O que é o Kanban na gestão de projetos? Explicando a metodologia

Principais conclusões

• O Kanban é uma estrutura Ágil visual que mantém o trabalho em andamento gerenciável e promove a melhoria contínua por meio de fluxos de trabalho transparentes.

• As equipes usam quadros e cartões Kanban para rastrear tarefas, identificar gargalos e otimizar os ciclos de entrega.

• As principais práticas incluem definir limites de trabalho em andamento (WIP), padronizar fluxos de trabalho e usar métricas, como tempo de ciclo e diagramas de fluxo cumulativo.

• As equipes usam limites de WIP nos quadros Kanban para manter o foco, gerenciar a capacidade e manter o trabalho fluindo.

O Kanban é um método de gerenciamento de fluxo de trabalho que ajuda as equipes a visualizar o trabalho, limitar o trabalho em andamento e melhorar a forma como as tarefas avançam do início ao fim. 

Ao tornar o trabalho visível e gerenciável, o Kanban oferece às equipes uma maneira mais clara de priorizar, colaborar e entregar valor com mais consistência.

Este guia aborda os princípios fundamentais do Kanban, como os quadros e cartões funcionam, os benefícios de usar o Kanban, como ele se compara ao Scrum e as ferramentas que apoiam as equipes que usam o Kanban para gerenciar o trabalho.

O que é Kanban?

O Kanban é um método visual de gerenciamento de fluxo de trabalho que permite às equipes otimizar e melhorar sempre a entrega de trabalho ao visualizar tarefas, limitar o trabalho em andamento e focar na eficiência do fluxo. 

Em um sistema Kanban, as equipes visualizam as tarefas em um quadro, movem o trabalho por estágios definidos e usam limites claros para evitar que muito trabalho se acumule de uma vez. Um dos principais princípios do Kanban é tornar os fluxos de trabalho mais fáceis de visualizar, gerenciar e aprimorar. 

Em vez de planejar o trabalho apenas em ciclos fixos, o Kanban oferece suporte a um fluxo contínuo em que as equipes podem ajustar as prioridades conforme o trabalho avança. As equipes costumam usar o Kanban em desenvolvimento de software, TI, operações, marketing e outras áreas onde a visibilidade, a flexibilidade e a entrega constante são importantes.

As ferramentas Kanban disponibilizam às equipes quadros configuráveis, gerenciamento de backlog, limites de trabalho em andamento, filtros e relatórios para monitorar o progresso e melhorar o fluxo. Aprenda como usar o Kanban com o Jira neste tutorial!

História do Kanban

O Kanban nasceu na fabricação, mas a ideia central dele é simples: manter o trabalho em movimento alinhando a oferta à demanda real. O que começou como um sistema de produção na Toyota mais tarde se tornou um método flexível de fluxo de trabalho usado por equipes muito além do chão de fábrica.

• Final dos anos 1940: o Kanban surgiu na Toyota como uma forma de melhorar os processos de engenharia e produção.

• Inspiração nos supermercados: a Toyota modelou o sistema com base nos supermercados, onde as prateleiras são reabastecidas conforme o que os clientes usam de verdade.

• Produção just-in-time: essa abordagem se tornou parte do modelo de produção just-in-time da Toyota, ajudando as equipes a reduzir o excesso de estoque e alinhar os materiais à demanda.

• Adoção mais ampla: com o passar do tempo, o Kanban evoluiu além da fabricação e se tornou um método de gerenciamento de fluxo de trabalho para software, TI, operações, marketing e outros trabalhos de conhecimento.

Como o Kanban funciona?

Um fluxo Kanban claro ajuda as equipes a entender como o trabalho avança da solicitação até a conclusão. A meta é tornar cada etapa visível, manter o trabalho gerenciável e criar um processo repetível que as equipes possam revisar e melhorar ao longo do tempo.

• Mapeie o fluxo de trabalho em um quadro Kanban: comece definindo as etapas pelas quais o trabalho passa, como “A fazer”, “Fazendo”, “Revisão” e “Feito”. O quadro deve refletir a forma como a equipe trabalha de verdade.

• Represente cada tarefa como um cartão: crie um cartão para cada ticket para que a equipe possa ver com rapidez o que precisa ser feito, quem é a pessoa responsável e em que etapa do processo ele está.

• Mova o trabalho por cada etapa do processo: à medida que o trabalho avança, mova cada cartão pelo quadro de uma etapa para a próxima. Assim, todos vão ter uma visão compartilhada das prioridades atuais e do progresso.

• Defina limites de WIP para manter o trabalho fluindo: limite a quantidade de trabalho permitida em cada etapa para que a equipe possa manter o foco, reduzir a troca de contexto e evitar o acúmulo de trabalho.

