"As equipes de produto precisam de autonomia para inovar com eficácia. Mas, à medida que as organizações crescem, essa autonomia pode gerar caos sem a estrutura correta."
Como gerente de produto sênior do Jira Product Discovery, encontro com frequência esse desafio em conversas com clientes de todos os setores e tamanhos. A pergunta sempre torna a surgir: como você capacita as equipes a trabalharem com autonomia e, ao mesmo tempo, mantém consistência suficiente para que a organização funcione com eficiência?
O ponto de ruptura
Há um momento que toda organização em crescimento enfrenta. Com uma ou duas equipes de produto, tudo funciona sem problemas. Quando você tem cinco equipes, as "rachaduras" começam a aparecer. Mas e quando você atinge dez ou vinte equipes? É quando as coisas "quebram".
Vejo esse padrão com frequência nas conversas com nossos clientes. As equipes de produto não estão agindo sozinhas — elas precisam interagir com a liderança para alinhar as metas da empresa, com as equipes de engenharia para desenvolver e divulgar suas ideias e com o marketing e as vendas para promover suas funções. Quando você tem apenas algumas equipes trabalhando diferente, o resto da organização pode se adaptar. Mas à medida que você cresce, o que antes era gerenciável se torna um caos.
O que torna esse ponto de ruptura interessante é que ele no geral vem do sucesso, não do fracasso. Cada uma de suas equipes de produto está tendo sucesso à sua maneira: algumas focadas em atender às necessidades do cliente por meio de sessões de co-design e melhorias de usabilidade, outras abordando a estabilidade da plataforma e o desempenho do sistema. Cada equipe está trabalhando bem à sua maneira, usando processos que fazem sentido para seu contexto. Mas sem uma estrutura comum que mantenha tudo unido, esse mesmo sucesso se torna insustentável.
Resolvendo com medidas extremas
Por meio de inúmeras conversas com clientes, vi duas tentativas comuns de resolver esse desafio de coordenação da equipe de produtos. Algumas organizações tentam forçar a padronização completa, fazendo com que cada equipe de produto use processos, templates e ferramentas idênticos. Outros seguem o caminho oposto, permitindo que as equipes operem com total independência e esperando que as peças de alguma forma se juntem.
Nenhum dos extremos funciona. Como me disse um líder de operações de produto: "Quando a gente tentou fazer com que todas as nossas equipes de produto trabalhassem da mesma forma, isso gerou trabalho sem empenho. As equipes faziam o trabalho, mas sem vontade" Por outro lado, a autonomia total levou à fragmentação e ineficiência. As equipes de produto não conseguiram compartilhar os aprendizados com eficácia, as partes interessadas tiveram dificuldade em entender o panorama geral e as oportunidades de colaboração foram perdidas.
3 elementos para encontrar o equilíbrio certo
As organizações mais bem-sucedidas enfrentam esse desafio com três elementos-chave que criam equilíbrio sem sacrificar a autonomia.
Uma linguagem comum vem em primeiro lugar: formas compartilhadas de discutir metas, fases de desenvolvimento e esforços que permitem uma comunicação clara sem ditar o processo. Em seguida, eles estabelecem visualizações consistentes que permitem que as equipes trabalhem à sua maneira e, ao mesmo tempo, dão às partes interessadas a clareza de que precisam. Por fim, os elementos levam a práticas recomendadas por meio de uma combinação de cultura, estruturas flexíveis e ferramentas de suporte.
Neste artigo, a gente vai examinar como esses elementos funcionam juntos para encontrar o equilíbrio certo entre autonomia da equipe e clareza organizacional. Você vai ver exemplos específicos de como diferentes tipos de equipes de produto, desde aquelas focadas em funções voltadas para o cliente até aquelas que trabalham com capacidades da plataforma, podem manter suas abordagens exclusivas e, ao mesmo tempo, contribuir para uma meta compartilhada.
Criando uma linguagem comum
Uma observação importante para as equipes de produto é que elas não precisam trabalhar da mesma maneira — elas só precisam estar alinhadas na comunicação. Por meio do nosso trabalho com os clientes, a gente identifica três elementos-chave que criam essa compreensão compartilhada sem abrir mão da autonomia da equipe:
Metas que conectam equipes
Um de nossos clientes, por exemplo, estabeleceu uma meta para toda a empresa de aumentar a satisfação do cliente em 80%. Suas equipes de produto abordaram essa meta de jeitos muito diferentes com base em seu contexto:
- Uma equipe se focou em reduzir o número de cliques necessários para atingir metas em comum
- Outra se concentrou em melhorar a confiabilidade do sistema e reduzir o tempo de inatividade
- Uma terceira priorizou a precisão dos resultados da pesquisa
Mesmo objetivo, abordagens diferentes, mas todos entenderam como seu trabalho contribuiu para o panorama geral.
