Jak opracować mapę procesu w 7 krokach
Przeglądaj tematy
Standaryzacja powtarzalnych procesów może pomóc firmom szybciej dostarczać produkty o wyższej jakości. Mapowanie procesów pozwala zespołom wizualizować przepływy pracy, koordynować dane wejściowe i punkty decyzyjne oraz zwiększać produktywność. W ramach tego mechanizmu przekazywane są informacje o interakcjach, zależnościach i wszystkich etapach procesu.
W przypadku projektów ciągłego doskonalenia mapowanie procesów biznesowych pozwala zidentyfikować wąskie gardła i nieefektywności. To praktyczne podejście do wyjaśniania i udoskonalania dowolnego procesu biznesowego. W tym przewodniku bardziej szczegółowo omówiono mapy procesów, w tym popularne typy i ich zalety. Zawiera on również najlepsze praktyki w zakresie korzystania z mechanizmu mapowania procesów w firmie.
Co to jest mapowanie procesów?
Mapowanie procesu polega na wizualnym przedstawieniu przepływu pracy w ramach danego procesu. Ma ono miejsce podczas planowania projektu i polega na tworzeniu szczegółowego diagramu, który pokazuje, kto robi co, kiedy i jak, dzięki czemu wszyscy są na bieżąco. Metoda ta zapewnia następujące korzyści:
- Wizualizacja: chronologiczna wizualizacja pracy pomaga zespołom szybko zrozumieć cały jej przebieg.
- Udoskonalenie: zespoły mogą wizualnie identyfikować przeszkody i nieefektywności, co pozwala im udoskonalić proces w celu uzyskania lepszych wyników.
- Standaryzacja: uwzględnienie mapowania procesów w cyklu życia rozwoju produktu pomaga zespołom pracować wydajniej, poprawiać jakość i identyfikować luki.
- Szkolenie: mapy procesów są skutecznymi narzędziami szkoleniowymi dla nowych pracowników. Pozwalają one na dokładne zrozumienie pracy i ich roli w jej wykonywaniu.
- Komunikacja: mapy procesów informują członków zespołu, partnerów i interesariuszy o istotnych działaniach, ich kolejności i potencjalnych wąskich gardłach.
Rodzaje map procesów
Mapy procesów dzielą się na różne rodzaje. Niektóre z nich są bardziej dostosowane do konkretnych zadań, takich jak zarządzanie projektami Agile lub produkcja, podczas gdy inne mogą przedstawiać równoczesne działania w wielu obszarach. Wybór rodzaju mapy procesu jest kluczowy i zależy od złożoności procesu oraz ilości danych wejściowych, wyjściowych i zaangażowanych zasobów. Poniżej przedstawiono najczęściej stosowane rodzaje.
Flowchart
Flowcharts show the steps within a process sequentially. They use mapping symbols to identify inputs, outputs, and decision points. Your team can use flowcharts for any process, including continuous improvement, information transfer, and integration projects.
You can use a flowchart to illustrate how product information originates with requirements before moving through design, development, testing, and deployment. The flowchart can also incorporate technical communications and its output of end-user documentation.
Diagram torowy
Diagramy torowe przedstawiają niezbędne kroki w procesie, który obejmuje wiele obszarów funkcjonalnych. Każdy tor skoncentrowany jest na konkretnym obszarze, takim jak rozwój lub QA. Każdy krok jest zgodny ze swoim poprzednikiem, ale pojawia się w obszarze — lub na torze — odpowiedzialności.
Na przykład w trakcie planowania sprintu programiści mogą przejść do następnego kroku na torze rozwoju, gdy kod trafi do QA. W tym samym czasie zespół przeprowadza testy regresji na torze QA.
Mapa strumienia wartości
Mapowanie strumienia wartości, często stosowana praktyka Lean, bezpośrednio łączy pracę z wartością dostarczaną klientowi. Praktyka ta została zapoczątkowana w sektorze produkcyjnym w celu wyeliminowania marnotrawstwa i promowania ciągłego doskonalenia, ale jest przydatnym narzędziem dla przedsiębiorstw z każdego sektora. Mapy strumienia wartości ilustrują etapy przenoszenia produktu lub usługi z etapu surowca lub pomysłu do klienta.
W ramach procesu mapowania strumienia wartości odpowiadamy na następujące pytanie: jaką wartość przynosi to klientowi? Takie podejście eliminuje zbędną pracę oraz zadania o marginalnym znaczeniu, co doskonale sprawdza się w środowiskach Scrum charakteryzujących się częstymi i szybkimi wydaniami produktów.
