アトラシアンのエンタープライズ資産管理ガイド

資産とサービスのコンテキストをより明確にして業務を遂行

施設、調達、財務業務、ワークプレイス、R&D、ベンダー管理などのビジネス チームは、日々の業務を円滑に遂行するための正確な情報をエンタープライズ資産管理 (EAM) に頼っています。どの資産が存在し、どこにあり、誰が所有し、どの契約が適用され、どのサービスや人が依存しているかを把握する必要があります。

この情報がスプレッドシート、メール、調達システム、共有ドライブに分散していると、チームは詳細の確認に追われ、不完全なコンテキストで意思決定を下すことになり、時間を浪費してしまいます。

ビジネス チームの資産およびサービス管理によってその情報が一元化されるため、可視性が向上し、手作業を減らしてリクエスト、承認、ライフサイクル タスク、およびレポート作成を実行できるようになります。

エンタープライズ資産管理とは

エンタープライス資産管理 (EAM) は、物理的資産、在庫、ベンダー、契約、施設、およびそれらがサポートするサービスに関する信頼できるデータを使用して、運用サービス ワークフローを管理する手法です。施設、調達、法務、財務、コンプライアンスなどのビジネス チームやその他のサービスチームは、管理するオブジェクトやアセットのライフサイクル管理に EAM を使用します。

EAM と資産運用管理 (AOM) は密接に連携しています。EAM は構造とライフサイクル データを提供する一方で、AOM はその共有コンテキストを使用して運用、保守、サービスのワークフローを接続し、資産のパフォーマンスと成果を向上させます。

これには、いくつかの関連機能がまとめられています。

• 資産管理: オフィス機器、家具、共有デバイス、バッジ、備品、その他の企業が所有するリソースなどのアイテムを、そのライフサイクル全体にわたって追跡します。

• 在庫管理: 在庫レベル、在庫状況、補充の必要性、および拠点間のアイテムの移動を常に把握します。

• 契約およびベンダー管理: サプライヤーや契約を追跡し、未ライセンスのソフトウェア、所有権、支出関連の詳細、および義務を特定します。

• サービス管理のワークフロー: そのデータを使用して、リクエスト、承認、課題解決、保守、オンボーディング、監査、およびレポート作成をサポートします。

Service Collection では、アセットが、この情報を保存および関連付けるための構造を提供します。オブジェクト スキーマ テンプレートを使用すると、チームはより迅速に作業を開始できます。一方、Assets データ マネージャーは、複数のシステムからの情報を統合および照合し、より信頼性の高い運用記録を作成するのに役立ちます。

エンタープライズやビジネス チームにとって資産管理が重要な理由

最先端のエンタープライズにおいて、断片化されたデータは負債となります。資産情報がサイロ化されたスプレッドシートやメール スレッドに保存されている場合、ビジネス チームは運用リスクの増大と不要なオーバーヘッドに直面します。また、施設、調達、運用チームが信頼できる単一の情報源を欠いている場合、単にアイテムの追跡ができなくなるだけでなく、効率的に拡張することもできなくなります。ビジネス チームに必要なもの:

• 金融情報管理: 調達、インベントリ、および使用状況のデータを照合して、無駄、重複支出、および十分に活用されていないリソースを削減します。

• 運用の継続性: 資産、保守、ベンダー、契約を追跡してダウンタイムを防ぎ、サービスの提供を迅速化します。

• 監査への備えとリスク軽減: 信頼性の高い監査証跡を維持し、期限切れが迫る契約、サポート対象外の機器、コンプライアンスのギャップをプロアクティブに特定します。

• データ主導のライフサイクル管理: 資産をサービスワークフローに接続し、リアルタイムデータを使用してリクエストを自動化し、意思決定を改善して、リアクティブな修正から予測的な保守へと移行します。

Service Collection がエンタープライズ資産ライフサイクル ワークフローをサポートする仕組み

Service Collection は、エンタープライズ ビジネス チームが運用作業を、基盤となる重要なアセット、契約、インベントリ レコードに結び付けるのを支援します。つまり、メール スレッドや属人的なナレッジに頼るのではなく、適切なコンテキストが組み込まれた状態でリクエストや承認を行えるようになります。

アセットで基盤を生成

アセットを使用すると、ビジネス チームは管理が必要な対象のリレーショナル データベースを作成でき、構成レコードとその関係性を保存する CMDB としても機能します。これには、場所、部屋、機器、家具、在庫品、サプライヤー、契約、従業員、コスト センター、サービス プロバイダーなどが含まれます。

これらのオブジェクトは、リレーションシップを通じて接続することもできます。例えば、医療機器を場所、サポート ベンダー、保守契約、ビジネス所有者にリンクできます。在庫アイテムは、保管室、サプライヤー、再発注しきい値、および内部サービス リクエスト タイプにリンクできます。