Fases que criam clareza
Em vez de forçar as equipes a adotarem processos rígidos, as organizações bem-sucedidas padronizam os marcos. A Atlassian descobriu quatro fases principais que funcionam em diferentes tipos de equipes de produto:
- Pesquisa: compreensão completa do problema
- Teste: solução dimensionada e validada
- Prática: função implantada para todos
- Impacto: resultados após 3 meses
Quando uma equipe de produto diz que está na fase "Teste", todos sabem o que isso significa: eles entendem o problema e estão validando soluções. Mas como ela chegam lá? Depende de cada equipe.
Avaliação de esforço que faz sentido
A terceira peça é uma estrutura comum para medir o esforço. Essa medida não significa que todas as estimativas da equipe funcionem da mesma maneira, mas sim que elas expressam suas expectativas da mesma forma. As equipes de plataforma podem considerar a complexidade do sistema e o risco de implantação, enquanto outras equipes de produto se concentram na complexidade da interação com o usuário, mas podem comunicar essas avaliações de uma forma que todos entendam.
Junte tudo
Quer um exemplo de como unir esses três elementos? Confira meu webinar Como as operações de produtos podem encontrar o equilíbrio certo entre autonomia e consistência, onde dou um exemplo prático de como duas equipes diferentes podem trabalhar de jeitos muito distintos para atingir o mesmo objetivo.
Project management
Keeping multiple product initiatives on track is no small feat. The product operations manager supports product managers by coordinating complex projects and timelines, tracking progress against product roadmaps, and managing the countless dependencies between teams. They anticipate potential roadblocks and clear the path for on-time delivery.
Criação de visualizações consistentes
Com uma linguagem comum estabelecida, o próximo desafio é tornar o trabalho visível em toda a organização. É aqui que muitas equipes de produto enfrentam uma dificuldade bem comum: o exercício trimestral de roteiro.
Esse desafio acontece muito. As equipes de produto passam horas elaborando seus roteiros, cada uma usando formatos que fazem sentido para seu trabalho. Algumas criam planilhas com dados porque estão acompanhando dependências complexas. Outras preferem slides para apresentações de partes interessadas. Outras ainda mantêm seus roteiros em ferramentas de engenharia para acompanharem o trabalho de desenvolvimento.
What businesses need product operations?
Qual é o resultado? As equipes de operações de produto enfrentam uma tarefa impossível. Elas precisam forçar cada equipe a recriar seus roteiros em um formato padronizado (demorado e propenso a erros) ou tentar consolidar elas mesmas formatos diferentes (ainda mais demorados e propensos a erros).
A solução não é forçar todos a usar a mesma ferramenta, mas criar abordagens de visualização que funcionem tanto para as equipes de produto quanto para as partes interessadas. Veja como organizações bem-sucedidas fazem isso:
Visualização na fonte
Em vez de copiar informações entre ferramentas, as organizações líderes visualizam os dados onde eles estão. Por exemplo, uma equipe de produto pode preferir uma visualização do quadro organizada por fases de desenvolvimento, enquanto outra precisa de uma visualização do cronograma para gerenciar dependências complexas. Cada equipe mantém seu fluxo de trabalho à sua maneira, mas as partes interessadas podem obter uma visão unificada do roteiro que mostra informações consistentes sobre metas, fases e cronogramas em todas as equipes. Chega de copiar e colar entre ferramentas, chega de atualizações manuais em vários lugares.
Elementos comuns, visões diferentes
O sucesso com visualizações consistentes começa com a compreensão do seu público. Embora as equipes de produto precisem de informações minuciosas para seu trabalho diário, as partes interessadas no geral se concentram em um conjunto menor de elementos críticos que ajudam a entender o progresso e tomar decisões. No geral, tudo se resume a alguns elementos críticos:
- Metas para as quais o trabalho contribui, para que a liderança possa acompanhar o progresso em direção aos objetivos da empresa
- Fase atual de desenvolvimento (pesquisa, teste, prática, impacto), dando uma ideia clara do progresso e das próximas etapas
- Prazos esperados para entrega, permitindo uma melhor coordenação entre as equipes e com as partes interessadas externas
