Почему кросс-функциональным командам нравится Confluence
Когда проекты межфункциональных команд терпят неудачу, это обычно происходит не потому, что команды не работают вместе, а потому, что их инструменты несовместимы. Мозговые штурмы по продуктам ведут в одном месте, маркетинговые планы — в другом, а разработчики отслеживают изменения — в третьем. Информация теряется где-то между обсуждениями в Slack и электронными таблицами, и все начинает рушиться.
Работа пропадает или дублируется, а сроки растягиваются. В конце концов команды перестают понимать, что они создают и зачем.
Confluence помогает навести порядок в этом хаосе. Благодаря таким инструментам, как доски, структурированные базы данных, интеллектуальные ссылки и асинхронные видеоролики Loom, межфункциональные команды сохраняют согласованность от начала работ до запуска продукта.
В этой статье мы рассмотрим, где именно чаще всего нарушается сотрудничество и как Confluence помогает командам не терять связь и двигаться вперед.
Что мешает межфункциональным командам вести совместную работу
Многофункциональные команды добиваются успеха, когда они могут действовать быстро и согласованно. Но если каждая команда использует свои собственные инструменты, привычки и форматы, согласованность быстро нарушается. Знания находятся одновременно везде и нигде. Без централизованной платформы, где можно было бы объединить все знания и инструменты, совместная работа оборачивается путаницей.
Вы, вероятно, сталкивались со следующими проблемами.
- Разрозненные инструменты и системы: одна команда работает в Asana, а другая — в Google Docs. Третья делится отзывами в обсуждениях Slack. Критически важный контекст теряется в этой разрозненности.
- Неразбериха с версиями: на Google Диске можно отыскать «финальную» версию документа, «v2» и «самую финальную» версию. Команды выбирают для работы документ не той версии, и это приводит к ошибкам.
- Отсутствие прозрачности в работе команд: отдел маркетинга ждет отзыва о целевой странице. А команда по продукту не знает, что ее текст уже готов. Дублирование работы и несогласованные сроки тормозят все процессы.
В условиях отсутствия согласованности командам трудно работать. Сроки растягиваются, и люди тратят больше времени на выяснения, чем на выполнение значимой работы. Реализация даже самых блестящих идей может застопориться еще до того, как их успеют воплотить в жизнь.
Как выглядит межфункциональное сотрудничество в Confluence
Но как все это выглядит на деле? Давайте рассмотрим типичный запуск продукта до и после внедрения Confluence.
До: команды управляли запусками с помощью множества разрозненных инструментов. Идеи, черновики и отзывы распространялись по электронной почте и в разрозненных документах. Команды работали параллельно, но редко синхронно. В результате контекст терялся, и команды вместо выполнения работы пытались выяснить, что происходит.
После: все происходит на одной платформе. От первого мозгового штурма до финальной проверки каждая идея, актив и новость помещены в структурированное рабочее пространство, созданное для ускорения работы межфункциональных команд. Как именно? Читайте далее.
Воплощайте идеи в жизнь на досках Confluence
Без Confluence планирование на ранней стадии означало поиск информации в разных инструментах — шальных идей в Slack и ссылок, скрывающихся в каком-то документе. Сохранить динамику было трудно, не говоря уже о том, чтобы перейти к рабочему плану.
Сейчас руководитель проекта и руководитель отдела маркетинга продуктов открывают общую доску Confluence.
Они обсуждают темы кампаний и темы для блога с помощью цифровых записок. Встроенный ИИ помогает им развивать не вполне оформившиеся идеи и предлагать новые направления в рамках прежней стратегии. Чтобы добавить контекст, они прикрепляют материалы прошлых запусков в виде интеллектуальных ссылок: страницу успешной рекламной кампании, цитату клиента и брошюру из архива. Это дает команде прочную основу для начала работы.
Они могут быстро проголосовать за идеи, наметить ориентировочные дальнейшие шаги и записать видеоролик Loom, чтобы резюмировать свои мысли. Когда вся контекстная информация расположена прямо на доске, все заинтересованные стороны могут ознакомиться с предысторией, не прибегая к новым собраниям.
В результате с самого начала все участники будут двигаться в одном направлении и иметь четкие приоритеты, общий контекст и план, по которому можно работать.
Централизуйте и организуйте работу с помощью баз данных
После определения приоритетов специалист по маркетингу продуктов встречается с руководителем отдела контента, чтобы превратить идеи в результаты.
Раньше они отслеживали задачи в электронной таблице — и все быстро приходило в беспорядок. Статусы устаревали, ссылки переставали открываться, а форматирование было непоследовательным. Без центрального узла сроки нарушались, и работы приходилось переделывать.
Теперь они с легкостью превращают каждую одобренную идею в запись в базе данных Confluence. По ней можно отслеживать контент в реальном времени с помощью ключевых полей: тип и владелец актива, дата выполнения и статус, а также ссылки на черновики страниц или вспомогательную документацию.
Когда придет время приступить к работе, участники команды могут создавать страницы Confluence прямо из любой записи в базе данных. Шаблоны предоставляют однозначное форматирование и обеспечивают единообразие активов.
Прозрачность сразу же улучшается. Когда кто-то отмечает страницу актива как готовую к проверке, статус в трекере автоматически обновляется. Благодаря разным представлениям — доскам для маркетологов, спискам для менеджеров по проектам, дашбоардам для руководителей — каждая команда может быстро получить интересующую информацию.
С такой единой динамичной системой учета команда видит, какие работы выполняются сейчас, какие следуют за ними и кто ответственный. Никаких собраний по статусам не требуется.
Поддерживайте взаимосвязи с помощью интеллектуальных ссылок
После запуска руководитель программы проводит ретроспективу со всеми командами.
Раньше, чтобы собрать все воедино, нужно было искать метрики на дашбоардах и просматривать папки или электронные письма в поисках файлов кампании. На создание презентации уходила целая вечность, а на встречу тратилось несколько часов, половина из которых нужно было разбираться, что к чему.
Теперь все это находится в одном месте — на одной странице Confluence с интеллектуальными ссылками.
Все готово к началу работы: доска, база данных, ключевые показатели эффективности, окончательные спецификации и видеоинструкции Loom. Каждый элемент отображается в виде интеллектуальной ссылки которую каждый может нажать, чтобы открыть его полностью, или оставить комментарий в строке.
Имея под рукой ключевую информацию, команда фиксирует победы, документирует уроки и переносит опыт в следующий запуск продукта.
Планы на выбор
Изучите различные тарифные планы Confluence.
Обзор Confluence
Узнайте, что такое Confluence и подходит ли этот инструмент вашей команде или организации.