テンプレートを使用してすばやく開始する

テンプレートは、チームが白紙のページから始めるのを防ぐのに役立ちます。多くの組織は IT 向けのテンプレートから始めますが、同じアプローチがビジネスのユースケースにも適用されます。可能な限り事前構築済みのオブジェクト スキーマ構造を使用し、その後、チームの実際のワークフローに合わせてオブジェクト タイプ、属性、および関係を調整します。

業務では、一般的なオブジェクト カテゴリには多くの場合、次のものが含まれます。

• 施設と職場の資産

• インベントリと在庫アイテム

• ベンダーとサプライヤー

• 契約と更新

• ユーザー、チーム、場所

• 自動車部品、通信コンポーネント、カメラ、セキュリティ機器など

これにより、チームは最初からモデルを過剰に設計することなく、実用的な出発点を得ることができます。

Assets データ マネージャーを使用して、運用データの信頼性を向上させる

ビジネス資産データは、多くの場合、ERP のエクスポート、スプレッドシート、調達システム、ベンダーレポート、ワークプレイスツール、共有ドキュメントなど、さまざまな場所から取得されます。それらのシステムは常に一致するとは限りません。

Assets データ マネージャーは、チームが運用で使用する前にその情報を統合、クレンジング、照合するのに役立ちます。これは、複数の部門が同じアセット、インベントリ、または契約について重複するレコードを管理している場合に特に役立ちます。

Assets データ マネージャーを使用すると、チームは次のことができます。

• 複数の運用システムからレコードを集約する

• 重複または不整合なレコードを特定する

• 命名と属性値の正規化

• 不足している所有権やライフサイクルの詳細にフラグを立てる

• 後続のワークフローとレポートの信頼性を向上させる

リクエスト、承認、課題をビジネス資産に関連付ける

Jira Service Management を使用すると、チームはリクエストや課題を直接アセット オブジェクトに関連付けることができます。これにより、従業員は会議室、プリンター、バッジ、在庫アイテム、契約、またはサプライヤーを直接リクエストで参照でき、エージェントはすぐに適切なコンテキストから作業できます。

たとえば、保守リクエストを処理する施設コーディネーターは、部屋、建物、設置された機器、ベンダー、および保守契約を確認できます。購入リクエストをレビューする調達アナリストは、類似のアイテムがすでに在庫にあるか、既存のサプライヤー契約の対象となっているかを確認できます。

サービスを意識したビジネス オペレーションを支援

多くのビジネス アセットは、部門だけでなくサービスをサポートします。会議室は職場の業務をサポートします。バッジ システムはアクセス管理をサポートします。サプライヤー契約は、調達の継続性をサポートします。在庫ストアはフルフィルメントをサポートしています。

アセットや運用記録をそれらがサポートするサービスに関連付けることで、チームは、何かが破損したり、不足したり、期限切れになったり、承認が必要になったりした際の影響をより明確に理解できるようになります。これは、優先順位付け、エスカレーション、ステークホルダーとのコミュニケーションに役立ちます。

定型的なライフサイクル作業を自動化

自動化は手作業を減らし、ビジネスチームが記録を最新の状態に保つことに役立ちます。チームは自動化を使用して、選択した資産、場所、インベントリ アイテム、または契約に基づいて、所有権のアップデート、関係者への通知、フォローアップ タスクの作成、作業のルーティングを行うことができます。

一般的な例:

• 在庫がしきい値を下回った場合の補充リクエストの作成

• 契約の更新が近づいたときに所有者に通知する

• 建物や部屋の選択に基づく設備のリクエストの割り当て

• リクエストが承認または完了したときの資産のステータスの更新

• 期限切れになる保証、リース、またはサプライヤー契約のレビュー タスクをトリガーする

ウォークスルー例: ビジネス リクエストから運用の可視化まで

ビジネスチームの資産およびサービス管理が、施設、調達、在庫、契約のワークフロー全体でどのように機能するかについて、実践的な例をご紹介します。

シナリオ

成長中の企業では、複数の拠点にわたってオフィス機器、備品、ベンダー契約、施設リクエストを管理しています。現在、在庫はスプレッドシートで追跡され、サプライヤーの詳細はメールで管理され、施設管理チームは共有の受信トレイに頼っています。従業員は、すでに利用可能なものを確認できないため、重複した購入リクエストを提出することがよくあります。

ステップ 1: 運用アセットをモデル化する

運用チームは、場所、部屋、機器、在庫品、ベンダー、契約、および従業員用のアセットスキーマを作成します。これらは、資産ステータス、場所、再発注のしきい値、契約の開始日と終了日、サプライヤーの所有者、サービス カテゴリなどのキー属性を定義します。

