Poster progetto
Quando è stata l'ultima volta che hai effettivamente letto un piano o una carta di progetto? Prova a usare un poster di progetto per definire il modo giusto per affrontare un problema, l'ambito del progetto e il percorso per raggiungere i tuoi obiettivi.
Tempo di preparazione
20 min
TEMPO di esecuzione
90 m
Persone
3-10
RIEPILOGO DI 5 SECONDI
- Chiarisci il problema che stai risolvendo e le possibili soluzioni.
- Convalida ciò che già sai e identifica ciò che devi scoprire prima di andare avanti.
- Inizia a mettere in atto un piano di progetto che le persone potranno utilizzare e aggiornare nel tempo.
DI COSA AVRAI BISOGNO
- Uno spazio per le riunioni o videoconferenze con condivisione della schermata.
- Strumento di collaborazione digitale (vedi i modelli).
Risorse della strategia
Come creare un poster di progetto
Sostituisci piani e carte di progetto noiosi con un'alternativa divertente.
Cos'è un poster del progetto?
Un poster di progetto è uno strumento di pianificazione che consente al team di riflettere su problemi e possibili soluzioni, e di immaginare il risultato finale ideale.
Non prendere il nome troppo alla lettera. Non è necessario appendere il poster di progetto al muro, ma dovrebbe essere facile da vedere, come un vero poster.
Quando devi creare un poster di progetto?
A differenza delle carte di progetto, i poster di progetto sono documenti dinamici che il tuo team compila nel corso di diverse conversazioni. Crea una bozza all'inizio del progetto e aggiornala man mano che esplori lo spazio del problema, metti in discussione le ipotesi, convalidi le soluzioni e raccogli feedback.
I poster di progetto sono necessari per ogni progetto?
No. I poster di progetto sono l'ideale per risolvere problemi complessi o cogliere un'opportunità con molte incognite.
Perché è importante creare poster di progetto?
La ricerca dimostra che seguire le fasi di creazione di un poster di progetto è utile per:
- Assicurarti di risolvere il problema giusto
Risolvere il problema sbagliato o affrontare un sintomo anziché la causa principale può far perdere tempo, fatica e risorse. Questo studio ha rilevato che identificare e formulare correttamente il problema è spesso più importante del processo di soluzione. - Convalidare le ipotesi
Le ipotesi non identificate e non convalidate possono contribuire in modo significativo al fallimento del progetto. Definire e convalidare chiaramente le ipotesi nell'ambito di questa strategia può aiutare a migliorare il processo decisionale, migliorare la comunicazione e ridurre al minimo i rischi. - Aumentare il coinvolgimento degli stakeholder
In questo studio, il coinvolgimento degli stakeholder era fortemente correlato alla loro maggiore soddisfazione, nonché a quella degli sponsor. Il coinvolgimento era anche un importante fattore predittivo della capacità di un progetto di rispettare il budget e le tempistiche.
1. Prepara la strategia
Tempo stim.: 10 MINUTI
I poster di progetto sono divisi in tre parti, una per ogni fase del progetto:
- Spazio del problema: spiega perché risolvere questo problema è importante per i clienti e per l'azienda. Chiarisci gli obiettivi del progetto e le possibili soluzioni.
- Convalida delle ipotesi. Identifica le lacune e i rischi in termini di conoscenza. Cosa sai e cosa devi scoprire?
-
Preparativi all'esecuzione: visualizza la soluzione e realizza un piano di progetto.
Non è necessario completare l'intero poster in una volta. Mentre lavori a ogni sezione, collegati ad altri artefatti del progetto o prendi nota di altre strategie che potresti eseguire, come DACI, Esperienza Canvas, Trade-off, ecc.
Pianifica una prima sessione di 60 minuti con il team per concentrarti sull'identificazione del problema e sulla definizione degli obiettivi del progetto. Raccogli e condividi le informazioni pertinenti in anticipo, ad esempio note tratte dai test degli utenti, analisi, feedback dei clienti, ricerche di mercato, ecc.
Suggerimento: dividetevi
Se lavori con un team numeroso, prendi in considerazione la creazione di breakout room o l'organizzazione di più sessioni con gruppi più piccoli, in modo che tutti abbiano la possibilità di contribuire ed esprimere la propria opinione.
2. Definisci lo spazio del problema
Tempo stim.: 20 MINUTI
Inizia la prima sessione condividendo il modello di poster di progetto con le istruzioni.
Guida il tuo team attraverso le domande del modello, iniziando dallo spazio del problema, ovvero il motivo per cui il progetto esiste. Deve includere un numero di dettagli sufficiente per far sì che anche a una persona esterna al tuo team sia chiaro perché stai portando avanti questa iniziativa e quali obiettivi stai perseguendo.
