クラウド導入キット
コミュニケーション計画を開始し、クラウドのロールアウト中、常にチームに情報を提供するためのメール テンプレート
Atlassian Cloud アプリを紹介するためのメールとお知らせバナーのテンプレート
クラウド移行の成功は、チームが移行を認識し、新しいクラウド アプリを実際に導入するかによって決まります。移行のこの時点で、皆様はおそらく、変更管理計画の一環として綿密なコミュニケーションをとることの重要性に気付いていることでしょう。変更を行う場合は、事前にチームに対し、さまざまな方法で何度もメッセージを伝える必要があります。新しい変更に慣れるのに必要な時間を与えることで、チームは変更を受け入れることができ、ロールアウトの実施時には準備が整っている状態となります。メッセージを信頼できる人から聞いた場合、耳を傾ける可能性が高くなります。
チームがより短時間でクラウドの利用に慣れることができるよう、クラウドの利用開始についてチームに通知するための、編集可能なメールおよびお知らせバナーのテンプレートのセットを作成しました。
お知らせバナーとは
お知らせバナーは、Atlassian アプリのユーザー インターフェイスの上部に表示される注目度の高い通知で、重要な情報を目につきやすく、アクセスしやすい方法でユーザーに提供します。お知らせバナーの設定を実行できるのは、Jira や Confluence などの Atlassian アプリ内で適切な管理者権限を持つ管理者または個人です。
テンプレートを使用するタイミング
これらのメールとお知らせバナーのテンプレートは、新しいクラウド エクスペリエンスの認知度と導入を促進するように設計されています。
テンプレートの使用方法
- 各コミュニケーションに使用するチャネルを決定します。これらのテンプレートはメールおよびアプリ内のお知らせバナー用に設計されています。ただし、Slack や MS Teams など、他のプラットフォームを使用する場合は、適宜テンプレートを更新してください。
- 各コミュニケーションの対象となるユーザーを決定します。たとえば、一部のコミュニケーションは管理者やロールアウト チームにのみ関連している可能性があるが、他のコミュニケーションはすべてのユーザーを対象とする必要がある場合があります。誰がいつ情報を必要とするかに基づいて、最適な判断を行ってください。
- 以下のテンプレートをコピーして、新しいメール メッセージ、お知らせバナー、または任意のコミュニケーション ツールに貼り付けてください。
- [プレースホルダー テキスト] をカスタマイズします。アプリ名 (Jira Cloud、Confluence Cloud、Jira Service Management Cloud など) のカスタマイズが必要な個所が多数あることに気付くはずです。利用を開始するアプリに応じて、テキストを更新する必要があります。
- 組織が Atlassian Cloud を導入する方法とその理由をユーザーが理解できるように、コンテキストを追加します。
- ユーザーに関係のないコンテンツはすべて削除します。
- メール テンプレートを使うときは、ユーザーにメールを送って、新しいアプリを試してもらうよう招待し、このメールに返信する形でフィードバックを提供してもらうようにします。
ヒント: 変更に関する認知度が異なる可能性のある部署や部門のために、テンプレートをさらにカスタマイズすることを検討します。たとえば、財務チームに Confluence Cloud を初めてロールアウトする場合は、開発チームに Jira Cloud をロールアウトする場合とは異なるメッセージが必要です。
コミュニケーションは継続的な旅です
上記のメール テンプレートは、Atlassian アプリの導入という特定の時期を想定して設計されています。いったんユーザーが定着すれば、それほど頻繁なコミュニケーションは必要ありません。とはいえ、何も発信しないこともお勧めできません。最後のテンプレートを使用して、月次または四半期のニュースレターを送信し、Atlassian アプリの新機能、成功事例、ユースケースを紹介することをお勧めします。または、ツールセット全体のアップデートを記載した IT ニュースレターをすでに送信している場合は、既存のニュースレターにアトラシアン固有の変更を埋め込むだけで済み、簡単です。
ヒント: Atlassian Cloud ロードマップに登録すると、リリース済みおよび間もなくリリースされる新しいクラウド機能の情報を入手し、追加の UAT を計画し、ユーザーの準備を整えることができます。