inizio lavori
Un po' di pianificazione può permettere di raggiungere molto più successo. Raduna il team di progetto per un incontro iniziale di allineamento sullo scopo del progetto e su come collaborare per raggiungerlo.
Tempo di preparazione
30 m
TEMPO di esecuzione
90 m
Persone
3-14
RIEPILOGO DI 5 SECONDI
- Determina quali sono i membri del team di progetto e i loro ruoli.
- Definisci la vision, la mission e i test sulla mission del progetto.
- Fai in modo che il team sia allineato sullo scopo del progetto e su come collaborare per raggiungerlo.
DI COSA AVRAI BISOGNO
- Videoconferenza con condivisione dello schermo o spazio per riunioni.
- Strumento di collaborazione digitale (vedi i modelli).
- Opzionale: lavagna fisica, pennarelli, timer e note adesive.
Risorse della strategia
Come pianificare l'avvio di un progetto
Riunisci il team all'inizio di un progetto per concordare l'obiettivo e iniziare a creare un piano per raggiungerlo.
Cos'è l'avvio di un progetto?
Una riunione di avvio di un progetto è il primo incontro con il team e il cliente del progetto (se applicabile). In questa riunione si definiscono lo scopo, i ruoli, le responsabilità e gli indicatori di successo del progetto.
Perché condurre la strategia Avvio del progetto?
Iniziare un progetto senza una riunione di avvio è come partire per un viaggio senza mappa o indicazioni. Probabilmente sprecherai un sacco di tempo, denaro ed energie per arrivare a destinazione, sempre che tu riesca ad arrivarci… La strategia Avvio del progetto getta le basi per la perfetta collaborazione e il successo.
Quando tenere una riunione di avvio del progetto?
Di solito, la riunione di avvio del progetto si svolge dopo che il capitolato d'oneri o il poster progetto sono stati finalizzati e che tutti sono pronti per iniziare.
I vantaggi delle riunioni di avvio del progetto
La riunione di avvio è un'opportunità per allineare il team sui chi, cosa, dove, quando, perché e come del progetto.
Da alcune ricerche emerge che raggiungere il consenso su diversi argomenti discussi durante l'avvio di un progetto offre vantaggi comprovati.
- Chiarimento dei ruoli
Una chiara comprensione di ruoli e responsabilità può consentire di raggiungere risultati migliori aumentando la comunicazione, il coordinamento, la fiducia e la soddisfazione dei membri del team. - Preparazione del terreno costruendo la sicurezza psicologica
I team con norme consolidate che incoraggiano la collaborazione e il dialogo aperto ottengono risultati migliori. - Vision
Quando i dipendenti comprendono la vision (o perché il loro lavoro è importante e come influisce sugli altri), si assiste a un aumento nelle loro prestazioni lavorative, nella tenacia e nella produttività. - Criteri di successo chiari o test sulla mission
Requisiti poco chiari costringono a una costosa rilavorazione. Delineando i risultati attesi e risolvendo i problemi in anticipo, spesso si riducono la confusione e i costi che potrebbero insorgere in seguito.
1. Identifica chi collabora al progetto
Tempo stim.: 10 MINUTI
Prima di condurre questo scenario, identifica lo sponsor del progetto, il leader del progetto, il facilitatore, il team principale e gli stakeholder. Tieni presente che un membro del team potrebbe ricoprire più ruoli.
- Sponsor del progetto (o sponsor esecutivo): lo stakeholder senior che ha più da guadagnare o da perdere con la realizzazione del progetto
- Leader del progetto: definisce la vision di ciò che il team sta offrendo e del perché
- Facilitatore: ha il compito di garantire una riunione fluida e concentrata
- Team principale: le persone che lavorano al progetto
- Stakeholder: chiunque abbia dati analitici, informazioni, feedback o interesse legittimo riguardo al risultato del progetto
suggerimento: PERSONALIZZA IN BASE AL TEAM
La strategia Avvio del progetto è flessibile e può essere adattata con facilità. Usa le altre strategie nella sezione "Varianti" di seguito come ispirazione per personalizzare l'agenda del team.
Non tutti devono partecipare a tutte le fasi dell'avvio del progetto. Comunica le varianti che aggiungi solo al team principale.
2. Definisci la destinazione
Tempo stim.: 20 MINUTI
Riunisci sponsor, leader e facilitatore del progetto per redigere la vision, la mission e i test sulla mission del progetto in un documento collaborativo, come una pagina Confluence, una lavagna o una bacheca Trello. Il resto del team di progetto parteciperà a una lettura preliminare silenziosa di 5 minuti del poster progetto.
Poi, durante la riunione iniziale, il team rivedrà gli elementi di seguito.
- Vision: il "perché" o l'impatto che avrà il tuo team una volta completato il progetto. Perché stai portando avanti questo progetto?
- Mission: il "cosa" e il "come". Cosa stai provando a fare? Come realizzerai la tua vision?
- Test sulla mission: il "quando". Come sarà quando questo progetto avrà successo? Questi test indicano se la mission è sulla buona strada e creano una definizione condivisa del completamento.