Cerca di raggiungere un consenso unanime su ogni sezione prima di passare a quella successiva. Se raggiungi una situazione di stallo o i membri del team hanno idee molto diverse, prenditi il tempo per discuterne. Se non è possibile raggiungere un accordo, un membro del team dovrebbe eseguire un'attività di follow-up per raccogliere maggiori informazioni e condividerle con i colleghi.
In definitiva, il responsabile a tempo pieno del progetto (cioè il project manager) o lo sponsor esecutivo potrebbe dover risolvere le divergenze di opinione semplicemente indicando la direzione da seguire.
Nota:
probabilmente rivisiterai lo spazio del problema diverse volte prima di poter procedere con l'esecuzione. Man mano che arriva il feedback degli sponsor e degli stakeholder, spesso i team scoprono di non aver posto le domande giuste o di non aver soddisfatto le esigenze dei clienti. Potresti anche scoprire che le tue ipotesi non erano esatte. Va bene così!
È bene ricevere quanti più feedback possibile sullo spazio del problema. Per raggiungere questo obiettivo, rivolgiti agli stakeholder, ai tuoi superiori e a chiunque altro possa avere informazioni valide e chiedi loro di lasciare dei commenti direttamente nel documento su cui collabora il team, come una pagina di Confluence. In questo modo raccoglierai tutte le loro opinioni in un unico posto, nonché un documento scritto che potrai controllare man mano che vai avanti con il progetto.
SUGGERIMENTO: RICEVI UN FEEDBACK FIN DALLE PRIME FASI
Condividi il poster iniziale con gli sponsor del progetto il prima possibile per ricevere il loro feedback, che diventerà parte integrante delle sessioni successive man mano che il progetto si sviluppa.
3. Validazione
Tempo stim.: 20 minuti
Definire lo spazio del problema ti costringerà a formulare ipotesi che devono essere convalidate, così che il tuo team e gli sponsor siano convinti della soluzione.
A un primo impatto, le risposte alle domande di "convalida" sul poster possono sembrare un elenco di cose da fare. Tuttavia, man mano che il progetto procede e registri qui i risultati, il poster fornisce una panoramica del tuo lavoro di convalida e delle informazioni che hai raccolto.
Assicurati che la tua ricerca confermi (o smentisca) la potenziale soluzione e la relativa priorità prima di proseguire. Se la ricerca non produce il risultato sperato, potrebbe essere necessario rivedere lo spazio del problema o riflettere su altre soluzioni da prendere in considerazione.
Non scoraggiarti! Per i progetti di grandi dimensioni, potrebbero essere necessarie settimane, se non mesi. A mano a mano che la tua ricerca procede, aggiorna questa sezione con i riepiloghi di ciò che hai trovato e i link alla documentazione di supporto.
CONSIGLIO: LA CONDIVISIONE È FONDAMENTALE
Dopo la sessione, condividi le lezioni apprese con i membri del tuo e di altri team e chiedi se anche loro desiderano condividere qualcosa che hanno appreso di recente.
4. Preparati al successo
Tempo stim.: 20 minuti
Al momento della creazione del poster di progetto, questa sezione sarà vuota, ma la compilerai non appena arriverai a conclusioni su quale soluzione perseguire, una vision idealizzata di ciò che offrirai e cosa servirà per realizzarla.
Questa è la sezione in cui entra in gioco il tuo piano di progetto. Coinvolgere svariati membri del team con competenze diverse nella fase di preparazione ti aiuterà ad avere una panoramica completa di ciò che puoi offrire e a sviluppare una comprensione condivisa.
Questo documento è il faro del progetto, perciò fai in modo che sia visibile a tutti prima che si mettano al lavoro.
Follow-up
Condividere
Tieni presente che potresti non completare l'intero poster del progetto in una sola sessione. Per continuare a lavorarci, programma delle sessioni di follow-up con il team. Inizia le sessioni future esaminando brevemente i progressi e/o cosa è cambiato dall'ultima riunione.
Inoltre, assicurati di riunirti nuovamente con il team dopo aver ricevuto un feedback significativo dalle parti interessate. A seconda delle dimensioni del progetto, del numero di obiettivi e delle parti interessate che devono fornire un feedback, potresti dover programmare diverse sessioni di follow-up. Non è assolutamente un problema: è più importante puntare alla qualità del risultato che alla rapidità di esecuzione.
Varianti
Team dirigenziale
Se sei un leader, lavori per risolvere problemi più ampi, con obiettivi di progetto più ambiziosi e orizzonti temporali più estesi. Una volta che hai scelto una strategia, la sua esecuzione coinvolge un numero più alto di persone.
I leader possono creare poster di progetto strategici o visionari anziché più tattici. Concentrati sul quadro generale e non perderti nei dettagli.
I leader possono applicare questa strategia anche nell'ambito della pianificazione annuale o fuori sede. In tal caso, calcola un'ora e mezza/due ore e fai un po' di ricerca in anticipo, così da poter sviluppare meglio il poster del progetto durante la sessione. Puoi condividere il poster con tutta l'organizzazione come documento strategico di 12 mesi.
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