更清晰的进度更新、异步收集反馈意见，保障项目稳步推进。
如何借助 Loom 提升利益相关者参与度
提升利益相关者的参与度，首先要在在恰当时间、以合适形式传递精准信息。Loom 依靠异步录制视频实现这一点，利益相关者可依照自身时间表观看、回看视频并给出回复。
第 1 步：确定不同利益相关者各自需要哪类进度更新
在录制视频向利益相关者同步进度前，先梳理清楚各利益相关者分别需要哪一类进度更新。并非所有利益相关者都需要同等详尽的信息，团队应当确定：哪些人只需知晓整体概况，哪些人要负责审阅或审批事项，还有哪些人仅需偶尔同步简要进度更新。
以下是梳理并归类利益相关者的几点技巧：
- 按照影响力、参与程度或决策职责对利益相关者进行分组
- 根据利益相关者的实际需求匹配对应的汇报形式
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避免向所有利益相关者同步相同信息，造成信息过载
第 2 步：录制视频前，先明确本次传达信息的目的
录制之前，先确定本次向利益相关者同步进度要达成什么目标。您是单纯向利益相关者告知情况、征集反馈意见、阐释某项决策，还是申请审批？
您可以自问几个简单问题，理清传达信息的目的，例如：
- 您希望观看者了解哪些内容？
- 您希望他们看完后采取什么行动？
- 他们需要哪些背景信息才能读懂这条消息？
- 该信息会对哪些人产生影响？
本次进度更新对整体项目有何影响？
第 3 步：录制简洁的 Loom 视频，补充完整背景信息
使用 Loom 录制一段精简视频，为利益相关者提供所需的背景信息。讲解推导逻辑时，在屏幕上展示相关文档、幻灯片、仪表板、设计或项目页面。
以下几条技巧可以帮您制作效果更佳的 Loom 视频：
- 视频内容只围绕一项进度更新或单一主题展开
- 说明发生了哪些变动、变动的重要性，以及利益相关者需要重点留意的事项
- 借助视频传递文字难以呈现的语气、推导逻辑与背景详情
您可以使用 Loom 自带编辑器删减视频里多余、重复的片段，让内容条理更清晰。
第 4 步：在合适的沟通渠道异步分享 Loom 视频
完成 Loom 视频录制与编辑后，在利益相关者日常办公沟通的平台进行分享。目的是让这份进度更新便于利益相关者查找、随时回看。
您可根据利益相关者常用的协作平台，在 Confluence、Jira、Slack、Teams 等工具或电子邮件中分享 Loom 视频。
第 5 步：引导利益相关者直接在视频上留下反馈意见
与核心利益相关者分享视频后，引导他们通过 Loom 提供反馈。利益相关者可以直接在视频上添加评论，方便查看反馈，无需翻阅各个独立对话记录。
除了评论，利益相关者还可通过视频回复和表情互动提出反馈。所有反馈都统一汇总在 Loom 内，方便您就进度更新与各利益相关者沟通。
第 6 步：将反馈转化为决策、行动以及后续跟进更新
收到利益相关者的意见后，团队需依据意见明确后续步骤。这能让利益相关者全程参与推进工作，而非仅仅被动观看消息。
下面是将反馈落实为决策与行动的几条建议：
- 总结已敲定的决议内容
- 记录行动项
- 如果进度更新发生重大变动，录制一段简短的 Loom 跟进视频
您还可以借助 Loom AI 生成内容摘要、行动项以及决策日志，方便检索相关背景信息。
第 7 步：搭建可重复使用的利益相关者沟通资料库
视频资料库是 Loom 最实用的功能之一，您可借此搭建一套可复用的利益相关者沟通资料库。这使后续观看者能够回看各项决策、依据与项目背景信息，清晰了解这些决策对项目造成的影响。
您可以按照项目、团队或举措对视频分类整理，便于日后快速查找重要的利益相关者进度更新。