• Use o quadro para identificar gargalos e melhorar ao longo do tempo: revise o quadro com frequência para identificar trabalhos parados, etapas sobrecarregadas ou bloqueios recorrentes; em seguida, ajuste o processo para melhorar o fluxo.

Como os quadros e cartões Kanban ajudam as equipes a gerenciar o trabalho

Quadros e cartões Kanban transformam fluxos de trabalho complexos em algo visível e mais fácil de gerenciar. Juntos, eles ajudam as equipes a visualizar as prioridades, acompanhar o progresso, identificar bloqueadores e manter as entregas em andamento sem perder partes importantes.

Quadros Kanban

Um quadro Kanban exibe o trabalho à medida que ele avança por cada etapa de um processo. Um quadro básico pode incluir colunas como “A fazer”, “Fazendo” e “Feito”, embora as equipes possam personalizar as colunas para se adequar ao fluxo de trabalho delas. 

Ao mostrar todos o trabalho ativo em um só lugar, o quadro ajuda as equipes a entender as prioridades, gerenciar a capacidade e identificar gargalos com rapidez.

Cartões Kanban

Os cartões Kanban representam tickets individuais no quadro. Cada cartão costuma mostrar o status, o proprietário, a prioridade e o contexto relevante da tarefa, como uma descrição, data de entrega, links ou arquivos de suporte. 

Conforme os cartões avançam pelo fluxo de trabalho, as equipes podem acompanhar o progresso, identificar bloqueadores e ver como o trabalho avança do início ao fim.

Vantagens da estrutura Kanban

O Kanban é uma das mais populares metodologias Ágeis usadas hoje. Ele também funciona para equipes de todos os tamanhos melhorarem o planejamento de tarefas, o rendimento e a visibilidade.

Flexibilidade de planejamento

A equipe Kanban foca, em especial, no trabalho ativo em andamento. Depois que a equipe conclui uma tarefa, ela seleciona a próxima tarefa do backlog. O proprietário do produto tem liberdade para priorizar o trabalho no backlog sem interromper a equipe, porque alterações fora dos tickets atuais não afetam a equipe. 

Tempos de ciclos reduzidos

O tempo de ciclo mede o tempo que leva para o trabalho passar pelo fluxo de trabalho da equipe, desde o momento que o trabalho é iniciado até o envio. Melhorar o tempo de ciclo ajuda as equipes a prever entregas futuras com mais confiança.

• Gere conjuntos de habilidades sobrepostas: quando mais de uma pessoa pode lidar com o mesmo tipo de trabalho, é menos provável que as tarefas fiquem paradas com um único especialista. Práticas como revisão de código, mentoria e propriedade compartilhada ajudam a disseminar o conhecimento por toda a equipe.

• Compartilhe a responsabilidade do trabalho em andamento: o Kanban funciona melhor quando os membros da equipe ajudam a dar andamento ao trabalho ativo, em vez de ficarem limitados a funções restritas. Por exemplo, desenvolvedores e engenheiros de QA podem trabalhar em conjunto para resolver problemas de teste mais rápido.

• Resolva gargalos em equipe: quando o trabalho fica lento em uma etapa, toda a equipe pode focar em eliminar o bloqueador, em vez de continuar iniciando novas tarefas.

• Reduza atrasos nas transferências: a visibilidade compartilhada ajuda a ver quando o trabalho está pronto para revisão, teste ou lançamento, ajudando as equipes a mover as tarefas pelo fluxo de trabalho com menos pausas.

Menos gargalos

Assumir muito trabalho de uma vez pode prejudicar a eficiência. Quando as equipes assumem trabalho demais ao mesmo tempo, a mudança de contexto aumenta e as tarefas demoram mais para serem concluídas.

É por essa razão que um princípio vital do processo Kanban é limitar o trabalho em andamento (WIP). 

Os limites de trabalho em andamento também ajudam a melhorar o gerenciamento da carga de trabalho, pois mostram às equipes quando há muito trabalho concentrado em uma só etapa ou atribuído a poucas pessoas. Esses gargalos podem ocorrer devido à falta de foco, pessoas ou conjuntos de habilidades.

Por exemplo, a equipe de software típica pode ter quatro estados de fluxo de trabalho: a fazer, em andamento, revisão de código e feito. Ela poderia optar por definir o limite de WIP do estado de revisão de código como 2.

Um limite de WIP baixo incentiva a equipe a revisar o trabalho existente antes de começar trabalhos novos, ajudando a reduzir atrasos e a diminuir o tempo de ciclo geral.