Diagram SIPOC
Diagram SIPOC przedstawia dostawców, dane wejściowe, proces, dane wyjściowe i klientów w odniesieniu do kluczowych elementów procesu. Jest podzielony na pięć kolumn i obejmuje kroki przypisane do poszczególnych obszarów SIPOC. Ten rodzaj diagramu może być złożony, ale dobrze sprawdza się podczas definiowania zakresu projektu lub procesu z wieloma interesariuszami, danymi wejściowymi i wyjściowymi.
Symbole w mapowaniu procesu
Zrozumienie symboli używanych w mapowaniu procesów jest niezbędne do tworzenia przejrzystych i skutecznych diagramów. Oto najpopularniejsze symbole stosowane w mapowaniu procesów:
- Owal: Oznacza początek lub koniec procesu.
- Prostokąt: Oznacza krok lub czynność w ramach procesu.
- Romb: Wskazuje punkt decyzyjny w procesie, który jest istotny dla przepływu.
- Strzałka: pokazuje kierunek przepływu z jednego kroku do drugiego.
- Równoległobok: używany do danych wejściowych i wyjściowych.
Korzyści płynące z wykorzystania mapy procesu
Z mapowania procesów płyną liczne korzyści:
- Lepsza wydajność: poprzez wizualizację przepływu pracy zespoły mogą szybko zidentyfikować wąskie gardła, konflikty harmonogramów i zasobów oraz niepotrzebne kroki. Mapowanie procesów jest narzędziem ciągłego doskonalenia i umożliwia zespołom tworzenie diagramów stanu obecnego i przyszłego w celu pomiaru wzrostu wydajności.
- Usprawniona komunikacja: niezależnie od roli, wizualizowane przepływy pracy zapewniają wszystkim członkom zespołu, w tym osobom nietechnicznym, łatwy do śledzenia widok pracy i jej sekwencji. Przedstawiają one jasny obraz tego, na jakim etapie są prace i co przed nami.
- Lepsza kontrola jakości: określenie etapów procesu zmniejsza poziom marnotrawstwa, skraca czas wprowadzenia produktu na rynek i wskazuje potencjalne przeszkody. Gdy zespoły rozumieją, że wkład jest niezbędny na każdym etapie, mogą lepiej planować i realizować zadania zgodnie z osią czasu.
- Świadome podejmowanie decyzji: korzystanie ze standaryzowanych map procesów pomaga interesariuszom wcześnie zrozumieć zakres prac, przewidywać przeszkody i podejmować świadome decyzje. Na podstawie wizualnie przedstawionej pracy łatwiej jest również zidentyfikować wpływ podejmowanych decyzji, co zmniejsza ryzyko błędnych obliczeń.
- Łatwiejsze szkolenie i onboarding: Mapy procesu świetnie sprawdzają się podczas szkolenia nowych członków zespołu i pomagają im zrozumieć, gdzie dostarczają wartość. Ponadto pomagają nowym członkom szybciej się integrować dzięki wyraźnemu określeniu ich głównych wewnętrznych punktów kontaktowych.
Jak utworzyć mapę procesu
Tworzenie mapy procesu obejmuje określenie procesu do zmapowania, ustalenie punktów początkowego i końcowego, zbieranie informacji, wskazanie kolejności kroków i decyzji, a następnie rysowanie i dopracowywanie mapy.
1. Ustalenie punktów początkowego i końcowego
Mapowany proces może być rozległy, na przykład kompleksowy cykl od wniosku klienta do uruchomienia, lub niewielki, na przykład kroki zbierania i potwierdzania wymagań użytkownika. Zdefiniowanie punktów początkowego i końcowego pomaga określić, jak konkretna mapa wpasowuje się w szerszy proces biznesowy.
Punktem początkowym może być wniosek klienta, funkcja na planie rozwoju produktu lub sprzęt wymagający konserwacji. Zrozumienie punktu początkowego pomaga wyeliminować przeszkody, takie jak niekompletne wymagania, na późniejszych etapach procesu.
Punktem końcowym może być uruchomienie nowego produktu lub przekazanie produktu do testowania. Jasno określony punkt końcowy pomoże Ci zmierzyć sukces.
2. Rozmowa z interesariuszami
Uwzględnij wszystkich członków zespołu, interesariuszy, partnerów, dostawców i decydentów, którzy wnoszą wkład w proces lub realizują konkretne kroki. Przeprowadź gruntowną rozmowę z każdą osobą, aby zebrać wszystkie niezbędne szczegóły. Jeśli proces wymaga spełnienia norm zgodności, zaangażuj osoby odpowiedzialne za wymagane przepisami certyfikaty.