3. Una parola dal nostro sponsor
Tempo stim.: 5 MINUTI
Chiedi allo sponsor del progetto di aprire la sessione per dare il benvenuto ai partecipanti e fare una rapida panoramica del progetto e di come si inserisce nell'ambito dell'organizzazione. Se lo sponsor non è disponibile per partecipare alla sessione, puoi chiedergli di registrare un breve video, ad esempio un Loom, prima della sessione da condividere con il gruppo.
4. Preparazione della scena
Tempo stim.: 5 MINUTI
All'inizio della riunione di avvio del progetto, presenta una panoramica dell'agenda, insieme ad alcuni accordi reciproci per mantenere la conversazione produttiva:
- Collaborazione: lavorate insieme per definire il progetto in modo che possiate ottenere risultati di successo.
- Accettabile: punta all'avanzamento del progetto, non alla perfezione. Raccogli informazioni sufficienti per creare un'idea condivisa, poi continua a perfezionarla in futuro.
- Possibilità: non fossilizzarti sul giudizio del passato, ma mantieni una mente aperta su cosa si potrebbe fare.
5. Rompere il ghiaccio
Tempo stim.: 10 MINUTI
Inizia con una breve sessione rompighiaccio per far sì che tutti siano concentrati e abbiano la giusta mentalità.
Se i membri del gruppo non si conoscono fra di loro, chiedi a ogni persona di presentarsi, spiegare il proprio ruolo nel progetto e rispondere a una domanda rompighiaccio (vedi gli scenari strategici rompighiaccio per trovare ispirazione).
Se, invece, i membri del gruppo si conoscono già, passa direttamente alla sessione rompighiaccio.
6. Definisci la vision, la mission e i test sulla mission
Tempo stim.: 60 minuti
Questo è l'aspetto più importante dell'avvio del progetto: riunire il team attorno a uno scopo condiviso che possa ispirarlo e guidarlo.
Inizia condividendo la vision, la mission e i test sulla mission iniziali creati prima dell'avvio. Quindi, dividi i partecipanti in tre gruppi: uno per la vision, uno per la mission e uno per i test sulla mission.
Concedi a ogni gruppo 20 minuti per perfezionare le dichiarazioni iniziali. Successivamente, riunisci il gruppo per presentare e parlare delle dichiarazioni appena riviste.
Apporta le modifiche concordate, poi procedi con la votazione per accettarle formalmente per il progetto. Puoi (e dovresti) perfezionarle più avanti nel progetto man mano che vengono acquisite nuove informazioni.
SUGGERIMENTO: VOTAZIONE CON POLLICE
Prova con il metodo usato dagli antichi romani per avere un rapido indicatore del consenso e/o delle preoccupazioni:
Pollice su= Accetto
Pollici orizzontale= Mi adeguo alla maggioranza
Pollice giù= Ho un dubbio
7. Chiudi la sessione di avvio e aggiorna il poster del progetto
Tempo stim.: 5 MINUTI
Invita il responsabile del progetto a concludere la riunione ringraziando il gruppo per la collaborazione, fornendo un feedback o un pensiero conclusivo e ricapitolando i passaggi successivi. Nella tua lista di elementi di azione, assegna a un membro del team il compito di aggiornare il poster del progetto con la vision, la mission e i test sulla mission concordati.
Suggerimento: TANTO LAVORO, MA ANCHE TANTO DIVERTIMENTO
Prevedi dei momenti di svago per far sì che il team non si annoi. Organizza un evento divertente poco dopo l'avvio del progetto, come giochi virtuali o una gita sociale.
Follow-up
Perfeziona i piani
Se c'è tempo durante la riunione di avvio del progetto, o in una sessione separata, puoi utilizzare altre strategie per continuare a delineare i piani del progetto.
- Definisci obiettivi e risultati chiave.
- Crea un framework decisionale DACI per determinare chi guiderà il progetto e chi sarà responsabile, chi dovrà essere consultato e chi dovrà essere informato.
- Definisci la timeline, le attività e le milestone proposte per il progetto in modo da poter stabilire le priorità come team.
Definisci i passaggi successivi
Crea un piano di lavoro a ritroso o un backlog di attività utilizzando uno strumento come Trello, un modello di gestione dei progetti di Jira o un modello di piano di progetto di Confluence.
Aggiorna i piani
Man mano che il progetto procede, rivedi questi piani e il post del progetto per documentare l'avanzamento e apportare le modifiche necessarie.
Varianti
Elevator pitch
Per concludere più velocemente la riunione, prova a limitare il modello a domande sull'orario di lavoro, sull'ambiente ideale, sulle preferenze di comunicazione e sugli stili di apprendimento, prima di passare ad argomenti più lunghi e approfonditi.
Retrospettiva
Dopo la sessione rompighiaccio, organizza una breve strategia retrospettiva su ciò che hai imparato dai progetti passati e su come applicherai la lezione appresa al progetto.
Accordi di cooperazione
Usa la strategia Accordi di cooperazione per creare una serie di accordi reciproci su come i membri del team lavoreranno insieme per portare a termine il lavoro in modo efficiente ed efficace.
Ruoli e responsabilità
Dopo aver concordato lo scopo del progetto, quali sono i singoli ruoli nel progetto? Esegui la strategia Ruoli e responsabilità per chiarire ai membri del team in che modo ciascuno contribuirà al successo del progetto. Questa strategia aiuta anche a identificare eventuali lacune nelle competenze o nelle funzioni, in modo da poterle colmare nelle prime fasi del progetto.
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