Loom を使用して関係者のエンゲージメントを向上させる
重要ポイント
- 関係者との強力な連携があれば、適切な人々が常に情報を把握し、関与し、意見を提供できる状態を維持することができるため、プロジェクトの整合性を保つのに役立ちます。
- 関係者のエンゲージメントに関する一般的な課題には、フィードバックの遅れ、期待値の不明確さ、ステータス ミーティングの過多などがあります。
- 非同期動画を使用すると、新しくライブ ミーティングをスケジュールしなくても、関係者と最新情報を簡単に共有できます。
- Loom は関係者へのアップデートをシンプルにし、1 つのツールで録画、編集、共有を行えるようにします。
会社に関する重要な決定を下す場合でも、大きなプロジェクトに取り組む場合でも、関係者に情報を共有することは不可欠です。適切な関係者は、チームがより広範なビジネス目標との整合性を保つのに役立つコンテキスト、フィードバック、承認を提供できます。
フィードバックが遅れたり、最新情報が分散したり、決定のたびに新たな会議が必要になったりすると、関係者との連携が困難になる場合があります。
Loom 動画によるリッチなコミュニケーションは、そうした落とし穴を防ぐための優れた方法です。Loom を使用して、関係者に向けて明確な最新情報を共有し、非同期でフィードバックを収集して、作業を前進させる方法をご確認ください。
Loom で関係者の関与を向上させる方法
関係者の関与を向上させるためには、適切な情報を適切な形式かつ適切なタイミングで共有することから始まります。Loom は、関係者が自分の都合に合わせて視聴、見直し、返信できる非同期録画でこれをサポートします。
ステップ 1. どの関係者がどんな種類の最新情報を必要としているのかを特定する
関係者に最新情報を共有する動画を録画する前に、どの関係者にどういった種類の最新情報が必要であるかを特定しましょう。すべての関係者が同じレベルの詳細を必要としているわけではありません。そのため、状況を把握する必要がある人、レビューや承認を行う必要がある人、そして時おりの進捗報告で問題ない人を見極める必要があります。
関係者を特定してグループ化するためのヒントをいくつかご紹介します。
- 影響力、関与度、または意思決定における役割別に関係者をグループ化する
- 最新情報の形式を、関係者が実際に必要としているものと一致させる
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すべての関係者に同じ情報を過剰に提供することを避ける
ステップ 2. 録画する前にメッセージの目的を明確にする
録画する前に、関係者に最新情報を伝えることで何を達成するのかを決めます。やろうとしていることは、関係者への情報提供、フィードバックのリクエスト、決定事項の説明、または承認の依頼ですか?
メッセージの目的を明確にするために、自分自身にシンプルな質問を問いかけましょう。
- 視聴者に知ってもらいたいことは何ですか?
- 視聴後、関係者に何をしてほしいですか?
- メッセージを理解するには、どのようなコンテキストが必要ですか?
- この情報の影響を受けるのは誰ですか?
この最新情報はプロジェクトにどのように影響しますか?
ステップ 3. コンテキストを補足する簡潔な Loom 動画を録画する
Loom を使用して、関係者に必要なコンテキストを提供する簡潔な動画を録画します。理由を説明しながら、関連するドキュメント、スライド、ダッシュボード、デザイン、またはプロジェクト ページを画面に表示しましょう。
より効果的な Loom 動画を作成するためのヒントをいくつかご紹介します。
- 動画は 1 つの最新情報、またはトピックに絞る
- 変更内容、その重要性、関係者が注目すべき点について説明する
- 動画を使用して、テキストでは伝えるのが難しいトーン、理由、コンテキストを補足する
Loom の組み込みエディターを使用すると、動画から不要な部分や重複している部分をトリミングして、わかりやすくできます。
ステップ 4. 適切なチャンネルで Loom を非同期で共有する
Loom 動画の録画と編集が完了したら、関係者がすでに作業やコミュニケーションを行っている場所で共有します。ここでのゴールは、関係者に伝える最新情報を見つけやすく、後から確認しやすくすることです。
関係者がすでにコラボレーションしている場所に応じて、Confluence、Jira、Slack、Teams、メールなどのツールで Loom の動画を共有しましょう。
ステップ 5. 関係者に動画へ直接フィードバックを残すよう促す
主要な関係者と動画を共有したあとは、Loom 経由でフィードバックを提供してもらうように依頼します。関係者は動画に直接コメントを残せるため、別のスレッドを探し回ることなく、フィードバックを簡単にレビューできます。
コメントに加えて、関係者は動画での返信やリアクションでもフィードバックを提供できます。こうしたフィードバックはすべて Loom に集約されるため、最新情報について関係者とコミュニケーションを取りやすくなります。
ステップ 6. フィードバックを意思決定、アクション & フォローアップの更新につなげる
関係者からのフィードバックを得たあとは、それを使用して次のステップを明確にする必要があります。これにより、関係者の関与を受動的な視聴ではなく、進捗に結びつけられます。
フィードバックを意思決定やアクションに変えるためのヒントをいくつかご紹介します。
- 決定事項を要約する
- アクション アイテムを記録する
- 最新情報の内容が大幅に変更された場合は、短いフォローアップ用の Loom 動画を録画する
Loom AI を使用して要約、アクション アイテム、意思決定ログを生成して、コンテキストを検索可能な状態に保つこともできます。
ステップ 7. 再利用可能な関係者とのコミュニケーション ライブラリを構築する
動画ライブラリは Loom の最も役立つ機能の 1 つであり、再利用可能な関係者向けコミュニケーション ライブラリを構築できます。これにより、将来の視聴者が決定事項、根拠、プロジェクトの背景を振り返り、それらの決定がプロジェクトにどのような影響を与えたかを理解できます。
動画をプロジェクト、チーム、またはイニシアチブごとに整理できるため、後々、主要な関係者の最新情報を見つけやすくなります。