また、次のような関連オブジェクトもリンクします。

• 在庫アイテムを保管場所へ

• 設備を部屋またはフロアへ

• ベンダーを契約へ

• 契約を対象となる資産またはサービスへ

• 従業員を割り当てられた機器またはアクセス アイテムへ

ステップ 2: ソース データの集約

チームは Assets データ マネージャー を使用して、調達のエクスポート、在庫スプレッドシート、ワークプレイス システム、およびベンダー トラッカーから情報を取り込みます。データをワーキング モデルに公開する前に、重複するサプライヤー名が照合され、欠落している場所にはフラグが立てられ、古い契約レコードはクリーンアップされます。

ステップ 3: モデルをサービス ワークフローに接続する

チームは、Jira Service Management のリクエスト タイプにアセット フィールドを追加します。従業員は、関連する資産やアイテムを添付して、施設の問題、在庫の補充、購入のニーズ、または契約に関する質問のリクエストを送信できるようになりました。

次に例を示します。

• 施設のリクエストは、部屋および設置されている機器にリンクします。

• 調達リクエストは、サプライヤーまたはカタログ アイテムにリンクします。

• 在庫リクエストは、在庫アイテムと保管場所にリンクします。

• 契約レビューのリクエストは、有効な契約とベンダーにリンクしています。

ステップ 4: 自動化を使用して手作業を減らす

在庫アイテムの在庫がしきい値を下回ると、自動化によって補充タスクが作成されます。契約更新の 60 日前になると、自動化によって調達の所有者向けのレビュー課題が作成されます。特定のオフィスに対して施設のリクエストが送信されると、自動化が適切な地域のチームにルーティングします。

ステップ 5: レポート作成と意思決定の改善

アセット、契約、リクエストが連携しているため、ビジネス チームは、所有しているもの、使用されているもの、更新が必要なもの、運用上のボトルネックが存在する場所について、より効果的にレポートできます。リーダーは、毎月チームにレポートを手動で再作成するよう依頼することなく、可視性を高めることができます。

この可視性により、1 つのベンダーのすべての契約を一度に更新できるようになります。すべての契約を可視化することで、更新作業の負担を軽減し、コストを削減できる可能性もあります。

実際の活用例

実装の進め方

ビジネス機能向けにこの機能を構築する場合、通常は段階的なロールアウトが最適です。

1. 施設リクエスト、在庫補充、契約更新の追跡など、処理量の多い業務ワークフロー 1 つから始めましょう。

2. そのワークフローをサポートするために必要なオブジェクト、属性、および関係の最小限の有用なセットを定義します。

3. 大規模に展開する前に、Assets データ マネージャーを使用してソース レコードをクリーンアップし、照合します。

4. チームがすでに作業しているリクエストと承認のフローに、アセットのコンテキストを直接追加します。

5. リマインダー、ルーティング、補充、ライフサイクルの更新に自動化を使用します。

6. サプライヤー、場所、サービス関連のレポートなど、隣接する領域に段階的に拡張します。

カスタマー スポットライト: アトラシアン Williams F1 Team

私たちはアセットを、ライフサイクル全体を通じて重視しているものを完全に可視化する手段として捉えています

Richard Sworder、 Head of Product Ownership、アトラシアン Williams F1 Team

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よくある質問

エンタープライズ資産管理 (EAM) とは

エンタープライズ資産管理 (EAM) は、調達や保守から廃棄に至るまで、組織の物理的資産のライフサイクル全体を管理する手法です。施設管理や運用などのビジネスチームが、資産のパフォーマンスを最大化し、運用コストを削減して、エンタープライズ全体で安全性とコンプライアンスを確保するのに役立ちます。

エンタープライズ資産管理 (EAM) と IT 資産管理 (ITAM) の違いは何ですか。

ITAM (IT 資産管理) は、ノート パソコン、ソフトウェア ライセンス、サーバーなどのテクノロジー資産に特化していますが、エンタープライズ資産管理である EAM はより広範です。EAM は、施設設備、社用車、オフィス家具、産業機械など、ビジネスに不可欠なすべての物理的資産を対象としており、非 IT 部門全体で業務の継続性を確保します。

CMDB はビジネス チームをどのようにサポートしますか。

CMDB (構成管理データベース) は、アセットとそれらが提供するサービスとの関係をマッピングすることで、ビジネスチームをサポートします。フラットなリストの代わりに、CMDB は特定の機器がどのベンダー契約でカバーされているかなどの依存関係を表示するため、チームは問題の影響をより迅速に評価できるようになります。

資産運用管理 (AOM) とは

資産運用管理 (AOM) は、共有データを通じて保守、信頼性、および運用チームを結びつける戦略的フレームワークです。これらの機能を統合することで、AOM は組織をリアクティブな「故障時対応」モデルから脱却させ、資産の稼働時間とビジネス全体の生産性を向上させる、プロアクティブでデータドリブンな戦略へと移行させます。