Zaproszenie wszystkich do współpracy pozwala każdemu członkowi zrozumieć cały proces i sprzyja poczuciu odpowiedzialności. Częstokroć doświadczenia różnych osób mogą przyczynić się do powstania nowych pomysłów i kreatywnych rozwiązań.
3. Wyszczególnienie kroków w kolejności
Wspólnie ułóżcie kroki w logicznej kolejności od punktu początkowego do końcowego. Powstanie prosty, liniowy widok kroków od początku do końca.
4. Uwzględnienie punktów decyzyjnych
Po zdefiniowaniu kolejności dodaj punkty decyzyjne, które wpływają na przepływ procesu. Przykładowo producent sprzętu medycznego może uwzględnić punkty decyzyjne związane z tym, czy surowce dotarły, czy określone komponenty spełniają normy prawne itp. Twórcy oprogramowania mogą uwzględnić przegląd kodu, testowanie QA lub akceptację użytkowników.
5. Sporządzenie mapy procesu
Wybierz typ mapy procesu, który najlepiej odpowiada Twoim potrzebom. Opracuj wizualną reprezentację procesu. Użyj standardowych symboli mapowania procesu, aby mieć pewność, że Twoja mapa będzie dla wszystkich zrozumiała. Wiele narzędzi oprogramowania do rozwoju produktów zawiera standardowe symbole mapowania i funkcje przyspieszające ten proces. Połącz etapy procesu za pomocą strzałek, aby zilustrować przepływ.
Tablice Confluence zapewniają zespołom przestrzeń do współpracy umożliwiającą swobodne tworzenie na nieskończonym obszarze roboczym. Dzięki ich elastyczności zespoły mogą wizualnie przesuwać poszczególne kroki przy jednoczesnym zachowaniu powiązanych punktów decyzyjnych.
6. Przegląd i weryfikacja
Udostępnij mapę procesu interesariuszom i w razie potrzeby wprowadź zmiany. Pozwala to uniknąć przypadków niewłaściwej kolejności oraz zbędnych lub brakujących elementów. Uzyskanie weryfikacji ma kluczowe znaczenie dla wczesnego wdrożenia, zarządzania zmianami i ciągłego doskonalenia. Wszyscy członkowie powinni czuć się odpowiedzialni za ostateczną mapę procesu.
7. Wdrożenie mapy procesu
Po wdrożeniu mapy procesu monitoruj jej wydajność. Najprawdopodobniej mapa procesu będzie ewoluować wraz z rozwojem Twojej firmy, określaniem nowych wymagań lub zmianą wymagań klientów.
Oprogramowanie do zarządzania zadaniami, wykresy Gantta i oprogramowanie do tworzenia planów rozwoju powinny zawierać mapę procesu, do której można łatwo się odwołać. Automatyzacja przepływu pracy opiera się na mapie procesu i powinna ją odzwierciedlać.
W ramach działań związanych z ciągłym doskonaleniem potraktuj wdrożone mapy procesu jako zasadniczy punkt wyjścia do wprowadzania zmian w przyszłości.
Najlepsze praktyki w zakresie mapowania procesów
Używanie standardowych symboli, określanie wyraźnych punktów początkowych i końcowych oraz definiowanie punktów decyzyjnych są niezbędne do pomyślnego mapowania procesu.
Kluczowe znaczenie ma zebranie osób ze wszystkich obszarów pracy i współpraca zespołowa. Skoncentruj się na prostocie i pozwól zespołowi przeprowadzić burzę mózgów, opracować strategię i dostosowywać proces, aż spełni on potrzeby Twojej firmy.
Mapowanie procesu przy użyciu tablic Confluence
Tablice Confluence zapewniają elastyczność cyfrowej tablicy w przestrzeni roboczej zespołu, umożliwiając prowadzenie burzy mózgów, tworzenie planów i realizowanie prac jak nigdy dotąd. Tablice bezproblemowo integrują się z narzędziami Atlassian, pozwalając powiązać plany rozwoju produktów, zarządzanie zadaniami, zarządzanie projektami i inne narzędzia do rozwoju produktów.
Uwolnij potencjał kreatywności swojego zespołu dzięki tworzeniu diagramów nowych przepływów, budowaniu długofalowych wizji i prowadzeniu retrospektyw projektów w czasie rzeczywistym.