Métricas visuais

O Kanban enfatiza a melhoria contínua, para que as equipes tornem cada iteração do fluxo de trabalho mais eficiente e eficaz. Os gráficos permitem que as equipes vejam se as mudanças no processo estão melhorando o fluxo de verdade.

Dois relatórios comuns usados pelas equipes Kanban são os de gráficos de controle e os de diagramas de fluxo cumulativos. O gráfico de controle mostra o tempo de ciclo para cada item e a média contínua para a equipe.

Um diagrama de fluxo cumulativo mostra quantos itens estão em cada estado do fluxo de trabalho, facilitando a identificação de bloqueadores quando o trabalho começa a se acumular em uma etapa.

Serviço constante

A entrega contínua, ou CD, é a prática de lançar trabalhos com frequência para clientes. Quando combinada com a integração contínua, ou IC, ajuda as equipes de DevOps a lançar software mais rápido, mantendo a qualidade.

O Kanban e a CD funcionam bem juntos porque ambos focam em entregar incrementos menores de valor com mais frequência.

Práticas recomendadas do Kanban

Alguns hábitos simples podem ajudar as equipes a obter mais valor do Kanban e manter o trabalho fluindo sem problemas.

• Dê visibilidade aos bloqueios com antecedência: use o quadro para adicionar uma marcação aos trabalhos paralisados ou bloqueados assim que os problemas surgirem. Assim, a equipe pode responder antes que os atrasos afetem a entrega.

• Analise os gargalos em equipe: procure etapas onde o trabalho costuma se acumular e discuta o que precisa mudar para melhorar o fluxo.

• Incentive a colaboração: trate o quadro como uma ferramenta compartilhada da equipe, não apenas como um rastreador de status. Os membros da equipe devem ajudar a dar andamento ao trabalho, mesmo quando uma tarefa está fora da função habitual deles.

• Mantenha os limites de WIP realistas: defina limites que reflitam a capacidade real da equipe e ajuste conforme o fluxo de trabalho muda.

• Use as métricas do Kanban para melhorar com o tempo: analise o tempo de ciclo, o rendimento e os dados de fluxo cumulativo para identificar padrões e fazer melhorias práticas no processo.

Scrum vs. Kanban

O Kanban e o Scrum são abordagens Ágeis, mas organizam o trabalho de maneiras diferentes. O Scrum usa sprints de duração fixa, papéis definidos e compromissos planejados, enquanto o Kanban foca no fluxo contínuo, na priorização flexível e em limitar o trabalho em andamento.

Quando usar cada método

O Scrum pode ser mais adequado quando as equipes:

• Trabalham melhor com ciclos de planejamento estruturados

• Se beneficiam de papéis definidos e cerimônias de sprint

• Querem se comprometer com um escopo fixo por um curto período

O Kanban pode ser mais adequado quando as equipes:

• Lidam com um fluxo constante de trabalhos recebidos

• Precisam de mais flexibilidade para alterar prioridades

• Querem focar em melhorar o fluxo e reduzir gargalos

Algumas equipes misturam os elementos do Kanban e do Scrum, criando o "Scrumban". Elas usam sprints de duração fixa e funções do Scrum, dando ênfase aos limites do trabalho em andamento e ao tempo de ciclo do Kanban.

Porém, para equipes que recém começaram a usar o método Ágil, é muito recomendável escolher uma das opções e usar a metodologia por algum tempo. Se a equipe estiver pronta para aplicar a metodologia Kanban, use o template de quadro Kanban grátis hoje mesmo!

Para equipes de software, a decisão entre Kanban e Scrum no geral se resume a quão previsível o trabalho é. O Scrum pode ajudar as equipes a se planejar com base em metas definidas do sprint, enquanto o Kanban pode apoiar as equipes que precisam de mais flexibilidade conforme as prioridades mudam.

Metodologia Kanban para equipes de software

Equipes ágeis hoje podem usar os princípios just-in-time (JIT) adequando os trabalhos em andamento, ou WIP, à capacidade real da equipe. Isso viabiliza um planejamento mais flexível, entregas mais rápidas, maior visibilidade e melhoria contínua ao longo de todo o ciclo de desenvolvimento.

Os princípios fundamentais do Kanban funcionam em vários setores, mas as equipes de software o consideram bastante eficaz. 

Ao contrário das operações de manufatura, as equipes de software não precisam modificar processos físicos nem administrar inventários. Elas usam quadros virtuais, cartões de tarefa e políticas de fluxo de trabalho.

O que procurar em uma ferramenta Kanban

As equipes podem usar o Kanban com quadros físicos ou ferramentas digitais simples, em especial quando os fluxos de trabalho são pequenos e fáceis de gerenciar. Mas, à medida que o trabalho se torna mais complexo, as equipes costumam precisar de uma ferramenta Kanban que viabilize a visibilidade, priorização, relatórios e colaboração em equipe em escala.

Procure uma ferramenta que ofereça:

• Quadros visuais: facilitam o acompanhamento do trabalho da solicitação à conclusão, incluindo o que está em progresso, bloqueado ou pronto para revisão.

• Fluxos de trabalho flexíveis: permita que as equipes personalizem colunas, status e políticas para refletir como o trabalho avança de verdade.

• Backlog e rastreamento de itens: ajude as equipes a priorizar bugs, solicitações de novas funções, dívida técnica e melhorias contínuas antes que as tarefas sejam incluídas no quadro.

• Relatórios e métricas: mostre o tempo de espera, o tempo de ciclo, a taxa de transferência e os gargalos para que as equipes possam melhorar com continuidade.

• Visibilidade compartilhada: mantenha as partes interessadas informadas sem depender de atualizações manuais constantes.

O Jira é um exemplo de ferramenta Kanban criada para suportar esse nível de complexidade. As equipes podem personalizar quadros e fluxos de trabalho, gerenciar backlogs e itens, e usar relatórios para melhorar a entrega ao longo do tempo. 

Muitas ferramentas de IA prontas para uso podem ajudar a resumir o trabalho ou gerar atualizações, mas no geral não conseguem igualar a profundidade e a complexidade do fluxo de trabalho que o Jira oferece às equipes de software.

Use o Kanban para criar um fluxo de trabalho mais claro e eficiente

O Kanban ajuda as equipes a visualizar o trabalho, gerenciar prioridades e melhorar a entrega ao longo do tempo. Ao tornar o trabalho visível, as equipes podem identificar gargalos mais cedo, limitar a sobrecarga e manter o progresso em andamento sem depender de reuniões constantes sobre o status.

A abordagem certa depende do fluxo de trabalho, da complexidade e das necessidades de colaboração da equipe. Você pode começar a aprender Kanban com o Jira usando um template de quadro Kanban gratuito que ajuda sua equipe a visualizar o trabalho, gerenciar o fluxo e melhorar a entrega ao longo do tempo.

Quadros simples podem funcionar bem para equipes menores, enquanto fluxos de trabalho de software mais complexos costumam se beneficiar com uma ferramenta que ofereça suporte a quadros flexíveis, priorização de backlog, relatórios e visibilidade compartilhada.

Perguntas frequentes sobre o Kanban

Quais são alguns erros comuns do Kanban?

Erros comuns no Kanban incluem adicionar colunas demais, ignorar os limites de trabalho em andamento, deixar as tarefas paradas por muito tempo sem revisão e tratar o quadro como uma lista estática de tarefas em vez de uma ferramenta ativa de fluxo de trabalho.

As equipes também podem ter dificuldades quando não definem políticas claras para cada etapa do trabalho. Por exemplo, todos devem entender o que significa “pronto para revisão”, quando o trabalho pode avançar e quem é responsável pela próxima etapa.

Quais são os 4 princípios do Kanban?

Os quatro princípios do Kanban são: visualizar o fluxo de trabalho, limitar o trabalho em andamento, gerenciar o fluxo e melhorar o tempo todo. Esses princípios ajudam as equipes a otimizar a gestão de tarefas e agregar valor com eficiência.

É Kanban Ágil ou Scrum?

A estrutura do Kanban é Ágil, mas é diferente do Scrum. Embora ambas sejam metodologias Ágeis, o Kanban se concentra no fluxo contínuo e na visualização do trabalho, enquanto o Scrum usa sprints de duração fixa e funções definidas.

O que é um exemplo simples de Kanban?

Um exemplo simples de Kanban é um quadro com colunas chamadas "A fazer", "Fazendo" e "Feito". As tarefas se movem da esquerda para a direita conforme são iniciadas, trabalhadas e concluídas. Essa abordagem visual ajuda as equipes a acompanhar o progresso e identificar gargalos.

Quais métricas do Kanban devo acompanhar?

Métricas úteis do Kanban incluem tempo de ciclo, tempo de espera, taxa de transferência e trabalho em progresso. Essas métricas ajudam as equipes a entender com que rapidez o trabalho avança, quanto trabalho é concluído e onde surgem os gargalos.

As equipes também podem acompanhar itens bloqueados, o tempo de permanência dos itens em andamento e o fluxo cumulativo para detectar atrasos com antecedência. A meta não é medir tudo. É escolher métricas que ajudem a equipe a melhorar o fluxo e a tomar melhores decisões de planejamento.